Tích hợp các hệ thống quản lý là vấn đề khá mới đối với các tổ chức, doanh nghiệp VN, chúng ta cùng tìm hiểu bản chất cũng như các nguyên tắc của vấn đề này
1.1. Bản chất của tích hợp các HTQL
Hiện nay có rất nhiều đơn vị đã và đang thực hiện cải tiến phương pháp quản lý của mình dựa vào mô hình của các tiêu chuẩn quốc tế như ISO9000, ISO14000, SA8000, hay OHSAS18001,... Do nhiều cơ quan, chuyên gia tư vấn khác nhau nên hầu hết các phương pháp quản lý của DN về các lĩnh vực khác nhau ít khi gắn kết được với nhau. Do nguồn lực rất hạn chế và để giảm chi phí tư vấn nhiều DN phải xé nhỏ, phân vùng, chia thành nhiều khu vực như xí nghiệp 1 thì áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000, xí nghiệp 2 thì áp dụng tiêu chuẩn ISO 14000,... sau đó copy, nhân rộng các quy trình thủ tục đã viết cho một xí nghiệp ra toàn DN. Để cho nhanh DN còn phân công rất rõ rãng rằng ngoài các hoạt động chuyên môn thì lãnh đạo A phụ trách về góc độ chất lượng, cán bộ B phụ trách riêng về môi trường, một người khác phụ trách riêng về vấn đề trách nhiệm xã hội hay an toàn lao động,...để dễ nhớ các yêu cầu, dễ trả lời các cơ quan đánh giá, chứng nhận. Với cách làm trên, DN có thể có rất nhiều chứng nhận phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, đá ứng nhanh đòi hỏi của thị trường. Tuy nhiên nó cũng dẫn tới hiện trạng trong DN thường tồn tại đồng thời nhiều HTQL dẫn đến tình trạng phân tán nguồn lực, quản lý không thống nhất, phức tạp và hiệu lực, hiệu quả sẽ thấp, khó có thể duy trì lâu dài. Trước tình hình này đã có nhiều DN đã suy nghĩ, chủ động tìm cách tích hợp các HTQL trên cho đơn giản hơn.
Vậy tích hợp các HTQL là gì? Thực tế chưa có một khái niệm nào nói rõ về tích hợp, song có thể hiểu về tích hợp như sau: Tích hợp các HTQL là tìm ra những điểm chung của các HTQL và xây dựng chúng thành một văn bản, một chính sách hay một hệ thống chung duy nhất thỏa mãn các yêu cầu của các HTQL
đó. Hay nói một cách nôm na là làm thế nào để có một hệ thống chung duy nhất, một lần đánh giá, một ban chỉ đạo, một đại diện lãnh đạo và đặc biệt là dễ dàng kiểm soát và duy trì hệ thống với chi phí thấp. Điều này có nghĩa là làm cho các HTQL trở nên đơn giản hơn nhiều, dễ quản lý hơn và đem lại hiệu quả cao hơn. Nói về tích hợp các chuyên gia đã kiến nghị năm nguyên tắc cơ bản trong khi tích hợp các HTQL tại DN dựa trên kinh nghiệm tư vấn và huấn luyện.
1.1.1. Nguyên tắc 1: Chỉ nên có một HTQL của DN
Bạn phải đảm bảo rắng DN chỉ nên có một HTQL. Mỗi người dù ở cương vị công tác nào, khi họ làm việc gì cũng chỉ phục vụ một mục đích, đó là đạt hiệu quả cao nhất. Do vậy bất cứ một quy trình nào, một nguyên công nào trong quy trình bạn viết ra cũng phải thỏa mãn đồng thời yêu cầu của tất cả các lĩnh vực như kinh doanh, chất lượng, môi trường, an toàn,.... Do vậy các HTQL phải quyện vào nhau, làm một lần mà phù hợp mọi yêu cầu. như thế bạn không thể có quan điểm là “ DN phải xây dựng một HTQL phù hợp với các yêu cầu của các tổ chức như ISO9000, ISO14000” mà DN phải hiểu bản chất những ý tưởng chính của từng tiêu chuẩn để cải tiến và hoàn thiện phương pháp quản lý hiện có của mình.
Chúng ta cũng không thể và không nên copy HTQL của một đơn vị khác, mặc dù họ có nhiều điểm tương đồng song vẫn có những điểm khác biệt khiến HTQL đó không phát huy được hiệu quả hay hiệu quả thấp. Vì thế hãy học tập kinh nghiệm và ứng dụng sáng tạo vào thực tế.
