I: Nhận xột đỏnh giỏ ưu nhược điểm về hạch toỏn tiờu thụ hàng hoỏ tại cụng ty cổ phần Tiện Lợi. cụng ty cổ phần Tiện Lợi.
Cụng ty cổ phần Tiện Lợi mới được thành lập từ thủa ban đầu gặp những khú khăn về thị trường, vốn, hàng hoỏ đến bõy giờ của hàng Tiện Lợi- Định Cụng ngày nào đó trở thành một cụng ty kinh doanh loại hỡnh siờu thị cú được một chỗ đứng vững chắc trong lũng người tiờu dựng trải qua cỏc năm thỏng thăng trầm đú để giờ đõy cụng ty đó cú được những bước đi vững chắc. Để cú được sự thành cụng đú là sự nỗ lực của cỏn bộ cụng nhõn viờn của toàn cụng ty ban đầu chỉ cú 3 ngưũi bõy giờ cụng ty đó cú gần 30 cỏn bộ. Bộ mỏy quản lý của cụng ty được tổ chức gọn nhẹ,và cú sự phõn cụng nhiệm vụ rừ ràng đối với từng người, sự phõn nhiệm rừ ràng giữa cỏc phũng ban của cụng ty đó tạo nờn sự thành cụng trong quản lý qua đú gắn kết được cỏc hoạt động của cụng ty tạo ra hiệu quả kinh doanh tốt.
Ban đầu cụng ty chỉ cú một nhõn viờn vừa làm nhõn viờn thu ngõn và kiờm luụn cụng việc kế toỏn giờ đõy cụng ty đó cú được một bộ mỏy kế toỏn với 4 nhõn viờn kế toỏn trong đú cú một kế toỏn trưởng. Cụng ty đó trang bị phần mềm kế toỏn mỏy qua đú giảm bớt được gỏnh nặng của cụng việc đồng thời nõng cao được hiệu quả quản lý của mỡnh. Cụng ty là một đơn vị kinh doanh hàng hoỏ phục vụ cuộc sống hàng ngày do vậy khối luợng hàng hoỏ luõn chuyển là rất lớn và số lượng hàng hoỏ quản lý để bỏn cũng nhiều do vậy khối lượng cụng việc kế toỏn là rất nhiều nờn cỏc nhõn viờn của phũng kế toỏn làm việc khỏ vất vả đặc biệt là cỏc thỏng cuối năm khi hàng hoỏ của cụng ty được tiờu thụ ngày càng nhiều và thời gian luõn chuyển hàng hoỏ nhanh nờn cụng tỏc kế toỏn càng vất vả. Do vậy để khắc phục được những yờu cầu của cụng việc đũi hỏi cỏc
kế toỏn viờn phải cú sự nỗ lực cao và khụng ngừng học hỏi nõng cao về chuyờn mụn.
Với sự hỗ trợ của hệ thống kế toỏn mỏy đó gúp phần giảm bớt được cụng sức của những nhõn viờn kế toỏn qua đú tiến hành xử lý và thu thập cỏc thụng tin chớnh xỏc hơn, cụng ty tiến hành ghi sổ theo hỡnh thức Nhật ký chung. Theo đú tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đều được phản ỏnh vào sổ Nhật ký mà trọng tõm là Nhật ký chung theo tỡnh tự thời gian phỏt sinh và định khoản kế toỏn của nghiệp vụ đú sau đú lấy trờn cỏc sổ nhật ký để ghi sổ cỏi theo từng nghiệp vụ phỏt sinh.Việc cụng ty tiến hành ghi sổ theo hỡnh thức này thỡ quỏ trỡnh kiểm tra sổ sỏch được tiến hành thuận lợi và việc tiến hành đối chiếu chi tiết theo chứng từ gốc phự hợp với việc cụng ty cú sử dụng kế toỏn mỏy. Tuy nhiờn hỡnh thức này cũng cú sự bất tiện đú là việc ghi chộp trựng lặp của một số nghiệp vụ và cuối thỏng sau khi loại bớt một số nghiệp vụ mới cú thể vào sổ cỏi tài khoản được.
Cụng ty thanh toỏn tiền lương đối với ngưũi lao động hàng thỏng qua số ngày làm việc của họ đồng thời ngoài mức luơng cơ bản cụng ty cũn thực hiện thưởng khi người lao động cú thành tớch trong lao động và tại những thỏng cụng ty bỏn được nhiều hàng. Đồng thời cụng ty cũn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với bản thõn người lao động qua cỏc chế độ chớnh sỏch về tiền lương, thưởng để đảm bảo cuộc sống cho ngưoiừ lao động. Qua đú đó khuyến khớch cụng nhõn viờn hăng say làm việc gắn bú với cụng ty.
