I. Khỏi quỏt chung về Cụng ty Cổ phần Tập đoàn Phỳ Thỏi
1.2.5. Cỏc phũng ban chức năng
1.2.5.1. Phũng Hành chớnh
Đõy là một phũng ban cú chức năng soạn thảo và thẩm định cỏc văn bản phỏp quy cho Ban Giỏm đốc phục vụ cụng tỏc quản lý và điều hành cỏc hoạt động sản xuất, kinh doanh của Cụng ty, tổng hợp tỡnh hỡnh hoạt động của cỏc đơn vị thành viờn, cỏc đơn vị trực thuộc thành bỏo cỏo chung của Cụng ty
giỳp cho Ban Giỏm đốc cú đầy đủ thụng tin về hoạt động của Cụng ty, về cụng tỏc quản lý của doanh nghiệp. Đồng thời, tham mưu cho Tổng Giỏm đốc về cụng tỏc tổ chức hành chớnh và quản lý tài sản, trang thiết bị của Cụng ty.
1.2.5.2. Phũng xuất nhập khẩu
Nhiệm vụ chớnh của phũng xuất nhập khẩu là tham mưu cho Tổng Giỏm đốc xõy dựng cỏc kế hoạch về nhập, xuất khẩu cỏc mặt hàng, cỏc sản phẩm hoặc nguyờn vật liệu phục vụ cho cỏc kế hoạch sản xuất, kinh doanh của Cụng ty trong từng giai đoạn; kiểm tra và giỏm sỏt việc thực hiện kế hoạch xuất nhập khẩu của cỏc đơn vị trực thuộc, kịp thời phỏt hiện và bỏo cỏo với Tổng Giỏm đốc về tỡnh hỡnh hoạt đụng xuất nhập khẩu của cỏc đơn vị để điều chỉnh nhằm phỏt huy hiệu quả cao nhất trong kinh doanh. Đồng thời, tham gia xõy dựng cỏc hợp đồng kinh tế với cỏc đối tỏc quốc tế, theo dừi và đụn đốc việc thực hiện cỏc hợp đồng đú đảm bảo chất lượng, kinh tế và hiệu quả
1.2.5.3. Phũng Dự ỏn
Chức năng của phũng Dự ỏn là tham mưu cho Tổng Giỏm đốc xõy dựng cỏc dự ỏn về hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty, phối hợp với cỏc bộ phận khỏc trong Cụng ty để tổ chức thực hiện và triển khai cỏc dự ỏn dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giỏm đốc. Đồng thời, hỗ trợ cỏc đơn vị thành viờn Cụng ty thực hiờn tốt cỏc dự ỏn đó ký kờt, đồng thời bỏo cỏo tiến độ thực hiện cỏc dự ỏn đú cho ban lónh đạo Cụng ty, đề xuất phương ỏn giải quyết cỏc sự cố làm cản trở cụng tỏc thực hiện cỏc hoạt động của cỏc dự ỏn đú.
1.2.5.4. Phũng thương hiệu – PR
Đõy là một phũng ban quan trọng chịu trỏch nhiệm trong cỏc hoạt động quảng bỏ, quảng cỏo, xõy dựng hỡnh ảnh của Cụng ty. Nhiệm vụ chớnh của phũng thương hiệu là:
- Tổ chức cỏc hoạt động điều tra, nghiờn cứu thị trường, nắm bắt thụng tin về nhu cầu của người tiờu dựng về từng chủng loại sản phẩm để cú kế hoạch cung cấp kịp thời
- Phối hợp với cỏc phũng ban khỏc xõy dựng cỏc chiến lược, cỏc kế hoạch sản xuất kinh doanh cho phự hợpvới yờu cầu của khỏch hàng và xu hướng tiờu dựng của thị trường
- Xõy dựng cỏc kế hoạch quảng bỏ thương hiệu Phỳ Thỏi, cỏc hoạt động quảng cỏo đưa cỏc sản phẩm của Phỳ Thỏi tới tay người tiờu dựng
1.2.5.5. Phũng phỏp chế
Chức năng chủ yếu của phũng phỏp chế là tham mưu, giỳp việc cho Hội đồng quản trị, Tổng Giỏm đốc về cỏc lĩnh vực liờn quan đến luật phỏp, tư vấn cho cỏc phũng ban trong Cụng ty về luật phỏp khi tham gia soạn thảo và ký kết cỏc hợp đồng kinh tề nhằm đảm bảo cỏc quyền lợi chớnh đang cho Cụng ty
1.2.5.6. Bộ phận Tài chớnh - Kế toỏn
Lónh đạo bộ phận này là một Giỏm đốc tài chớnh. Nhiệm vụ chớnh của bộ phận tài chớnh - kế toỏn của Cụng ty là:
- Tổ chức cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn của Cụng ty theo quy định hiện hành của phỏp luật, lập và gửi cỏc bỏo cỏo quyết toỏn tài chớnh hàng năm lờn Hội đồng quản trị, Ban kiểm soỏt của Cụng ty và cỏc cơ quan quản lý Nhà nước theo quy định
- Kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp phỏp của cỏc chứng từ thu, chi. Theo dừi việc nhập, xuất hàng hoỏ, vật tư. Kiểm tra đụn đốc việc thực hiện cụng tỏc kế toỏn và bỏo cỏo quyết toỏn của cỏc cụng ty thành viờn và cỏc đơn vị trực thuộc
- Theo dừi cụng nợ và phối hợp với cỏc đơn vị như phũng kinh doanh, phũng dự ỏn, cỏc văn phũng đại diện, cỏc trung tõm trong việc thu hồi cụng nợ; đụn đốc và kiểm tra việc thực hiện cỏc nghĩa vụ thuế của Cụng ty đối với nhà nước.
