I. Khái quát chung về hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức của Bu điện thành phố Hà Nộ
3. Đặc điểm tổ chức kế toán của BĐHN
Do đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của BĐHN gồm các phòng ban chức năng chuyên môn giúp việc cho Giám đốc BĐHN và hệ thống 14 đơn vị sản xuất trực thuộc, 02 đơn vị sự nghiệp nằm dới sự quản lý chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc BĐHN; mặt khác, do đặc thù của quá trình tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm dịch vụ bu chính viễn thông mà bộ máy kế toán của BĐHN đợc tổ chức theo mô hình nửa tập trung, nửa phân tán.
- Phòng TC-KTTK BĐHN có chức năng nhiệm vụ giúp Giám đốc BĐHN quản lý điều hành lĩnh vực tài chính kế toán thống kê. Phòng TC-KTTK có 24 ngời, trong đó trình độ đại học là 23 ngời - Phân công lao động nh sau:
+ 01 Trởng phòng phụ trách kinh doanh; các vấn đề về tài chính liên quan đến hợp đồng hợp tác kinh doanh BCC và điều hành chung,
+ 01 Phó phòng phụ trách chế độ - tổng hợp; các vấn đề về tài chính liên quan đến đối tác là các doanh nghiệp ngoài BĐHN,
+ 01 Phó phòng phụ trách XDCB, + 01 thủ quỹ tiền mặt, tem,
+ 04 kế toán tổng hợp - chế độ, đồng thời quản lý và theo dõi công tác tài chính kế toán của Công ty Bu chính - PHBC; Bu điện Huyện Thanh Trì, Trung tâm NGĐT&NTV (mỗi ngời theo dõi một đơn vị),
+ 01 ngời làm kế toán thu chi ngoại tệ; Dịch vụ tiết kiệm Bu điện; theo dõi công tác tài chính kế toán của Công ty Dịch vụ vật t,
+ 01 ngời làm kế toán tiền lơng, BHXH, KPCĐ; theo dõi tình hình xuất nhập kho tem; theo dõi công tác tài chính kế toán của Công ty Viễn thông,
+ 01 ngời làm kế toán theo dõi thu chi qua ngân hàng; giải quyết các vấn đề liên quan đến các khoản nợ phải thu khó đòi; theo dõi công tác tài chính kế toán của Trung tâm Dịch vụ khách hàng,
+ 02 ngời làm các vấn đề về tài chính liên quan đến Hợp đồng hợp tác kinh doanh BCC, đồng thời quản lý và theo dõi công tác tài chính kế toán của Ban BCC; Trung tâm Chuyển phát nhanh,
+ 02 Kế toán TSCĐ và công cụ lao động, đồng thời quản lý và theo dõi công tác tài chính kế toán của Bu điện Huyện Sóc Sơn,
+ 01 kế toán thuế và thống kê sản lợng doanh thu; quản lý và theo dõi công tác tài chính kế toán của Bu điện Huyện Từ Liêm,
+ 06 kế toán XDCB, đồng thời quản lý và theo dõi công tác tài chính kế toán của Công ty Điện thoại; Bu điện Huyện Đông Anh; Bu điện Huyện Gia Lâm; Công ty Thiết kế; Trung tâm Tin học; 02 Ban quản lý (mỗi ngời theo dõi một đơn vị),
+ 01 kỹ s tin học quản trị mạng máy tính phục vụ công tác tài chính kế toán thống kê.
- Tại các đơn vị trực thuộc BĐHN đều có phòng tài chính kế toán (hoặc bộ phận kế toán) độc lập với đầy đủ chức năng, thực hiện chế độ quản lý tài chính và hạch toán phụ thuộc BĐHN, cụ thể:
+ Về quản lý tài chính: căn cứ vào các văn bản quy định của Nhà nớc và của Tổng Công ty, BĐHN có hệ thống các văn bản hớng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện các quy định trong lĩnh vực quản lý tài chính.
