3. Tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty
3.1 Về đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có đầy đủ t cách pháp nhân theo luật định, thực hiện chế độ hạch toán kế toán thống kê theo quy định chung của Nhà nớc và Bộ Thơng Mạị Đợc mở tài khoản tại ngân hàng trong và ngoài nớc (cả tài khoản tiền ngoại tệ và tiền Việt Nam) nh: Vietcombank, ANZ bank, ngân hàng Pháp thuận tiện cho hoạt động của công… tỵ Công ty hạch toán kế toán theo mô hình nửa tập trung, nửa phân tán, các đơn vị trực thuộc công ty thực hiện hạch toán độc lập và hàng quý gửi các báo cáo theo mẫu của bộ tài chính về phòng kế toán của công tỵ Riêng văn phòng đại diện Thành phố Hồ Chí Minh hạch toán nh một phòng kinh doanh của công ty (hạch toán phụ thuộc) đợc giám đốc công ty uỷ quyền cho trởng văn phòng đại diện ký hợp đồng kinh tế, lập chứng từ thu chi và lập bảng kê hàng tháng báo cáo về công ty, trên cơ sở các chứng từ và bảng kê kế toán công ty hạch toán và vào sổ.
Định kỳ kế toán trởng kiểm tra kế toán các đơn vị phụ thuộc và kế toán văn phòng đại diện của công tỵ
Việc tổ chức bộ máy kế toán là nội dung quan trọng đầu tiên của tổ chức công tác kế toán. Xuất phát từ tính chất, quy mô, đặc điểm của Doanh nghiệp, trình độ của đội ngũ kế toán, điều kiện cơ sở vật chất của công ty để lựa chọn mô hình bộ máy kế toán hợp lý.
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty gồm 11 ngời:
- Kế toán trởng: Phụ trách công tác kế toán và tài chính chung cho toàn công tỵ Phân tích và đánh giá thuyết minh báo cáo quyết toán của công ty, trình giám đốc và gửi bộ tài chính, các ngành có liên quan.
- Hai phó phòng kế toán phụ trách theo dõi thanh toán, quyết toán định kỳ các hoạt động của công tỵ Đợc kế toán trởng giao nhiệm vụ phụ trách về việc lập kế hoạch tài chính, quản lý điều hành hoạt động kế toán của công tỵ
- Kế toán tổng hợp: Làm nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ các sổ và báo cáo của các chi nhánh, các đơn vị gửi về để đa vào các báo cáo quyết toán chung của toàn công tỵ
- Kế toán quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi và lập báo cáo về tài chính thu chi tiền mặt, tình hình tăng giảm số d tiền gửi ngoại tệ.
- Kế toán chi phí: Theo dõi, tổng hợp và phân bổ chi phí chung cho công ty, theo dõi từng khoảng mục chi tiết của từng phòng kinh doanh.
- Kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội: Làm nhiệm vụ quản lý, theo dõi, phân phối tiền lơng và BHXH hàng tháng, quý hàng năm cho cán bộ công nhân viên.
- Kế toán công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu: Chịu trách nhiệm theo dõi chi tiết việc nhập và phân phối nguyên vật liệu, xuất sử dụng công cụ dụng cụ.
- Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định hàng quý, hàng năm và lập báo cáo về tình hình tăng giảm TSCĐ của công tỵ
- Kế toán công nợ và thanh toán đối ngoại: Chịu trách nhiệu theo dõi tình hình công nợ và thanh toán công nợ, cũng nh thanh toán đối ngoại của công ty với khách hàng nớc ngoàị
- Kế toán hàng hoá và tiêu thụ: Do đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh mặt hàng thủ công mỹ nghệ đa dạng và phức tạp nên kế toán hàng hoá đ- ợc phân công trực tiếp cho các cho các cán bộ công tác kế toán tại các phòng kinh doanh nghiệp vụ để có thể nắm bắt nhanh kịp thời các hoạt động kinh tế và nắm bắt đầy đủ, chính xác. Về chuyên môn nghiệp vụ thì họ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trởng.