Cụng ty ỏp dụng phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn và tiến hành hạch toỏn giỏ vốn hàng hoỏ theo phương phỏp Nhập trước- Xuất trước.Việc lựa chọn phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho và giỏ vốn như vậy là phự hợp với cụng ty. Bởi vỡ cụng ty kinh doanh cỏc loại hàng hoỏ tiờu dựng hàng ngày cú thời hạn sử dụng và khối lượng hàng hoỏ luõn chuyển thường xuyờn. Cụng tỏc kế toỏn được thực hiện như vậy đảm bảo đuợc việc hạch toỏn thường xuyờn của hàng hoỏ đồng thời đảm bảo được chất lượng của hàng hoỏ bỏn ra. Tuy nhiờn cụng ty kinh doanh mặt hàng với số lượng
lớn do vậy hạch toỏn theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn mất rất nhiều thời gian và cụng sức nhưng được sự giỳp đỡ của hệ thống phần mềm kế toỏn mỏy cụng việc đú trở nờn đơn giản hơn nhưng khối lượng cụng việc vẫn cũn nhiều khú khăn đũi hỏi sự nỗ lực của cỏc nhõn viờn kế toỏn trong cụng ty.
Cụng ty tiến hành tổ chức và luõn chuyển chứng từ trong cụng tỏc kế toỏn đều phự hợp với chế độ kờ toỏn cỏc chứng từ được đỏnh số thứ tự một cỏch đầy đủ và liờn tục và được bảo quản theo từng thỏng và đều được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi tiến hành ghi sổ để đảm bảo tớnh hợp lý, hợp lệ và hợp phỏp của chứng từ. Sau khi ghi sổ cỏc chứng từ được phõn loại theo từng phần hành và tiến hành bảo quản, lưu trữ trong đú cỏc chứng từ phải được kiểm tra đầy đủ về: phiếu chi ( cả hai bản một được lưư tại cuống của sổ phiếu chi, một được lưu cựng chứng từ) về những con số phự hợp trờn phiếu chi và cả thứ tự của cỏc phiếu chi, phiếu nhập kho, đơn đạt hàng của cụng ty. Cụng tỏc lưư trữ được thực hiện qua việc phõn loại phiếu chi theo từng thỏng và tiến hành đúng và lưu trữ chứng từ của từng thỏng.
Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được tổ chức một cỏch khỏ hoàn thiện với một sự phõn cụng cụng việc hợp lý và việc kiểm tra, bảo quản chứng từ phự hợp đó gúp phần nõng cao hiệu quả quản lý của cụng ty đồng thời gúp phần tớch cực vào sự phỏt triển của cụng ty. Trong đú phần hành kế toỏn tiờu thụ là một trong những phần hành quan trọng vỡ nú cú sự liờn quan tới nhiều khõu hạch toỏn khỏc cú một ý nghĩa hết sức quan trọng đối với cụng ty. Qua thời gian thực tập tại cụng ty cổ phần Tiện Lợi em thấy cụng tỏc kế toỏn của cụng ty qua phần hành kế toỏn tiờu thụ thành phẩm và xỏc định kết quả đạt được nhiều thành tựu quan trọng.
Về phương phỏp tớnh giỏ vốn của hàng hoỏ. Hàng tồn kho được hạch toỏn theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn đảm bảo được quỏ trỡnh kiểm tra tớnh liờn tục của hàng hoỏ trong kỳ đồng thời với phương phỏp tớnh giỏ vốn nhập trước- xuất trước qua đú khụng chỉ phản ỏnh kịp thời giỏ vốn của hàng hoỏ mà
cũn đảm bảo được giỏ trị sử dụng, chất lượng của hàng hoỏ phự hợp với đặc điểm kinh doanh của cụng ty.
Về chứng từ và luõn chuyển chứng từ: Cỏc chứng từ được xõy dựng phự hợp với quy định của Bộ Tài Chớnh và Vụ kế toỏn. Theo đú cỏc biểu mẫu được tuõn theo quy định chung, việc tổ chức và luõn chuyển chứng từ một cỏch hợp lý tạo điều kiện cho cụng tỏc kiểm tra của lónh đạo cụng ty thực hiện dễ dàng và cả của cỏc cơ quan kiểm tra thuế. Cỏc chứng từ như lệnh xuất kho, phiếu chi hay phiếu thu, phiếu nhập kho đều phải cú đầy đủ chữ ký của cỏc cỏ nhõn cú liờn quan. Sau đú chứng từ được luõn chuyển, bảo quản và lưu trữ tại phũng kế toỏn được phõn loại theo thỏng và mỗi chứng từ phải cú đầy đủ về số lượng từng loại trong mỗi chứng từ và đảm bảo được thứ tự của chứng từ. Như vậy cụng tỏc kiểm tra đựơc thực hiện dễ dàng và chớnh xỏc.
