- Các dấu hiệu khác:
3. Thu thập th giải trình của Ban giám đốc khách hàng:
Th giải trình của ban giám đốc khách hàng là những báo cáo mà Ban giám đốc gửi cho kiểm toán viên liên quan đến Báo cáo tài chính hoặc những vấn đề thuộc Báo cáo tài chính, qua đó kiểm toán viên có thể thu thập đợc các bằng chứng kiểm toán chứng minh rằng các nhà quản lí doanh nghiệp đã thừa nhận trách nhiệm của mình đối với việc lập các báo cáo tài chính thích hợp và đã phê chuẩn các Báo cáo tài chính đó.
Trong lí thuyết chung về kiểm toán tài chính, ở giai đoạn kết thúc kiểm toán, thủ tục “thu thập th giải trình của Ban giám đốc khách hàng” không đợc áp dụng nh một bớc công việc chính của giai đoạn này mà chỉ là một trong các khía cạnh cần quan tâm khi thực hiện đánh giá các kết quả kiểm toán. Đây chính là điểm khác biệt giữa lí luận và thực tiễn kiểm toán tại AASC.
Trong quá trình kiểm toán, theo đúng Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 580 - “Giải trình của Giám đốc” và Nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quốc tế số 22 - “Giải trình của các nhà quản lí doanh nghiệp”, kiểm toán viên AASC có thể yêu cầu Ban giám đốc khách hàng gửi th giải trình hoặc tự nguyện. Th giải trình của Ban giám đốc khách hàng của AASC thờng do các thành viên của Ban giám đốc doanh nghiệp, ngời chịu trách nhiệm chính và ngời chịu trách nhiệm về tài chính của doanh nghiệp kí tên, thông thờng là Giám đốc và Kế toán trởng. Ngoài ra trong một số trờng hợp, kiểm toán viên có thể thu thập th giải trình của các nhà quản lí khác, chẳng hạn kiểm toán viên muốn thu thập các văn bản giải trình về toàn bộ các biên bản đại hội cổ đông, biên bản họp Ban giám đốc và các hợp đồng quan trọng khác của Ban giám đốc và những ngời có trách nhiệm giữ các biên bản này.
Tại AASC, các kiểm toán viên không thiết lập mẫu chuẩn th giải trình của Ban giám đốc vì nội dung của th giải trình còn tuỳ thuộc vào thực tiễn từng doanh nghiệp và từng thời kì cụ thể. Tuy nhiên, căn cứ vào Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 580 - “Giải trình của Giám đốc” và vận dụng vào thực tiễn kiểm toán của mình, trong khuôn khổ một th giải trình do Ban giám đốc gửi cho kiểm toán viên AASC thờng đợc yêu cầu giải trình trên các điểm sau:
1. Thừa nhận trách nhiệm của Công ty đối với việc lập các Báo cáo tài chính chuẩn xác, phù hợp với các chuẩn mực kế toán Việt Nam, chuẩn mực kế toán quốc tế, kể cả việc thể hiện thoả đáng các thông tin mà pháp luật yêu cầu.
2. Không có hiện tợng phạm quy nào liên quan đến thành viên Ban giám đốc hoặc các nhân viên, những ngời có vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ hoặc có ảnh hởng nghiêm trọng tới Báo cáo tài chính.
3. Toàn bộ sổ sách kế toán chứng từ và các tài liệu có liên quan (nh báo cáo nội bộ, biên bản đại hội cổ đông, biên bản họp Ban giám đốc ...) cũng nh tất cả
các hợp đồng có hoặc có thể ảnh hởng đáng kể lên Báo cáo tài chính đã đợc chuyển giao cho kiểm toán viên.
