P. HÀNH CHÍNH & NHÂN SỰ PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG THU MUA PHÒNG THÍ NGHIỆM PHÂN XƯỞNG CƠđIỆN KHO LẠNH PHÒNG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG VPđD-TP.HCM Phụ trách các nghiệp vụ XNK& Thị trường BCC PLANT Thực hiện hợp ựồng với ựối tác Nhật Bản NHÀ MÁY I Sản xuất các mặt hàng: mực, cá, bạch tuộc, ốc NHÀ MÁY II Sản xuất các sản phẩm từ tôm các loại HỘI đỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG GIÁM đỐC đẠI HỘI đỒNG CỔđÔNG BAN KIỂM SOÁT Hình 2.1: Sơựồ tổ chức công ty HAVICO
2.1.2.2 Nhiệm vụ các phòng ban của công ty
đại Hội đồng Cổđông
đại hội ựồng Cổ ựông là cơ quan quyết ựịnh cao nhất của Công ty Cổ phần Hải Việt. Có nhiệm vụ thông qua các báo cáo của Hội đồng Quản Trị về tình hình hoạt ựộng kinh doanh; quyết ựịnh các phương án, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và
ựầu tư; tiến hành thảo luận thông qua, bổ sung, sửa ựổi điều lệ của Công ty; thông qua các chiến lược phát triển; bầu ra Hội đồng Quản trị, Ban Kiểm Soát; và quyết
ựịnh bộ máy tổ chức của Công ty.
Hội đồng Quản Trị
Hội ựồng Quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty giữa hai kỳ ựại hội, ựứng ựầu là Chủ tịch Hội ựồng Quản trị. Hội ựồng Quản trị nhân danh Công ty quyết ựịnh mọi vấn ựề liên quan ựến mục ựắch và quyền lợi của Công ty.
Ban Kiểm Soát
Ban kiểm soát thay mặt đại hội cổựông ựể kiểm soát mọi hoạt ựộng sản xuất kinh doanh, quản trị ựiều hành Công ty. Ban kiểm soát có 3 thành viên.
Ban Tổng Giám đốc
Tổng Giám ựốc do Hội ựồng Quản trị bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Hội
ựồng Quản trị và đại hội ựồng Cổựông về quản lý và ựiều hành mọi hoạt ựộng sản xuất kinh doanh của Công ty.
Các Phòng, Ban Ờ đơn vị sản xuất kinh doanh
Ớ Nhà máy HAVICO 1
Là bộ phận chuyên sản xuất các mặt hàng từ mực, bạch tuộc, cá, ốc, cua, ghẹ, và các mặt hàng chế biến sẵn như chả giò, các sản phẩm áo bột. đứng ựầu có Giám ựốc nhà máy, có quyền tự chủ trong sản xuất và tuyển dụng nhân sự phục vụ
Ớ Nhà máy HAVICO 2
Là bộ phận chuyên sản xuất các mặt hàng từ tôm. đứng ựầu là Giám ựốc nhà máy, có quyền tự chủ trong sản xuất và tuyển dụng nhân sự phục vụ cho sản xuất.
Ớ Nhà máy Hợp ựồng hợp tác kinh doanh-BCC Plant
để thực hiện Hợp ựồng hợp tác kinh doanh với ựối tác Nhật Bản là KANETOKU và KANEMATSU. Nhà máy này chắnh thức ựi vào hoạt ựộng từ
tháng 11 năm 1995. Toàn bộ hoạt ựộng của BCC Plant do HAVICO ựiều hành trực tiếp. Tổng số nhân viên của BCC Plant là gần 300 người.
Ớ Văn phòng ựại diện tại Thành phố Hồ Chắ Minh:
Phụ trách các nghiệp vụ về xuất nhập khẩu, giao dịch, thanh toán tắn dụng, dịch vụ
giao nhận ngoại thương, ựàm phán, ký kết các hợp ựồng mua bán, xuất nhập khẩu.
Ớ Phòng Hành chắnh Ờ Nhân sự
điều hành và quản lý các hoạt ựộng Hành chắnh và Nhân sự của toàn Công ty. Thiết lập và ựề ra các kế hoạch và chiến lược ựể phát triển nguồn nhân lực. Xây dựng nội quy, chắnh sách về hành chắnh và nhân sự cho toàn Công ty. Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các quy chế, chắnh sách về hành chắnh, nhân sự phù hợp với thực tế của Công ty và với chếựộ hiện hành của Nhà nước.
Ớ Phòng kế toán
Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán, quản lý tài chắnh, lập sổ sách, hạch toán, báo cáo số liệu kế toán, trực tiếp thực hiện công tác kế toán cho các Nhà máy.
