- Thống nhất thời gian, địa điểm, thành phần giám định, mức độ giám định
2. Những thuận lợi và khó khăn.
Trong những năm qua, nền kinh tế nớc ta chuyển sang nền kinh tế thị tr- ờng, Hà Nội đã và đang có những bớc chuyển đổi tích cực về mọi mặt để trở thành thủ đô văn minh, trung tâm văn hoá, kinh tế, chính trị, khoa học kỹ thuật của cả nớc, thu hút ngày càng nhiều vốn đầu t nớc ngoài, tình hình giá cả ổn định, lạm phát và thất nghiệp đợc kiềm chế, mức sống của dân c ngày càng tăng tạo ra môi trờng thuận lợi cho hoạt động của Công ty.
Thêm vào đó, trong cơ chế thị trờng định hớng phát triển kinh tế đa phần cho phép nâng cao quyền tự chủ sản xuất của các doanh nghiệp. Do đó một loạt nghề mới xuất hiện, nhu cầu xã hội tăng lên về mọi mặt.
Nh vậy với đờng lối đa dạng hoá các thành phần kinh tế, sự độc quyền trong lĩnh vực bảo hiểm của Nhà nớc chấm dứt với sự ra đời của nghị định
Lơng Thị Mai Hơng - Lớp Bảo hiểm 41B -
100CP ngày 18-12-1993. Sự ra đời của nghị định 100 CP là cơ sở pháp lý cho sự xuất hiện hàng loạt các Công ty bảo hiểm trong và ngoài nớc, làm cho sự cạnh tranh trong thị trờng bảo hiểm ngày càng trrở nên gay gắt. Do vậy hoạt động kinh doanh bảo hiểm đòi hỏi phải sát thực, đáp ứng đợc nhu cầu đa dạng hoá của khách hàng. Cũng nh các doanh nghiệp khác Bảo Việt Hà Nội đã có những thuận lợi và khó khăn nhất định.
2.1.Về thuận lợi.
- Hoạt động của Công ty diễn ra trên địa bàn đông dân c, kinh tế mạnh, đời sống dân trí cao nên nhu cầu về bảo hiểm cũng lớn.
- Sự lãnh đạo đúng đắn của tập thể chi bộ, xác định đúng hớng đi của từng giai đoạn, từng thời kỳ đã đa Công ty ngày một vững chắc trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm.
- Lãnh đạo Công ty đã nhanh chóng nắm bắt tình hình chủ động khẩn tr- ơng triển khai kịp thời nội qui, biện pháp có hiệu quả nhất nhằm tăng doanh thu trong từng tháng, từng quí.
- Sự cố gắng vơn lên của toàn thể cán bộ công nhân viên, sự đoàn kết nhất trí giữa đồng nghiệp, giữa các phòng ban, tạo nên một động lực to lớn, thúc đẩy phong trào thi đua trong Công ty một cách liên tục làm cho hiệu quả hoạt động tăng lên.
- Đợc sự chỉ đạo sát sao của Tổng Công ty, sự ủng hộ giúp đỡ của các tổ chức đoàn thể, chính quyền. Đặc biệt là uy tín của Công ty, sự gắn bó của khách hàng truyền thống, sự tín nhiệm của khách hàng mới đã tạo điều kiện giúp đỡ Công ty hoàn thành tốt nhiệm vụ triển khai công tác bảo hiểm trên địa bàn thủ đô đợc sâu rộng.
- Hơn nữa việc thay đổi cơ cấu tổ chức của Công ty từ những năm 1994- 1995 đã đem lại hiệu quả trong quản lý kinh tế. Chuyên môn hóa cao hơn, chặt chẽ hơn, thêm vào đó Công ty mở rộng địa bàn xuống khắp quận, huyện, đội ngũ đại lý cộng tác viên đông đảo có định hớng đã tạo điều kiện tốt cho triển khai công tác bảo hiểm nói chung và nghiệp vụ bảo hiểm vật chất xe cơ giới nói riêng.
