2. THỰC TRẠNG VỀ ĐIỀU KIỆN KINH DOANH CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY DỊCH VỤ DU LỊCH BẾN THÀNH TẠI HÀ NỘ
2.1. Cơ cấu tổ chức và quản lí trong Chi nhánh.
Bộ máy của Chi nhánh được thành lập theo nguyên tắc gọn nhẹ và hiệu quả đáp ứng nhiệm vụ hoạt động thực tế của mình.
Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức Chi nhánh Công ty dịch vụ du lịch Bến Thành tại Hà Nội Ngày 2/5/1994, Giám đốc Công ty đã cho ban hành quy chế hoạt động Chi nhánh, Kế toán trưởng Chi nhánh do Tổng Công ty bổ nhiệm. Hiện tại, toàn bộ Chi nhánh gồm 28 người:
(1) Giám đốc Chi nhánh: Là người lãnh đạo cao nhất của Chi nhánh,
đảm bảo thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của Chi nhánh; chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về toàn bộ hoạt động của Chi nhánh. Giám đốc Chi nhánh có nhiệm vụ lập báo cáo hàng thánh, hàng quý, hàng năm và lập kế hoạch hoạt động của Chi nhánh trình giám đốc công ty. Giám đốc Chi nhánh có quyền tuyển lựa, sa thải nhân viên dưới quyền có sự chấp nhận của Giám đốc Công ty. Giám đốc Phó Giám đốc Phòng Ibound PHÒNG OUTBOUND VÀ NỘI ĐỊA Phòng kế toán PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG VÉ MÁY BAY TỔ OUT- BOUND Tổ nội địa PHÁT TRIỂN THỊ TRƯỜN G Tổ xe Công đo nà Lễ tân Đảng TẠP VỤ
(2) Phó Giám đốc Chi nhánh: Là người chịu sự chỉ đạo trực tiếp của
Giám đốc Chi nhánh và trực tiếp quản lí, Điều hành hoạt động của các bộ phận trong Chi nhánh. Phó giám đốc là người kí kết các hợp đồng kinh tế với các đối tác (các khách sạn, nhà hàng…) trên thị trường, tham mưu cho Giám đốc Chi nhánh về các hoạt động chung của Chi nhánh.
(3) Phòng hành chính: Nhân viên có nhiệm vụ quản lí hành chính, lưu
giữ các văn bản, giấy tờ liên quan đến hoạt động của Chi nhánh.
(4) Phòng kế toán: Bộ phận này có trách nhiệm lập báo cáo định kì về
hiệu quả kinh doanh trình Giám đốc Công ty và báo cáo phòng kế toán – Tài vụ của Công ty. Kế toán thực hiện chức năng hạch toán lãi lỗ, hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh, chi trả lương cho nhân viên, hạch toán thuế đống góp, tách bạch các chi phí giữa trung tâm và Chi nhánh. Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm về mặt tài chính của Chi nhánh, có nhiệm vụ thu, chi tiềm mặt cũng như các phương tiện thanh toán khác của Chi nhánh.
(5) Phòng Inbound: Bộ phận này có nhiệm vụ xây dựng và tổ chức thực
hiện các chương trình du lịch trọn gói hoặc không trọn gói vào Việt Nam. Vì Chi nhánh không có bộ phận hướng dẫn nên hướng dẫn viên thuộc bộ phận này có riêng cũng như bộ phận Outbound và nội địa.
(6) Phòng Outbound và nội địa: Bộ phận này có nhiệm vụ xây dựng và
tổ chức thực hiện các chương trình du lịch trọn gói ra nước ngoài và nội địa. Nhân viên phụ trách có trách nhiệm làm dịch vụ Visa xuất nhập cảnh, thông tin tư vấn cho khách, gửi bưu phẩm hộ khách…
(7) Phòng bán vé máy bay: Nhân viên có nhiệm vụ nhận, lưu giữ thông
tin, xử lý về việc đặt và mua bán vé máy bay cho các đoàn khách của Chi nhánh cũng như thực hiện các dịch vụ thương mại khác mà Công ty đang kinh doanh.
Cơ cấu quản lí, lao động
Trong Chi nhánh thì Giám đốc Chi nhánh quy định chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận. Tuy nhiên vì mô hình của Chi nhánh nhỏ nên cơ cấu quản lí đơn giản và hoạt động theo cơ chế tập trung. Chi nhánh chịu sự quản lí trực tiếp của Giám đốc Công ty, do vậy hoạt động của Chi nhánh luôn theo đường lối, chiến lược chung của Tổng công ty và cũng có mục tiêu riêng trong hoạt động kinh doanh trên thị trường.
Công tác Đảng và đoàn thể (Công đoàn và Đoàn thanh niên) luôn được ban lãnh đạo Chi nhánh quan tâm đẻ phát huy tính đoàn kết nội bộ, đoàn kết nhất trí trong công tác chie đạo kinh doanh của đơn vị và trong quá trình xây dựng, phát triển Chi nhánh.
Cơ cấu lao động:
Nhân viên chính thức có 28 người (11 nam, 17 nữ) với độ tuổi trung bình là 30 tuổi và đang có xu hướng tuyển thêm nhân viên vừa để tăng quy mô hoạt động và tăng hiệu suất lao động vừa trẻ dần hoá đội ngũ nhân viên. Nhân viên của Chi nhánh đều đã tốt nghiệp đại học (hệ chính quy) nhưng chỉ một số ít được đào tạo chuyên nghành du lịch(5 người). Còn lại hầu hết cán bộ nhân viên đều tích luỹ kinh nghiệm từ thực tế cộng với lòng yêu nghề, sự ham hiểu biết cùng với quá trình học tập bổ sung để ngày càng hoàn thiện kiến thức du lịch. Kiến thức về ngoại ngữ, tin học của nhân viên tại Chi nhánh đang dần được nâng cao để đáp ứng sự phát triển và hội nhập của hệ thống thông tin cũng như yêu cầu trong hoạt động kinh doanh lữ hành .
Cơ cấu quản lí tài chính- kế toán.
Chi nhánh du lịch Bến Thành là một đơn vị hạch toán độc lập với Công ty và luôn hạch toán theo phương thức báo sổ. Phương thức này có thể giúp Công ty kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động của Chi nhánh. Bên cạnh đó, tiền lương cho nhân viên được tính theo hiệu quả kinh doanh của Chi nhánh, theo quy định thì quỹ lương của Chi nhánh được tính theo lợi nhuận mà Chi nhánh thu về từ quá trình tiêu thụ các sản phẩm của mình.