III. TRình tự tổ chức đấu thầu xây lắp
4. Trình tự dự thầu xây lắp của các doanh nghiệp xây dựng
Cùng với quá trình đấu thầu do chủ đầu t tổ chức thì các nhà thầu (các đơn vị xây lắp) cũng phải tiến hành các công việc cần thiết khi tham gia đấu thầu. Trình tự dự thầu xây lắp các doanh nghiệp xây dựng đợc tiến hành theo các bớc sau:
Bớc 1: Tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu
Đây đợc coi là bớc đầu tiên của quy trình dự thầu trong các doanh nghiệp xây dựng bởi lẽ nó chính là bớc để ngời bán (các doanh nghiệp xây dựng) tiếp cận đợc với ngời mua (chủ dự án) t đó mới dẫn đến quan hệ giao dịch, mua bán thông qua phơng thức đấu thầu. Các nhà đầu t (các đơn vị xây lắp) có thể tìm kiếm thông tin về công trình cần đầu thầu dựa trên các luồng thông tin chủ yếu sau:
- Thông báo mời thầu của bên mời thầu trên các phơng tiện thông tin đại chúng.
- Th mời thầu do bên mời thầu gửi tới. Do mối quan hệ từ trớc giữa bên mời thầu với nhà thầu hoặc nhờ vào uy tín, vị trí của nhà thầu trên thị trờng, các nhà thầu có thể đợc bên mời thầu trực tiếp mời dự thầu thông qua th mời thầu trong trờng hợp công trình đợc tổ chức đấu thầu theo hình thức đấu thầu hạn chế.
- Thông qua giới thiệu của đối tác trung gian: Trong tình hình hiện nay thị trờng xây dựng tơng đối phát triển rộng khắp, nhu cầu cho đầu t xây dựng cơ bản ngày càng nhiều do đó nhà thầu không thể biết hết đợc các công trình cần đấu thầu một cách trực tiếp. Hình thức thông qua giới thiệu của đối tác trung gian giúp nhà thầu có đợc những thông tin cần thiết về những công trình
cần đấu thầu. Nhà môi giới ở đây có thể là cá nhân hoặc tổ chức thêm chí là cán bộ công nhân viên của nhà thầu.
Tóm lại, thông qua các luồng tin kể trên nhà thầu sẽ nắm bắt đợc những thông tin cần thiết ban đầu về công trình cần đấu thầu, lấy đó làm cơ sở phân tích để đa ra quyết định có hay không dự thầu. Việc làm này sẽ giúp cho nhà thầu tránh đợc việc phải bỏ ra những chi phí tiếp theo mà không đem lại cơ hội tranh thầu thực tế.
Bớc 2: Tham gia sơ tuyển (nếu có)
Trong trờng hợp công trình cần đấu thầu đợc bên mời thầu tiến hành sơ tuyển bị nhà thầu phải nộp cho bên mời thầu một bộ hồ sơ dự sơ tuyển.
Nếu hồ sơ dự sơ tuyển đạt yêu cầu của bên mời thầu sẽ đợc tiếp tục tham gia dự thầu ở bớc tiếp theo.
Nhiệm vụ đặt ra với nhà thầu ở bớc này là vợt qua giai đoạn sơ tuyển đồng thời nắm bắt đợc các đối thủ cùng vợt qua vòng sơ tuyển và tiến hành tìm kiếm thông tin về họ làn căn cứ để da ra đợc chiến lợc tranh thầu thích hợp trong bớc tiếp theo.
Bớc 3: Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu
Sau khi nhận đợc 1 bộ hồ sơ mời thầu do bên mời thầu cung cấp. Công việc đầu tiên của nhà thầu là tiến hành nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu. Đây là công việc rất quan trọng vì nó là xuất phát điểm để nhà thầu lập hồ sơ dự thầu và xác định xem khả năng của mình có thể đáp ứng đợc các yêu cầu của bên mời thầu hay không.
Đối với những vấn đề cha rõ trong trong hồ sơ mời thầu, nhà thầu có yêu cầu giải thích hồ sơ mời thầu có thể thông báo cho chủ đầu t bằng văn bản hay điện tín (bao gồm hình thức Telex và Fax đến địa chỉ của chủ đầu t đợc ghi trong th mời thầu. Chủ đầu t sẽ trả lời mọi đề nghị giải thích hồ sơ mời thầu mà chủ đầu t nhận đợc trớc ngày hết hạn để trình hồ sơ dự thầu 14 ngày. Các
bản sao trả lời của chủ đầu t sẽ đợc gửi đến tất cả những ngời mua hồ sơ mời thầu đó, bao gồm cả cầu hỏi nhng không nêu tên nhà thầu đã hỏi.