1.1.2. Nguyên tắc 2: Nguyên tắc mọi cải tiến phải xuất phát từ mục tiêu dài hạn của DN hạn của DN
HTQL hiện có của bạn không thể cùng một lúc phù hợp ngay với các yêu cầu của tất cả các tiêu chuẩn. Trong khi nguồn lực của chúng ta còn rất hạn chế, chúng ta không thể và cũng không nên có một HTQL hoàn chỉnh ngay hay nói đúng hơn với hoàn cảnh, điều kiện của chúng ta thì không thể có ngay được một HTQL hoàn chỉnh. Để tránh việc phải làm đi, làm lại, thay đổi nhiều trong phương thức quản lý, để kiểm soát được qúa trình thay đổi chúng ta nên xác định rõ định hướng, mục tiêu dài hạn của DN. Có được mục tiêu, viễn cảnh dài hạn chúng ta có thể hoạch định quản lý thế nào, tập trung vào vấn đề nào trước, chất lượng hay môi trường hay các vấn đề về trách nhiệm xã hội hoặc tiến hành song song tất cả các lĩnh vực
nhưng mục tiêu, phạm vi, mức đọ khác nhau. Như vậy xác định được mục tiêu dài hạn của DN là rất quan trọng.
1.1.3. Nguyên tắc 3: Nguyên tắc triển khai từ từ, mở rộng dần HTQL sang các lĩnh vực khác các lĩnh vực khác
Vấn đề quả lý luôn là vấn đề khó, nhạy cảm và cũng là vấn đề bức xúc của nhiều DN không chỉ ở VN mà còn cả trên thế giới, để HTQL đem lại hiệu quả cao chúng ta cần xây dựng, hoàn thiện HTQL hiện có của DN. Song không thể vội vàng mà phải xây dựng, hoàn thiện một cách từ từ. Cải tiến phương pháp quản lý là một dự án lớn, dài hơi và do chúng ta còn ít có điều kiện nghiên cứu sâu nên phải đi từng bước, phải cẩn thận. Do đó nên có một ban quản lý dự án, đặt dưới sự điều hành trực tiếp của lãnh đạo cao nhất. Chúng ta nên hoàn thiện dần HTQL của mình song song với quá trình sản xuất kinh doanh. Nên chăng bắt đầu từ lĩnh vực quản lý chất lượng vì kết quả của nó gán sát với hiệu quả sản xuất kinh doanh, với sự tồn tại của DN, sau đó mở rộng dần sang các lĩnh vực khác.
1.1.4. Nguyên tắc 4: Các cán bộ quản lý phải nhuần nhuyễn chu trình PDCA
Bản chất của mọi yêu cầu trong các HTQL khác nhau đều dựa trên chu trình PDCA( Plan: lập kế hoạch, Do: thực hiện, Check: kiểm tra, Action: hành động, khắc phục). Ví dụ như mô hình quản lý môi trương ISO14001 bạn phải trả lời được:
- Hiện nay quá trình sản xuất kinh doanh của bạn đang gây ra những tác động gì tới môi trường xung quanh, vấn đề nào quan trọng nhất mà bạn phải có khả năng cải tiến?
- Bạn sẽ làm gì để cải tiến hoặc giảm thiếu các tác động môi trường đó? - Làm thế nào để bạn xác nhận, kiểm tra được kết quả của những cải tiến đã thực hiện?
- Làm thế nào để bạn duy trì được kết quả đã đạt được? Trong tương lai bạn sẽ tiếp tục cải tiến vấn đề gì?
Như vậy chu trình PDCA là chu trình rất quan trọng và cần thiết cho mọi HTQL. Chính vì thế đã đặt ra yêu cầu đòi hỏi các cán bộ quản lý phải nhuẫn nhuyễn chu trình PDCA
1.1.5. Nguyên tắc 5: Nguyên tắc đánh giá đúng thực trạng, phát hiện những cơ hội để cải tiến cơ hội để cải tiến
Với bất kỳ một hoạt động nào, vấn đề nào cũng cần đánh giá đúng thực trạng. Có đánh giá đúng thực trạng chúng ta mới biết mình mạnh ở điểm nào, yếu ở đâu để từ đó phát huy thế mạnh và khắc phục điểm yếu. Phát hiện cơ hội để cải tiến cũng cần được tiến hành tại các DN vì nắm được cơ hội coi như đã nắm chắc phần thắng trong tay. Hoạt động quản lý cũng không nằm ngòai quy luật này. Chúng ta không nên chỉ quan tâm duy nhất tới việc HTQL của mình có phù hợp hay không với các yêu cầu của của các tiêu chuẩn, các cơ quan chứng nhận. Chúng ta phải tìm hiểu, phải xác định được những cơ hội, rủi ro đang tiềm ẩn liên quan tới các HTQL có thể làm ảnh hưởng tới mục tiêu sản xuất kinh doanh của mình. Do vậy chúng ta cần có cách nhìn hệ thống, tổng quát, rộng hơn và luôn trả lời câu hỏi: bạn cần phải làm gì để HTQL thực sự giúp bạn đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh của mình.
