II. Công tác tổ chức đấu thầu các dự án sử dụng vốn trong nước
4. Quy trình đấu thầu tại Ban 5:
4.4. Bước 4: Mở thầu
Việc mở thầu được tiến hành công khai theo đúng thời gian đã ghi rõ trong lịch thực hiện đấu thầu. Ban 5 mời đại diện các nhà thầu tới tham dự lễ mở thầu qua việc thông báo cho các nhà thầu khi phát hành hồ sơ mời thầu. Ban cũng có thể mời đại diện của các cơ quan quản lý đến tham dự lễ mở thầu.
Việc mở thầu tại Ban 5 được thực hiện ngay sau thời điểm đóng thầu theo ngày, giờ và địa điểm ghi trong lịch thực hiện đấu thầu trước sự chứng kiến của những người có mặt và không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của đại diện các nhà thầu.
Ban sẽ tiến hành mở lần lượt từng hồ sơ dự thầu của từng nhà thầu (theo thứ tự nộp hồ sơ dự thầu). Ban chỉ mở hồ sơ dự thầu của các nhà thầu có tên trong danh sách nhận hồ sơ mời thầu và được nộp tới Ban trước thời điểm đóng thầu.
* Thủ tục mở tại lễ mở thầu:
Ban sẽ tiến hành mở hồ sơ dự thầu của từng nhà thầu theo trình tự: - Mời các thành viên tham gia lễ mở thầu làm chứng;
- Kiểm tra niêm phong của hồ sơ dự thầu; - Mở hồ sơ dự thầu;
- Đọc và ghi vào biên bản mở thầu các thông tin chủ yếu: + Tên nhà thầu;
+ Số lượng bản gốc và bản chụp hồ sơ dự thầu;
+ Giá dự thầu ghi trong hồ sơ dự thầu và giảm giá (nếu có) + Bảo lãnh dự thầu, sự hợp lệ sơ bộ của hồ sơ dự thầu; + Thành phần các bảng biểu yêu cầu trong hồ sơ dự thầu; + Bảng yêu cầu về tài chính;
+ Tiến độ thực hiện; + Các yêu cầu khác.
- Biên bản mở thầu được lập ngay sau lễ mở thầu, đại diện các nhà thầu và đại diện cơ quan quản lý tham dự lễ mở thầu ký xác nhận.
- Sau khi mở thầu, Ban 5 sẽ ký xác nhận vào từng trang của bản gốc của tất cả các hồ sơ dự thầu để đảm bảo tính nguyên trạng của hồ sơ trước khi đánh giá và quản lý các hồ sơ này theo chế độ quản lý hồ sơ mật. Việc đánh giá hồ sơ dự thầu được tiến hành theo bản chụp. Nhà thầu phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản chụp với bản gốc.
4.5. Bước 5: Đánh giá hồ sơ dự thầu và lựa chọn nhà thầu
Những hồ sơ dự thầu hợp lệ sẽ đựơc Tổ chuyên gia xét thầu tiến hành kiểm tra, đánh giá và xếp hạng các nhà thầu tham dự thầu. Công việc này có thể nói là khâu quan trọng nhất trong công tác đấu thầu. Vì nó sẽ quyết định đơn vị nào sẽ thực hiện gói thầu, quyết định chất lượng công trình sau này và ảnh hưởng đến chi phí của gói thầu.
Việc đánh gía, so sánh hồ sơ dự thầu tại Ban QLDA 5 được thực hiện theo các quy định của Chính phủ, của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và của Bộ GTVT. Cụ thể là: Điều 40,41 và 42 của Quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày 1-9-1999; Nghị định số 14/2000/NĐ-Cp ngày 5-5-2000, được sửa đổi bổ sung tại Nghị định số 66/2003/NĐ-CP ngày 12-6-2003 của Chính phủ; Thông tư số 04/2000/TT-BKH ngày 26-5-2000; Thông tư số 01/2004/TT-BKH ngày 2-2-2004 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Quyết định số 06/2005/QĐ-BGTVT ngày 4-1-2005 của Bộ Giao thông vận tải.
Tiêu chuẩn đánh giá về mặt kỹ thuật, chất lượng đuợc lượng hoá trong bảng khung điểm tiêu chuẩn đánh gía về mặt kỹ thuật, chất lượng của hồ sơ dự thầu được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Việc đánh giá hồ sơ dự thầu được thực hiện theo 3 bước:
B5.1. Bước đánh giá sơ bộ:
- Bước này sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ dự thầu so với quy định của hồ sơ mời thầu;
- Kiểm tra, xem xét sự đáp ứng cơ bản của hồ sơ dự thầu đối với hồ sơ mời thầu.