Tiếp theo, nhà thầu tuỳ thuộc trách nhiệm và rủi ro của chính mình, đợc khuyến cáo đến thăm và xem xét hiện trờng, các khu vực xung quanh để có tất cả các thông tin cần thiết cho việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng thi công công trình. Nhà thầu phải chịu các chi phí cho việc đến thăm hiện tr- ờng. Trong bớc này, nhà thầu nên cử những cán bộ có trình độ và kinh nghiệm về cả mặt kỹ thuật cũng nh kinh tế đi khảo sát hiện trờng. Điều này sẽ giúp cho nhà thầu nắm đợc thực địa làm cơ sở xây dựng giải pháp kỹ thuật thi công hợp lý cũng nh nắm đợc tình hình thị trờng nơi đặt thi công, đặc biệt là thị tr- ờng các yếu tố đầu vào cần cung cấp cho thi công công trình để có cơ sở thực tế cho việc lập giá dự thầu.
Sau khi nắm chắc các thông tin về các phơng diện, nhà thầu mới tiến hành công việc quan trọng nhất của quá trình dự thầu và quyết định khả năng thắng thầu đó là lập hồ sơ dự thầu.
Nội dung của hồ sơ dự thầu xây lắp bao gồm:
1. Các nội dung về hành chính, pháp lý
a. Đơn dự thầu hợp lệ (Phải có chữ ký của ngời có thẩm quyền) b. Bản sao giấy đăng ký kinh doanh.
c. Tài liệu giới thiệu năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu kể cả phần phụ (nếu có).
d. Văn bản thoả thuận liên doanh (trờng hợp liên doanh dự thầu). đ. Bảo lãnh dự thầu.
2. Các nội dung về kỹ thuật
a. Biện pháp và tổ chức thi công đối với gói thầu. b. Tiến bộ thực hiện hợp đồng.
d. Các biện pháp đảm bảo chất lợng.
3. Các nội dung về thơng mại, tài chính
a. Giá dự thầu kèm theo thuyết minh và biểu giá chi tiết b. Điều kiện tài chính(nếu có)
c. Điều kiện thanh toán.
Trong bớc này cần chú ý. Nếu đợc phép trong dữ liệu đầu thầu, các nhà thầu muốn đề xuất các phơng án thay về kỹ thuật theo các yêu cầu hồ sơ mời thầu vẫn phải đệ trình một hồ sơ dự thầu phù hợp với các yêu cầu của hồ sơ mời thầu, kể cả thiết kế kỹ thuật đã đợc chỉ ra trong bản vẽ và yêu cầu kỹ thuật. Bên cạnh việc đệ trình hồ sơ dự thầu cơ bản, nhà thầu phải cung cấp tất cả các thông tin cần thiết để chủ đầu t đánh giá đầy đủ phơng án thay thế, kể cả tính toán thiết kế, yêu cầu kỹ thuật, phân tích giá cả, các biện pháp thi công dự kiến và các chi tiết thích hợp khác. Chủ đầu t chỉ xem xét các phơng án thay thế về kỹ thuật (nếu có) của nhà thầu đợc đánh giá là có chi phí thấp nhất và phù hợp với cá yêu cầu kỹ thuật cơ bản.
Bớc 4: Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia dự thầu
Việc nộp hồ sơ dự thầu sẽ diễn ra theo đúng thời gian và địa điểm đã quy định trong hồ sơ mời thầu.
Các nhà thầu phải niêm phong bản gốc và tất cả các bản sao của hồ sơ dự thầu vào phong bì bên trong và một phong bì bên ngoài, ghi rõ ràng các phong bì bên trong là "bản gốc" và "bản sao".
Phong bì bên trong và phong bì bên ngoài phải:
Ghi địa chỉ ngời nhận: Chủ đầu t theo địa chỉ trong dữ liệu đấu thầu. Mã tên và số hiệu hợp đồng đợc xác định trong dữ liệu hợp đồng.
Viết dòng cảnh báo không đợc mở trớc ngày và giờ quy định hồ sơ dự thầu (giờ mở thầu) đợc xác định trong dữ liệu đấu thầu.
Các phong bì bên trong phải ghi tên và địa chỉ của nhà thầu để có thể hoàn trả lại hồ sơ dự thầu mà không mở ra trong trờng hợp nó bị tuyên bố nộp chậm.
Cùng với việc nộp hồ sơ dự thầu, nhà thầu phải nộp cho bên mời thầu một số tiền bảo lãnh thống nhất để đảm bảo bí mật về mức giá dự thầu cho các nhà thầu do bên mời thầu quy định.
Bớc 5: Ký kết hợp đồng (nếu trúng thầu)
Sau khi nhận đợc thông báo trúng thầu của bên mời thầu, nhà thầu trúng thầu phải gửi cho bên mời thầu thông báo chấp nhận đàm phán hợp đồng. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận thông báo trúng thầu. Sau đó theo lịch biểu đã thống nhất, hai bên tiến hành thơng thảo hoàn thiện và ký hợp đồng. Nhà thầu trúng thầu cũng sẽ phải nộp cho bên mời thầu khoản bảo lãnh thực hiện hợp đồng không quá 10% giá trị hợp đồng tuỳ theo loại hình và quy mô của hợp đồng (trong trờng hợp đặc biệt cần yêu cầu mức bảo lãnh thực hiện hợp đồng cao hơn phải đợc ngời có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền chấp thuận) và đợc nhận lại bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến khi chuyển sang thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh hoặc bảo trì.
5. Những nhân tố ảnh hởng đến việc thắng thầu của tổ chức xây dựng