1. Lịch sử hỡnh thành và phỏt triển của cụng ty
2.3. Đặc điểm về cơ cấu tổ chức của cụng ty Nam Thỏi
2.3.1.Sơ đồ tổ chức bộ mỏy
Nhằm đảm bảo quỏ trỡnh hoạt hoạt động sản xuất kinh doanh cho cụng ty cú hiệu quả cũng như giảm bớt chi phớ quả lý thỡ đũi hỏi cụng ty phải xõy dựng cho mỡnh một cơ cấu tổ chức bộ mỏy gọn nhẹ nhất để đảm bảo yờu cầu thực hiện cụng việc một cỏch tốt nhất và cú hiệu quả nhất thỡ cụng ty du lịch và thương mại Nam Thỏi đó lựa chọn mụ hỡnh tổ chức sau:
Bảng 1. Sơ đồ tổ chức bộ mỏy cụng ty Nam Thỏi:
( Nguồn từ phũng điều hành của cụng ty)
Giỏm đốc
Phú Giỏm đốc
Bộ phận thị
trường Kế toỏnPhũng Điều hànhPhũng Hướng dẫnPhũng
Nội
Bảng 2: Cơ cấu lao động trong cụng ty (Đv: người)
( Nguồn từ cụng ty Nam Thỏi)
Tổng số người Giới tớnh Độ tuổi Trỡnh độ học vấn Nam Nữ 24-35 >35 Đại học Cao đẳng Khỏc 10 06 04 09 01 4 4 2 Tỷ lệ % 60 40 90 10 40 40 20 Từ bảng trờn ta thấy được:
+ Về độ tuổi và giới tớnh: Lao động trong cụng ty cú tuổi đời rất trẻ, đõy là thuận lợi rất lớn cho cụng ty vỡ lao động trong lữ hành cần những người cú sức khoẻ, năng động mà giới trẻ mới cú thể đỏp ứng được.Cơ cấu lao động giữa nam và nữ trong cụng ty khụng chờnh lệch là bao nhiờu điều này khẳng định vai trũ ngày càng quan trọng của nữ giới trong sự phỏt triển của cụng ty.
+ Trỡnh độ học vấn: Nhỡn chung lao động trong cụng ty cú trỡnh độ cao, từ cao đẳng trở lờn chiếm tới 80% điều này cú thể khẳng định trong tương lai khụng xa cụng ty sẽ phỏt triển mạnh.
Bảng 3: Thu nhập của lao động trong cụng ty (Đv: 1000đ)
(Nguồn từ bộ phận kế toỏn cụng ty Nam Thỏi)
Lao động Thu nhập bỡnh quõn đầu người
Lương Thu nhập khỏc Tổng thu nhập Tổng số (khụng kể kể giỏm đốc và phú phú giỏm đốc) 08 780 151 931
Nhỡn chung ta thấy mức lao động bỡnh quõn trong cụng ty như vậy là chưa tương xứng với trỡnh độ của lao động cũng như đặc thự của lao động trong du lịch.Lương như vậy nếu như ở thành phố thỡ khụng đủ cho chi tiờu cỏ
nhõn chứ đừng núi gỡ đến nuụi sống gia đỡnh.Do vậy cụng ty cần xem lại cụng tỏc tổ chức và quản lý nhõn lực tại cụng ty.
2.3.2.Chức năng nhiệm vụ của cỏc bộ phận trong cụng ty
Mỗi phũng ban cú một chức năng nhiệm vụ riờng nhưng lại được liờn hệ với nhau rất chặt chẽ:
- Giỏm đốc:
+ Chức năng: Điều hành và quản lý chung. Giỏm đốc là chủ tài khoản + Nhiệm vụ: Quản lý tốt quỏ trỡnh hoạt động của cụng ty, cũng là người đề ra chiến lược phỏt triển của cụng ty, thực hiện cỏc giao dịch nước ngoài, ký kết hợp đồng với khỏch hàng.
- Phú giỏm đốc:
+ Chức năng: Điều hành mảng khỏch sạn, khai thỏc mảng trong nước và Outbound.
+ Nhiệm vụ: Quản lý bộ phận điều hành, ký kết hợp đồng khỏch sạn, phối hợp với phũng thị trường trong nước để khai thỏc khỏch.
- Bộ phận thị trường:
* Thị trường trong nước:
+ Chức năng: Khai thỏc, bỏn cỏc Tour du lịch ra nước ngoài, tour nội địa, cỏc dịch vụ riờng lẻ.
