Sản phẩm bảo hiểm xõy dựng – lắp đặt là bộ phận của bảo hiểm kỹ thuật vỡ vậy nú mang một đặc thự riờng khỏc với cỏc sản phẩm khỏc. Từ quỏ trỡnh khai thỏc cho đến khi bồi thường đều tuõn thủ nghiờm ngặt một quỏ trỡnh nhất định, nhất là những cụng trỡnh cú giỏ trị lớn.
Sơ đồ 1.3: Quy trỡnh khai thỏc nghiệp vụ bảo hiểm xõy dựng – lắp đặt tại BIC.
Người cú trỏch
nhiệm liờn quan Trỡnh tự cỏc bước tiến hành
Mụ tả cụng việc tài liệu
- Cỏn bộ khai thỏc
- Ghi sổ theo dừi yờu cầu bảo hiểm (hoặc khai thỏc) - Cỏn bộ khai thỏc - Bản điều tra đỏnh giỏ rủi ro - Cỏn bộ khai thỏc - Lónh đạo phũng kinh doanh Phõn cấp khai thỏc: hồ sơ, số liệu của khỏch hàng/yờu cầu (a)trường hợp khai thỏc thụng thường. (b)qua mụi giới
- Cỏn bộ khai thỏc -Lónh đạo chi nhỏnh / cụng ty - Điều khoản BH theo từng nghiệp vụ được ỏp dụng. - Lónh đạo chi nhỏnh/ cụng ty - Cỏn bộ khai thỏc - Quy trỡnh quản lý ấn chỉ. - Cỏn bộ khai thỏc -Kế toỏn viờn -Vào sổ khai thỏc/ thống kờ.
- Theo dừi thu phớ và tỏi tục
- Trả hoa hồng. - Sửa đổi bổ sung (nếu cú)
Như vậy, cỏc bước thực hiện trong quỏ trỡnh khai thỏc bao gồm:
Tìm kiếm/ nhận thông tin Phân tích, tìm hiểu Đánh giá rủi ro Xem xét yêu cầu bảo hiểm Tái BH Tiến hành đàm phán, chào phí Trên phân cấp Xin ý kiến các phòng liên quan Chấp nhận Bảo hiểm Cấp đơn bảo hiểm
Theo dõi thu phí, trả hoa hồng. Tiếp nhận giải quyết sửa
đổi bổ sung. Tái BH Từ chối b b ) 2. (I) từ chối (II)
Bước 1: Nhận thụng tin.
Thụng qua cỏc kờnh khai thỏc, cỏn bộ khai thỏc cú trỏch nhiệm liờn hệ để thu thập thụng tin về NĐBH, đối tượng bảo hiểm, phạm vi bảo hiểm…
Trong khõu khai thỏc, cụng ty thường phõn loại cụng trỡnh để khai thỏc. Cỏc cụng trỡnh xõy dựng và lắp đặt rất phong phỳ và đa dạng, được phõn loại theo nhiều tiờu thức khỏc nhau:
- Theo số tiền bảo hiểm: Đõy là cỏch thức mà cụng ty quan tõm nhất khi kớ kết hợp đồng bảo hiểm. Theo quy định của Bộ tài chớnh thỡ tuỳ thuộc vào số tiền bảo hiểm cú mức phớ thay đổi khỏc nhau.
- Theo hạng mục cụng trỡnh khỏc nhau như: Xõy dựng nhà ở chung cư, toà nhà cao tầng hay nhà mỏy xớ nghiệp, văn phũng khỏch sạn, …
Cỏn bộ bảo hiểm tiến hành cỏc xử lý ban đầu khi nhận được thụng tin và yờu cầu bảo hiểm của khỏch hàng. Tư vấn cho khỏch hàng về sản phẩm bảo hiểm cho phự hợp với khỏch hàng.
Bước 2: Phõn tớch tỡm hiểu và đỏnh giỏ rủi ro
Căn cứ vào thụng tin được cung cấp, cỏn bộ khai thỏc cú cơ sở ban đầu để đỏnh giỏ rủi ro. Đỏnh giỏ rủi ro là một trong những cụng việc quan trọng của nhà bảo hiểm trước khi cấp đơn bảo hiểm cho một cụng trỡnh xõy dựng. Vỡ việc đỏnh giỏ chớnh xỏc và phõn tớch kỹ lưỡng những yếu tố rủi ro cú thể giỳp cho nhà bảo hiểm lựa chọn những điều kiện, điều khoản thớch hợp cũng như cỏc biện phỏp đề phũng và hạn chế tổn thất, mức khấu trừ và mức phớ thớch hợp.
Cỏn bộ khai thỏc hoặc giỏm định tiến hành đỏnh giỏ rủi ro trực tiếp với đối tượng bảo hiểm. Đớnh kốm theo bản đỏnh giỏ rủi ro và giấy yờu cầu bảo hiểm của khỏch hàng vào hồ sơ khai thỏc. Những trường hợp đặc biệt cần cú giỏm định viờn đỏnh giỏ rủi ro của cơ quan chuyờn mụn khỏc.
- Thụng tin theo giấy yờu cầu bảo hiểm.
- Thụng tin về kỹ thuật của dự ỏn lấy từ Thiết kế kỹ thuật (được túm tắt trong phờ duyệt thiết kế kỹ thuật).
- Thụng tin chung về dự ỏn hay cỏc điều kiện địa lý, khớ tượng thuỷ văn lấy từ Bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi.
- Thụng tin về Quy mụ dự ỏn lấy từ Quyết định đầu tư,Tổng dự toỏn, kết quả đấu thầu.
