III. Tình hình thực hiện công tác đấu thầu của công ty xây dựng Sông
3. 2 Những tồn tại trong công tác dự thầu tại công ty
33 Đa điện về xã Hoàng Nông
-Đại Từ –Thái Nguyên
1999 Công ty T.Nguyên Điện lực T.Nguyên
0,997 34 Đ.dây35KVvà TBAđa điện
về xã Hoàng Thắng – V.yên
1999 Công ty Yên Bái CT điện lực 1 0,93
35 Cải tạo trụ sở làm việc UBDSKHHGĐHN
1999 Công ty HN UBDSKHHGĐ 0,082
36 Đờngdây35KV,trạm BA35/0,4KV La Hiên
1999 Công ty T.Nguyên Điện lực T.Nguyên
2,24
37 ĐH Quốc gia Lào 1999 T. Công ty Lào ĐH Quốc gia Lào 10
38 Khu chế biến Sét xí nghiệp KTCB Sét Chí Linh –C.T Khai thác chế biến đá và khoáng sản 2000 Công ty H.Dơng CT.KTCB đá và KSH.Dơng 2,5 39 Công trình đờng và thoát nớc khu Định công
2000 Công ty HN BQLkhu đô thị
mới Đ.Công
1,956 40 Sửa chữa ga ra ô tô, Nhà
ABK Nhà máy TĐHB
2000 Công ty HB NM thuỷ điện HB 0,333 41 Nâng cấp trung tâm y tế
huyện Mộc Châu
2000 Công ty S.La BQLDA hỗ trợ y tế QG
1,389 42 Đa điện về xã Hộ Đáp-
tỉnh Bắc Giang
2000 Công ty Bắc Giang CT điện lực1 2,268 43 XD đờng HCM đoạn
ARoàng-Tép
2000 Công ty Quảng Trị BQLDA đờng HCM
25 44 Lắp đặt hệ thống điện nhẹ
TEL, Lan,MATV-BCVT
2000 Công ty H.Đông BCVT 0,47
45 Công trình điện Xuân Long-Ngọc Chấn-YênBái
Giai đoạn2 BGTVT 47 Sửa chữa,nâng cấp trờng Tiểu học Thái Thịnh- Q.Đống Đa 2000 Công ty HN BQLDAcông trình Q.Đống Đa 1,173
48 Cải tạo nâng cấp nhà lớp học cấp 4 trớc B4-ĐHQG
2000 Công ty HN ĐHQGHN 0,265
49 Sửa chữa trờng Trung học địa chính 1-Từ Liêm HN
2000 Công ty HN Trờng trung học địa chính1
0,459 50 Sửa chữa Cung văn hoá
Tỉnh HB
2000 Công ty HB Trung tâm VH
tỉnhHB
0,364 51 Công trình thuỷ lợi Mờng
Hung-Sông Mã-Sơn La
2000 Công ty S.La BQLDA cơ sở hạ tầng nông thôn
1,991 52 Đa điện về xã Tú Lệ huyện
Văn Chấn-Yên Bái
2000 Công ty Yên Bái Điện lực YBái 1,984 53 Cứng hoá kênh chính và
kênh mơng cấp I –Trạm bơm Nội Bài-Sóc Sơn
2000 Công ty HN BQLDA Sóc Sơn 1,549
54 XD trờngTiểu họcTulí Đà Bắc-HB
2000 Công ty HB SGD ĐTHBình 0,4984
55 Đa điện lới QG về huyện Quỳnh Nhai-S.La
2000 Công ty S.La Điện lực S.La 5,104
56 Chống quá tải khu thị tr- ờng hồ 4-Thuận Thành -Bắc Ninh
2000 Công ty B.Ninh Điện lực B.Ninh 0,55754
57 Chống quá tải lới điện hạ thế khu Tân Long-Thái Nguyên
2000 Công ty T.Nguyên Điện lực T.Nguyên
0,564
58 Sửa chữa nhà máy thuỷ điện Thác Bà
2000 Công ty Yên Bái EVN 6,15
Từ những kết quả nêu trên có thể thấy đợc những nỗ lực của công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và thực hiện công tác dự thầu nói riêng. Đó là khả năng hoạt động trong hoạt động sản xuất kinh doanh chủ động tham gia đấu thầu để tự giành quyền đấu thầu xây lắp chứ không trông chờ vào công trình do tổng công ty giao cho. Công ty cũng đã mạnh rạn tham gia vào những công trình quan trọng manh tính quốc gia và những công trình đợc tổ chức theo hình thức quốc tế.