Trên đây là năm nguyên tắc khi thực hiện tích hợp các HTQL mà các chuyên gia đã đưa ra. Đây mới chỉ là những kiến nghị chưa phải là tài liệu chính thức về tích hợp song giá trị của của chúng lại rất lớn và có sức thuyết phục các nhà quản lý cũng như các chuyên gia đánh giá khác.
1.2. Lợi ích của tích hợp các HTQL
Theo xu hướng hiện nay, do áp lực từ các bên hữu quan khác nhau nên ngày càng có nhiều tiêu chuẩn cho các HTQL và việc các DN áp dụng đồng thời nhiều HTQL đang ngày càng trở nên phổ biến hơn. Khi ấy các DN gặp phải nhiều khó khăn như vấn đề là với bao nhiêu hệ thống, thì có bao nhiêu đội ngũ, ban chỉ đạo, hệ thống văn bản, hệ thống đánh giá, hệ thống giám sát,... ngày đêm làm việc để duy trì các hệ thống đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn hay DN không biết phải tuân thủ theo quy trình của hệ thống nào trước,... Câu trả lời rất đơn giản và có lẽ đã có nhiều nhà quản lý nghĩ tới đó là giải pháp tích hợp. Tại sao không phải là một giải pháp khác mà lại là tích hợp. Chỉ có một câu trả lời duy nhất đó là tích hợp đã khắc phục được nhược điểm của việc áp dụng đồng thời các HTQL và đem lại nhiều lợi ích cho DN khi áp dụng. Dưới đây là một số những lợi ích căn bản của tích hợp các HTQL
1.2.1. Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, thỏa mãn nhu cầu khách hàng hàng
Như chúng ta đã biết mọi nỗ lực của tổ chức luôn hướng tới một mục tiêu chung là nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và thỏa mãn nhu cầu khách hàng cả nội bộ lẫn bên ngoài.
Đối với bất kỳ một HTQL theo tiêu chuẩn nào chăng nữa dù là ISO9001:2000 hay ISO14001, SA8000 hay OHSAS18001 thì mục tiêu hướng tới các lợi ích của khách hàng và lợi ích của công ty bao giờ cũng được đặt lên hàng đầu, đồng thời phải thỏa mãn các yêu cầu khác nhau của các bên hữu quan. Tuy nhiên với mỗi tiêu chuẩn áp dụng khác nhau thì vấn đề lại được nhìn nhận dưới góc độ khác nhau. Quan trọng là ở chỗ: khi có nhiều hệ thống cùng xem xét về những vấn đề khác nhau (chẳng hạn như khách hàng) nhưng lại từ các góc độ khác nhau thì tất nhiên sẽ nảy sinh các mâu thuẫn. Việc tích hợp các HTQL cho phép DN xem xét các mục tiêu, chính sách của mình trên phương diện tổng thể, dưới nhiều góc độ khác nhau của các bên hữu quan. Do đó sẽ thoả mãn khách hàng cả nội địa lẫn bên ngoài. Khi khách hàng được thỏa mãn thì hiệu quả hoạt động kinh doanh cũng được nâng cao vì có khách hàng hoạt động sản xuất kinh doanh mới thực hiện được, khách hàng là đối tượng trực tiếp mà DN phục vụ và cũng là đối tượng trực tiếp đem lại doanh thu, lợi nhuận và thị phần cho DN.
1.2.2. Một hệ thống tích hợp sẽ dễ dàng quản lý và kiểm soát hơn
Với nhiều HTQL cùng song song tồn tại mà không có sự nhất quán thì rất khó thực hiện và quản lý. Ngược lại sự đồng bộ và nhất quán của hệ thống cho phép công tác quản lý, giám sát hệ thống trở nên đơn giản hơn rất nhiều, đồng thời cơ cấu tổ chức của các ban chỉ đạo, của các cán bộ chuyên trách cũng đơn giản hơn. Tổ chức có thể chỉ cần một đại diện lãnh đạo đồng thời là QMR- đại diện lãnh đạo về chất lượng, ERM- đại diện lãnh đạo về môi trường và SAMR- đại diện lãnh đạo về trách nhiệm xã hội để chăm lo cho hệ thống.