Ớ Phòng thu mua
Thực hiện việc thu mua (trong nước và nhập khẩu) và cung cấp toàn bộ
nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, vật tư kỹ thuật cho toàn công ty, ựảm bảo nguyên liệu sản xuất cho các nhà máy.
Ớ Phòng thắ nghiệm
Phòng thắ nghiệm thực hiện việc kiểm tra chất lượng nguyên liệu, thành phẩm, và các ựiều kiện vệ sinh trong sản xuất, ựảm bảo sản phẩm sản xuất và xuất khẩu ựạt tiêu chuẩn, không bị nhiễm kháng sinh, vi sinh bị cấm.
Ớ Kho lạnh
được xây mới năm 2003 với công suất khoảng 3.000 pallet, chịu trách nhiệm quản lý và lưu trữ hàng hóa, nguyên liệu cho toàn công ty.
Ớ Phân xưởng cơựiện lạnh
Thực hiện các nghiệp vụ bảo trì, bảo dưỡng hệ thống máy móc thiết bị của toàn công ty. Ngoài ra phân xưởng còn gia công các thiết bị cơ, ựiện lạnh cho nhà máy, bảo ựảm hoạt ựộng sản xuất của các nhà máy.
Ớ Phòng dịch vụ khách hàng
Có nhiệm vụ cung cấp thông tin về sản phẩm, giải quyết khiếu nại từ khách hàng, nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước qua các hoạt ựộng: tiếp cận thị
trường, khảo sát ý kiến khách hàng, PR, tiếp thị, tìm hiểu sản phẩm, khuynh hướng tiêu dùng.
2.1.3 Chức năng và phạm vi hoạt ựộng
Tổ chức sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu các mặt hàng thủy hải sản theo ngành nghềựăng ký và mục ựắch thành lập công ty.
Công ty xuất nhập khẩu thủy sản thực hiện hạch toán kinh tế, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và có tài khoản tại ngân hàng, kể cả tài khoản ngoại tệ.
Nhiệm vụ và quyền hạn chủ yếu của công ty là:
Công ty có nghĩa vụ ựăng ký kinh doanh với nhà nước, hoạt ựộng kinh doanh ựúng ngành nghềựã ựăng ký kinh doanh.
Tạo niềm tin và mối quan hệ thân thiết với khách hàng bằng chất lượng sản phẩm và phương thức phục vụ.
Công ty phải thực hiện nghiêm chỉnh các chắnh sách, chếựộ quản lý kinh tế, tài chắnh của nhà nước, tuân thủ các nguyên tắc hạch toán, và có nghĩa vụ
nộp thuế theo quy ựịnh của pháp luật.
Bảo vệ môi trường, chăm sóc ựời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ công nhân viên, ựảm bảo mức lương tối thiểu ngày càng ựược cải thiện.
Nắm chắc tình hình phát triển thủy sản trong cả nước, tình hình phát triển xuất nhập khẩu thủy sản trên thế giới, xây dựng và tổ chức thực hiện kế
hoạch phát triển sản xuất hàng thủy sản và kinh doanh xuất nhập khẩu thủy sản.
Trực tiếp nhập khẩu các loại vật tư, thiết bị, phụ tùng, nhiên liệu và hàng tiêu dùng cần thiết ựể phát triển sản xuất, thu mua hàng thủy sản xuất khẩu và phục vụựời sống của ngư dân.
Nhận ủy thác xuất khẩu các mặt hàng thủy sản và nhập khẩu các loại vật tư, thiết bị, hàng hóa cho phát triển thủy sản.
Tiến hành các hoạt ựộng dịch vụ phát triển thủy sản (bao gồm các dịch vụ
tài chắnh, tắn dụng, ngân hàng, dịch vụ kỹ thuật, dịch vụ thương mại trong và ngoài nước, dịch vụ sản xuất, dịch vụựời sống ngư dân)
Liên kết liên doanh và hợp tác với các tổ chức, các thành phần kinh tế trong và ngoài nước, nhằm phát triển sản xuất, phục vụ ngành thủy sản.
được cửựại diện ở một số nước có quan hệ sản xuất kinh doanh lớn với công ty khi cần thiết.
2.1.4 định hướng phát triển công ty
đế thực hiện mục tiêu chiến lược trong thời gian tới, HAVICO cần ựặt trọng tâm vào các hoạt ựộng sản xuất, kinh doanh, và ựầu tư như sau:
Nguyên liệu
Thực hiện ựa dạng hóa nguồn cung cấp ựể tránh rủi ro và chủựộng trong sản suất kinh doanh. Trong ựó, cân ựối lượng nguyên liệu từ nguồn trong nước và nước ngoài. Tiến hành liên doanh liên kết với nhà cung cấp cũng như tiến tới thực hiện
Sản phẩm và thị trường
Bên cạnh các mặt hàng chủ ựạo truyền thống từ tôm, mực, bạch tuộc, Công ty sẽ tiến hành xây dựng chiến lược phát triển các sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu thị hiếu của khách hàng.