- Các chi nhánh văn phòng đại diện hàng tháng, quý gửi báo cáo hoặc báo sổ về cho kế toán công ty tổng hợp lập báo cáo quyết toán định kỳ và hàng năm chung cho từng công tỵ
Sơ đồ 2: Mô hình bộ máy kế toán của công ty 3.2 Hình thức kế toán áp dụng: Phạm Thị Thanh Tâm Lớp 34-D540 Kế toán trưởng Kế toán phó Kế toán tiền lư ơng và BKXH Kế toán tiền mặt, tiền gửi Kế toán chi phí Kế toán tổng hợp Kế toán tài sản cố định Kế toán công cụ dụng cụ Kế toán hàng hoá Kế toán
quỹ Kế toán chi nhánh Hải Phòng Kế toán chi nhánh Tp Hồ Chí Mính Kế toán chi nhánh Đà Nẵng
Các chế độ áp dụng kế toán tại công ty, theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ trởng bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán Doanh nghiệp chế độ kế toán đợc áp dụng tại công ty nh sau:
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ và USD ngoài ra còn có thêm một số ngoại tệ khác mà các nớc sử dụng để thanh toán. Ngoại tệ đợc hạch toán theo tỷ giá hạch toán quy định của công ty, tính toán theo tỷ giá thực tế của ngân hàng ngoại thơng Việt Nam.
- Hệ thống tài khoản sử dụng: áp dụng theo chế độ của Bộ Tài Chính ban hành, công ty vận dụng và cụ thể hoá thêm việc hạch toán một số tài khoản kế toán cho phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý, đặc điểm kinh doanh của công tỵ Đồng thời công ty quy định thêm những mã số máy tính cần thiết cho một số tài khoản.
Là đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô lớn, nên công ty quản lý hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và sử dụng hệ thống sổ sách theo hình thức "Nhật Ký Chung". Đặc điểm chung của hình thức kế toán này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ Nhật Ký Chung (ngoài ra còn sổ Nhật ký đặc biệt) theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu để ghi vào sổ cáị
Theo hình thức này, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán tổng hợp, phân loại và ghi vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ nhật ký đặc biệt. Tại các cơ sở sản xuất, kế toán tập hợp lên bảng kê chứng từ gốc, cuối kỳ chuyển lên cho phòng kế toán tại công ty để ghi sổ.
Các chứng từ ở đây là: Hoá đơn mua hàng, hoá đơn GTGT, bảng thanh toán lơng, bảng phân bổ khấu hao, UNC, UNT, Sec, phiếu tạm ứng, vận đơn, hoá đơn Thơng Mại…
Hệ thống sổ chi tiết: Công ty mở sổ chi tiết cho các tài khoản 156, 157, 623, 511, 413, 3388, 111, 112…
Hệ thống sổ tổng hợp: Công ty mở các sổ cái tài khoản 156, 157, 623, 511, 413, 3388 , sổ nhật ký đặc biệt tài khoản 111, 112 là sổ nhật ký chung.…
Căn cứ vào sổ chi tiết, sổ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt tổng hợp lên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. Sau đối chiếu khớp đúng số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết và sổ cái, từ đó lập bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính.
Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán toán theo hình thức nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng
IỊ Thực trạng công tác kế toán nghiệp vụ xuất nhập khẩu ở công ty XNK Thủ Công Mỹ Nghệ
Phạm Thị Thanh Tâm Lớp 34-D542 Chứng từ gốc
Sổ cái tài khoản Sổ nhật ký chung
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Sổ nhật ký đặc biệt
số phát sinh Sổ chi tiết
Xuất khẩu hàng hoá hay dịch vụ là hoạt động bán hàng hoá hay dịch vụ ra nớc ngoài căn cứ vào các hợp đồng kinh tế đã đợc ký kết. Đây là một trong những nghiệp vụ kinh tế quan trọng trong quan hệ kinh tế đối ngoại nhng đồng thời nó cũng là một hoạt động kinh doanh phức tạp, thời gian lu chuyển hàng hoá cho một thơng vụ xuất khẩu là khá dài so với hoạt động kinh doanh trong n- ớc. Việc thanh toán đa dạng, phức tạp, dễ xảy ra tranh chấp, dễ gây thiệt hại nếu không hiểu các thông lệ, chuẩn mực trong thơng mại quốc tế cũng nh các đặc điểm thị trờng và sự biến động của thị trờng đó đối với mặt hàng kinh doanh của đơn vị.