Công trình dự thầu
Công trình trúng
thầu Giá trị bình quân một công trình Xác suất trúng thầu (%) Số lợng Giá trị (tỷ đồng) Số lợng Giá trị (tỷ đồng) Về mặt số lợng Về mặt giá trị 1997 20 499,05 9 224,35 24,93 45 45 1998 19 162,68 10 27,08 2,71 53 17 1999 28 118,09 15 37,89 2,50 53 32 2000 36 370,28 21 119,57 5,69 58 32
Nhìn vào bảng ta thấy xác xuất trúng thầu cua công ty cha cao, xác xuất trúng thầu về mặt số lợng chỉ đạt 53% năm 98, 99, chỉ có năm 2000đạt 58% và giá trị bình quân một công trình tơng đối cao 5,69 tỷ. Về mặt giá trị, xác xuất này cũng còn thấp đặc biệt năm 1998 chỉ đạt 17%. Về mức tăng tuyệt đối bình quân một công trình trúng thầu qua các năm :
- Năm 1997 tăng so với năm 1996 là 18,25 tỷ.
- Năm 1998 tăng so với năm 1997 là - 22,22 tỷ.
- Năm 1999 tăng so với năm 1998 là 0,21 tỷ.
- Năm 2000 tăng so với năm1999 là 3,19 tỷ.
Nh vậy, có thể thấy số lợng các công trình trúng thầu qua các năm có tăng lên nhng giá trị bình quân một công trình trúng thầu tăng giảm thất thờng và có giá trị rất thấp so với năm 1997( là năm đạt giá trị bình quân một công trình trúng thầu đạt giá trị cao nhất 24,93 tỷ).
Trên đây, là những thành tích cũng nh những tồn đọng của Công ty xây dựng Sông Đà II, để hiểu đợc cặn kẽ hơn về vấn đề này ta cần tìm ra các nguyên nhân tồn tại trên thông qua việc phân tích trình tự thực hiện công tác dự thầu của công ty làm cơ sở tìm ra những giải pháp cụ thể, hiệu quả nhằm tới mục tiêu trớc mắt là tăng xác suất trúng thầu về mặt số lợng cũng nh giá trị.
khả năng tranh thầu để khơi thông lực cản hiện tại cho phép công ty đạt đợc sự phát triển cao hơn trong những năm tới.
2.Trình tự tham gia dự thầu của công ty
Nh chúng ta đã biết kết quả của công tác dự thầu chịu ảnh hởng không nhỏ của quá trình thực hiện. Nắm bắt đợc vị trí trọng yếu của công tác này đối với hoạt động tham gia đấu thầu, ban lãnh đạo công ty đã lựa chọn những các bộ có năng lực nhất về các lĩnh vực có liên quan để giao nắm trọng trách chủ yếu trong việc thực hiện công tác dự thầu.
Về trình tự tham gia thực hiện tham gia thực hiện dự thầu cuẩ công ty đ- ợc thực hiện theo các bớc:
2.1.Tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu
Công việc này do bộ phận tiếp thị trực thuộc phòng kinh tế kế hoạch đảm nhiệm và đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Để có đợc thông tin về các công trình cần đợc đầu thầu xây lắp công ty sử dụng rất nhiều nguồn thông tin và các cách tiếp cận khác nhau:
- Thu thập thông tin về các công trình cần đấu thầu trên các phơng tiện thông tin đại chúng nh đài, báo, tivi... đồng thời cũng quan tâm đến các thông tin về những công trình dự định đầu t trong tơng lai gần trên các phơng tiện này, mà chủ yếu là để xác định chủ đầu t và nguồn vốn đầu t.
- Duy trì mối quan hệ với những chủ đầu t (Ban quản lý dự án PMU 18 - Quốc lộ 1A; Ban quản lý dự án Thăng Long đờng Láng - Hòa Lạc: Uỷ ban dân tộc miền núi, Học viện công nghệ bu chính viễn thông) mà công ty đã từng có công trình nhận thầu thi công xây lắp và thông qua chất lợng của những công trình này để có đợc các mối thầu.
- Tạo lập quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nớc các cấp chính quyền (Tổng công ty, Bộ xây dựng) để lấy thông tin về kế hoạch đầu t của các bộ, ngành cũng nh Nhà nớc.
- Sau khi có đợc thông tin về công trình cần đấu thầu, công ty mới phân tích đánh giá để có tham gia tranh thầu hay không. Nếu tham gia sẽ thực hiện các bớc công việc tiếp theo.
