THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY
3.2.1. Kế toán tiền lương tại công ty:
3.2.1.1. Đặc điểm lao động tiền lương:
a. Cơ cấu lao động:
Đặc điểm kinh doanh của công ty là thương mại, dịch vụ. Nên công ty không đòi hỏi tất cả mọi người phải có trình độ đại học. Mà chỉ bắt buộc đối với một vài nhân viên như kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, các trưởng phòng và một số nhân viên khác. Tại công ty tỷ trọng của những nhân viên có trình độ trung cấp và cao đẳng chiếm 60% trên tổng số nhân viên toàn công ty.
b. Cơ cấu thu thập:
* Gồm có Lương chính thức phải trả cho người lao động, lương nghỉ phép các khoản phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp cơm, phụ cấp xăng.
Các khoản phụ cấp được tính như sau: Phụ cấp là khoản tiền mà CNV được hưởng hàng tháng dựa trên mức lương cấp bậc, chức vụ
+ Phụ cấp trách nhiệm :
- Giám đốc: 1.000.000 - Phó giám đốc: 500.000 - Kế toán trưởng: 500.000 - Các trưởng phòng: 500.000
- Đội trưởng kỹ thuật: 400.000 - Kế toán viên: 400.000 + Phụ cấp cơm, xăng: - Giám đốc: 1.500.000 - Phó giám đốc: 1.500.000 - Kế toán trưởng: 1.000.000 - Thủ quỹ: 600.000 - Các nhân viên khác:700.000
Ngoài các khoản trên công ty còn đề ra quy định riêng về tiền thưởng như sau: Công ty đề ra một quy định riêng về việc phân phối tiền thưởng cho CNV vào những ngày lễ nhằm tạo ra động lực kích thích CNV quan tâm hơn đến lợi ích chung đến tập thể của công ty, khuyến khích tinh thần và trách nhiệm với công việc. Việc phân phối lợi nhuận phải Đảm bảo công khai, công bằng và hợp lý góp phần quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Nó là động lực thúc đẩy CNV trong công ty hăng say trong công tác.
* Riêng với bộ phận nhà hàng thì công ty có quy định riêng về tiền lương: thu nhập của nhân viên ở nhà hàng chỉ có lương căn bản ngày hoặc tháng và cơm cho một lần trong ca làm việc cùng với phụ cấp khác một vài nhân viên ký hợp đồng và riêng thủ quỹ thì trả lương khoán. Vì vậy tổng thu nhập của một nhân viên nhà hàng:
Tổng thu nhập = lương căn bản + PC (nếu có) + tiền tăng ca
c. Nguyên tắc trả lương:
Căn cứ vào thực hiện tình hình sản xuất kinh doanh, công ty hiện đang sử dụng chế độ tiền lương theo thời gian và chế độ lương khoán để trả công nhân viên (CNV).
* Chế độ trả lương theo thời gian áp dụng cho công nhân viên ký hợp đồng lao động với công ty.
* Chế độ trả lương khoán áp dụng cho tất cả công nhận viên chưa ký hợp đồng lao động.
d. Quy định cụ thể:
* Cách tính lương theo thời gian cho CNV ký hợp đồng lao động với công ty:
Mức tiền lương được hưởng của mỗi người phụ thuộc vào tiền lương cơ bản và số ngày làm việc thực tế trong tháng..
Mức lương ngày của CNV =
26 ( hoặc 27 ngày)
Như vậy tiền lương thực tế của cán bộ công nhân viên quản lý được xác định như sau:
Tổng thu nhập một tháng = Lcb +PCTN (nếu có) + PCC + PCX – TƯ- CKKT Trong đó: Lcb: lương căn bản PCTN: phụ cấp trách nhiệm PCC : phụ cấp cơm PCX: phụ cấp xăng TƯ: Tạm ứng
CKKT: các khoản khấu trừ vào lương
Tổng thu nhập một tháng của CNV được quy định trong hợp đồng đã được ký kết giữa người lao động với Ban Giám đốc của công ty bao gồm các khoản nêu trên
Theo quy định riêng của công ty, mức lương trên sẽ được nhận thêm với một số hệ số, hệ số này tùy thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, tùy thuộc vào trách nhiệm và mức độ đóng góp của từng đối tượng nhận lương.
Tùy thuộc vào trách nhiệm của mỗi người trong công ty và công ty còn quy định thêm phụ cấp trách nhiệm, cụ thể như trên mục “cơ cấu thu nhập”.