Kế toán hoạt động xuất khẩu ở công ty XNK Thủ Công Mỹ Nghệ đợc xét dới 2 hình thức:
- Xuất khẩu trực tiếp
- Xuất khẩu uỷ thác (Nhận uỷ thác xuất khẩu) Với phơng thức xuất khẩu tự cân đối:
1. Chứng từ sử dụng trong kế toán nghiệp vụ xuất khẩu * Trong khâu tổ chức xuất khẩu hàng hoá :
- Bảng kê chi tiết hàng hoá (Parking list) - Hoá đơn ngoại thơng (Invoice)
- Vận đơn (Bill of lading) - Tờ khai hải quan
- Giấy báo có của ngân hàng
- Hoá đơn thu cớc phí vận tải(Freight Invoice) - Phiếu chi (Nộp thuế xuất khẩu, thuế doanh thu) - Phiếu xuất kho
* Trong khâu uỷ thác xuất khẩu: - Hợp đồng uỷ thác
- Bảng phân tích uỷ thác hàng ngoại tệ xuất khẩu - Hoá đơn ngoại thơng (Invoice)
- Bảng kê khai chi tiết hàng hoá (Packing list) - Giấy báo nợ
- Phiếu chi (Nộp thuế xuất khẩu hộ bên giao uỷ thác, thuế doanh thu trên hoa hồng)
- Phiếu thu
- Biên bản thanh lý hợp đồng uỷ thác xuất khẩu * Trình tự luân chuyển chứng từ
Nguồn hàng để xuất khẩu là nguồn hàng từ các cơ sở sản xuất của công ty (đơn vị trực thuộc), hoặc thu mua từ các đơn vị khác, hoặc có thể là hàng của đơn vị uỷ tài thác xuất khẩu chuyển đến kho của công ty hoặc địa điểm tập kết hàng xuất khẩu, kế toán nhận hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, đồng thời nhập phiếu nhập khọ Khi nguồn hàng đã đủ về số lợng, đảm bảo chất lợng, đến thời hạn giao hàng theo hợp đồng (hay theo L/C), công ty tổ chức quá trình xuất khẩu khi xuất hàng kế toán viết phiếu xuất kho và viết hoá đơn ngoại thơng (INVOICE)
Nếu quá trình xuất khẩu kèm theo hàng uỷ thác xuất khẩu, tiến hành giao nhận hàng uỷ thác xuất khẩu, khi nhận hàng uỷ thác tại kho của công ty, kế toán lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (xuất kho của đơn vị uỷ thác xuất khẩu) và phiếu nhập kho của công tỵ
Các chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức xuất khẩu hàng hoá, chi phí dịch vụ mua ngoàị Nếu chi trực tiệp bằng tiền mặt kế toán ghi phiếu chi, thanh toán bằng séc hoặc uỷ nhiệm chi, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi sổ liên quan.
Sau khi hàng gửi đi, công ty lập đầy đủ bộ chứng từ theo yêu cầu của hợp đồng hoặc của L/C để gửi cho bên nhập khẩu, một bộ để thanh toán tiền gửi cho ngân hàng thông báo của công tỵ
(Một số mẫu chứng từ công ty thờng sử dụng: Phiếu chi, biên lai thuế xuất khẩu, nhập khẩu, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, tờ khai hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu, giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá.)