- Thực tế trong doanh nghiệp cho thấy việc sử dụng nguồn nhân lực nhằm tăng năng xuất lao động chưa thực sự có hiệu quả Với đặc điểm của công ty
2.2.3. Quy trình quản lý nguồn nhân lực tại công ty.
Quy trình quản lý nguồn nhân lực trong công ty được chia làm bốn bước sau:
* Phân tích và thiết kế công việc.
- Công ty mới chỉ phân tích sơ qua công việc của vị trí cần tuyển dụng từ những thông tin thu thập được và mô tả công việc đó. Nhờ đó mà công ty có thể xây dựng được bảng tiêu chuẩn cho công việc đó.
- Quy trình thiết kế lại công việc rất phức tạp, công ty phải xem xét nhiều khía cạnh khác nhau như:
+ Sự phù hợp của công việc với mục tiêu của công ty.
+ Tối đa hóa sự nhiệt tình và ham mê làm việc của nhân viên. + Việc thực hiện định mức các tiêu chuẩn đặt ra.
+ Sự kết hợp giữa kỹ năng và trình độ của nhân viên với những yêu cầu của công việc.
Nội dung thiết kế lại công việc bao gồm:
1. Xác định nội dung công việc: Khi xác định nội dung công việc công ty mới chủ yếu xem xét một số yếu tố sau:
+ Sự khác nhau của các kỹ năng: Thể hiện mức độ mà công việc yêu cầu các hoạt động khác nhau kéo theo việc sử dụng các kỹ năng trình độ khác nhau của từng con người trong doanh nghiệp.
+ Mức độ rõ ràng của nhiệm vụ: Thể hiện mức độ rõ ràng khi hoàn thành toàn bộ cũng như từng phần công việc được giao, tứ là kết quả công việc được hoàn thành tới đâu, được thể hiện rõ ở mức độ nào.
+ Ý nghĩa của công việc : Thể hiện sự ảnh hưởng kết quả công việc đến hoạt động của doanh nghiệp.
+ Tính tự chủ trong công việc: Thể hiện mức độ mà công việc tạo ra tính tự độc lập, tự chủ và tùy ý cho mỗi các nhân trong việc quyết định cách thức, thời gian và phương pháp làm việc.
+ Thông tin phản hồi: Thể hiện mức độ người thực hiện trong công việc nhận được các thông tin về kết quả và ý nghĩa của công việc mà họ đã thực hiện.
2. Tạo ra môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên để họ có thể hoàn thành được công việc: doanh nghiệp đã xét đến các vấn đề điều kiện làm việc cần thiết cho nhân viên, yêu cầu về an toàn,…
- Nội dung của phân tích công việc gồm có sáu bước sau : công ty cũng thực hiện phân tích công việc nhưng tương đối chung, không cụ thể và chi tiết.
Bước 1: Công ty mới chỉ xác định mục đích của việc sử dụng các thông tin phân tích công việc, công việc này thường do các trưởng phòng làm.
Bước 2: Thu thập thông tin của bảng mô tả công việc cũ.
Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Các phương pháp công ty hay dùng là: Quan sát, phỏng vấn.
Bước 5: Kiểm tra xác định lại tính chính xác của thông tin. Công ty không tổ chức xác minh tính xác của thông tin mà chủ yếu tin tưởng vào uy tín của người làm công việc này.
Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
- Thiết kế lại công việc: là sự thay đổi một cách hệ thống nội dung công việc nhằm thay đổi những tiêu chuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác cần thiết đối với người thực hiện công việc nhằm nâng cao hiệu quả công việc hoặc động cơ làm việc. Nội dung thiết kế lại công việc gồm có các bước sau:
- Xác định nội dung công việc: Công ty cũng xét các yếu tố như là sự khác nhau của các kỹ năng, mức độ rõ ràng của nhiệm vụ, ý nghĩa của công việc, tính tự chủ trong công việc, thông tin phản hồi.
- Công ty cũng chỉ rõ nội dung công việc bao gồm những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, những phương tiện, máy móc cần sử dụng, những phản ứng hay hỗ trợ đối với người khác.
- Trách nhiệm với công ty là những yêu cầu chung mà tổ chức mong muốn mọi nhân viên phải thực hiện.
- Ngoài ra công ty còn xem xét các điều kiện làm việc cần thiết cho nhân viên làm việc, như các yêu cầu về an toàn lao động, điều kiện không khí và các điều kiện khác.
* Kế hoạch hóa nhân lực.
- Khi lập kế hoạch nhân lực công ty chú ý đến những yếu tố như là:
+ Môi trường bên trong công ty : công ty xem xét các vấn đề như vai trò, mục đích của doanh nghiệp, sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, các mục tiêu chiến lược, chiến lược kế hoạch hóa nhân lực.
+ Môi trương bên ngoài thì công ty xem xét các vấn đề như: những thay đổi về khung cảnh kinh tế, lực lượng lao động trong xã hội, hệ thống pháp luật của nhà nước, văn hóa xã hội, đối thủ cạnh tranh, khoa học kỹ thuật, khách hàng.
- Phân tích hiên trạng nguồn nhân lực trong công ty như :
+ số lượng cũng như chất lượng lao động của toàn doanh nghiệp, ở từng phòng ban.
+ Số lượng nam, nữ, trình độ trong toàn công ty.
+ Độ tuổi và thâm niên công tác của lực lượng lao động.
+ Tình hình sử dụng thời gian lao động của doanh nghiệp như số giờ làm trong ngày, trong tuần, số ngày nghỉ,...
+ Tình hình năng xuất lao động.
+ Tình hình tuyển dụng, đề bạt, kỷ luật, sa thải.
+ Tình hình nghỉ việc, thay đổi, thuyên chuyển công tác. - Phân tích nhu cầu nhân lực và khả năng điều chỉnh.