Về một phương diện khác, phương diện người sử dụng, nếu chỉ có một hệ thống văn bản, các quy trình hướng dẫn công việc sẽ nhất quán, dễ dàng tìm kiếm tra cứu và áp dụng. Còn với rất nhiều hệ thống thì người dùng không biết phải tuân theo yêu cầu của hệ thống nào trước và do đó dễ dẫn tới mâu thuẫn lợi ích cũng
như cách thức hiện. Đây là yếu tố rất quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống.
1.2.3. Giảm rất đáng kể thời gian và chi phí cho các đợt đánh giá
Trước kia, nếu tổ chức có hai hệ thống chẳng hạn, có nghĩa là mỗi năm sẽ có khoảng bốn lần đánh giá. Đánh giá nội bộ có thể không tốn kém nhiều về kinh phí nhưng đánh giá của bên thứ ba thì lại khác. Đánh giá của bên thứ ba có thể là của tổ chức chứng nhận cũng có thể là của khách hàng nên chi phí là rất lớn do phải tiếp đón bao gồm cả chi phí đánh giá và chi phí chứng nhận. Ngoài thời gian các chuyên gia đánh giá, làm việc trực tiếp thì thời gian chuẩn bị để đón tiếp các chuyên gia cũng rất đáng kể. Mà với các DN thời gian luôn là vàng, với họ luôn là kinh doanh từng phút. Do đó chi phí của DN sẽ tăng theo cấp số cộng. Nhưng với một hệ thống duy nhất, DN sẽ giảm được số lần đánh giá đồng nghĩa với giảm chi phí và thời gian, các HTQL mà DN đang áp dụng đều được chứng nhận khi hệ thống tích hợp được chứng nhận. Ví như DN tích hợp HTQL chất lượng và HTQL môi trường và nhận được chứng chỉ tích hợp thì điều đương nhiên là HTQL chất lượng và môi trường cũng được công nhận mà không cần phải xin chứng chỉ riêng cho từng hệ thống. Như vậy với một hệ thống duy nhất, DN có thể thu được rất nhiều lợi ích và lợi ích ngay trước mắt là giảm đáng kể thời gian và chi phí cho các đợt đánh giá và xin chứng nhận
1.2.4. Toàn tổ chức sẽ hoạt động trong một hệ thống thống nhất
Sau khi tích hợp DN sẽ có một hệ thống, một chính sách và mục tiêu trong đó đề cập đầy đủ các yêu cầu của các bên liên quan. Như vậy DN sẽ hoạt động trong một hệ thống duy nhất thay vì những hệ thống chồng chéo nhau. Có lẽ đây là điều mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng mong muốn. Để đảm bảo các HTQL theo tiêu chuẩn luôn sát với thực tế, phản ánh đúng và chính xác những điều mà các nhà lãnh đạo mong muốn được thực hiện trong tổ chức của mình thì một hệ thống tích hợp sẽ làm điều đó một cách hoàn hảo hơn rất nhiếu so với các hệ thống đơn lẻ hoạt động độc lập. Hoạt động trong một hệ thống thống nhất DN sẽ hài hòa được các mục tiêu, thỏa mãn được yêu cầu của các bên hữu quan.
Ngoài những lợi ích nêu trên, tích hợp các HTQL còn có đầy đủ lợi ích của từng hệ thống riêng biệt như thỏa mãn nhu cầu khách hàng, xây dựng niềm tin cho
các bên liên quan, giảm chi phí do chi phí thiệt hại giảm đáng kể, giảm chi phí xử lý môi trường và một số lợi ích khác tùy thuộc DN áp dụng những HTQL nào.
Như chúng ta đã thấy lợi ích của tích hợp các HTQL là rất lớn, cả lợi ích trước mắt cũng như lợi ích lâu dài, vì thế các tổ chức nên thực hiện tích hợp khi có thể
1.3. Điều kiện để tích hợp các HTQL
Tích hợp các HTQL là một phương pháp quản lý mới, tiên tiến, hiện đại, đem lại hiệu quả cao và đã được các nước bạn triển khai áp dụng. Nhưng ở VN chúng ta số các đơn vị áp dụng tích hợp trong quản lý là rất hiếm. Song xu hướng của thời đại đòi hỏi phải có những bước đột phá trong kinh doanh cũng như trong