Về sổ sỏch. Cụng ty tiến hành ghi sổ theo hỡnh thức Nhật ký chung qua đú đảm bảo được sự đối chiếu và kiểm tra liờn tục của chứng từ. Cỏc nghiệp vụ bỏn hàng tạo ra được doanh thu chỉ được kế toỏn ghi sổ khi cú đầy đủ chứng từ một cỏch đầy đủ và hợp lý. Cụng ty thực hiện việc hạch toỏn doanh thu bỏn hàng trờn cỏc sổ chi tiết tài khoản 511. Cũn về giỏ vốn hàng bỏn, doanh thu hoạt động tài chớnh, chi phớ tài chớnh, chi phớ bỏn hàng, quản lý doanh nghiệp, được hạch toỏn trờnc cỏc sổ kế toỏn tương ứng của cỏc tài khoản liờn quan. Cụng ty khụng chỉ tiến hành hạch toỏn đầy đủ doanh thu và chi phớ liờn quan mà cỏc khoản khỏc liờn quan đến hoạt động kinh doanh của mỡnh như: Cỏc khoản phải thu của khỏch hàng,phải trả người cung cấp được cụng ty mở chi tiết cho từng khỏch hàng. Đối với cỏc khoản phải nộp cho nhà nước thể hiện nghĩa vụ của mỡnh đối với nhà nước thụng qua nghĩa vụ nộp thuế vào ngõn sỏch được cụng ty tiến hành ghi chộp đầy đủ trờn bảng kờ số 02 với sổ việc mở sổ chi tiết cua tài khoản 3331, cuối kỳ căn cứ vào đú cụng ty tiến hành nộp thuế cho nhà nước. Cụng việc ghi sổ được thực hiện dễ dàng và chớnh xỏc thụng qua phần mềm kế toỏn mỏy nõng cao hiệu quả quản lý và hoạt động của bộ mỏy kế toỏn.
Về cỏc bỏo cỏo tài chớnh: Cụng ty hoạt động theo luật doanh nghiệp do vậy cụng ty phải đỏp ứng đầy đủ cỏc yờu cầu về bỏo cỏo tài chớnh của Bộ Tài Chớnh và Vụ kế toỏn. Cuối mỗi kỳ cụng ty tiến hành lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh như:Bảng cõn đối kế toỏn, bỏo cỏo kết quả kinh doanh, cỏc thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh và cỏc bỏo cỏo quản lý được lập trong kỳ như: Bảng tổng hợp Nhập -Xuất-Tồn, Bỏo cỏo tiờu thụ, Bỏo cỏo hoa hồng của cỏc đại lý. Thụng qua cỏc bỏo cỏo này cỏc nhà lónh đạo cụng ty lấy đõy làm căn cứ để đưa ra cỏc quyết định kinh doanh trong tương lai cho doanh nghiệp qua cỏc thụng tin được cung cấp đầy đủ trờn cỏc bỏo cỏo tài chớnh trong kỳ được đưa ra bởi bộ phận kế toỏn. Việc lập cỏc bỏo cỏo này khụng chỉ đỏp ứng đầy đủ quy định của chế độ kế toỏn và đỏp ứng đủ nhu cầu quản lý của cụng ty
Sau một thời gian thành lập và đi vào hoạt động bộ mỏy kế toỏn của cụng ty đó cú những thành tựu đạt được đỏng kể về nhõn lực, cụng tỏc kế toỏn, tổ chức của bộ mỏy. Tuy nhiờn khụng chỉ cú những thành tựu đạt được như vậy cụng ty cũn tồn tại những khú khăn vướng mắc cần được hoàn thiện trong cụng tỏc kế toỏn để nõng cao hiệu quả quản lý của cụng ty núi chung và hiệu quả hoạt động của cụng tỏc kế toỏn núi riờng.
Tuy nhiờn mặc dự đó cố gắng khắc phục những khú khăn vướng mắc đối với mỡnh nhưng trong cụng tỏc kế toỏn của cụng ty vẫn cũn tồn tại nhiều vướng mắc. Sau đõy là những tồn tại trong cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty cổ phần Tiện Lợi.