Lơng Thị Mai Hơng - Lớp Bảo hiểm 41B -
2.2.Về khó khăn.
Bên cạnh những thuận lợi kể trên, hoạt động kinh doanh của Công ty bảo hiểm Hà Nội cũng gặp nhiều khó khăn.
Thứ nhất: Đó là tình hình cạnh tranh trên thị trờng bảo hiểm mà cụ thể là thị trờng bảo hiểm tại Hà Nội hết sức quyết liệt. Số lợng các Công ty bảo hiểm hiện nay là lớn, sức ép cạnh tranh không chỉ đến từ các Công ty bảo hiểm phi nhân thọ mà ngay cả hoạt động của những Công ty bảo hiểm nhân thọ cũng có ảnh hởng nhất định trong phơng thức quản lý, hiệu quả kinh doanh. Sự cạnh tranh khiến hoạt động của các Công ty bảo hiểm trong đó có Bảo Việt Hà Nội, một mặt phải đảm bảo theo đúng kỹ thuật bảo hiểm, mặt khác phải tích cực quan tâm đến yếu tố thơng mại trong sản phẩm, trong cách thức triển khai sản phẩm và cách thức trả tiền bồi thờng hay trả tiền bảo hiểm.
Thứ hai: Ngoài việc luôn phải đối đầu với các đối thủ cạnh tranh Công ty còn phải chịu nhiều áp lực từ phía khách hàng. Lớp khách hàng khó tính, hiểu biết về bảo hiểm tại Thủ đô cho phép tiếp cận và triển khai các nghiệp vụ bảo hiểm trong dân chúng đợc thuận lợi hơn, nhng cũng đòi hỏi Công ty luôn phải có những chính sách khách hàng phù hợp và hiệu quả.
Quán triệt định hớng kinh doanh năm 2003 của Tổng Công ty “đổi mới, tăng trởng và hiệu quả”, xác định những thuận lợi và cách thức, Công ty đề ra mục tiêu cơ bản cho năm 2003 nh sau:
- Doanh thu phấn đấu đạt: 115 tỷ đồng
- Hiệu quả đạt : 20 tỷ đồng
- Tăng trởng so với năm 2002: trên 15 %
- Thu nhập bình quân đầu ngời tăng:7%
Lơng Thị Mai Hơng - Lớp Bảo hiểm 41B -
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy và quản lý của Công ty
Lơng Thị Mai Hơng - Lớp Bảo hiểm 41B - Giám Đốc P.Giám Đốc P.Giám Đốc Phòng Tổng hợp Phòng Kế toán tài vụ Phòng Giám định Bồi thờng Phòng Rủi Ro Kĩ Thuật Phòng Quản Lí Đại Lí Phòng Bảo hiểm Hàng hải Phòng Phi Hàng hải Phòng Cháy và Các Rủi Ro Đặc Biệt Phòng Bảo hiểm Quốc Phòng Phòng Tin học Phòng Marketi ng
12 phòng bảo hiểm Quận , Huyện gồm: Đống đa, Ba Đình, Hoàn Kiếm, Hai Bà Trng, Thanh Xuân, Gia Lâm, Sóc Sơn,Thanh Trì, Cầu Giấy, Từ Liêm, Đông Anh, Tây Hồ
Hệ thống đại lí và cộng tác viên bảo hiểm (có hợp đồng với BVHN)
Với mô hình tổ chức nh trên ban lãnh đạo có sự chỉ đạo xuyên suốt tới tất cả các phòng ban về quá trình thực hiện các nghiệp vụ. Giám đốc là ngời điều hành cao nhất về toàn bộ hoạt động của Công ty, giúp việc Giám đốc có hai phó Giám đốc. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban nh sau:
3.1 Phòng Tổng hợp:
a. Chức năng:
+ Hành chính, quản trị, lễ tân.