Công ty sẽ ựẩy mạnh phát triển thị trường sang Mỹ, Châu Âu và các thị
trường khác thay vì tập trung quá nhiều vào thị trường Nhật ựế tránh lệ thuộc quá nhiều vào ựối tác tiêu thụ Nhật.
đầu tư xây dựng cơ bản
Năm 2003, công ty bắt ựầu xây dựng nhà máy HAVICO 2 với toàn bộ hệ
thống trang thiết bị máy móc mới, hiện ựại, trên tổng diện tắch 20.000m2 tại khu công nghiệp đông Xuyên, Tp. Vũng Tàu. Bên cạnh ựó, công ty ựẩy mạnh ựầu tư cải tạo, nâng cấp nhà xưởng hiện có, hợp lý hoá quy trình sản xuất, ựưa công suất chế
biến lên trên 7.000 tấn/năm; đồng thời, công ty cũng ựầu tư xây dựng thêm kho lạnh mới, hiện ựại, có sức chứa 2.000 tấn, nâng tổng năng lực trữ lạnh lên trên 3.000 tấn, mang lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp, bên cạnh giảm chi phắ thuê kho bên ngoài, còn tăng thêm thu nhập từ hoạt ựộng cho thuê kho.
Bên cạnh ựó, HAVICO ựã quyết ựịnh ựầu tư nhiều máy móc hiện ựại cho Phòng thắ nghiệm ựể ựáp ứng nhu cầu kiểm tra vi sinh, kháng sinh ngày càng nhiều và khắt khe.
2.1.5 Sơ lược về tình hình hoạt ựộng xuất khẩu thủy sản của CTCP Hải Việt
Từ một doanh nghiệp nhỏ với vốn ựiều lệ ban ựầu chỉ 13,6 tỷựồng. Sau hơn 20 năm hoạt ựộng, ựến nay HAVICO là một trong những ựơn vị có bề dày kinh nghiệm trong sản xuất kinh doanh mặt hàng thủy hải sản xuất khẩu. Từ khi bắt ựầu hoạt ựộng ựến nay, doanh nghiệp ựã nhận ựược nhiều bằng khen, chứng nhận từ các cơ quan quản lý nhà nước, quản lý ngành như: Bộ Thủy Sản, Bộ Thương Mại, Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam, Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Chủ
tịch UBND tỉnh Bà Rịa Ờ Vũng Tàu về thành tắch trong hoạt ựộng sản xuất kinh doanh và công tác xã hội.
HAVICO luôn lớn lên từng ngày thông qua việc liên tục mở rộng quy trình sản xuất, lao ựộng ngày càng ựông và chất lượng ựể phục vụ cho quá trình sản xuất
kinh doanh. Doanh thu liên tục tăng qua hàng năm ựiều này cho thấy càng ngày doanh nghiệp càng hoạt ựộng hiệu quả hơn và ựược nhiều khách hàng tắn nhiệm và tin dùng không chỉ khách hàng trong nước mà cả khách hàng của nhiều nước khác trên thế giới. điều ựó cho thấy doanh nghiệp ngày càng tạo chỗựứng bền vững trên thị trường, ựặc biệt là trong hoàn cảnh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.
Bên cạnh những thuận lợi trong quá trình sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp cũng gặp khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh như môi trường cạnh tranh, nguyên liệu trong nước kém chất lượng do ựó phải nhập khẩu nguyên liệu từ
nước ngoài, thị trường xuất khẩu chưa ựồng ựều vì thực tế cho thấy doanh nghiệp mới chỉ chủ yếu xuất khẩu cho thị trường Nhật, các sản phẩm chưa phù hợp với khẩu vị của khách hàng tiềm năng của nhiều quốc gia khác, hàng rào kỹ thuật gia tăng nhất là các tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm mà các nước ựòi hỏi cao như Mỹ, và thị trường EU. Chắnh vì thế, mà nhiệm vụ doanh nghiệp hiện nay không chỉ ựứng ở vị trắ hiện tại mà phải luôn tắch cực ựổi mới như: nâng cao chất lượng sản phẩm; tìm kiếm nguồn cung nguyên liệu ổn ựịnh, chất lượng; cải tiến công nghệ
kỹ thuật; nghiên cứu phát triển sản phẩm ựáp ứng nhiều nhu cầu khách hàng mới.
