II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty TNHH Th-
2.2/ Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán của Công ty
Việc ghi chép, tổng hợp hệ thống hoá số liệu kế toán từ chứng từ để cung cấp số liệu lập báo cáo tài chính là khâu chiếm khối lợng công việc chủ yếu của bộ máy kế toán. Do đó, tổ chức vận dụng hình thức tổ chức hình thức sổ sách kế toán hợp lý, thích hợp với quy mô kinh doanh và trình độ quản lý của doanh nghiệp sẽ phát huy đợc chức năng giám đốc của kế toán, cung cấp đợc đầy đủ, chính xác, kịp thời các chỉ tiêu cho quản lý kinh doanh, có khả năng đơn giản hoá , giảm nhẹ việc ghi chép, đối chiếu nâng cao hiệu suất công tác kế toán.
Hình thức ghi sổ mà công ty áp dụng là “ Chứng từ ghi sổ” .
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, cùng kỳ để lập chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái.
Sổ kế toán của hình thức chứng từ ghi sổ gồm : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái , sổ nhật ký quỹ .
Ngoài việc hạch toán vào sổ trên còn hạch toán chi tiết vào các sổ chi tiết nh sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết phải thu …
Trình tự ghi sổ đợc khái quát qua sơ đồ sau:
(Theo hình thức chứng từ ghi sổ)
Sơ đồ hình thức chứng từ ghi sổ.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Sổ hạch toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số PS
Báo cáo kế toán
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
III. Hạch toán tổng hợp tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Th- ơng mại Vạn An :
Công ty TNHH Thơng mại Vạn An kinh doanh hai mặt hàng chủ yếu là thiết bị máy vi tính và sản phẩm dinh dỡng dành cho trẻ em(HIPP). Tuỳ vào từng phơng thức giao hàng, hình thức thanh toán mà kế toán bán hàng cũng khác nhau.Mặt khác, hàng tháng quá trình tiêu thụ cũng không giống nhau nên việc tiêu thụ cũng diễn ra không đợc đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều, tháng ít đó là điều tất nhiên.
3.1/ Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phơng thức bán buôn:
Trờng hợp bán buôn hàng qua kho thì đơn vị bán phải lập “hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT)” hoặc “hóa đơn bán hàng” hay “hóa đơn kiêm phiếu xuất kho” thành 3 liên.
Liên 1: Lu
Liên 3: Thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ
Trên chứng từ bán hàng phải ghi đấy đủ các yếu tố nh: Tên hàng, quy cách, phẩm chất, đơn vị tính, số lơng, đơn giá, thuế GTGT ( nếu có ), tổng số tiền phải thanh toán. Trên các bao, kiện hàng phải dán phiếu đóng hàng ghi rõ loại hàng và số lợng hàng giao trong kiện. Nếu là thùng gỗ còn phải ghi trọng lợng hàng hoá bên trong và trọng lợng bao bì.
Hoá đơn chứng từ bán hàng là căn cứ để xuất hàng, ghi thẻ kho, sổ sách kế toán, thanh toán tiền hàng với ngời mua và là cơ sở để kiểm tra khi cần thiết. Tr- ờng hợp hàng vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì đơn vị bán buôn căn cứ vào hợp đồng đã ký kết báo cho ngời cung cấp biết để chuyển hàng cho ngời mua hoặc báo cho bên mua đến nhận hàng trực tiếp tại nơi cung cấp. Sau đó đơn vị bán buôn chịu trách nhiệm thanh toán với đơn vị cung cấp và với ngời mua hàng.