1.2.5.7. Bộ phận kinh doanh
Chức năng, nhiệm vụ chớnh của bộ phận kinh doanh là:
- Làm hợp đồng mua bỏn, danh mục sản phẩm đảm bảo chớnh xỏc về mặt hàng, số lượng, mẫu mó và giỏ cả. Hàng năm theo sự chỉ đạo của lónh đạo Cụng ty tổ chức xõy dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh giao cho cỏc đơn vị trực thuộc, cỏc cụng ty thành viờn
- Kiểm tra, đụn đốc việc thực hiện kế hoạch của Cụng ty ở từng vựng miền, kịp thời phỏt hiện và bỏo cỏo với Tổng Giỏm đốc về tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh của cỏc đơn vị trực thuộc và trong toàn Cụng ty
- Tổ chức hướng dẫn và giỳp cỏc đơn vị thực hiện kế hoạch được giao. thường xuyờn nắm chắc nguồn hàng và cú kế hoạch phõn phối, cung ứng cho cỏc đơn vị kịp thời, chớnh xỏc
- Tham gia xõy dựng cỏc hợp đồng kinh tế và trực tiếp theo dừi, đụn đốc việc thực hiện hợp đồng đảm bảo chất lượng, kinh tế và hiệu quả
1.2.5.8. Bộ phận hậu cần
Do đặc điểm hoạt động của Cụng ty là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực phõn phối và kinh doanh cỏc dịch vụ kho vận nờn khụng thể thiếu cỏc hoạt động liờn quan đến dự trữ và luõn chuyển hàng húa, cho thuờ kho bói. Để quản lý hoạt động này Cụng ty đó thành lập bộ phận hậu cần. Nhiệm vụ chớnh của bộ phận này là:
- Tham mưu giỳp Tổng Giỏm đốc trong việc xõy dựng kế hoạch nhập hàng, xuất hàng, kế hoạch cho thuờ kho bói và cỏc dịch vụ kho hàng năm theo yờu cầu của Cụng ty trong từng giai đoạn
- Tổ chức hướng dẫn và giỳp cỏc đơn vị thực hiờn kế hoạch được giao. Thường xuyờn nắm chắc nguồn hàng và cú kế hoạch phõn phối, cung ứng hàng cho cỏc đơn vị kịp thời ,chớnh xỏc.
- Mở thẻ kho theo dừi nhập hàng, xuất hàng.
- Kiểm tra, lập bỏo cỏo tỡnh hỡnh sử dụng kho bói để cú kế hoạch sử dụng và cho thuờ một cỏch hợp lý
1.2.5.9. Bộ phận nhõn sự
Bộ phận này cú chức năng giỳp việc cho Tổng Giỏm đốc Cụng ty về cụng tỏc tổ chức lao động tiền lương. Nhiệm vụ chớnh của bộ phận nhõn sự là:
- Quản lý hồ sơ cỏn bộ cụng nhõn viờn Cụng ty
- Giỳp Tổng Giỏm đốc thực hiện chế độ chớnh sỏch của Đảng và nhà nước đối với người lao động
- Nắm chắc mọi diễn biến về tỡnh hỡnh lao động trong Cụng ty. Đồng thời nghiờn cứu đề xuất những ý kiến với Tổng Giỏm đốc về lĩnh vực tổ chức sản xuất, lao động và tiền lương
- Tham gia Hội đồng thi đua, khen thưởng, kỷ luật của Cụng ty, phối kết hợp với cỏc phũng ban và cỏc đơn vị trực thuộc trong Cụng ty, cỏc tổ chức Cụng đoàn để xõy dựng quy chế trả lương, xột thưởng, kỷ luật và cỏc chế độ khỏc cho phự hợp và đỳng phỏp luật
1.2.5.10. Bộ phận sản xuất
-Tổ chức thực hiện cỏc hợp đồng kinh tế mà Cụng ty đó ký kết
- Xõy dựng chỉ tiờu kế hoạch sản xuất hàng năm, xõy dựng tiờu chuẩn chất lượng, xõy dựng định mức vật tư tớnh giỏ thành cho mỗi sản phẩm cung ứng
- Tư vấn, thiết kế xõy dựng danh mục sản phẩm
- Xõy dựng định mức tiờu hao nguyờn liệu, nhiờn liệu, vật tư, nhõn cụng cho cỏc đơn vị sản phẩm để quản lý chặt chẽ giỏ thành sản phẩm