- Chủ động trong sản xuất kinh doanh như ký hợp đồng kinh tế với các khách hàng trong và ngoài nước, liên doanh hợp tác đầu tư , chuyển giao công nghệ.
GIÁM ĐỐC CV TƯ VẤN
CV TƯ VẤN PHÓ.GĐ KINH DOANH KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ.GĐ KỸ THUẬT QĐSX VĂN THƯ KẾ TOÁN TỔNG HỢP SX SƠN NƯỚC SX SƠN DẦU TP.KINH DOANH VẬTKT TƯ THỦ QUỸ KT CÔNG NỢ KT T.TOÁN KHO T.THỊ-BÁN HÀNG K.TOÁN BÁN HÀNG
- Tất cả các bộ phận đều phải lập sổ nhật ký công việc , ghi chép lại nội dung chính về công việc của bộ phận và nhân viên phải thực hiện
- Phụ trách bộ phận phải lập bảng “lịch công tác” trong tuần của các thành viên trong bộ phận để theo dõi, quản lý công việc và nhân sự của bộ phận qua bảng chấm công , thời gian làm việc , nghỉ vắng thực hiện theo đúng nội quy lao động đã đề ra của Công ty.
- Các yêu cầu về công việc của các bộ phận phải được báo cáo kịp thời, đúng hạn trình lên lãnh đạo.(theo các biểu mẫu báo cáo).
♦ 4.3.Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận phòng ban
* Giám đốc công ty
- Là người quản lý , điều hành chung toàn bộ về tổ chức nhân sự , hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.
- Là người ấn định các chiến lược phát triển của công ty dựa trên các yếu tố bên ngoài và bên trong của công ty.
- Ấn định các chỉ tiêu kế hoạch và định hướng phát triển.
- Thiết lập cơ cấu tổng thể của công ty, quyết định mở rộng , đầu tư quy mô sản xuất kinh doanh.
- Là người đại diện pháp lí của công ty giao dịch với bên ngoài và ký các văn bản giao dịch.
*
Phó giám đốc kỹ thuật
- Giúp giám đốc trong việc bảo đảm thiết bị sản xuất vận hành liên tục , an toàn đáp ứng các yêu cầu trong quá trình sản xuất.
- Quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với điều kiện của công ty.
- Lập kế hoạch , tiến độ mua nguyên liệu, vật tư hàng tháng qua cân đối vật tư tồn kho và kế hoạch sản xuất.
- Quản lý bộ phận sản xuất và KCS, hướng mục tiêu hoạt động vào ổn định kiểm soát được chất lượng sản phẩm xuất xưởng.
- Xây dựng các thông số kỹ thuật sản phẩm.
-Xây dựng tiêu chuẩn chất lượng các sản phẩm , đăng ký chất lượng theo quy định của Nhà Nước.
- Quản lý các tài liệu, máy móc thiết bị phòng thí nghiệm.
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh thực hiện công tác giám sát thi công và bảo hành kỹ thuật thông qua trao đổi thống nhất phương án thực hiện.
* Phó giám đốc kinh doanh
- Chịu trách nhiệm nghiêm cứu và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm thông qua các hoạt động như tiếp thị , bán hàng, mở rộng các cửa hàng bán lẻ và giới thiệu các sản phẩm của công ty.
- Lập phương án , kế hoạch chiến lược phát triển kinh doanh phù hợp với từng thời kỳ nhằm đạt mục tiêu của công ty.
- Xây dựng hệ thống, quy chế quản lý kinh doanh đảm bảo chặt chẽ, đầy đủ , báo cáo kịp thời về các số liệu kinh doanh cho Giám Đốc.
- Xây dựng giá thành kế hoạch, giá bán sản phẩm phù hợp theo từng giao đoạn.
- Giải quyết các khiếu nại của khách hàng (theo yêu cầu của trưởng BPKD). - Theo dõi bộ phận kinh doanh hoạt động theo mục tiêu cgung của công ty đề ra.