- Bản vẽ tổng thể về: mặt bằng, kiến trỳc. Bước 3: Xem xột yờu cầu bảo hiểm:
Trờn cơ sở yờu cầu bảo hiểm và cỏc thụng tin khỏch hàng cung cấp kết hợp với bỏo cỏo đỏnh giỏ rủi ro và cỏc số liệu thống kờ…Cỏn bộ khai thỏc sẽ đưa ra đề xuất về mức phớ, điều khoản, điều kiện.
* Trường hợp khai thỏc thụng thường ( hoặc dưới mức giữ lại).
Đối với những việc khai thỏc thụng thường như trong trường hợp này cỏn bộ khai thỏc trỡnh lónh đạo kớ duyệt chấp nhận bảo hiểm và thực hiện cỏc bước tiếp theo.
* Trường hợp khai thỏc bảo hiểm qua mụi giới.
Phũng nghiệp vụ xem xột cỏc yếu tố liờn quan đến việc khai thỏc như phớ bảo hiểm, hoa hồng, tỏi bảo hiểm,… Nếu chấp nhận bảo hiểm, phũng nghiệp vụ tiến hành cỏc bước tiếp theo sau dưới đõy.
* Trường hợp khai thỏc bảo hiểm theo hỡnh thức hợp đồng bảo hiểm: Nếu BIC là người đứng đầu thỡ tiến hành theo thủ tục thụng thường mà Bộ tài chớnh hướng dẫn và nếu BIC tham gia một phần thỡ cũng vậy.
Bước 4: Đàm phỏn và chào phớ:
Phớ bảo hiểm đó chào cho khỏch hàng nhưng chưa được chấp nhận tuỳ từng trường hợp lónh đạo phũng hoặc cụng ty cú cuộc gặp để trao đổi tớnh toỏn lại phương ỏn chào phớ.
Trong quỏ trỡnh đàm phỏn, cỏc yếu tố liờn quan như đơn bảo hiểm, biểu phớ, hồ sơ thụng tin về khỏch hàng, phớ của nhà tỏi bảo hiểm đứng đầu sẽ được cấp cú thẩm quyền xem xột để đưa ra mức phớ phự hợp.
Tuỳ từng trường hợp, trước khi trỡnh lónh đạo kớ duyệt, nếu cần cú thể xin thờm ý kiến cỏc phũng, bộ phận liờn quan. Tối đa 3 ngày làm việc, cỏc đơn vị, cỏ nhõn được lấy ý kiến phải trả lời / cú ý kiến tham gia.
Bước 5: Gửi bản chào phớ bảo hiểm và chấp nhận bảo hiểm.
Tuỳ từng dịch vụ mà tiến hành cho phự hợp như đú là dịch vụ mới hay là dịch vụ tỏi tục. Trong quỏ trỡnh khai thỏc cú thể cấp giấy chứng nhận bảo hiểm tạm thời.
Bước 6: Cấp giấy chứng nhận/ hợp đồng bảo hiểm.
Trường hợp khỏch hàng chấp nhận bản chào phớ, khai thỏc viờn tiến hành cấp đơn bảo hiểm/ hợp đồng bảo hiểm. Tuy nhiờn, cần phải tuõn thủ một số yờu cầu sau:
- Khai thỏc viờn tiến hành nhập số liệu, lấy đơn vào hệ thống quản lý đơn bảo hiểm/ hợp đồng bảo hiểm theo đỳng trỡnh tự và thủ tục yờu cầu.
- Đơn bảo hiểm/hợp đồng bảo hiểm phải phản ỏnh đỳng nội dung đó thoả thuận với khỏch hàng trong bản chào phớ hoặc thoả thuận khỏc, được cấp phỏt kịp thời cho khỏch hàng.
Bước 7: Theo dừi thu phớ bảo hiểm, tiếp nhận giải quyết sửa đổi bổ sung.
Nếu sau khi đó cấp phỏt hợp đồng cho khỏch hàng mà phỏt hiện sai sút cần chỉnh sửa hoặc khỏch hàng cú những thay đổi hợp lý, cần tiến hành sửa đổi bổ sung hợp đồng bảo hiểm.Trường hợp cú quỏ nhiều sai sút, khụng thể sửa bằng sửa đổi bổ sung thỡ khai thỏc viờn cần thu lại giấy chứng nhận bảo hiểm gốc, trờn cơ sở đú làm tờ trỡnh và cấp lại giấy chứng nhận/ hợp đồng bảo hiểm cho khỏch hàng.
Bờn bảo hiểm đề nghị khỏch hàng thanh toỏn phớ bảo hiểm ngay sau khi khỏch hàng nhận hợp đồng và chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày cấp hợp đồng bảo hiểm, trừ khi cú thỏa thuận khỏc.
Phớ bảo hiểm cú thể được trả bằng hỡnh thức: thu tiền mặt hoặc sộc; chuyển khoản, đối trừ (nếu cú).
Trường hợp cú thỏa thuận cho phộp khỏch hàng trả phớ thành nhiều kỳ, phải ghi rừ thỏa thuận này trong hợp đồng bảo hiểm và tuõn thủ cỏc quy định liờn quan khỏc của cụng ty về thu phớ nhiều kỳ.
Đối với khỏch hàng chậm trả phớ hoặc cú thỏa thuận khỏc về vấn đề thu phớ, cần cú bản xỏc nhận nợ và yờu cần khỏch hàng ký nhận để đảm bảo cỏc bước tiếp theo trong việc nhắc ghi nợ phớ khỏch hàng. Trường hợp khỏch hàng khụng chấp nhận nợ phải bỏo ngay cho lónh đạo đơn vị để cú hướng xõy dựng xõy dựng xử lý.