2. 2. Tiếp xúc ban đầu với bên chủ đầu t và tham gia sơ tuyển (nếu có)
Khi có quyết định tham gia tranh thầu, công ty sẽ cử ngời của bộ phận tiếp thị theo dõi suốt quá trình, dự thầu công trình và tiến hành và tiếp xúc với chủ đầu t. Bên cạnh việc tìm hiểu các thông tin nh: Thời gian bán hồ sơ mời thầu, các yêu cầu sơ tuyển... thì công ty cũng kết hợp với việc quảng cáo gây uy tín ban đầu với chủ đầu t, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tham gia đấu thầu sau này.
Nếu công trình có nhu cầu tổ chức sơ tuyển thì thông thờng bộ phận tiếp thị lập các hồ sơ sơ tuyển và các bộ hồ sơ giới thiệu công ty, các thông tin về năng lực, thiết bị, kinh nghiệm thi công các công trình, các chứng nhận công trình đạt chất lợng cao... gửi trực tiếp cho bên mời thầu theo yêu cầu về địa điểm trong hồ sơ mời sơ tuyển.
2. 3 Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu
Đây là bớc công việc chủ yếu trong toàn bộ quá trình dự thầu của công ty. Trớc khi lập hồ sơ dự thầu công việc chuẩn bị đều đợc thực hiện chu đáo với các phần việc nh: Làm rõ các nội dung yêu cầu trong hồ sơ dự thầu, khảo sát và thăm quan hiện trờng, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu cụ thể.
• Về việc chuẩn bị các tài liệu thông tin chung
Các tài liệu nh: Giấy phép hành nghề, đăng ký kinh doanh, các năng lực của công ty, quan hệ bảo hành tín dụng, năng lực mời thầu, chứng nhận chất l- ợng... sẽ đợc bộ phận căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu của công trình cũng nh yêu cầu đã nêu trong hồ sơ mời thầu để có sự chuẩn bị đáp ứng đầy đủ kịp thời.
Các kỹ s, kiến trúc s của phòng kỹ thuật sẽ căn cứ vào thông tin từ việc khảo sát hiện trờng và các yêu cầu kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu để tiến hành kiểm tra lại thiết kế kỹ thuật mà bên mời thầu cung cấp phát hiện kịp thời những bất hợp lý và đa ra các giải pháp kỹ thuật để điều chỉnh, nâng cao uy tín của công ty với chủ đầu t. Bên cạnh đó, cũng có thể tiến hành thiết kế nếu nh công ty đảm nhận việc này.
• Việc lập giá dự thầu
Việc lập giá dự thầu của công ty do phòng kinh tế kế hoạch kết hợp với phòng kỹ thuật bóc tách khối lợng công việc lập giá dự thầu.
2. 4 Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu
Sau khi các bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu hoàn tất nhiệm vụ của mình, bộ phận tiếp thị sẽ niêm phong hồ sơ dự thầu giao cho phòng kinh tế kế hoạch nộp cho bên mở thầu.
Căn cứ theo thời hạn và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu phòng kinh tế kế hoạch cử cán bộ trực tiếp đi tham gia mời thầu.
Trong thời gian chờ đánh giá hồ sơ dự thầu, nếu bên mời thầu có công văn yêu cầu lý giải những vấn đề trong hồ sơ dự thầu thì các bộ phận trong công ty tuỳ theo những khúc mắc bên mời thầu hỏi có nhiệm vụ giải đáp và làm rõ để giữ uy tín với chủ đầu t và phát huy tối đa tính cạnh tranh của hồ sơ dự thầu.
2.5 Ký kết hợp đồng kinh doanh (nếu trúng thầu) và theo dõi thực hiện hợp đồng. đồng.
Ngay sau khi nhận đợc kết quả trúng thầu, công ty sẽ có công văn gửi cho phía chủ đầu t để chấp nhận việc thực hiện thi công và thoả thuận ngày, giờ, địa điểm cụ thể để thực hiện việc ký kết hợp đồng. Tiến hành chuẩn bị xin bảo lãnh hợp đồng theo yêu cầu của chủ đầu t và đôn đốc các bộ phận có liên quan rà soát lại kế hoạch huy động các nguồn lực cho việc thi công công trình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán ký kết hợp đồng thi công.
Sau khi ký kết hợp đồng, công ty nhanh chóng triển khai thi công công trình và lúc này, các cán bộ kỹ thuật Phòng kinh tế kế hoạch đảm nhận công tác dự thầu sẽ có nhiệm vụ theo dõi về thi công và làm cầu nối giữa công trờng với chủ đầu t, đề xuất kịp thời các vấn đề liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, đặc biệt là các vấn đề ảnh hởng đến chất lợng và tiến độ thi công công trình. Đồng thời, thực hiện nhiệm vụ thanh quyết toán với chủ đầu t.