+ Nhiệm vụ: Lập kế hoạch khai thỏc khỏch thụng qua hoạt động Marketing, tiếp cận khỏch hàng, tỡm hiểu thị trường du lịch, những thụng tin cập nhật trờn thị trường và mạng Internet.Khảo sỏt thị trường để đề ra chiến lược bỏn cỏc tour du lịch thụng qua kờnh trực tiếp.Thường xuyờn duy trỡ mối quan hệ với khỏch hàng thụng qua cỏc chương trỡnh chăm súc khỏch hàng.Quan hệ tốt với cỏc cơ sở đại lý bỏn trong nước.
* Thị trường nước ngoài:
+ Chức năng: Khảo sỏt thị trường nước ngoài và tiếp thị bỏn cỏc tour du lịch tại Việt Nam.
+ Nhiệm vụ: Lập kế hoạch và khảo sỏt thị trường thụng qua cỏc chuyến đi nước ngoài và qua nhiều kờnh thụng tin khỏc.Qua khảo sỏt thị trường nắm bắt tõm lý khỏch hàng và thị trường khỏch tiềm năng, bỏo cỏo ban giỏm đốc để tiến hành triển khai, kết hợp với bộ phận khỏc như hướng dẫn, điều hành để cựng nhau xõy dựng chương trỡnh và tạo ra sản phẩm mới nhằm đỏp ứng nhu cầu của khỏch hàng.Khụng ngừng nõng cao đổi mới chương trỡnh du lịch trờn cơ sở xõy dựng chiến lược giỏ cả hợp lý cho thị trường cần khai thỏc.Duy trỡ mối quan hệ tốt với cỏc hóng du lịch nước ngoài đang hợp tỏc, khai thỏc thị trường khỏch mới, khai thỏc lượng khỏch quốc tế, khỏch lẻ thụng qua mạng Internet. Thực hiện tốt việc chào bỏn cỏc tour thụng qua mạng. Thụng tin và thăm hỏi thường xuyờn với khỏch hàng qua Email. Thực hiện cỏc dịch vụ hậu mói sau khi kết thỳc chuyến đi.
- Phũng kế toỏn:
+ Chức năng: Lập sổ sỏch chứng từ, bỏo cỏo tài chớnh.
+ Nhiệm vụ: Tập hợp đầy đủ cỏc chi phớ phỏt sinh trong kỳ sau khi tour kết thỳc.Bỏo cỏo ban giỏm đốc về tỡnh hỡnh tài chớnh của cụng ty, ghi, thu nợ cũng như thanh toỏn đầy đủ cho cỏc đơn vị cung cấp.
- Phũng điều hành:
+ Chức năng: Tổ chức thực hiện chương trỡnh du lịch theo hợp đồng đó
ký.
+ Nhiệm vụ: Sau khi hợp đụng được ký kết, triển khai việc đạt phũng
khỏch sạn, nhà hàng, vận chuyển đường bộ, hàng khụng và cỏc dịch vụ khỏc cú trong chương trỡnh.Ghi tất cả thụng tin điều hành vào bảng phõn phối cụng việc để cho tất cả nhõn viờn trong cụng ty nắm rừ thụng tin về đoàn khỏch cũng như cỏch sắp xếp cụng việc cho từng cỏ nhõn.Quan trọng nhất là phải đảm bảo tớnh chớnh xỏc về địa điểm và thời gian.
- Phũng hướng dẫn:
+ Chức năng: Tổ chức thực hiện chương trỡnh du lịch theo hợp đồng đó ký.
+ Nhiệm vụ: Hướng dẫn viờn là người cuối cựng thực hiện chương trỡnh du lịch cho khỏch hàng.Cú nhiệm vụ nhận mọi thụng tin về đoàn từ phũng điều hành và thực hiện đỳng sự sắp đặt của phũng điều hành tớnh từ khi đún khỏch.Là người đại diện của cụng ty trong suốt quỏ trỡnh tham quan của du khỏch, cho nờn cú nhiệm vụ xử lý tốt mọi tỡnh huống xảy ra trong chuyến đi.Duy trỡ thụng tin tốt với phũng điều hành để giải quyết những vấn đề phỏt sinh. Thực hiện đún khỏch, dẫn khỏch, thuyết minh cho khỏch cũng như tiễn khỏch sau khi kết thỳc chuyến đi.