3.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH ÁNH SÁNG VÀNG SÁNG VÀNG
3.1.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
3.1.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN KẾ TOÁN KẾ TOÁN KẾ TOÁN
TỔNG HỢP LƯƠNG CÔNG NỢ VẬT TƯ
3.1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng phân hành
a. Kế toán trưởng:
+ Công việc thường xuyên:
- Nhận và kiểm tra sổ sách từ các phân hành khác của bộ phận kế toán của công ty - Kiểm tra sự hợp lý, hợp lệ của chứng từ sổ sách khi cần thiết.
- Kiểm tra hóa đơn GTGT đầu vào và đầu ra.
+ Công việc định kỳ:
- Kiểm tra đối chiếu các khoản thuế của doanh nghiệp để lập Báo cáo Thuế theo quy định và chuẩn mực kế toán Việt Nam và phù hợp với quy định của cơ quan Thuế.
- Kiểm tra sổ sách chứng từ kế toán của các phân hành khác lập Báo cáo tài chính theo quy định của Chuẩn mực kế toán và Báo cáo quản trị theo yêu cầu thông tin của Ban Giám Đốc của công ty.
- In các Báo cáo đã lập.
b. Kế toán tổng hợp:
+ Công việc thường xuyên:
- Nhận và kiểm tra các hóa đơn liên quan đến kế toán tổng hợp do phòng kinh doanh chuyển về
- Đối chiếu hóa đơn các chứng từ liên quan ( Hóa đơn thuế GTGT hàng nhập khẩu). - Ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán tạm ứng
- Ghi chép các nghiệp vụ thuế GTGT hàng nhập khẩu - Ghi chép các khoản chiết khấu thanh toán được hưởng
- Ghi chép các khoản trích trước liên quan đến chi phí bán hàng
- Ghi chép tạm trích lập các quỹ sau từ lãi chưa phân phối hay trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm.
- Ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến thu nhập.
+ Công việc định kỳ:
- Kiểm tra đối chiếu số liệu chi tiết các khoản nhằm đảm bảo số liệu được ghi chép đầy đủ và chính xác. Thông qua đó phát hiện những điểm không phù hợp trong hạch toán, quản lý, kiểm soát chứng từ, báo cáo hoặc đề xuất hướng xử lý phù hợp.
- Giúp kế toán trưởng tổ chức phân tích hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh trong công ty.
- Lưu giữ bảo quản tài liệu kế toán, bảo mật số liệu kế toán. - Chấp hành lệnh điều động của kế toán toán trưởng.
c. Kế toán chi tiết:
* Kế toán tiền lương
+ Công việc thường xuyên:
- Tính lương, đối chiếu công nợ với bảng lương lập bảng
phân bổ và hạch toán chi phí lương và các khoản trích theo lương.
- Theo dõi và lập bảng phân bổ, hạch toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp và đã nộp.
- Ghi chép các nghiệp vụ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
+ Công việc định kỳ:
- Lưu trữ bảo quản tài liệu kế toán, bảo mật tài liệu kế toán - Chấp hành lệnh điều động, chỉ đạo của kế toán trưởng.
* Kế toán công nợ:
+ Công việc thường xuyên:
- Hạch toán nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ chưa thu tiền, các khoản phải trả cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
- Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Theo dõi các khoản nợ khó đòi và tiến hành xóa sổ.
- Nhận kiểm tra các hóa đơn bán chịu cho phòng kin h doanh chuyển về. - Đối chiếu hóa đơn và các chứng từ có liên quan (lệnh bán hàng, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, phiếu nhập kho, …) nhằm đảm bảo tính có thực, tính chính xác việc bán chịu trước khi ghi sổ/ nhập số liệu nghiệp vụ mua bán chịu.
- Nhận chứng từ thanh toán ( Giấy báo Có, giấy báo nợ, phiếu thu, phiếu chi) đối chiếu các chứng từ liên quan ( Hóa đơn và các chứng từ khác) nhằm đảm bảo tính chính xác, lý của nghiệp vụ thanh toán trước khi ghi sổ/ nhập dữ liệu.
- Theo dõi chi tiết các khoản phải thu, các khoản phải trả của khách hàng, nhà cung cấp theo từng chứng từ nhận nợ, chứng từ thanh toán.
- Lưu trữ chứng từ kế toán và các tài liệu kế toán theo đúng quy định của công ty.
+ Công việc định kỳ:
- Kiểm tra đối chiếu số liệu chi tiết các khoản phải thu, phải trả nhằm đảm bảo số liệu được ghi chép đầy đủ và chính xác.
- Lập/ in bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu, phải trả và đối chiếu với số liệu của sổ.
- Tổng hợp tình hình mua_ bán chịu của công ty và đối chiếu với các phân hành khác có liên quan
- Gửi thư đối chiếu nợ phải thu.
- Cung cấp tin cần thiết và lập báo cáo tài chính.
* Kế toán vật tư:
+ Công việc thường xuyên:
- Kiểm tra, kiểm soát, lập các phiếu nhập, xuất kho vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa…
- Hạch toán các nghiệp vụ kế toán vật tư, công cụ dụng cụ phát sinh trong kỳ.
- Hạch toán khấu hao tài sản cố định, quản lý tài sản cố định - Hạch toán kế toán đầu tư- xây dựng cơ bản.
- Lập báo cáo vật tư, công cụ dụng cụ.
- Kiểm tra, kiểm soát trình duyệt_xây dựng cơ bản, sửa chũa tài sản cố định
- Lập báo cáo về đầu tư xây dựng cơ bản, tài sản cố định.
3.1.1.3. Thủ quỹ :
+ Công việc thường xuyên:
- Cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời Thu_ Chi _ Tồn quỹ tiền mặt vào Sổ quỹ. - Khi nhận được phiếu thu_chi kèm theo chứng từ gốc: phải kiểm tra số tiền trên
phiếu thu_ chi với chứng từ gốc, kiểm tra nội dung trên phiếu thu_chi có phù hợp
với chứng từ gốc, kiểm tra chữ ký và ngày tháng lập phiếu thu_chi trên chứng từ
gốc, kiểm tra một cách chính xác các chứng từ thu_chi…
- Lưu giữ các phiếu thu_ phiếu chi - Quản lý quỹ tiền mặt
+ Công việc định kỳ:
- Đối chiếu Sổ quỹ tiền mặt với kế toán tiền mặt. - Kiểm tra, kiểm kê quỹ tiền mặt.
3.1.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty:
3.1.2.1. Tổ chức vận dụng hình thức chứng từ kế toán: Công ty vận dụng theo
hình thức Chứng từ ghi sổ.
Đặc trưng của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục cho từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đi kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Hình thức Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: chứng từ ghi sổ, Sổ cái, Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh.
(3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
*Trình tự ghi sổ Chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết chứng từ cùng loại
Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ
Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết
phát sinh
Báo cáo tài chính Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
3.1.3. Áp dụng phương tiện kĩ thuật vào phương pháp kế toán: Công ty đã vận
dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào hệ thống kế toán. Trang bị máy tính trong phòng kế toán để tiện ích cho bộ phân kế toán hiện nay. Làm kế toán trên phần mềm kế toán, luôn cập nhật thông tin liên quan đến kế toán từ internet và sách chuyên ngành để giúp kế toán của công ty nắm bắt những cái mới. Chế độ mới, quy định mới của Nhà nước về kế toán.