3. Đánh giá tình hình thực hiện đâú thầu của công ty trong những năm qua
3.1. Những thành tích
a. Với bề dày kinh nghiệm và sự đoàn kết nhất trí trong nội bộ, công ty đang nỗ lực vơn lên để khẳng định vị trí của mình trong cơ chế thị trờng. Công tác đấu thầu - tiếp thị đã từng bớc ổn định và hoạt động đi vào nề nếp phù hợp với cơ chế mới và đáp ứng cơ bản nhu cầu việc làm của công ty. Đặc biệt là việc trúng thầu thi công các công trình lớn nh công trình đại học quốc gia, công trình đờng Láng - Hoà Lạc và các công trình thi công tại Lào... có nhiều công trình đạt huy chơng vàng chất lợng cao của ngành, giữ đợc chỗ đứng tại thị trờng trong nớc và vơn ra thị trờng nớc ngoài.
b. Bộ phận tiếp thị đã có trách nhiệm cao hơn trong công tác thu thập và tổng hợp thông tin về định hớng Đầu t xây dựng cơ bản của Nhà nớcvà các cơ quan, ban ngành. Cùng lãnh đạo công ty xác định các công trình có tính khả thi để xây dựng chiến lợc và sách lợc trong công tác tiếp thị đấu thầu nhằm nâng cao hiệu quả thắng thầu mà vẫn đảm bảo chi phí với mức tối thiểu. chính qua thời gian này công ty đã xây dựng đợc một đội ngũ làm công tác tiếp thị đấu thầu có trình độ và nhiệt tình với công việc đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ theo đúng tiến độ đã đề ra.
c. Đã huy động một đội ngũ kỹ s, nhà quản lý và lao động giỏi tham gia vào công tác dự thầu. Cùng với quá trình đó hoạt động tay nghề, năng lực và kinh nghiệm cán bộ công nhân của công ty đang ngày một nâng cao hơn.
d. Đã chủ động tìm kiếm các công trình trong mọi lĩnh vực xây dựng và mở rộng đợc ngành nghề xây dựng.
e. Đánh giá đúng vị trí của công tác đấu thầu ngày càng tạo ra chuyển biến tốt về mặt tổ chức và thực hiện, đặc biệt trong lĩnh vực quan hệ với bên ngoài nh với các tổ chức tài chính, nhà cung ứng, đối tác kinh doanh và chủ đầu t.
Nhìn chung lại, trong vài năm trở lại đây, đặc biệt là từ cuối năm 1996, công ty xây dựng Sông Đà II đã có những cố gắng trong việc chủ động tìm kiếm công ăn việc làm và có nhiều tiến chuyển tốt trong tổ chức, quản lý, mở rộng quan hệ với bên ngoài. Nhờ đó đem lại công ăn việc làm đều đặn cho cán bộ công nhân viên và ngày càng khẳng định đợc chỗ đứng cũng nh uy tín của công ty trên thị trờng.
3. 2. Những tồn tại trong công tác dự thầu tại công ty
Mặc dù trong công tác dự thầu, công ty đã có nhiều cố gắng để đạt đợc những thành tích nhất định, song cũng vẫn còn một số tồn tại dẫn đến khả năng trúng thầu cao ảnh hởng tới sự phát triển chung của công ty.
a. Việc thực hiện công tác dự thầu cha thực sự diễn ra một cách có hệ thống và chặt chẽ, nhiều bớc công việc nhận thức đợc song cha thực hiện. Thụ động trong việc đề ra các biện pháp tranh thầu.
b. Cha đa ra đợc các đề xuất về giải pháp kỹ thuật hợp lý, độc đáo làm tăng khả năng cạnh tranh trong đấu thầu.
c. Công tác tiếp thị, đấu thầu bớc đầu chiếm lĩnh đợc thị trờng nhng khả năng cạng tranh yếu. Khả năng Marketing trong thơng trờng trên các lĩnh vực mua bán hàng hoá, tiêu thụ sản phẩm lẫn trong tìm kiếm việc làm còn rất hạn chế, thụ động.
d. Giá bỏ thầu nhiều khi không hợp lý, lúc thì quá cao so với giá xét thầu của chủ đầu t, hoặc so với giá bỏ thầu của các đối thủ cạnh tranh, lúc lại quá thấp tuy công ty trúng thầu nhng không có hiệu quả.
e. Khả năng tự chủ về tài chính thấp, cha đủ năng lực tài chính để tham gia đấu thầu độc lập và nhận thi công những công trình có giá trị lớn, thời gian thi công dài.
f. Thiết bị xe máy thi công hiện tại nhìn chung cha đáp ứng đợc các yêu