+ Tổ chức lao động, tiền lơng, thi đua
+ Tổ chức kế hoạch pháp chế, thị trờng, tuyên truyền quản cáo. b. Nhiệm vụ:
+ Đảm bảo việc ban hành, tiếp nhận và lu thông công văn, th từ, hồ sơ, tài liệu đi, đến đúng qui định của Nhà nớc. Quản lý sử dụng con dấu theo đúng qui định của pháp luật. In ấn sao chuyển tài liệu sau khi đã đợc lãnh đạo Công ty duyệt
+Lu giữ quản lý tài liệu, hồ sơ, sổ sách tạp trí... liên quan đến kinh doanh bảo hiểm, các chế độ, chính sách các chỉ thị hớng dẫn để đảm bao an toàn Công ty.
+ Duy trì giờ giấc làm việc theo qui định, quản lý tài sản, trụ sở, phơng tiện, vận dụng đề xuất đổi mới bổ sung, sửa chữa và thanh lý tài sản.
+ Thờng trực tiếp khách phục vụ hội nghị. + Duy trì hệ thống thông tin, liên lạc.
+Chuẩn bị nội dung báo cáo tổng kết, báo cáo tháng chuẩn bị nội dung các cuộc họp và giao ban.
+ Kiểm tra đôn đốc các bộ phận trong Công ty.
+ Thờng xuyên tổng hợp tình hình để báo cáo Giám đốc về mọi diễn biến hoạt động trong Công ty theo định kỳ.
+ Phối hợp soạn thảo nội dung qui chế làm việc. c. Quyền hạn:
+ Theo dõi, kiểm tra các phòng ban trong việc thực hiện nội quy, quy chế.
+ Duy trì hoạt động của văn phòng theo qui định và phân cấp.
Lơng Thị Mai Hơng - Lớp Bảo hiểm 41B -
Tổ chức:
+ Phòng có một trởng phòng và một phó phòng giúp việc
+ Trởng phòng chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về hoạt động của phòng
3.2 Phòng Phi hàng hải
a. Phòng có nhiệm vụ quản lý về khai thác trong toàn Công ty đối với các nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới, bảo hiểm con ngời, bảo hiểm nông nghiệp, bảo hiểm du lịch... và các nghiệp vụ theo phân cấp và phân công của Giám đốc.
+ Kinh doanh trực tiếp theo phân công và phân cấp + Tham mu, phối hợp.
+ Thực hiện các yêu cầu đột xuất khác của Giám đốc... b. Quyền hạn:
+ Kiểm tra hớng dẫn, yêu cầu các phòng báo cáo về công tác khai thác của nghiệp vụ Phi hàng hải
+ Đợc quyền quyết định bồi thờng theo phân công, phân cấp của Giám đốc
c. Tổ chức:
+ Phòng có một trởng phòng và một phó phòng giúp việc
+ Trởng phòng chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về mọi hoạt động của phòng.
3.3 Phòng bảo hiểm Hàng hải
a. Chức năng, nhiệm vụ:
+ Phòng có nhiệm vụ quản lý các nghiệp vụ Hàng hải trong toàn Công ty
+ Hớng dẫn, chỉ đạo và khai thác các nghiệp vụ bảo hiểm Hàng hải
+ Kiểm tra quản lý toàn bộ đơn bảo hiểm hàng hải do tất cả các phòng, cấp gửi đến, lu và báo cáo Tổng Công ty theo qui định.
+ Tổng hợp, báo cáo tổng kết công tác bảo hiểm hàng hải toàn Công ty hàng năm
+ Tham mu cho Giám đốc về các chính sách và biện pháp quản lý các nghiệp vụ bảo hiểm Hàng hải.
Lơng Thị Mai Hơng - Lớp Bảo hiểm 41B -
b. Quyền hạn
+ Có quyền kiểm tra tình hình khai thác và việc chấp hành các qui định về khai thác bảo hiểm Hàng hải.
