TNHH Cát Lâm:
Công ty TNHH Cát Lâm là một doanh nghiệp t nhân, tuy mới tham gia hoạt động trên thị trờng máy phát điện cha đợc bao lâu, nhng cũng đã tham gia và thành công rất nhiều cuộc đấu thầu. Sở dĩ có đợc kết quả nh vậy là bởi công ty luôn coi trọng công tác đấu thầu bao gồm mua hồ sơ, lập hồ sơ, nộp hồ sơ và ký kết hợp đồng.
1. Công tác mua hồ sơ dự thầu:
Sự phát triển của kinh tế thị trờng gắn liền với quy luật cạnh tranh ngày càng gay gắt. có nghĩa là cạnh tranh vừa là động lực thuc đẩy sự phát triển vừa là con đờng dẫn đến sự diệt vong của các đơn vị yếu kém, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh th ơng mại và dịch vụ. Vì vậy, cần đòi hỏi ở mỗi công ty tính nhạy bén và khả năng áp dụng những biện pháp kinh doanh mới.
Nắm bắt đợc tình hình đó ban lãnh đạo công ty cát lâm đã rất coi trọng đội ngũ cán bộ kinh doanh, những ng ời trực tiếp tiếp xúc với khách hàng nên có thể đợc coi là bộ mặt của công ty. Tr ớc khi có hoạt động đấu thầu, cán bộ kinh doanh của công ty thờng rất trú trọng đến việc thu thập thông tin có liên quan đến các dự án, tìm hiểu xem những đơn vị thuộc ngành nào đang chuẩn bị có kế hoạch mua máy phát điện. Để từ đó thờng xuyên liên hệ, đồng thời gửi tới đơn vị đó bản năng lực công ty. Đây là nhân tố rất quan trọng ảnh h -
ởng lớn đến khả năng thắng thầu của công ty sau này. Khi có thông báo mời thầu công ty sẽ cử cán bộ đến tận nơi để mua hồ sơ thầu, nếu không có điều kiện đến tận nơi công ty có thể mua thông qua đ - ờng bu điện. Giá của một bộ hồ sơ thờng từ 100.000 đồng đến 500.000 đồng. Tất cả những chi phí có liên quan đến công tác mua hồ sơ thầu thờng đợc tính vào phí công tác của cán bộ và sẽ đ ợc công ty thanh toán sau khi làm giấy thanh toán.
2. Công tác lập hồ sơ dự thầu, nộp hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng. đồng.
Song song với việc mua hồ sơ dự thầu, công ty đồng thời tiến hành nghiên cứu thu thập những thông tin liên quan đến dự án nh : - Chủ đầu t, chủ quản đầu t, ban quản lý dự án nhằm xác định mức độ thuận lợi trong đấu thầu cũng nh tiến hành lắp đặt, kể cả về kỹ thuật và tài chính.
- Nguồn vốn và quy mô dự án. Điều này là rất cần thiết đối với công ty khi tham gia bỏ thầu dự án. Nó có liên quan đến mức giá, đến loại thiết bị mà công ty sẽ bỏ thầu…
Tất cả đều nhằm phục vụ cho việc khai thác thế mạnh của công ty hơn so với các đối thủ khác cùng tham gia đấu thầu, tăng khả năng thắng thầu của công ty.
2.1 Lập hồ sơ dự thầu.
Sau khi mua đợc hồ sơ dự thầu, công ty sẽ xem xét các điều kiện của gói thầu đợc nói rõ trong nội dung của hồ sơ thầu. Có thể gồm: Khả năng công ty, hồ sơ kỹ thuật, khả năng tài chính, catalogue, các chứng chỉ liên quan, bảo đảm về pháp lý, điều kiện thanh toán, bảo hành, biện pháp thi công, tiến độ thi công, có thể kèm theo danh
sách một số khách hàng Nói chung là phải bảo đảm đầy đủ. Thông… thờng để hoàn thành một bộ hồ sơ dự thầu vấn đề đầu tiên và quan trọng là nghiên cứu kĩ hồ sơ mời thầu để có những quyết định đúng đắn khi lập hồ sơ mời thầu.