3.2.1.2. Chứng từ sử dụng: công việc tính lương, tính thưởng và các khoản phụ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
cấp phải trả cho người lao động được thực hiện tập trung tại phòng kế toán_tài vụ của công ty. Để tiến hành hạch toán công ty sử dụng đầy đủ các chứng từ theo quy định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính bao gồm:
Bảng chấm công
Bảng chấm công đi công tác và ngoài giờ Bảng đề nghị quyết toán xăng
Bảng danh sách nhân viên ăn cơm trưa Bảng thanh toán tiền lương
3.2.1.3. Sổ kế toán:
Để quản lý lao động về mặt số lượng các doanh nghiệp sử dụng sổ sách lao động (danh sách nhân viên ). Sổ này do phòng kế toán lập cho từng bộ phận và cho toàn doanh nghiệp nhằm nắm chắc tình hình phân bổ sử dụng lao động được trả lương
hiện có trong doanh nghiệp.Đồng thời qua sổ này kế toán tiền lương quản lý được các chi phí lương trong toàn công ty.
3.2.1.4. Tài khoản sử dụng: tài khoản 334 “phải trả CN”. Tài khoản này phản
ánh tất cả tiền lương phải trả cho người lao động làm thuê của doanh nghiệp
3.2.1.5. Phương pháp hạch toán
- Quy trình kế toán lương :
Muốn quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động cần phải tổ chức hạch toán sử dụng lao động và kết quả lao động. Chứng từ sử dụng để hạch toán lao động là Bảng chấm công. Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, trong đó được ghi rõ số ngày làm việc, nghỉ việc của mỗi người lao động. Bảng chấm công do trưởng phòng của từng bộ phận giám sát nhân viên của từng bộ phận đó và ký xét duyệt. Bảng chấm công được phòng hành chính xác nhận. Sau đó sẽ được kế toán trưởng ký duyệt và tiếp theo chuyển đến Giám đốc duyệt lấy làm căn cứ tính lương. Cuối tháng Bảng chấm công được chuyển về phòng kế toán để tổng hợp lao động và tính lương cho từng bộ phận, từng nhân viên. Sau khi tính lương xong kế toán tiền viết phiếu chi lương đưa cho kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển đến Giám đốc xét duyệt và làm căn cứ cho thủ quỹ chi tiền để thanh toán lương cho người lao động.
QUY TRÌNH HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG
Giấy nghỉ phép Bảng chấm công ốm đau
Bảng thanh toán lương toàn công ty
Chứng từ ghi sổ
- Hạch toán tiền lương:
Công việc đầu tiên của kế toán tiền lương là kiểm tra chứng từ ban đầu như bảng chấm công, bảng công tác của các phòng ban đưa lên cùng giấy xin phép, giấy ngừng việc. Nội dung kiểm tra chứng từ ban đầu là kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau khi kiểm tra xong sẽ căn cứ tính lương, tính thưởng.
Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ tính lương, kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho từng nhân viên của từng bộ phân sau đó đưa vào các Sổ Cái liên quan.
3.2.1.6 Phương pháp trả lương - Các hình thức trả lương:
Công ty đề ra một quy định trả lương : đối với nhân viên ở công ty (trả lương 1 lần vào cuối tháng) . Đối với nhân viên ở nhà hàng (trả lương 2 lần trong tháng) mục đích tạo cho nhân viên không thiếu hụt trong chi tiêu của một tháng và đồng thời phân phối chi phí tiền lương làm hai lần để cho việc chi tiền lương không là vấn đề nặng nề của doanh nghiệp.
Trả lương theo thời gian cho các công nhân viên có hợp đồng lao động với công ty, và trả lương khoán cho các lao động không có hợp đồng lao động.
- Thời gian trả lương (đối với nhà hàng): công ty trả lương hai kỳ trong tháng Lần thứ nhất vào ngày 20 mỗi tháng
Lần thứ hai vào ngày 05 tháng sau
- Thời gian trả lương (đối với công ty):công ty trả lương vào ngày 5 của mỗi tháng. * Ngoài ra công ty còn quy định trong hình thức lương thời gian cũng chia ra làm
hai cách trả
- Công ty trả lương cho các nhân viên làm tại công ty thì trả với loại lương có BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
- Còn đối với các nhân viên chi nhánh nhà hàng Lươn Việt thì công ty chỉ trả lương với Mức lương căn bản do nhà hàng quy định cộng tiền tăng ca và công thêm phụ cấp khác nếu có.