Khi bán hàng vận chuyển thẳng, đơn vị bán buôn phải lập " Hoá đơn GTGT " hoặc " Hoá đơn bán hàng "thành 3 liên:
Liên 1: Lu
Liên2: Giao khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán
Ví dụ: Ngày 6 tháng 2 công ty bán hàng theo hợp đồng số 00215 kế toán công ty thực hiện các công việc sau:
Biểu số 1:
Liên 3: Dùng để thanh toán CD/00-B Ngày 6 tháng 2 năm 2004
No: 000632 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thơng mại Vạn An
Địa chỉ: 112 Lĩnh Nam Mai Động- Hà Nội
Số tài khoản: 4311- 00-20235 Mở tại ngân hàng kỹ thơng Việt Nam chi nhánh Hoàn Kiếm.
Điện thoại:...MST:
Họ tên ngời mua hàng: Hoàng Văn Tú Đơn vị: Siêu thị Thái Hà
Địa chỉ: 174 Thái Hà- hà nội
Hình thức thanh toán: Tiền Mặt
Số TT
Tên hàng hoá dịch vụ ĐV tính Số lợng Đơn giá (Đồng) Thành tiền (Đồng) A B C 1 2 3=1x2 1 Trà dinh dỡng kích thích tiêu hoá Hộp 6 46.637 279.822
2 Trà DD giảm viêm phế quản Hộp 6 46.637 279.822
3 Trà DD táo tây(200g) Hộp 12 48.273 579.276
4 Trà DD cho bà bầu Hộp 6 55.636 333.816
Cộng tiền hàng 1.472.736
Thuế suất thuế GTGT 10%: Tiền thuế GTGT 147.274
Tổng cộng tiền thanh toán 1.620.010
Số tiền bằng chữ: (Một triệu sáu trăm hai mơi ngàn không trăm mời đồng) Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Sau khi lập hoá đơn GTGT nhân viên phòng kinh doanh sẽ dùng hoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho khi nhận đợc hoá đơn thủ kho sẽ ghi vào sổ chi tiết hàng hoá số lợng hàng đã đợc bán.
Ngời mua nhận đợc hàng hoá sau khi đã kiểm đủ hàng và chấp nhận thanh toán theo hình thức đã ghi trong hoá đơn. Kế toán công ty giao hoá đơn(Liên 2) cho khách hàng. Để làm căn cứ và làm cơ sở pháp lý cho kế toán quản lý ngay sau khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán phải viết phiếu thu tiền
Biểu số: 2
Đơn vị: Công ty TNHH Thơng mại Vạn An Địa chỉ: 112 Lĩnh Nam- Hà Nội
Phiếu thu Ngày 6 tháng 02 năm 2004 Quyển số: Số: Nợ:111 Có: 511,3331
Họ tên ngời nộp tiền: Hoàn Văn Tú Địa chỉ: 174 Thái Hà- Hà Nội
Lý do nộp: Thanh toán tiền mua hàng hóa theo hợp đồng số 00215.
Viết bằng chữ: (Một triệu sáu trăm hai mơi nghìn không trăm mời đồng).
Kèm theo 01 chứng từ gốc.
1.620.010 Đã nhận đủ (Viết bằng chữ): Một triệu sáu trăm hai mơi nghìn không trăm mời đồng
Ngày 6 tháng 2 năm 2004 Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập biểu Ngời nộp Thủ quỹ
(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Trong ngày pháp sinh nhiều nghiệp vụ thu tiền hàng, nên để tiện cho việc ghi chép, theo dõi công nợ phải thu kế toán công ty sử dụng TK 131- Phải thu của khách hàng. Đồng thời để theo dõi nợ phải thu kế toán còn sử dụng sổ chi tiết TK 131 và sổ cái TK 131 . Do tất cả các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng kế toán đều phản ảnh qua Nợ TK 131, Khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền kế toán mới phản ánh vào bên Có TK 131.
Ví Dụ: Nghiệp vụ bán hàng cho siêu thi Thái Hà ngày 6 tháng 2 kế toán doanh nghiệp phản ánh nh sau:
Nợ TK 131: 1.620.010 Có TK 511 1.472.736 Có TK 3331 147.274 Khi nhận đợc tiền hàng kế toán ghi: Nợ TK 111 1.620.010
Có TK 131 1.620.010
Căn cứ vào những chứng từ gốc của nghiệp vụ bán hàng diễn ra trong ngày kế toán công ty phản ánh vào chứng từ ghi sổ. Thực chất chứng từ ghi sổ là những định khoản theo kiểu tờ rời để tập hợp các chứng từ gốc cùng loại.