+ Phân tích mức cung nội bộ: phải xác định xem hiện nay có bao nhiêu người trong mỗi công việc, tiếp đến phải ước tính được mỗi công việc cần bao nhiêu người, bao nhiêu người sẽ chuyển sang công tác khác, bao nhiêu người sẻ rời bỏ công việc hiện tại.
+ Phân tích mức cung của thị trường bên ngoài.
+ Xác định những quá trình phát triển dự kiến của công ty.
+ Xác định nhu cấu tương lai về công việc,năng lực và nguồn nhân lực. + Lập kế hoạch thay thế nhân lực.
- Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện. * Tuyển dụng nhân lực.
- Xác định đối tượng nhân viên công ty cần: Trước hết công ty phân tích tính chất công việc, các kỹ năng cần thiết cho công việc đó,… từ đó đề ra các yêu cầu cần thiết của ứng viên cho chức vụ đó. Như vậy công ty có thể xác định được nhân viên mà công ty cần tuyển dụng.
- Chọn lựa những nhân viên tốt nhất (Tuyển dụng): Bước đầu công ty sẽ công bố thông tin tuyển dụng và tổ chức nhận hồ sơ, một ban xét tuyển sẽ được thành lập làm nhiệm vụ xét tuyển, sau đó ban này sẽ xét duyệt lần thứ nhất. Công ty sẽ chọn ra những bộ hồ sơ có đủ tiêu chuẩn để xét tuyển tiếp lần thứ hai. Bước tiếp theo có thể là bước phỏng vấn các ứng viên này. Các ứng viên vượt qua được vòng phỏng vấn sẽ được công ty giao việc và làm thử. Bước tuyển dụng này không thể dánh giá chính xác năng lực của các ứng viên.
- Lập kế hoạch công tác cho nhân viên: Công ty sẽ lập riêng cho mỗi ứng viên một kế hoạch công tác với những công việc nhất định, tất nhiên trong đó sẽ có nhiều thử thách, những công việc này rất giống với công việc mà công ty cần
tuyển. Công ty luôn có một bộ phận giám sát, theo dõi, đánh giá những nhân viên thử việc này. Thời gian thử việc thường kéo dài khoảng một tháng.
- Huấn luyện và tạo động cơ làm việc cho nhân viên: Những nhân viên được công ty tuyển chọn sẽ chính thức ký hợp đồng lao động và sẽ tham gia làm việc. Trong thời gian đầu này, những nhân viên mới này thường được kèm cặp bởi những nhân viên có nhiều kinh nghiệm,giỏi trong công ty. Những nhân viên này cũng sẽ được công ty hứa hẹn với những mức lương cao, cơ hội thăng tiến,…VD như: sau tháng thứ nhất làm việc công ty sẽ tăng thêm lương cho những nhân viên này khoảng 20% mức lương tháng thứ nhất, sau một năm sẽ tăng lên 40%, ngoài ra còn các khoản tiền thưởng khác.
- Đánh giá kết quả làm việc của nhân viên: công ty thường đánh giá kết quả làm việc của nhân viên mới qua các tiêu chí sau:
+ Hiệu quả công việc mà nhân viên đó đạt được: đối với nhân viên bán hàng, công ty đánh giá hiệu quả công việc bằng tiêu chí doanh số bán mà nhân viên đó đạt được.
+ Thời gian hoàn thành công việc.
+ Khả năng thích ứng nhanh với công việc và môi trường.
Công ty không quá khắt khe trong việc đánh giá kết quả làm việc của nhân viên, việc đánh giá này thường được xem xét một cách qua loa.
- Đưa ra và nhận phản hồi về kết quả làm việc của nhân viên: sau khi có bảng đánh giá kết quả làm việc của nhân viên đó, công ty phải công bố rộng rãi cho mọi thành viên để có thể nhận được những nhận xét từ những thành viên này. Nhưng thực chất, công ty bỏ qua bước này.
Nếu công ty làm tốt tất cả các yêu cầu trên thì công ty sẽ có một đội ngũ nhân viên làm việc vui vẻ, có hiệu quả và đó chính là nguồn tài sản quý giá cho doanh nghiệp.
* Đào tạo và phát triển nhân lực.
Trước khi tiến hành đào tạo, công ty cần phải xác định xem đối tượng cần đào tạo là gồm những đối tượng nào, có bao nhiêu người. Công ty thường thực hiện đào tạo đối với những nhân viên mới. Sau khi đã xác định những nhân viên cần đào tạo, công ty sẽ lập kế hoạch đào tạo những nhân viên này. Thường thì công ty lựa chọn phương pháp đào tạo tại nơi làm việc như: kèm cặp hướng dẫn tại chỗ và luân phiên thay đổi công tác. Ưu điểm của hình thức này là đơn giảm, có thể đào tạo nhiều người cùng một lúc; ít tốn kém, thời gian đào tạo ngắn, học viên trong quá trình học tập lại có thể tạo ra được sản phẩm cho công ty; không cần các phương tiện học tập chuyên biệt như phòng học,đội ngũ cán bộ giảng dạy; học viên được trực tiếp giải quyết các vấn đề thực tiễn, nhanh chóng biết kết quả học tập. Còn nhược điểm của phương pháp này là tạo ra tâm lý lo sợ cho nhân viên hướng dẫn, hộ sợ sẽ bị mất việc; người hướng dẫn có thể thiếu trình độ sư phạm; học viên tiếp thu những tật xấu của nhân viên hướng dẫn.
Cuối cùng công ty đánh giá kế quả của khóa học chỉ ra những nhân viên đạt yêu cầu và những nhân viên chưa đạt yêu cầu để có biện pháp xử lý tiếp theo.