Lương căn bản Lương ngày =
30 ngày (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Công ty trả lương và có khoản phụ cấp khác + với khoản cộng khác nếu có cho các nhân viên sau:
o Kế toán : Lcb/2 + 200.000/2 + khoản cộng khác nếu có.
Trả lương theo ngày làm việc dựa vào mức lương căn bản cho tất cả nhân viên còn lại.
o Thu ngân: (Lcb/30)* NC + 200.000/2 + K cộng khác nếu có
o Tổ trưởng phục vụ: (Lcb/30)*NC + 200.000/2 + K cộng khác nếu có
o Tạp vụ: (Lcb/30)*NC + 400.000/2 + K cộng khác nếu có - Trả lương không phụ cấp + khoản cộng khác nếu có.
o Phụ vụ:
o Pha chế:
o Order: (L cb/30)*NC+ khoản cộng khác nếu có
o Bếp trưởng:
o Nhân viên bếp:
- NC: ngày công làm việc thực tế
3.2.1.7. Ví dụ minh họa:
Cách tính lương cho nhân viên Mỹ Lệ trong tháng12/2009 như sau:
[(Lương căn bản + các khoản phụ cấp)/27]* với số ngày làm việc của nhân viên này sau đó trừ đi khoản khấu trừ và tạm ứng ra lương thực lãnh của Mỹ Lệ.
o Lương căn bản: 1.800.000
o Phụ cấp trách nhiệm: 400.000
o Phụ cấp cơm và xăng: 700.000
o Lương thời gian: [(1.800.000+400.000+700.000)/27]*25 = 2.685.185
Các khoản khấu trừ:
o BHXH: 1.800.000* 0,05 = 90.000
o BHYT: 1.800.000* 0,01 = 18.000
o BHTN: 1.800.000*0,01 = 18.000 Vậy lương thực lãnh của nhân viên Mỹ Lệ:
2.685.185 – 90.000 -18.000 – 18.000 = 2.559.185
Cuối tháng căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, kế toán tiền lương tập hợp toàn bộ tiền lương trong công ty vào chi phí quản lý doanh nghiệp ( tk 642) Do đặc điểm kinh doanh của công ty không có sản xuất nên không sử dụng tài
khoản 622, 627. Tại đơn vị không sử dụng tài khoản 641, nên tất cả chi phí đều đưa vào TK 642 theo định khoản sau:
• Chi phí tiền lương phải trả tháng 12/2009: Nợ TK 642: 32.814.815
Có TK 3341: 32.814.815
Sau khi khấu trừ các khoản theo quy định trên tiền lương của công nhân viên. Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương do kế toán lương lập. Kế toán tiền lập phiếu chi số 0012 thanh toán tiền lương cho CNV.
Kế toán tiền lương sau khi nhận được tiền chi, ghi vào phiếu chi lương số tiền lương đã chi cho CNV: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chi lương CNV bằng tiền mặt: Nợ TK 334: 31.120.815
Có TK 1111: 31.120.815
* Đối với bộ phận nhà hàng công ty trả lương không có các khoản trích theo lương và trả lương khoán cho thủ quỹ và người đi chợ, 15 ngày trả 1 lần vào ngày 20 và ngày 05 của tháng sau.
- Cách tính lương kỳ 1, là 15 ngày đầu trong tháng 3/2010 cho nhân viên Bùi Đình Tiến Dũng là Tổ trưởng phục tổ:
Lương căn bản 2.000.000
Lương ngày = = = 66.666,66667 đ 30 ngày 30
Thu nhập của anh Dũng trong kỳ 1 = Lương ngày* số ngày công + phụ cấp khác/2 + các khoản cộng khác nếu có - ứng trước - trừ khác .
66.666,66667* 19 + 200.000/2 =1.366.667 đ
Nhưng vì phụ cấp khác công ty để cuối tháng gửi một lần cho nhân viên nên lương thực lãnh của anh Dũng là:
1.366.667 – 100.000=1.266.667 đ
- Cách tính lương khoán cho người đi chợ và thủ quỹ như sau: Lương khoán tính Cậu Thái là: 1.200.000/2 = 600.000 Lương khoán cho Mợ Túy là : 1.500.000 = 750.000
Cuối tháng căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, kế toán nhà hàng tập hợp toàn bộ tiền lương trong công ty vào chi phí quản lý doanh nghiệp ( tk 642)
Chi phí tiền lương phải trả trong hai kỳ của tháng 03/2010: Nợ TK 642: 46.301.666
Có TK 3341: 46.301.666
Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương do kế toán lập ở trên. Kế toán lập phiếu chi kỳ 1 số 26/3 và kỳ 2 số 07/4 thanh toán tiền lương cho CNV.
