IV. Hạch toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả bán hàng:
a. Hạch toán bán hàng hàng hóa xuất khẩu:
* Quy trình hạch toán : Căn cứ vào kế hoạch giao hàng theo hợp đồng. phòng Kế hoạch viết "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ". Thủ kho căn cứ vào phiếu trên tiến hành xuất kho. hàng hóa xuất kho đợc coi nh gửi bán (TK 157). Đồng thời cùng với việc xuất kho. phòng Kế hoạch lập 1 bộ hồ sơ làm cơ sở để xuất khẩu hàng hóa và thanh toán với khách hàng bao gồm : Tờ khai hải quan. Packing list. Invoice. C/O. Insurance... Khi thủ tục hải quan hoàn thành. hàng rời cảng hoặc cửa khẩu biên giới đất liền thì lúc này hàng đợc xác định là bán hàng. kế toán phản ánh doanh thu (ghi Có TK 511) và kết chuyển giá vốn hàng bán (doanh thu phản ánh theo tỷ giá thực tế do Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh) và ghi Nợ TK 131 .
Do việc thanh toán giữa Công ty và khách hàng nớc ngoài đợc thực hiện bằng L/C nên có khoản chi phí thanh toán giữa ngân hàng 2 nớc. khoản chi phí này đợc trừ trực tiếp vào số tiền mà khách hàng chuyển trả cho Công ty. kế toán hạch toán khoản chi phí đó vào TK 641 "Chi phí bán hàng". Chi phí bốc xếp. vận chuyển hàng từ kho của Công ty đến cảng cũng đợc tính vào chi phí bán hàng.
Đến cuối tháng số hàng hóa cha đợc coi là bán hàng (do cha hoàn thành thủ tục hải quan. cha chất lên phơng tiện vận chuyển còn nằm ở kho cảng ...) thì kế toán treo nợ trên TK 157.
* Hạch toán chi tiết bán hàng hàng hóa:
Để hạch toán chi tiết việc bán hàng hàng hóa xuất khẩu kế toán lập bảng kê tổng hợp ghi Có TK 511. căn cứ để lập bảng kê là các "Invoice" (hóa đơn). Thực chất bảng kê này theo dõi doanh thu chi tiết theo từng hoá đơn lập cho từng khách hàng. có phản ánh tài khoản đối ứng với tài khoản doanh thu. doanh thu tính theo đồng ngoại tệ USD đã quy đổi ra VNĐ.
Ví dụ: Ngày 06/12/2000 Công ty xuất kho 300 tấn cao su SVR-3L giá: 8.800.000đ/tấn (Công ty áp dụng phơng pháp tính giá thực tế đích danh) để vận chuyển đến cửa khẩu Lào Cai. Ngày 08/12/2000 Công ty hoàn thanh thủ tục hải quan giao cao su cho khách hàng là Kunming Yun Tai Trading Company - Trung Quốc 300 tấn cao su SVR-3L. giá bán: 680USD/tấn. tổng giá thanh toán: 204.000USD. Tỷ giá: 14.065đ/USD. Kế toán ghi sổ các nghiệp vụ trên nh sau: Ngày 06/12/2000: Phản ánh trị giá hàng hóa xuất kho:
Nợ TK 157 (CS) : 2.640.000.000đ Có TK 156 (1561) : 2.640.000.000đ
Ngày 08/12/2000: Phản ánh doanh thu hàng hoá bán hàng: Nợ TK 131 (KYTC) : 2.869.260.000đ
Có TK 511 (5111) : 2.869.260.000đ Phản ánh giá vốn hàng hóa bán hàng:
Nợ TK 632 : 2.640.000.000đ
Có TK 157 (CS) : 2.640.000.000đ
(Ghi chú: Khi xuất kho chứng từ căn cứ là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 04626 đến kho ga xe lửa Lào Cai).
Sau khi xong hoàn thành thủ tục Hải quan. phòng Kế hoạch lập Invoice số 15/KY. - Để theo dõi tổng hợp doanh thu bán hàng hàng hóa xuất khẩu kế toán vào sổ chi tiết bán hàng theo từng mặt hàng và lập bảng kê tổng hợp ghi Có TK 511 (5111 - hàng xuất khẩu). Căn cứ để vào sổ chi tiết bán hàng và lập bảng kê là các Invoice:
Bảng kê tổng hợp ghi có TK 511 (5111- hàng xuất khẩu)
Tháng 12/2000 Chứng từ Trích yếu Số tiền Số tiền TK ghi nợ SH NT USD VNĐ 131 ...
16 20/12 DT xuất khẩu mây tre đan 5.372 75.567.924 75.567.924
21 31/12 DT xuất khẩu mây tre đan 5.017 70.579.156 70.579.156
Tổng cộng 372.000 5.233.725.000 5.233.725.000