Biểu số:3
Đơn vị: Công ty TNHH Thơng mại Vạn An
Số: 110
Chứng từ ghi sổ
Ngày 6tháng 2 năm 2004
Diễn giải Tài khoản ghi Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Bán hàng ST Thái Hà Thuế VAT phải nộp Thu tiền ST Thái Hà Bán hàng ST Thái An- TB Thuế VAT phải nộp
... 131 131 111 131 131 ... 511 3331 131 511 3331 ... 1.472.736 147.274 1.620.010 3.262.924 326.292 Tổng cộng 7.532.400 Kèm theo ... chứng từ gốc Ngời lập Kế toán trởng (ký) (ký)
Đối với khách hàng ở các tỉnh, thành phố khác nhau nh: ST bài thơ- Đà Nẵng, ST Thái An Thái Bình Để thực hiện nghiệp vụ bán hàng này giữa công ty…
và khách hàng ngoài hợp đồng kinh tế ra thì hai bên phải có đợc sự tin cậy và hiểu biết về nhau.
Ví Dụ: Ngày 16/2 ST Bài Thơ Đà Nẵng mua hàng với giá bán là 5.745.000đ. Theo nh thờng lệ công ty TNHH Thơng mại Vạn An sẽ viết hoá đơn
hoá tri gia tăng sau đó xé Liên 2 gửi kèm hàng hoá vào cho ST Bài Thơ. Việc chuyển hàng đợc thực hiện bởi nhân viên phòng kinh doanh, hàng sẽ đợc đóng hộp sau đó chuyển ra Ga Hà Nội và gửi vào cho siêu thị Bài Thơ. Khi khách hàng nhận đợc hàng kiểm đủ và chấp nhận thanh toán thì kế toán lập định khoản:
Nợ TK 131 6.319.500
Có TK 511 5.745.000 Có TK 3331 574.500
Đồng thời kế toán phản ánh vào sổ chi tiết TK 131 và các sổ sách liên quan. Việc tiêu thụ hàng hoá của công ty có thể thu tiền ngay, cũng có thể khách hàng chấp nhận nợ. Vì vậy để việc theo dõi công nợ với ngời mua đợc chính xác, phục vụ cho việc cung cấp thông tin về công nợ một cách nhanh chóng chính sác kế toán công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với ngời mua( Sổ chi tiết TK131).
Sổ chi tiết nợ phải thu đợc lập riêng cho từng đơn vị mua hàng, nội dung của sổ đợc ghi rõ số phải thu, số đã thu và số còn phải thu. Chi tiết của bảng đợc phản ánh qua biểu sau:
Biểu số 4:
Đơn vị: Công ty TNHH Thơng mại Vạn An
Sổ chi tiết
Phải thu của khách hàng(TK131) Tên đơn vị nợ: Siêu thi Coop Mart
Địa chỉ:1E Trờng Chinh Hà Nội Tháng 2/2004
Ngời lập biểu Kế toán trởng (ký tên) (ký tên)
Chứng từ
Diễn giải
Số phải thu Số đã thu
Số còn phải thu
Số Ngày Số tiền Hạn trả Số tiền
Ngày trả Số d đầu tháng 17.261.700 02/ 02 Mua hàng 1.738.800 15 ngày 19.000.500 09/ 02 Thanh toán bằng chuyển khoản 8.670.500 06/ 02 10.330.000 16/ 02 Mua hàng 1.720.800 15ngày 12.050.800 20/ 02 Thanh toán tiền hàng 1.738.800 18/ 02 10.312.000
Đồng thời, để theo dõi số phải thu của khách hàng kế toán còn phải sử dụng sổ cái TK131 căn cứ vào những chứng từ nh phiếu xuất kho hàng hoá vào sổ cái TK 131 kế toán theo dõi những TK phải thu diễn ra trong tháng ở cuối mỗi tháng kế toán tập hợp số phát sinh nợ, phát sinh có trong tháng cuối tháng kế toán công nợ dựa vào số d đầu tháng, số phát sinh nợ, có trong tháng để tính số d cuối tháng làm cơ sở lập bảng cân đối tài khoản.