2.1.6 Thị trường xuất khẩu
được thành lập từ năm 1991, nhiều năm qua HAVICO luôn là ựơn vị dẫn
ựầu về giá trị kim ngạch xuất khẩu của ngành thủy sản của tỉnh Bà Rịa Ờ Vũng Tàu nói riêng và của Việt Nam nói chung. Sản phẩm của doanh nghiệp có mặt ở nhiều nước trên thế giới như: Nhật Bản, Mỹ, EU, Hàn quốc, Australia, Hồng Kông, đài LoanẦ Cụ thể qua số liệu thống kê thị trường xuất khẩu năm 2010.
Bảng 2.1 Thị trường xuất khẩu năm 2010 Thị trường Năm 2010 Kim ngạch(USD) Tỉ lệ(%) Japan 36.569.517,45 77,10 Korea 2.154.256,31 4,54 Singapore 1.256.452.13 2,65 Hong kong 1.784.427.67 3,76 Taiwan 1.787.564.78 3,77 Malaysia 114.487.45 0,24 U.A.E 89.258.47 0,19 EU 1.862.354.12 3,93 USA 1.687.451.69 3,56 Australia 128.457.79 0,27 Total 47.434.227.86 100
Nguồn: Phòng kế toán tổng hợp HAVICO
Qua bảng số liệu, ta nhận thấy thị trường Nhật là ựối tác lớn ựối với doanh nghiệp vì chiếm tỷ trọng khá cao 77,1% còn các thị trường khác như Mỹ, Châu Âu, Hàn Quốc cũng mới chỉ chiếm một tỷ trọng còn khá nhỏ chỉ từ 3% - 8%. Nguyên nhân do người dân Nhật ưa chuộng các món hải sản tươi sống như sushi, ựối với khách hàng các quốc gia khác do doanh nghiệp chưa ựáp ứng ựược tiêu chuẩn nhập khẩu khắt khe của một số quốc gia, lãnh thổ như Mỹ, EUẦVà cũng do quảng cáo Marketing thực sự chưa ựem lại hiệu quả cho doanh nghiệp còn nhiều thị trường tiềm năng chưa biết ựến doanh nghiệp. Vì vậy mà nhiều thị trường doanh số bán sản phẩm qua các thị trường này còn rất thấp. Do ựó, nhiệm vụ của doanh nghiệp trong thời gian tới là tiếp tục ựẩy mạnh các chương trình tiếp thị, quảng cáo sản phẩm trên các phương tiện truyền thông ựại chúng, ựa dạng hóa nhiều sản phẩm hơn, ựẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường như: thói quen tiêu dùng, khẩu vị, văn hóa, phong tục tập quán ựể ựưa sản phẩm doanh nghiệp vươn ra xa hơn trên thị thị
2.1.7 Quy trình hoạt ựộng xuất khẩu thủy sản của công ty
Xử lý ựơn ựặt hàng: khách hàng sẽ gửi trực tiếp ựơn ựặt hàng qua E-mail, Fax cho tổng giám ựốc hoặc giám ựốc nhà máy. Sau khi xem xét tắnh khả thi của
ựơn ựặt hàng (phòng kế toán ựối chiếu công nợ của khách hàng, xem báo cáo nguyên vật liệu và thành phẩm tồn kho). Sau khi xem xét nếu ựơn hàng không khả
thi thì ựơn ựặt hàng sẽ bị hủy, nếu khả thi thì quyết ựịnh chấp nhận ựơn ựặt hàng với chủng loại hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, giá cảẦựược thỏa thuận giữa giám
ựốc nhà máy và khách hàng..
- đơn ựặt hàng ựược chấp nhận:
Bước 1: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành làm các chứng từ liên quan như: hợp ựồng gửi khách hàng, yêu cầu khách hàng mở L/C (Letter of Credit).
Bước 2: Phân xưởng sản xuất tiến hành sản xuất theo yêu cầu của hợp ựồng.
Bước 3: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu phối hợp với bộ phận kho ựể làm thủ tục
ựóng hàng và xuất hàng.
Bước 4: Chọn hãng tàu, ựặt hãng tàu, lấy container, ựóng hàng vào container.
Bước 5: Khai báo hải quan, giao hàng lên tàu.
Bước 6: Hoàn thành bộ chứng từ xuất khẩu: Health Certificate(H/C), Certificate of Origin(C/O), Bill of Lading(B/L), Invoice, Packing List ựể trình ngân hàng yêu cầu thanh toán theo ựiều kiện của L/C hoặc hoàn thành bộ chứng từ gửi khách hàng nếu theo phương thức T/T(Telegraphic Transfer): H/C, C/O,
B/L, Invoice, Packing List.
2.2 Tình hình xuất khẩu thủy sản của công ty 2.2.1 Thuận lợi 2.2.1 Thuận lợi
- Công nghệ ngày càng phát triển trong tương lai sẽ xây dựng nhiều nhà máy