+ Đợc áp dụng các chính sách khai thác và quyết định giải quyết bồi th- ờng theo phân cấp của Giám đốc Công ty...
c. Tổ chức của phòng:
+ Phòng bảo hiểm Hàng hải có một trởng phòng và một phó phòng giúp việc
+ Trởng phòng chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về mọi mặt hoạt động của phòng
3.4 Phòng Tài chính, kế toán
a. Chức năng:
+ Quản lý hoạt động kinh tế, kế toán toàn Công ty, điều hành các hoạt động đầu t, tổ chức hạch toán theo các chế độ Nhà nớc qui định.
+ Thống kê báo cáo các hoạt động của Công ty.
+ Phối hợp hoạt động và tham mu về quản lý, kinh doanh. b. Nhiệm vụ:
+ Theo dõi, hớng dẫn, kiểm tra giám sát hoạt động thu chi và tình hình thực hiện hạch toán, báo số của các phòng trực thuộc
+ Quản lý việc sử dụng và quyết toán ấn chỉ toàn Công ty
+ Tham mu vào quá trình xét duyệt bồi thờng theo qui trình và theo phân cấp
+ Xây dựng kế hoạch Tài chính năm.
+ Quản lý tiền mặt và các ngân chứng phiếu có giá trị.
+ Quản lý sổ sách kế toán toàn bộ vốn và tài sản của Công ty.
+ Tổ chức thực hiện công tác kế toán theo đúng qui định của Nhà nớc + Lập và báo cáo kế toán Tài chính định kỳ.
+ Cung cấp các số liệu, báo cáo để phục vụ kinh doanh theo yêu cầu.
Lơng Thị Mai Hơng - Lớp Bảo hiểm 41B -
+ Tiếp thu khuyến khích củng cố và xây dựng các chơng trình phần mềm phục vụ cho công tác kinh doanh.
+ Phối hợp với các phòng thực hiện hoàn chỉnh chu trình nghiệp vụ có liên quan.
+ Lập phơng án phân phối sử dụng quỹ lơng, quỹ thởng. c. Quyền hạn:
+ Tiến hành kiểm tra hớng dẫn các hoạt động Tài chính kế toán.
+ Ngừng các khoản chi tiêu sai nguyên tắc để báo cáo Giám đốc giải quyết.
+ Kiểm tra việc sử dụng mạng lới tin học. d. Tổ chức:
+ Phòng Tài chính kế toán có một trởng phòng và từ một đến hai phó phòng giúp việc.
+ Trởng phòng giao nhiệm vụ cụ thể cho từng cán bộ và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về mọi hoạt động của phòng.
3.5 Phòng bảo hiểm Hoả hoạn và các rủi ro hỗn hợp
a. Chức năng, nhiệm vụ:
+ Phòng có nhiệm vụ quản lý các nghiệp vụ bảo hiểm: bảo hiểm Hoả hoạn, vận chuyển tiền, rủi ro gián đoạn kinh doanh, bảo hiểm lòng trung thành, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của bác sỹ.
+ Quản lý các dịch vụ bảo hiểm hỗn hợp có nguồn gốc từ đơn bảo hiểm hoả hoạn. Cụ thể:
Hớng dẫn chỉ đạo khai thác các nghiệp vụ bảo hiểm trên cho các phòng trong toàn Công ty.
Kiểm tra báo cáo tổng kết công tác bảo hiểm của nghiệp vụ bảo hiểm mà phòng đợc giao.
Kiểm tra, quản lý toàn bộ đơn bảo hiểm các nghiệp vụ này. Thực hiện đề phòng hạn chế tổn thất.
+ Kinh doanh trực tiếp theo phân công, phân cấp của Giám đốc. + Tham mu, phối hợp.
Lơng Thị Mai Hơng - Lớp Bảo hiểm 41B -
b. Quyền hạn:
+ Có quyền kiểm tra tình hình khai thác và việc chấp hành các qui định về khai thác bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro hỗn hợp tại các phòng trong toàn Công ty.
