II. Cỏc giải phỏp chủ yếu hoàn thiện hệ thống quản trị định hướng chất lượng theo bộ tiờu chuẩn ISO tại Cụng ty cổ phần chế tạo bơm Hả
5.Hoàn thiện hệ thống xủ lớ khứu nạ
Cụng tỏc xử lớ khứu nại và thu hồi sản phẩm của cụng ty vẫn cũn yếu, nhiều thủ tục như đó trỡnh bày ở trờn. Điều này về lõu dài sẽ giảm uy tớn, hiệu quả và lượng bỏn. Vỡ vậy cần cú cỏc giải phỏp khắc phục biện phỏp xử lớ khứu nại cụ thể:
- Cụng ty cần cử một cỏn bộ chuyờn trỏch tại phũng kinh doanh tiếp nhận cỏc thụng tin khiếu nại của khỏch hàng để cho phũng quản lớ chất lượng và phũng thiết kế cụng nghệ cú biện phỏp xử lớ.
- Cỏc bước tiếp nhận thụng tin: Khi tiếp nhận cỏc thụng tin cần xỏc định rừ tờn sản phẩm, ghi nhận cỏc thụng tin khứu nại, nguồn khứu nại… lập bỏo cỏo cú xỏc nhận của khỏch hàng và nhõn viờn tiếp nhận khứu nại.
- Đỏnh giỏ xem xột giải quyết: Dựa vào bỏo cỏo khiếu nại nhận được, Phũng quản lớ chất lượng phối hợp Phũng thiết kế cụng nghệ tỡm hiểu tỡnh hỡnh thực tế và đề xuất cỏc phương ỏn khắc phục giải quyết khiếu nại cho khỏch hàng. Mỗi khứu nại cần xỏc định nguyờn nhõn cú phải do thiết kế chế tạo hay nguyờn nhõn khỏc. Cỏc kết quả đỏnh giỏ và phương ỏn khắc phục phải lưu trữ đầy đủ.
- Liờn hệ thụng bỏo: Người nhận được khiếu nại phải điền vào bỏo cỏo tương ứng và thụng bỏo chậm nhất đến Phũng quản lớ chất lượng trong vũng T+1 ngày làm việc liền kề. Trong trường hợp yờu cầu khẩn cấp cõn thụng bỏo ngay cho Phũng quản lớ chất lượng cú cỏc bện phỏp cần thiết càng sớm càng tốt.
- Lưu trữu hồ sơ: Tất cả cỏc khứu nại phải lưu trữ hồ sơ. Hồ sơ phải bao gồm cỏc bỏo cỏo, kết quả phõn tớch nguyờn nhõn và biờn bản làm việc trong quỏ trỡnh xử lớ khứu nại.
Hằng quý Phũng quản lớ chất lượng phải theo dừi hồ sơ khiếu nại sản phẩm xem xột khuynh hướng về chất lượng, từ đú xõy dựng cỏc biện phỏp khắc phục.
- Thu hồi sản phẩm: Sau khi xem xột nguyờn nhõn khứu nại sản phẩm của khỏch hàng nếu lỗi do thiết kế chế tạo của cụng ty. Tổng giảm đốc ra quyết định thu hồi và bồi thường khắc phục hậu quả. Phụ trỏch cỏc bộ phận cú trỏch nhiệm hỗ trợ hoạt động thu hồi và khắc phục hậu quả.
Túm lại do quỏ trỡnh sản xuất biến đổi khụng ngừng nú tỏc động đến hệ thống quản trị chất lượng nếu như hệ thống này vận hành khụng tương ứng với thực tế phỏt triển nú sẽ bộc lộ những thiếu sút cõn khắc phục. Việc thực hiện cỏc giải phỏp giỳp hoàn thiện hệ thống quản trị chất lượng đỏp ứng tỡnh hỡnh thực tế.
III. Kiến nghị