4. Các Báo cáo tài chính không có sai phạm và bỏ sót.
5. Những vấn đề sau đây đợc ghi chép một cách đúng đắn và đợc thể hiện đầy đủ, thoả đáng trong các Báo cáo tài chính:
a) Số d và các nghiệp vụ có liên quan đến ngời thứ ba b) Các khoản lỗ phát sinh từ việc uỷ thác mua bán hàng c) Các thoả thuận mua lại các tài sản đã bán trớc đó d) Các tài sản đợc thế chấp nh đồ kí gửi
6. Không có bất kì dự kiến hoặc ý định tổ chức lại hoặc giảm biên chế làm ảnh hởng nghiêm trọng tới việc điều chuyển giá trị hoặc phân loại các tài sản và công nợ đợc phản ánh trong các Báo cáo tài chính.
7. Không có bất kì một vụ tranh chấp hay kiện tụng nào liên quan đến Công ty.
8. Xác nhận mọi số liệu thừa, thiếu của hàng tồn kho và không xác định một khoản hàng tồn kho nào có giá trị cao hơn giá trị ban đầu của nó.
9. Công ty có đầy đủ danh mục tài sản và không ai có quyền bắt nợ hoặc gây trở ngại nào đối với tài sản của Công ty, trừ những phần đã ghi chú trong mục xxx của Báo cáo tài chính.
10. Công ty đã tuân thủ chặt chẽ các hợp đồng, cam kết, những hợp đồng có thể kéo theo những hậu quả nghiêm trọng trong trờng hợp không tuân thủ.
11. Công ty đã ghi chép hoặc thể hiện đầy đủ công nợ, cả nợ thực lẫn nợ trên hạn mức, đã thể hiện trong ghi chú xxx của Báo cáo tài chính và cam đoan rằng đã thông báo các khoản nợ này cho các bên thứ ba.
12. Công ty đã ghi chép hoặc thể hiện một cách chuẩn xác trong Báo cáo tài chính quyền mua lại các cổ phiếu thoả thuận, các cổ phiếu dự phòng để bán ...
13. Ngoài ghi chú xxx trong Thuyết minh báo cáo tài chính, không còn vấn đề gì phát sinh sau ngày lập Bảng tổng kết tài sản mà cần phải có sự xét đoán, điều chỉnh hoặc thể hiện trong Báo cáo tài chính và các ghi chú có liên quan.
Ngoài các thông tin cần giải trình kể trên, nội dung th giải trình của Ban giám đốc gửi cho kiểm toán viên AASC còn bao gồm ngày tháng, họ tên và chữ kí của những ngời có trách nhiệm trong đó ngày tháng thờng đề cùng ngày với ngày ghi trên báo cáo kiểm toán. Để minh hoạ cụ thể hơn về thủ tục thu thập th giải trình của Ban giám đốc chúng ta đi vào xem xét việc thực hiện công việc này tại Công ty A và Công ty B.
Đối với doanh nghiệp nhà nớc A, trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên nhận thấy có những trờng hợp cần thu thập th giải trình của Ban giám đốc khách hàng. Sau khi thông báo, giải thích cho doanh nghiệp về cơ sở, lí do và sự cần
thiết phải áp dụng thủ tục này, kiểm toán viên yêu cầu Ban quản lí doanh nghiệp cung cấp th giải trình và đợc chấp thuận. Trong th giải trình gửi cho kiểm toán viên AASC, giám đốc Công ty A đã đa ra những thông tin xác nhận đối với những vấn đề xét thấy có thể ảnh hởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính - đây chính là một trong những cơ sở để kiểm toán viên đa ra ý kiến chập nhận toàn phần trong báo cáo kiểm toán về Báo cáo tài chính. Cụ thể nội dung th giải trình của Ban giám đốc Công ty A gửi cho kiểm toán viên AASC nh sau (xem bảng số 3).