Kết cấu sổ cái tài khoản 131 đợc thể hiện qua biểu sau:
Biểu số: 5
Đơn vị: Công ty TNHH Thơng mại Vạn An
Sổ cái
Tên tài khoản: Phải thu của khách hàng. Trang: Số hiệu tại khoản: 131
Tháng2/ 2004
Ngày CTGS
Diễn giải TKĐƯ Số tiền
Số Ngày Nợ Có
Số d đầu kỳ 59.648.554 28/2 2/2 Bán hàng ST CoopMart 511 1.580.727
Thuế VAT đầu ra 3331 158.073
3/2 Thu tiền hàng kỳ trớc 111 8.758.640 5/2 Bán hàng Shop bambinostar 511 1.349.188
Thuế VAT đầu ra 3331 134.919 6/2 Bán hàng ST Thái Hà 511 1.472.736 Thuế VAT đầu ra 3331 147.274
6/2 Thu tiền bán hàng 111 1.620.010 6/2 Bán hàng ST Thái An 511 3.262.924
Thuế VAT đầu ra 3331 326.292
….
16/2 Bán hàng ST Bài Thơ- Đà Nẵng 511 5.745.000 Thuế VAT đầu ra 3331 574.500 16/2 Bán hàng ST CoopMart 511 1.564.367 Thuế VAT đầu ra 3331 156.437
20/2 Thu tiền ST CoopMart 111 1.738.800 25/2 Bán hàng Công ty Metrocast 511 3.730.000
Thuế VAT đầu ra 3331 373.000
28/2 Cộng số phát sinh 370.838.630 274.989.450 Số d cuối kỳ 155.497.734
Đồng thời kế toán quỹ tiền mặt lập sổ cái tiền mặt(TK 111) để theo dõi sự biến động của tiền mặt trong tháng. Sổ cái TK 111 có kết cấu nh sau:
Biểu số: 6
Đơn vị: Công ty TNHH Thơng mại Vạn An
Sổ cái
Tên tài khoản: Tiền Mặt. Trang: Số hiệu tại khoản: 111
Tháng2/ 2004
Ngày CTGS Diễn giải TKĐƯ Số tiền
Số d đầu kỳ 39.852.900 28/2 3/2 Thu tiền hàng kỳ trớc 131 8.758.640 6/2 Thu tiền ST Thái Hà 131 1.620.010
7/2 Chi tiền bảo quản hàng hoá 641 1.780.800 10/2 Thu tiền bán hàng 131 7.840.300 12/2 Trả tiền điện 641 891.800 … … … 26/2 CK thanh toán 635 215.000 28/2 Cộng số phát sinh trong kỳ 27.248.600 33.615.000 Số d cuối kỳ 33.486.500
Đồng thời kế toán quỹ cũng theo dõi sự biến động của tiền mặt thông qua sổ quỹ tiền mặt.Sổ chi tiết tiền mặt cũng là căn cứ để kế toán lập bảng cân đối tài khoản vào cuối tháng. Sổ chi tiết tiền mặt có cấu tạo nh sau:
Biểu số 7:
Đơn vị: Công ty TNHH Thơng mại Vạn An
Sổ chi tiết
Tên tài khoản: Tiền Mặt. Số hiệu tại khoản: 111
Tháng 2 năm 2004
Ngày CTGS Diễn giải TKĐƯ Số tiền
Số Ngày Nợ Có
Số d đầu kỳ 39.852.900 39.852.900 28/2 3/2 Thu tiền hàng kỳ trớc 131 8.758.640 48.611.840 6/2 Thu tiền ST Thái Hà 131 1.620.010 50.231.550