- Thống kê, đánh giá sự thỏa mãn nhu cầu của khách hàng định kỳ. Đề ra biện pháp giải quyết.
* Trưởng bộ phận kinh doanh
- Phụ trách bộ phận quản lý nhân sự và điều phối hoạt động trong bộ phận phù hợp tình hình cụ thể về :
+ Tiếp thị + Bán hàng + Giao hàng
+ Giám sát thi công và bảo hành kỹ thuật.
- Quản lý các chứng từ, hồ sơ liên quan đến kinh doanh bán hàng, chịu trách nhiệm về tư cách pháp nhân, tài chính của khách hàng trong giao dịch.
- Đề xuất các phương án kinh doanh, bán hàng của công ty cho từng tháng , từng thời kỳ nhất định phù hợp với kế hoạch sản xuất, kinh doanh hàng năm theo mục tiêu của công ty đề ra.
+ Phát triển doanh số
+ Thu hồi công nợ sau bán hàng
+ Báo cáo kịp thời các số liệu kinh doanh theo quy định của công ty (theo biểu mẫu).
* Bộ phận kho
- Quản lý các sản phẩm, nguyên vật liệu tồn kho có hệ thống (thông qua các chứng từ xuất nhập , thẻ kho).
- Sắp xếp , bố trí kho bãi hợp lý, phù hợp với điều kiện kho bãi của công ty. - Báo cáo kịp thời các nguyên vệt liệu tồn kho (đề xuất mua, thông qua định mức tồn kho), tránh ảnh hưởng đến việc sản xuất.
- Hàng xuất nhập khẩu phải kiểm tra và có đủ chứng từ hợp lệ.
* Bộ phận văn thư
- Soạn thảo các văn bản , công văn theo yêu cầu của ban giám đốc Công ty. - Quản lý các con dấu, thiết bị văn phòng, hồ sơ tài liệu của Công ty.
- Tiếp nhận, gửi các công văn đến , đi vào sổ quản lý công việc.
- Quản lý các văn bản nội bộ , tài liệu khoa học kỹ thuật như quyết định, thông báo, giấy chứng nhận đăng ký chất lượng vv… vào sổ đăng ký như quản lý công việc đi và đến.
- Theo dõi các hợp đồng lao động nhân viên của Công ty.
* Kế toán trưởng
- Phản ánh, kiểm tra, phân tích và giám sát mọi hoạt động liên quan đến lĩnh vực kế toán, tài chính.
- Cập nhật các số liệu xuất nhập nguyên liệu , sản phẩm , thu chi hàng ngày của công ty, lập bảng tổng hợp hàng tháng, quý, năm theo mẫu quy định của Công ty.
- Lập và quản lý các chứng từ , hồ sơ thuộc nghiệp vụ kế toán tài chính của công ty theo quy định hiện hành của luật pháp Nhà Nước.
- Lập kế hoạch thu chi hàng tháng, đảm bảo cân đối tài chính cho hoạt động của Công ty.
- Có quyền yêu cầu các bộ phận khác cung cấp các số liệu , chứng từ hợp lệ thuộc phạm vi kế toán tài chính.
- Theo dõi và đối chiếu công nợ của khách hàng, triển khai thu hồi và thanh toán đúng thời hạn trên hợp đồng ( BPKD phối hợp thực hiện).
- Có quyền góp ý với Giám Đốc về khoản thu-chi không đúng quy định Nhà Nước ban hành , cũng như đề xuất các biện pháp sử dụng vốn hiệu quả nhất.
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh giải quyết, xử lý công nợ quá hạn của công ty với các đối tác khác trên cơ sở các bảng tổng kết hàng tháng thông qua trao đổi thống nhất cách giải quyết cụ thể.