Kế toán nhà hàng sau khi nhận được tiền chi, ghi vào phiếu chi lương số tiền lương đã chi cho CNV:
Chi lương CNV bằng tiền mặt: Nợ TK 334: 46.301.666
Có TK 1111: 46.301.666
Cuối tháng kế toán nhà hàng tổng hợp các chứng từ của nhà hàng lên Chứng từ ghi sổ, sau đó lên Sổ cái tài khoản 334 của nhà hàng.
3.2.2. Kế toán các khoản trích theo lương tại công ty
3.2.2.1. Những vấn đề chung
a. Bảo hiểm xã hội:
- Tại công ty, khi CNV bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động…được hưởng trợ cấp BHXH đối với CNV ký hợp đồng lao động với công ty. Quỹ BHXH được hình thành một phần trích chi vào chi phí, một phần khấu trừ vào lương của CNV của công ty.
- Công ty tính BHXH bằng 20% lương cơ bản, trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ và 5% khấu trừ vào lương CNV. Với khoản trích 5% từ lương CNV, công ty có danh sách CNV trích nộp 5%. Hàng tháng, phòng kế toán lập “phiếu báo tăng giảm” phản ánh tổng số tiền trích 5% BHXH từ lương người lao động tháng trước là bao nhiêu, nếu có (tăng, giảm) do nguyên nhân nào?
Ví dụ: Phiếu báo tăng giảm tháng CNV công ty khi ốm đau, thai sản, tai nạn lao
động được hưởng trợ cấp BHXH.
Trường hợp thai sản, căn cứ vào chứng từ gốc là giấy khai sinh để lập phiếu thanh toán trợ cấp thai sản.
Trường hợp nghỉ bản thân ốm, con ốm được hưởng BHXH 75% lương cơ bản Lương BHXH nghỉ lương căn bản
= * số ngày nghỉ *75% LCB ốm, con ốm 26
Kế toán tiền lương phải căn cứ chứng từ gốc là giấy xác nhận nghỉ ốm, giấy xác nhận của cơ sở y tế, phiếu thanh toán BHXH mới tính lương BHXH cho CNV. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Trường hợp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp thì thời gian nghỉ được hưởng 100% lương cơ bản, trước khi người bị tai nạn lao động đóng BHXH cộng với chi phí điều trị, khi thương tật ổn định tổ chức BHXH giới thiệu đi khám, giám định khả năng lao động để xác định mức độ trợ cấp một lần hay trợ cấp hàng tháng.
b. Bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp:
Ngoài ra công ty còn trích BHYT 3 %quỹ lương cơ bản trong đó 2% tính vào chi phí và 1 % trừ vào lương CNV
Bên cạnh đó công ty còn trích BHTN. Công ty trích BHTN 2% quỹ lương cơ bản trong đó 1% tính vào chi phí và 1% trừ vào lương CNV.
c. Kinh phí công đoàn: được trích 2% quỹ lương cơ bản tính vào chi phí
của công ty.
⇒ Các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cùng với tiền lương phải trả CNV hợp thành chi phí nhân công trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của công ty. Quản lý việc tính toán, trích lập và chi tiêu, sử dụng các quỹ tiền lương BHXH, BHYT, BHTN,KPCĐ có ý nghĩa không những với việc tính toán chi phí sản xuất kinh doanh mà còn cả với việc đảm bảo quyền lợi của người lao động trong công ty.
3.2.2.2. Chứng từ sử dụng:
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương Danh sách lao động và quỹ tiền lương trích nộp BHXH Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH
Biên bản đối chiếu thu nộp BHXH
3.2.2.3. Sổ kế toán:
Kế toán các khoản trích theo lương cũng sử dụng sổ kế toán giống như Kế toán tiền lương. Sổ này cũng do phòng kế toán lập cho từng bộ phận và cho toàn doanh nghiệp nhằm nắm chắc tình hình sử dụng lao động được hưởng các khoản trích theo lương hiện có trong doanh nghiệp. Cũng qua sổ này kế toán tiền lương quản lý được các khoản chi phí trích theo lương của doanh nghiệp và các khoản khấu trừ vào lương của CNV.