+ Đợc giao dịch với các tổ chức môi giới để khai thác các nghiệp vụ. c. Tổ chức:
+ Phòng có một trởng phòng và có từ một đến hai phó phòng giúp việc + Trởng phòng chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty về mọi mặt hoạt động của phòng.
3.6. Phòng bảo hiểm rủi ro kỹ thuật.
a. Chức năng, nhiệm vụ : Quản lý các nghiệp vụ bảo hiểm sau:
Bảo hiểm xây dựng, lắp đặt, máy móc xây dựng, thiết bị điện tử... các nhiệm vụ cụ thể sau:
+ Hớng dẫn và chỉ đạo khai thác các nghiệp vụ bảo hiểm trên. + Kiểm tra quản lý toàn bộ các nghiệp vụ bảo hiểm này.
+ Tổng hợp báo cáo tổng kết các nghiệp vụ bảo hiểm đợc giao quản lý trong toàn Công ty hàng năm.
+ Thực hiện các biện pháp đề phòng hạn chế tổn thất, quản lý rủi ro đối với các nghiệp vụ trên.
+ Kinh doanh trực tiếp theo phân công, phân cấp của Giám đốc.
+ Tham mu và phối hợp. b.Quyền hạn:
+ Có quyền kiểm tra tình hình khai thác và việc chấp hành các quy định về khai thác bảo hiểm rủi ro kỹ thuật tại các phòng trong từng Công ty.
+ Đợc giao dịch với các tổ chức môi giới để khai thác các nghiệp vụ bảo hiểm rủi ro kỹ thuật đợc phân công theo dõi quản lý và kinh doanh.
+ Đợc áp dụng các chính sách khai thác và quyết định giải quyết bồi th- ờng theo phân cấp của Giám đốc Công ty.
Lơng Thị Mai Hơng - Lớp Bảo hiểm 41B -
c. Tổ chức của phòng
+ Phòng bảo hiểm rủi ro, kỹ thuật có một trởng phòng và có từ một đến hai phó phòng giúp việc cho trởng phòng.
+ Trởng phòng chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về mọi mặt hoạt động của phòng.
3.7 Phòng Tổng hợp, hành chính quản trị (quản lý đại lý và liểm tra nội bộ)
a. Chức năng, nhiệm vụ.
Quản lý việc sử dụng đại lý, cộng tác viên, mội giới tại các phòng thuộc Công ty
+ Căn cứ vào thị trờng và hoạt động của Công ty đề xuất với Giám đốc chiến lợc, qui mô sử dụng đại lý, cộng tác viên.
+ Quản lý các hợp đồng đại lý, cộng tác viên, môi giới trong toàn Công ty, kiểm tra việc thực hiện hợp đồng đại lý tại tất cả các phòng. Quản lý danh sách đại lý, cộng tác viên môi giới đang hoạt động tại Công ty.
+ Kiểm tra tình hình tuyển, sử dụng đại lý tại tất cả các phòng. Kiểm tra công việc doanh thu, hoa hồng của đại lý.
+ Giám sát đại lý, cộng tác viên, phát hiện sai phạm để xử lý. Kiểm tra nội bộ:
+ Lập kế hoạch kiểm tra thờng xuyên, định kỳ về tất cả các mặt hoạt động của Công ty.
+ Phân công cán bộ kiểm tra các phòng theo phân cấp.
+ Kiểm tra nắm bắt tình hình thông tin từ khách hàng báo cáo Giám đốc để kịp thời chỉ đạo.
+ Báo cáo những vi phạm phát hiện dợc để có biện pháp xử lý kịp thời.
+ Thực hiện kiểm tra, xác minh các vụ việc theo đơn th khiếu nại. Tham mu, phối hợp.
+ Phối hợp với các phòng để hoàn thành chu trình nghiệp vụ bảo hiểm