Về hạch toỏn chi phớ khấu hao: Cỏc nghiệp vụ của cụng ty chủ yếu liờn quan đến hoạt động bỏn hàng, cũn cỏc nghiệp vụ về khấu hao tài sản cố định khụng phải là vấn đề hạch toỏn chớnh tại cụng ty do vậy bản thõn phần hành kế toỏn này cũng khụng cú riờng nhõn viờn kế toỏn phụ trỏch riờng. Do vậy cụng tỏc hạch toỏn khấu hao tài sản cố định được đơn vị tớnh khấu hao theo trũn thỏng. Tuy nhiờn chi phớ khấu hao là một trong những chi phớ liờn quan đến cả chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp nờn đõy là một khoản chi phớ chiếm giỏ trị khụng nhỏ. Do vậy cụng tỏc hạch toỏn chớnh xỏc cỏc khoản chi phớ
này cần phải tớnh toỏn chớnh xỏc là một điều khụng thể thiếu được. Cụng ty thực hiện khấu hao tài sản theo nguyờn tắc trũn thỏng do vậy nhiều thỏng khi cú sự tăng giảm tài sản sẽ khụng phản ỏnh chớnh xỏc được chi phớ khấu hao trong thỏng đú của cụng ty.
Về hạch toỏn giỏ vốn hàng bỏn: Cụng ty sử dụng phuơng phỏp hạch toỏn Nhập trước-Xuất trướcdo vậy khối lượng cụng việc kế toỏn là nhiều, nhất là đối với một cụng ty kinh doanh hàng hoỏ tiờu dựng trong đú cú nhiều sản phẩm chế biến sẵn cú thời gian sử dụng. Nhưng phương phỏp này phự hợp với dặc điểm kinh doanh của cụng ty, trong hoạt động tiờu thụ cụng ty thực hiện cả hai hỡnh thức bỏn buụn và bỏn lẻ. Đối với hỡnh thức bỏn lẻ thỡ được tiờu thụ tại siờu thị, bỏn buụn thỡ được thực hiện bởi phũng kinh doanh. Hàng húa được cụng ty xuất cho phũng kinh doanh mamg đi tiờu thụ được theo dừi trờn tài khoản 1366. Khi việc tiờu thụ đó hoàn thành thỡ lại được hạch toỏn làm tăng doanh thu. Thụng qua việc hạch toỏn qua tài khoản này đó vi phạm chế độ kế toỏn do hàng hoỏ khi đú vẫn thuộc quyền sở hữu của cụng ty nờn khụng thể hạch toỏn qua tài khoản 1366.
Một số hàng hoỏ kinh doanh của mỡnh cụng ty cú một số mặt hàng chịu thuế GTGT được tớnh theo phương phỏp khấu trừ nhưng trong quỏ trỡnh mua bỏn vỡ nhiều lý do số thuế GTGT này khụng được khấu trừ do khụng cú đầy đủ hoỏ đơn chứng từ hợp lệ để cú thể hoàn lại thuế cho cụng ty. Do vậy cụng ty tiến hành hạch toỏn số thuế này vào chi phớ bỏn hàng và việc hạch toỏn như thế này khụng phản ỏnh đỳng bản chất của nghiệp vụ kinh tế và khụng tuõn theo quy định của chế độ kế toỏn đồng thời qua đú lại làm tăng bất thường chi phớ bỏn hàng của cụng ty. Do vậy cụng ty cần tiến hành thay đổi lại việc hạch toỏn này để đỳng với quy định của chế độ và phự hợp với cụng ty.
Về hạch toỏn chi phớ khuyến mói hàng hoỏ: Để khuyến khớch nhu cầu tiờu dựng của khỏch hàng và nõng cao sự cạnh tranh đối với cỏc siờu thị khỏc.Nhiều thời điểm cụng ty đó ỏp dụng cỏc loại hỡnh khuyến mói dành cho khỏch hàng tiờu dựng của mỡnh những chi phớ này là một phần của chi phớ bỏn hàng của
cụng ty.Do vậy việc hạch toỏn và phản ỏnh đỳng chi phớ này gúp phần làm tăng tớnh đỳng dắn của bỏo cỏo tài chớnh. Tuy nhiờn hiện nay cụng ty thực hiện phõn bổ hết cỏc chi phớ này cho thỏng mà cụng ty ỏp dụng hỡnh thức khuyến mói, làm chi phớ tăng trong thỏng đú một cỏch đột ngột ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Đồng thời cụng ty khụng thực hiện việc ghi nhận doanh thu tiờu thụ nội bộ cho hàng hoỏ được sử dụng nội bộ mà tiến hành hạch toỏn trực tiếp như sau:
Nợ TK 641: chi phớ khuyến mói
Cú TK 156:Giỏ thành hàng hoỏ sử dụng
Việc hạch toỏn khụng phự hợp này cần cú sự thay đổi để chấp hành tốt hơn cỏc quy định của chế độ kế toỏn qua đú đảm bảo sự trung thực và đỳng đắn của cỏc thụng tin trờn cỏc bỏo cỏo tài chớnh.