Trong bước này chỉ đánh gía “đạt” hoặc “không đạt” đối với các tiêu chuẩn đánh giá đã đưa ra trong hồ sơ mời thầu. Nhà thầu đạt tất cả tiêu chuẩn đánh giá sơ bộ thì được đánh giá đạt ở bước này và được chuyển sang bước đánh giá chi tiết về kỹ thuật, tài chính và thương mại. Nhà thầu nào không đáp ứng thì bị loại.
Trong quá trình đánh giá sơ bộ, hồ sơ dự thầu vi phạm một trong các điều kiện sau sẽ bị loại:
- Hồ sơ không có bản gốc, chỉ có bản sao; - Hồ sơ thiếu một trong những tài liệu sau:
+ Đơn tham dự đấu thầu, hoặc có nhưng thiếu chữ ký hợp lệ trong đơn dự thầu;
+ Đăng ký kinh doanh, hoặc có nhưng không hợp lệ; + Bảo lãnh dự thầu, hoặc có nhưng không hợp lệ; + Biện pháp thi công và biểu tiến độ thi công;
+ Bảng kê khai máy móc thiết bị sử dụng cho gói thầu; + Bảng kê khai nhân sự bố trí cho gói thầu;
+ Bảng tính giá dự thầu;
+ Bảng phân tích đơn giá chi tiết;
+ Hợp đồng (thoả thuận) liên doanh hoặc liên danh không hợp lệ (nếu có liên doanh hoặc liên danh);
+ Không kê khai về tư cách pháp nhân, năng lực kinh nghiệm khảo sát thiết kế bản vẽ thi công hoặc không có hợp đồng kèm theo hồ sơ năng lực của tư vấn dự định thuê;
- Hồ sơ dự thầu đưa ra các điểu kiện trái với yêu cầu của hồ sơ mời thầu; - Hồ sơ dự thầu có giá dự thầu không cố định như: chào thầu theo 2 giá, giá có kèm điều kiện;
- Nhà thầu có tên trong hai hoặc nhiều hồ sơ dự thầu của cùng một gói thầu với tư cách là nhà thầu độc lập hoặc liên danh;
- Không đáp ứng yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm theo tiêu chuẩn đánh giá nêu trong hồ sơ mời thầu;
- Hồ sơ dự thầu có thông tin kê khai sai sự thật; - Hồ sơ không có bản gốc, chỉ có bản chụp.
B5.2. Bước đánh giá chi tiết về mặt kỹ thuật:
Tổ chuyên gia sẽ căn cứ vào phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu đã được Bộ GTVT phê duyệt để triển khai công tác đánh giá kỹ thuật theo phương pháp cho điểm. Các tiêu chuẩn đánh giá và số điểm tối đa cho từng tiêu chí đã được Ban đưa ra trong hồ sơ mời thầu.
Việc đánh giá kỹ thuật chất lượng được đánh giá theo tiêu chuẩn và được thực hiện theo nguyên tắc sau:
- Căn cứ vào các tài liệu hợp lệ của hồ sơ dự thầu và tiêu chuẩn khung điểm đánh giá về kỹ thuật chất lượng để đánh giá và cho điểm.
- Nếu hồ sơ dự thầu không có tài liệu hoặc có nhưng không hợp lệ sẽ không được cho điểm (điểm đánh giá = 0)
- Các tiêu chí đánh giá ở mức độ xếp loại như sau (các chuyên gia phải thể hiện cụ thể xếp loại kèm theo nhận xét khi cho điểm):
+ Tốt: số điểm đạt > 80% - 100% so với điểm tối đa trong khung điểm; + Khá: số điểm đạt > 60% - 80% so với đỉêm tối đa trong khung điểm; + Trung bình: số điểm đạt > 40% - 60% so vớí điểm tối đa trong khung điểm;
+ Không đạt: số điểm là 0.
- Điểm đánh giá là điểm số trung bình cộng các điểm số do các chuyên gia trong Tổ chuyên gia xét thầu đánh giá (có bảng điểm phân tích tính bình quân điểm tổng hợp và điểm từng tiêu chí so với khung điểm tiêu chuẩn của các chuyên gia đối với từng hồ sơ dự thầu).
- Từng chuyên gia phải thể hiện cụ thể nhận xét đánh giá của mình đối với từng tiêu chí và xếp loại mức độ trước khi cho điểm.
- Trường hợp điểm chênh lệch quá lớn giữa các chuyên gia phải họp toàn tổ chuyên gia để thống nhất giải quyết. Trường hợp không thống nhất được ý kiến thì phải báo cáo chủ đầu tư có ý kiến chính thức.