+ Về tổ chức hạch toán: các đơn vị thực hiện theo hình thức chứng từ ghi sổ; số liệu thuộc các phần hành kế toán của các đơn vị đợc cập nhật và vận hành thống nhất trên chơng trình bài toán kế toán Bu điện công nghệ Oracle; hệ thống báo cáo kế toán nội bộ quý, năm của các đơn vị kết suất từ chơng trình Bài toán kế toán Bu điện đợc gửi về Phòng TC-KTTK BĐHN; đồng thời, cơ sở số liệu để
lập báo cáo của các đơn vị cũng đợc truyền về Phòng TC-KTTK BĐHN để tổng hợp báo cáo tài chính quý, năm của toàn BĐHN; toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh đợc lu trữ tại các đơn vị.
- Về chứng từ kế toán, tại BĐHN hiện đang sử dụng các loại hoá đơn bán hàng đặc thù đã đợc Bộ Tài chính chấp thuận nh sau:
+ Hoá đơn GTGT dịch vụ Viễn thông - VT01 loại 02 liên và 03 liên; + Hoá đơn GTGT dịch vụ Bu chính - BC01 loại 02 liên và 03 liên;
+ Hoá đơn GTGT dịch vụ Bu chính - Viễn thông - BĐ01 loại 02 liên và 03 liên;
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - 01/3L và 02/4L.
- Về hệ thống tài khoản kế toán, dựa trên các quy định cụ thể áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ở các đơn vị thành viên và Tổng Công ty ban hành kèm theo Quyết định số 87 QĐ/KTTKTC ngày 09/01/1996 của Tổng Công ty; Danh mục tài khoản kế toán bổ sung cho hoạt động dịch vụ tiết kiệm Bu điện ban hành kèm theo Quyết định số 2283/QĐ-KTTKTC ngày 25/08/1999 của Tổng Công ty, hiện tại hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại BĐHN và các đơn vị trực thuộc BĐHN là hệ thống tài khoản đợc xây dựng thống nhất cho các đơn vị trực thuộc Bu điện HN, có quy định rõ nơi sử dụng (BĐHN, các đơn vị hạch toán riêng, các Ban quản lý và các Bu điện Huyện trực thuộc BĐHN).
Cụ thể, các TK cấp 1 đợc sử dụng theo quy định của Pháp Lệnh thống kê, gồm 79 TK cấp I, đợc chi tiết thành các TK cấp II , cấp III, cấp IV. TK cấp II là TK gồm 4 chữ số, dùng để phân loại TK chi tiết cho loại I. Tại BĐHN, TK cấp III và cấp IV đợc sử dụng để phân loại chi tiết đến từng đơn vị, ( nhất là TK cấp IV).
Các TK đợc sử dụng chi tiết nhất là các TK:
- 154: Chi phí SXKD dở dang
Đợc chi tiết thành 4 TK cấp II, và từ đó chi tiết tiếp thành 28 TK cấp III và 83 TK cấp IV.
- TK 136: Phải thu nội bộ: Đợc chi tiết thành 4 TK cấp II và từ đó chi tiết tiếp thành 15 TK cấp III và 72 TK cấp IV.
- TK 336: Phải trả nội bộ, đợc chi tiết thành 4 TK cấp II, từ đó tiếp tục đ- ợc chi tiết thành 13 TK cấp III và 74 TK cấp IV.
- TK 627: Chi phí sản xuất chung, đợc chi tiết thành 6 TK cấp II, và từ đó tiếp tục chi tiết thành 21 TK cấp IV.
- TK 641: Chi phí bán hàng: đợc chi tiết thành 6 TK cấp II và từ đó tiếp tục đợc chi tiết thành 18 TK cấp IV.
- TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp: đợc chi tiết thành 8 TK cấp II và từ đó tiếp tục đợc chi tiết thành 18 TK cấp IV