Trong các nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quốc tế (IAG), nguyên tắc số 22 - “Giải trình của các nhà quản lí doanh nghiệp” đã chỉ rõ rằng kiểm toán viên có thể thực hiện nhiều phơng pháp kiểm toán đã đợc dự kiến để thu thâp bằng chứng kiểm toán đầy đủ và thích hợp, trợ giúp cho việc diễn đạt các ý kiến nhận xét về toàn bộ Báo cáo tài chính mà một trong những bằng chứng kiểm toán là các giải trình thích hợp của nhà quản lí doanh nghiệp [7, 208]. Đối với Công ty A, các bằng chứng làm cơ sở cho ý kiến của kiểm toán viên chủ yếu đợc thu thập trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, nội dung th giải trình của Ban giám đốc không mâu thuẫn với các bằng chứng đã thu thập đó nên cũng đợc coi nh một bằng chứng kiểm toán dới dạng văn bản xác nhận các thông tin quan trọng liên quan đến toàn bộ Báo cáo tài chính đợc kiểm tra có ảnh hởng đến kết luận của kiểm toán viên. Qua việc xem xét lại các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán, xem xét tính liên tục hoạt động của Công ty kết hợp với các bằng chứng thu thập đợc trong quá trình kiểm toán và việc đánh giá các xác nhận trong th giải trình của Ban giám đốc Công ty A, kiểm toán viên AASC có đầy đủ cơ sở để đa ra “ý kiến chấp nhận toàn phần” trong báo cáo kiểm toán.
Tuy nhiên, không phải trong tất cả các trờng hợp khi có yêu cầu các nhà quản lí doanh nghiệp sẽ chấp nhận cung cấp ngay th giải trình cho kiểm toán viên. Nếu Ban giám đốc từ chối cung cấp các giải trình mà kiểm toán viên cho là cần thiết thì điều đó sẽ làm hạn chế phạm vi kiểm toán. Trong trờng hợp đó kiểm toán viên phải đánh giá độ tin cậy của mình vào các th giải trình trong quá trình kiểm tra và cân nhắc xem việc từ chối này có thể ảnh hởng nh thế nào đến báo cáo kiểm toán.
Thông thờng, nếu Ban giám đốc từ chối cung cấp th giải trình có thể đa ra hai lí do: hoặc họ từ chối hợp tác với kiểm toán viên hoặc là họ thiếu thông tin để xác nhận. Trong trờng hợp thứ hai, kiểm toán viên có thể soạn thảo các thông tin cần xác nhận và các thông tin quan trọng đã thu thập đợc trong quá trình kiểm toán và yêu cầu Ban giám đốc kí vào th giải trình đó. Nếu Ban giám đốc khách hàng từ chối kí cũng có nghĩa là họ từ chối hợp tác (giống trờng hợp thứ nhất), điều đó sẽ tạo ra sự hạn chế về phạm vi kiểm toán, lúc đó kiểm toán viên có đủ cơ sở để phát hành báo cáo kiểm toán dạng “chấp nhận từng phần” (trừ khi kiểm toán viên khẳng định đợc rằng sự từ chối đó là có lí do chính đáng có thể chấp
nhận đợc và kiểm toán viên có đủ tin cậy vào các giải trình bằng miệng của các nhà quản lý).
Bảng số 3: Th giải trình của Ban giám đốc Công ty A
Bảng số 3: Th giải trình của Ban giám đốc Công ty A
Công ty A Điện thoại: xxx Thị xã Y – Thanh Hoá Fax: xxx
Thanh Hoá, ngày 15 tháng 03 năm 2003
Th giải trình của ban giám đốc
về Báo cáo tài chính niên độ kế toán kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2002
Kính gửi: Đoàn kiểm toán Công ty Dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quý vị trong việc kiểm toán các báo cáo tài chính của niên độ kế toán kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Công ty A, chúng tôi xin gửi đến quý vị th giải trình này với ý định bày tỏ ý kiến về độ trung thực, hợp lí của các báo cáo tài chính, tình hình tài chính và kết quả sản xuất kinh doanh. Các báo cáo tài chính này đợc lập ra phù hợp với các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các chuẩn mực kế toán quốc tế đợc Việt Nam thừa nhận.
Với mục đích đó, trong phạm vi trách nhiệm và sự hiểu biết của mình, chúng tôi xin xác nhận các thông tin dới đây: