trọng khi thực hiện kiểm tra, kiểm toán nội bộ
a) Khái niệm: Văn bản nội bộ của NHTM là loại văn bản tồn tại trong
môi trường hoạt động của NHTM; Các văn bản này không dùng giao dịch với bên ngoài. Hệ thống các văn bản quản lý nội bộ NHTM do các cấp quản lý của NHTM ban hành: Đại hội cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban điều hành.
b) Các loại văn bản nội bộ: Điều lệ hoạt động; văn bản do Hội đồng
quản trị ban hành - đó là các văn bản chính sách có tính ổn định cao, quy định các vấn đề lớn liên quan đến tổ chức hoạt động của NHTM (Quy chế, cơ chế, quy định); văn bản do Ban điều hành ban hành - quy định các vấn đề cụ thể, tính ổn định không cao (Quyết định, quy định, quy trình nghiệp vụ).
c) Vai trò của hệ thống văn bản nội bộ:
- Văn bản nội bộ được ban hành nhằm cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành, phù hợp mục tiêu của NHTM. Trong quá trình hoạt động, các NHTM được tự chủ ban hành văn bản nội bộ nhằm mục đích quản trị và điều hành hoạt động của NHTM, không trái với các quy định của pháp luật. Vì vậy, giữa văn bản quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành và văn bản nội bộ của NHTM có mối quan hệ mật thiết với nhau: (i)Văn bản quy phạm pháp luật là tiền đề, định hướng để NHTM ban hành văn bản nội bộ, cho nên khi văn bản quy phạm pháp luật thay đổi sẽ làm thay đổi văn bản nội bộ của NHTM; (ii)Nếu các văn bản quy phạm pháp luật được ban hành phù hợp với thực tiễn khách quan, sẽ tạo tiền đề, định hướng cho NHTM ban hành văn bản nội bộ có tính khả thi cao, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của NHTM và ngược lại; (iii)Trong quá trình ban hành văn bản nội bộ, bản thân các cấp quản lý trong NHTM cũng góp phần rà soát lại các văn bản quy phạm pháp luật để làm căn cứ ban hành văn bản nội bộ, và có những kiến nghị kịp thời với các cơ quan quản lý Nhà nước sửa đổi, bổ sung
văn bản quy phạm pháp luật đã được ban hành trái luật định hoặc không có tính khả thi trong quá trình áp dụng vào thực tiễn hoạt động.
- Văn bản nội bộ được ban hành làm cơ sở để tiến hành kiểm tra, kiểm toán nội bộ của NHTM:
Thứ nhất, kiểm tra, KTNB chỉ được tiến hành trên cơ sở các hệ thống chuẩn mực, làm thước đo cho hoạt động kiểm tra, KTNB. Các văn bản quy phạm pháp luật chỉ quy định những nguyên tắc tổ chức hoạt động chung nhất của hệ thống KTKSNB, còn việc xây dựng mô hình tổ chức như thế nào, cơ cấu tổ chức ra sao do NHTM tự quyết định phù hợp với quy mô, mục tiêu hoạt động của chính NHTM. Bên cạnh đó, một số chuẩn mực mang tính nguyên tắc bắt buộc phải được cụ thể hóa bằng các quy chế, quy trình nghiệp vụ, như: Quy định trách nhiệm, quyền hạn kiểm tra, KTNB; Chế độ đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; Chế độ thông tin, báo cáo; Quy trình giám sát từ xa, kiểm tra tại chỗ;... làm cơ sở để tiến hành kiểm tra, KTNB. Hơn nữa, việc hoàn chỉnh hệ thống văn bản nội bộ phải đảm bảo tuân thủ pháp luật, quy chế quy định của Nhà nước. Những văn bản nội bộ ban hành không phù hợp với quy định của pháp luật phải được bãi bỏ kịp thời và KTV vừa đóng vai trò là người phát hiện ra các sai phạm của văn bản nội bộ để kiến nghị bãi bỏ, vừa là người tiên phong chống lại việc sử dụng các văn bản nội bộ trái luật nếu sử dụng để làm căn cứ để đánh giá kết quả hoạt động của NHTM.
Thứ hai, bên cạnh các văn bản nội bộ được ban hành liên quan đến tổ chức hoạt động của hệ thống KTKSNB thì các NHTM còn ban hành các chuẩn mực về chuyên môn nghiệp vụ (phù hợp mục tiêu hoạt động, không trái luật) như các quy định, quy trình nghiệp vụ về cho vay, đầu tư, huy động vốn, lãi suất, bảo mật thông tin, kế toán - tài chính, xây dựng cơ bản... làm cơ sở, thước đo để tiến hành kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu, đánh giá việc tuân thủ và có những kiến nghị kịp thời, chính xác để khắc phục các sai sót, vi phạm
trong tác nghiệp; đó cũng là những chuẩn mực để KTNB kiểm tra việc tuân thủ của các nhân viên thừa hành, vì nếu coi các tác nghiệp là việc làm đương nhiên không cần phải viết thành quy định, quy trình thì KTNB không có cơ sở để kết luận đúng, sai và việc thực thi nhiệm vụ của KTNB là vô nghĩa.
Yếu tố môi trường kiểm soát - một trong năm bộ phận cấu thành của hệ thống KTKSNB - được thể hiện tập trung nhất trong hoạt động này. Như đã phân tích, môi trường kiểm soát bao gồm quan điểm, cách thức điều hành và công tác kế hoạch của Ban lãnh đạo NHTM, sự tham gia của những người chịu trách nhiệm quản trị doanh nghiệp, hiệu quả của cơ cấu tổ chức, tính hợp lý của các kế hoạch và mức độ tin cậy của các ước tính của Ban lãnh đạo. Hay nói cách khác, đối với NHTM, môi trường kiểm soát bao gồm cơ cấu tổ chức bộ máy; cơ chế phân cấp, phân quyền, cơ chế chính sách, nguồn nhân lực, đạo đức nghề nghiệp, năng lực quản trị và điều hành của các cấp lãnh đạo trong NHTM. Do đó, hiệu quả của hệ thống KTKSNB luôn phụ thuộc vào quan điểm, thái độ, năng lực quản trị và điều hành của Ban lãnh đạo NHTM. Nếu Ban lãnh đạo NHTM luôn coi trọng hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ thì các văn bản nội bộ được ban hành sẽ mang tính thực tiễn cao, và đó là cơ sở để thiết lập, duy trì hoạt động của hệ thống KTKSNB và cũng là căn cứ, chuẩn mực để tiến hành kiểm tra, kiểm toán nội bộ đạt hiệu quả cao nhất (ví dụ như các quy định về quy trình, thủ tục, quan hệ giữa các bộ phận trong quản lý thu chi, sử dụng và bảo quản tài sản, quy định về cho vay và bảo đảm tiền vay...). Hơn nữa, nếu Ban lãnh đạo NHTM hiều biết công việc kiểm soát cùng với hệ thống chính sách thủ tục kiểm soát được ban hành đầy đủ, đó là biểu hiện của người quản lý có năng lực, quan tâm và coi trọng công tác kiểm soát, kiểm toán thì hệ thống KTKSNB hoạt động mới có hiệu quả; một hệ thống các chính sách, quy chế, thủ tục về kiểm soát, kiểm toán nội bộ đầy đủ là biều hiện của một môi trường kiểm soát có hiệu lực, qua đó cũng thiết lập
cơ cấu tổ chức hợp lý trong NHTM, với đội ngũ nhân viên có năng lực, có trách nhiệm trong công việc và không ngừng vận động, đổi mới để thích nghi với môi trường làm việc ngày càng khắc nghiệt hơn; bên cạnh đó, môi trường kiểm soát có hiệu lực giúp cho các nhân viên trong đơn vị luôn có ý thức tuân thủ đầy đủ quy chế quản lý của đơn vị đã được ban hành, do đó góp phần nâng cao ý thức tổ chức kỷ luật của đội ngũ nhân viên.
Kết luận Chương 1
Đối với các doanh nghiệp nói chung và hệ thống NHTM nói riêng, hệ thống KTKSNB vững mạnh sẽ đem lại những lợi ích, như: giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh (rủi ro tín dụng, đầu tư; rủi ro lãi suất; rủi ro tỷ giá...); góp phần bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát do gian lận, lừa gạt; đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính; đảm bảo mọi thành viên trong tổ chức tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của NHTM cũng như các quy định của pháp luật; đảm bảo hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với các nhà đầu tư, khách hàng...
Chương 1 đã đưa ra các vấn đề mang tính lý luận và thực tiễn để khẳng định vai trò của hệ thống KTKSNB trong NHTM; các quy định của pháp luật có liên quan đến tổ chức hoạt động của hệ thống KTKSNB kể từ khi có Pháp lệnh ngân hàng; bên cạnh đó, Chương 1 cũng đã phân tích vai trò của hệ thống các văn bản nội bộ của NHTM đối với tổ chức hoạt động của hệ thống KTKSNB và giải quyết mối quan hệ giữa các quy định của Nhà nước và quy định nội bộ của NHTM nói chung, đối với hệ thống KTKSNB nói riêng.
Chương 2