7/2 Chi tiền bảo quản hàng hoá 641 1.780.800 48.450.750 10/2 Thu tiền bán hàng 131 7.840.300 56.291.050 12/2 Trả tiền điện 641 891.800 55.399.250 15/2 Chi tiền tiếp khách 642 3.880.000 51.519.250 6/2 Chi bảo quản hàng hoá 641 3.800.000 47.719.250 17/2 Chi bốc vác thuê ngoài 641 900.000 46.819.250 20/2 Trả tiền điền thoại 641 3.615.500 43.203.750 5/2 Chi tiền vận chuyển hàng 641 385.000 42.818.750 25/2 Chi phí đồ dùng văn phòng 642 3.215.000 39.603.750 6/2 Cho ngời mua hởng CK 635 215.000
39.39 8.750
3.2. kế toán doanh thu tiêu thụ :
Để có thể theo dõi tình hình doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. Kế toán tiêu thụ căn cứ vào hoá đơn bán hàng, những chứng từ có liên quan để ghi vào sổ cái TK511- Doanh thu bán hàng. Do quá trình hạch toán của kế toán nên các nghiệp vụ bán hàng kể cả trả tiền ngay hay nợ ngân hàng thì kế toán đều phản ánh vào TK131(nh đã nói ở phần trên). Vì doanh thu là kết quả của việc bán hàng và là số liệu rất quan trọng trong quá trình tiêu thụ nên đòi hỏi ngời kế toán phải theo dõi và phản ánh hết sức cẩn thận những nghiệp vụ diễn ra trong ngày. Dựa trên hoá đơn bán hàng kế toán định khoản các nghiệp vụ vào chứng từ ghi sổ căn cứ vào các chứng từ ghi sổ cuối tháng kế toán phản ánh vào sổ cái TK511- Doanh thu bán hàng. Đồng thời để đợc chính xác và tránh sự nhầm lẫn kế toán có thể đối chiếu với sổ cái TK131 nếu nh kế toán công nợ cũng đã phản ánh vào sổ cái.
Cuối tháng kế toán cộng số trên cột Nợ, Có để làm cơ sở tính doanh thu bán hàng thuần và làm cơ sở xác định kết quả tiêu thụ trong tháng.
Biểu số 8
Đơn vị: Công ty TNHH Thơng mại Vạn An
Sổ cái
Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng Trang: Số hiệu tại khoản: 511
Tháng2/ 2004
Ngày CTGS Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có
2/2 Bán hàng ST CoopMart 131 1.580.727 28/2 5/2 Bán hàng cho Shop Babinostar 131 1.349.188 28/2 6/2 Bán hàng ST Thái Hà 131 1.472.736 28/2 6/2 Bán hàng ST Thái An-TB 131 3.626.924 28/2 16/2 Bán hàng ST Bài Thơ- ĐN 131 5.745.000 28/2 16/2 Bán hàng ST CoopMart 131 1.564.363
… …. …
25/2 Bán hàng Công ty Metro Cash 131 3.730.000 28/2 6/2 Hàng bán bị trả lại 531 236.700
K/C xác định kết quả tiêu thụ 911 150.513.216
28/2 28/2
Là doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên doanh thu tiêu thụ không bao gồm thuế VAT.
Nh vậy ta có thể thấy doanh thu bán hàng trong tháng 2 là 350.749.916 Đồng. Trong ngày 6/2 công ty đã nhận lại một số hàng đã bán trị giá 236.700 do ST Bài Thơ trả lại số hàng này không đúng với mã số hàng hoá mà khách hàng đã yêu cầu, lô hàng này đã đợc nhập kho công ty đã xuất kho số hàng theo đúng mã