Nhà thầu có hồ sơ dự thầu đạt tổng số điểm từ 70 điểm trở lên, đồng thời tổng số điểm của từng chỉ tiêu đánh giá lớn phải lớn hơn hoặc bằng 50% số điểm của chỉ tiêu đó được đánh giá đạt ở bước đánh giá kỹ thuật và được chọn vào danh sách ngắn để đánh giá tài chính thương mại.
B5.3. Bước đánh giá về tài chính, thương mại:
Ban 5 tiến hành đánh gía về mặt tài chính, thương mại và xác định gía đánh giá của các hồ sơ dự thầu thuộc danh sách ngắn theo các nội dung và trình tự như sau:
•Sửa lỗi số học:
Sửa lỗi là việc sửa chữa những sai sót bao gồm lỗi số học, lỗi đánh máy, lỗi nhầm đơn vị. Nguyên tắc sửa lỗi số học ở Ban QLDA 5 là nếu có sai lệch giữa đơn giá và tổng giá do việc nhân đơn giá với số lượng thì đơn giá sẽ là cơ sở pháp lý.
Khi tiến hành sửa lỗi theo nguyên tắc trên, Ban thông báo cho nhà thầu biết. Nếu nhà thầu không chấp nhận việc sửa lỗi thì hồ sơ dự thầu đó sẽ bị loại. Trường hợp hồ sơ dự thầu có lỗi số học sai khác quá 15% (tính theo giá trị tuyệt đối, không phụ thuộc vào việc làm tăng hay giảm giá dự thầu khi xác định giá đánh giá) so với gía dự thầu cũng sẽ không được xem xét tiếp.
• Hiệu chỉnh các sai lệch:
Tổ chuyên gia sẽ xem xét và bổ sung hoặc điều chỉnh các nội dung chào thừa hoặc chào thiếu so với yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Khi xác định gía đánh giá, phần chào thừa sẽ được trừ đi, phần chào thiếu sẽ được cộng thêm theo nguyên tắc nếu không thể tách ra trong giá dự thầu thì lấy mức chào cao nhất đối với nội dung này (nếu chào thiếu) và lấy mức thấp nhất (nếu chào thừa) trong số các hồ sơ dự thầu khác thuộc danh sách ngắn.
Ngoài ra hồ sơ dự thầu còn được bổ sung hoặc điều chỉnh giữa các phần. Việc hiệu chỉnh các phần khác biệt nhằm đảm bảo tính nhất quán của hồ sơ dự thầu. Theo kinh nghiệm chấm thầu của Ban QLDA 5 cho thấy, một số khác biệt thường gặp cần được điều chỉnh bao gồm:
- Sai lệch giữa giá trị viết bằng số được thể hiện trong các Bảng hoặc Biểu và giá trị viết bằng chữ trong bản thuyết minh. Khi đó giá trị viết bằng chữ sẽ là cơ sở pháp lý.
- Sai lệch giữa đơn giá tổng hợp trong biểu giá tổng hợp và đơn giá chi tiết trong biểu phân tích đơn giá chi tiết thì đơn giá chi tiết sẽ là cơ sở pháp lý.
- Sai lệch giữa nội dung chào về kỹ thuật và nội dung chào về tài chính thì nội dung chào về kỹ thuật sẽ là cơ sở pháp lý.
Hồ sơ đấu thầu có tổng giá trị các sai lệch vựơt quá 10% (tính theo giá trị tuyệt đối, không phụ thuộc vào việc làm tăng hay giảm giá dự thầu khi xác định giá đánh giá) so với giá dự thầu sẽ bị loại không đựơc xem xét tiếp.
• Xem xét sự bất hợp lý của giá bỏ thầu:
Việc xem xét sự bất hợp lý của đơn giá và tổng giá dự thầu đối với những hồ sơ dự thầu có giá dự thầu thấp hơn giá gói thầu được duyệt từ 15% trở lên. Trong đó chủ yếu tập trung đánh giá xem xét một số đơn gía của những hạng mục sản phẩm chính mà giá trị của những hạng mục sử dụng đơn giá đó có tổng giá trị lớn hơn 2% giá gói thầu tham dự đối với gói thầu lớn hơn 15 tỷ đồng và 5% đối với gói thầu nhỏ hơn 15 tỷ đồng.