- Phối hợp với Phó Giám Đốc kỹ thuật công ty kiểm tra, giám sát các kho của Công ty (đề xuất thời gian các thức thực hiện với Phó Giám Đốc).
- Đối chiếu chứng từ với thẻ kho
- Đối chiếu chứng từ với thực tế trong kho. ♦ 4.4.Các sản phẩm và thị trường tiêu thụ
Công ty đã nghiên cứu phát triển nhiều sản phẩm đạt chất lượng cao, mẫu mã đẹp được thị trường ưa chuộng. Sản phẩm của Công ty chủ yếu dành cho sơn tàu biển với trên 20 mặt hàng, mỗi mặt hàng có hàng trăm kiểu màu.
Trong năm 2006-2007 , Công ty đã đưa ra nhiều sản phẩm mới, trong đó có nhiều sản phẩm lần đầu tiên có mặt tại Việt Nam như : sơn chống ô nhiễm, sơn chống cháy, sơn chống nhiệt…
Công ty đang đầu tư cho chiến lược đẩy mạnh mặt hàng sơn và định hướng phát triển sẽ trở thành Công ty sơn hàng đầu của cả nước.
Công ty phát triển mặt hàng qua thị trường như Đông Âu,…
Về thị trường tiêu thụ thì Ban lãnh đạo nhận định rằng : lấy thị trường trong nước làm nền tảng và thị trường nước ngoài làm thị trường mở rộng. Do mới bắt đầu tìm hiểu nên số lượng xuất khẩu chưa nhiều mà hiện chủ yếu sản xuất và bán cho thị trường trong nước, và nhất là ở khu vực miền Nam, tiếp tục đầu tư phát triển thị trường miền Bắc và khai thác thị trường ở miền Trung.
♦ 4.5.Định hướng phát triển Công ty
Công ty muốn trở thành đơn vị dẫn đầu về sản phẩm sơn cao cấp.Công ty mong muốn đáp ứng cho khách hàng các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao nhất , nhằm thỏa mãn nhu cầu liên tục của khách hàng, thể hiện qua các chính sách:
- Lấy thị trường khách hàng làm xuất phát điểm và mục tiêu cho mọi hoạt động của Công ty.
- Luôn nổ lực thỏa mãn nhu cầu khách hàng của mình một cách tốt nhất so với các đối thủ cạnh tranh.
- Liên tục tìm hiểu sự tuyệt hảo để thế hệ tương lai cùng nhìn nhận và tin cậy sản phẩm của Công ty Ngựa Vằn.
- Chất lượng và uy tín sản phẩm là một di sản mà Công ty đã tích lũy được và phải bồi đắp thêm từng ngày từng giờ.
- Vững vàng và phát triển thị trường bằng việc đầu tư không ngừng cho việc nghiên cứu phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm .Giữ vững chỗ đứng hàng đầu của các sản phẩm chiến lược.Tăng cường sản xuất các sản phẩm có chất lượng cao , phong phú đa dạng thay thế hàng ngoại nhập.
- Luôn tìm hiểu và chia sẻ quan hệ mật thiết với mọi khách hàng và những người hợp tác.
- Đầu tư và phát triển chiều sâu lẫn chiều rộng của sản phẩm . Thường xuyên tập trung tiếp nhận , chuyển giao các công nghệ tiên tiến của nước ngoài gắn chặt với tiến trình nhập khẩu những máy móc thiết bị hiện đại.
- Hợp tác với các hãng , các trung tâm trang trí trong nước và ngoài nước để thiết kế các loại sơn mới phù hợp với trang trí đa dạng ngày nay và đi xa hơn nữa, sẽ định hướng cho người tiêu dùng về trang trí cho phù hợp với túi tiền người dân.
- Vẫn tiếp tục giữ vị thế đi đầu về sản phẩm sơn và là Công ty Ngựa Vằn hàng đầu của cả nước.
5.Tổ chức bộ máy kế toán
♦ 5.1.Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty