Công tác kế toán của đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ các chứng từ gốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo định kỳ thông qua quá trình ghi chép, theo dõi tính toán để xử lý số liệu trong hệ thống sổ kế toán cần thiết.
Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã phản ánh vào các chứng từ kế toán một cách rời rạc và không có hệ thống chỉ đợc tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế. Có thể biểu hiện toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh đợc ghi chép một cách liên tục vào những tờ sổ theo phơng thức nhất định nào đó gọi là sổ kế toán. Sổ kế toán chính là cầu nối liên hệ giữa chứng từ và báo cáo kế toán.
Việc quy định mở những loại sổ nào để phản ánh các đối tợng kế toán, kết cấu của từng loại sổ, trình tự phơng pháp ghi sổ và mối liên hệ giữa các loại sổ nhằm đảm bảo vai trò, chức năng và nhiệm vụ của kế toán, đợc gọi là hình thức kế toán. Hiện nay có 4 hình thức kế toán mà các Doanh nghiệp thờng áp dụng:
- Hình thức kế toán nhật ký chung - Hình thức kế toán nhật ký chứng từ - Hình thức kế toán nhật ký sổ cái - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Việc áp dụng hình thức kế toán nào là tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của các doanh nghiệp. Nhng ở đây khi áp dụng hình thức kế toán nào thì phải tuân theo quy định của hình thức đó,
không đợc chắp vá tuỳ tiện, làm theo ý riêng của mình hoặc tự sáng tạo ra (đặc biệt đối với các loại sổ tổng hợp bắt buộc)
ạ Đối với hình thức nhật ký chung:
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của các nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu từ nhật ký chung để ghi vào các sổ cái để theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Với kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá thờng sử dụng các loại sổ sách kế toán sau:
- Sổ nhật ký chung: Dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động xuất khẩu hàng hoá trong kỳ, theo trật tự thời gian.
- Đối với một số nghiệp vụ xảy ra thờng xuyên, liên tục, một số tài khoản có số phát sinh liên tục trong ngày ta sử dụng một số sổ nhật ký đặc biệt nh: Nhật ký thu tiền, nhật ký bán hàng, sổ nhật ký tài khoản 1122…
- Đối với nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác ta sử dụng sổ chi tiết hàng hoá nhận bán hộ, trong hoạt động xuất nhập khẩu ta còn sử dụng sổ chi tiết ngoại tệ, sổ chi tiết công nợ.