Những yếu tố để kiểm tra xem xét mức độ bất hợp lý của những đơn giá dự thầu bao gồm:
- Đơn giá nhân công không đúng với cấp bậc công việc theo quy định; - Thuế suất thuế giá trị gia tăng và các loại thuế theo quy định của Nhà nước không đúng theo biểu thuế quy định hiện hành của Nhà nước;
- Không đủ thành phần chi phí công việc tương ứng phù hợp với giải pháp công nghệ, biện pháp tổ chức thi công và tiến độ xây dựng đã đề xuất trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu và quy trình thi công hiện hành hoặc không
đủ chi phí cho việc thực hiện biện pháp đảm bảo an toàn giao thông, không có chi phí cho hệ thống quản lý chất lượng, chi phí bố trí công trường và bảo vệ môi trường;
- Đơn giá vật liệu đến chân công trình, các định mức hao phí nhân công, vật liệu, máy thi công trong các đơn giá chi tiết cấu thành giá dự thầu, tính gía thấp so với thông báo vật liệu của cơ quan có thẩm quyền và các định mức hiện hành của Nhà nước, mà nhà thầu không giải trình rõ được về sự quá thấp trên;
- Các tỷ lệ chi phí chung….tính quá thấp so với quy định Nhà nước;
- Đối với các hồ sơ dự thầu có tỷ lệ hoặc cơ cấu giá dự thầu của các phần có chênh lệch lớn so với giá dự toán đựơc duyệt hoặc quá bất hợp lý, thiếu khả thi sẽ đựơc xem xét kỹ lưỡng. Nếu mức độ bất hợp lý quá lớn, thiếu khả thi Ban có quyền loại bỏ hồ sơ đấu thầu đó.
• Đưa về cùng một mặt bằng so sánh
• Xác định giá đánh giá của các hồ sơ dự thầu:
Giá đánh giá là giá dự thầu sau khi đã loại trừ các lỗi số học và hiệu chỉnh sai lệch được chuyển về cùng một mặt bằng để so sánh trực tiếp và xác định bản chào thầu có giá đánh giá thấp nhất. Sau khi xác định giá đánh giá của các hồ sơ dự thầu, Ban 5 sẽ tiến hành xếp hạng hồ sơ dự thầu theo giá đánh giá. Hồ sơ dự thầu nào hợp lệ, đạt điểm yêu cầu về kỹ thuật, sau khi kiểm tra sai số, số học, sai lệch, tính hợp lý của đơn giá dự thầu, của tổng giá dự thầu có giá đánh gía thấp nhất sẽ được đề nghị trúng thầu, nhưng giá bỏ thầu của nhà thầu được đề nghị trúng thầu không vượt quá giá trị xây lắp gói thầu được duyệt.
Chủ đầu tư sẽ có văn bản yêu cầu những nhà thầu xét thấy có khả năng đề nghị trúng thầu báo cáo tình hình về các công trình đang thực hiện dở dang, giá trị hợp đồng , giá trị thực hiện, gía trị còn lại của các công trình trúng thầu đang được chuẩn bị thi công và giải trình về khả năng tài chính, máy móc thiết bị, nhân lực được huy động để thực hiện gói thầu trong điều kiện thi công nhiều gói thầu kê khai nêu trên.
Trên cơ sở báo cáo của nhà thầu, Chủ đầu tư sẽ cập nhập lại năng lực thực tế của các nhà thầu, những thay đổi về năng lực cũng như những thông tin khác có liên quan đến nhà thầu để xem xét kiến nghị nhà thầu trúng thầu đáp ứng được yêu cầu của gói thầu.
Ví dụ minh hoạ giai đoạn xác định giá đánh giá tại Ban 5:
Gói thầu số 02: Xây dựng đoạn Km9+350 ÷ Km10+420 và Cầu vượt cho người đi bộ.
Hồ sơ đấu thầu của nhà thầu đạt qua bước đánh giá sơ bộ và được xem xét tiếp theo trong phần đánh giá chi tiết là :
TT Tên nhà thầu
1 Liên danh Công ty CPCTGT 2 Hà Nội + Công ty XD & Thương mại Công ty có giá dự thầu (sau khi giảm giá) là: 27.100.000.000 VNĐ
Kết quả kiểm tra sai số về số học như sau:
TT NHÀ THẦUTÊN Gía dự thầu( VNĐ )
Gía dự thầu sau khi sửa lỗi số
học và hiệu chỉnh các sai
lệch ( VNĐ )
Chênh lệch giữa giá thầu sau khi sửa lỗi
so với giá dự thầu ban đầu
Tổng giá trị tuyệt đối các sai số học ( VNĐ ) Phần trăm sai số học (VNĐ) ( %) (1 ) (2) (3) (4) (5)=(4)-(3) (6) (7)=(6)/(3)x100 1 LD Cty CP CTGT 2 Hà Nội + Cty XD-TM 27.100.000.000 27.100.000.000 0 0 0%