Hồ sơ dự thầu thể hiện năng lực của nhà thầu đối với bên mời thầu và là căn cứ để bên mời thầu xem xét đánh giá lựa chọn nhà thầu. Hồ sơ dự thầu đòi hỏi kiến thức, năng lực, công sức và thời gian rất nhiều, nói chung là cả chi phí về vật chất và chi phí về tinh thần. Ngoài những chi phí cần phải bỏ ra khi tham gia đấu thầu, các đơn vị tham gia đấu thầu có thể còn gặp phải những rủi ro trong đấu thầu. Do vậy khi lập hồ sơ thầu, ban lãnh đạo công ty th ờng phân tích rất kĩ những rủi ro có thể gặp phải đồng thời tìm ra giải pháp để khắc phục nó. Mặc dù trong điều lệ quản lý đầu t ban hành kèm theo nghị đinh 52/NĐ-CP tại điều 27 nội dung thẩm định dự án đầu t có đề cập: các rủi ro của dự án có thể xảy ra. Nh ng vẫn cha có một định chế quản lý nào cho việc quản lý rủi ro của dự án …
2.2 Nộp hồ sơ dự thầu
Hồ sơ dự thầu sau khi lập xong sẽ đợc gửi đến hội đồng xét thầu đúng thời gian quy định. Tr ớc hết là nhằm bảo đảm hợp lệ về mặt thời gian. Hồ sơ có thể đợc gửi trực tiếp hoặc gián tiếp qua đờng bu điện.
2.3 Thời gian đánh giá
Thời gian và thời điểm mở thầu đợc ghi rõ trong hồ sơ dự thầu, bên biên bản sẽ mở thầu công khai tr ớc sự chứng kiến của các bên tham gia dự thầu, đồng thời có kèm theo cả biên bản ghi mở thầu. Sau khi mở thầu xong bên mời thầu sẽ tiến hành nghiên cứu chi tiết từng bộ hồ sơ và xếp hạng các nhà thầu đã đợc mở căn cứ theo yêu
cầu của hồ sơ mời thầu hoặc các tiêu chuẩn đánh giá đ ợc ngời có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt. Sau khi công tác đánh giá và xếp hạng hoàn tất, đơn vị trúng thầu sẽ đ ợc thông báo để chuẩn bị ký kết hợp đồng và thực hiện các b ớc công việc tiếp theo.
2.4 Ký kết hợp đồng
Khi có thông báo trúng thầu của chủ đầu t, đại diện của công ty cát lâm sẽ cung với chủ đầu t ký kết hợp đồng kinh tế. Nội dung của hợp đồng sẽ phản ánh đúng và đầy đủ những cam kết giữa hai bên trong quá trình đấu thầu.
Nội dung bao gồm:
+ Các tài liệu kèm theo (là một phần) của hợp đồng kinh tế. + Đối tợng của hợp đồng
+ Yêu cầu về số lợng, chất lợng, chủng loại, của thiết bị + Biên bản nghiêm thu
+ Phơng thức và điều kiện thanh toán + Bảo hành thiết bị
Noài ra, nội dung của hợp đồng còn có điều khoản trách nhiệm và cam kết của bên ký nhận hợp đồng, biện pháp bảo đảm ký nhận hợp đồng, phạm vi hợp đồng, xử lý hợp đồng, những bổ sung, điều chỉnh hợp đồng, huỷ bỏ hợp đồng, cam kết của chủ đầu t . Mọi thay đổi hay bổ sung đều phải đợc sự đồng ý của cả hai bên, bên nào vi phạm sẽ bị xử lý theo pháp luật và theo những điều khoản trong hợp đồng, đồng thời chịu trách nhiệm hoàn toàn trớc những thiệt hại đã gây ra cho bên kia.