II. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu
1. Phƣơng hƣớng nhằm nâng cao việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng
công tác văn phòng
Để tiến hành ứng dụng Công nghệ thông tin có hiệu quả trước hết ban Giám đốc Xí nghiệp cần phải nhận thức được vai trò của Công nghệ thông tin trong phát triển kinh tế - xã hội hiện nay, nhận thức về những khả năng mà Công nghệ thông tin có thể hỗ trợ cho các hoạt động, các khâu trong công việc có thể ứng dụng Công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả làm việc và tuyên truyền, làm cho những nhân viên trong Xí nghiệp cũng có nhận thức như mình.
Dựa vào những kế hoạch đề ra trong năm 2009 đã nêu ở chương 2, em xin mạnh dạn nêu phương hướng nhằm nâng cao việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào các hoạt động công tác văn phòng, giúp văn phòng hoàn thành được các kế hoạch đã đề ra, như sau:
Nối mạng Internet và mạng Intranet
Xí nghiệp sửa tàu 81 có mối quan hệ khăng khít với nhiều Công ty trong cả nước nhằm trao đổi kinh nghiệm và cách thức sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả cao. Hơn nữa mỗi vùng miền có sự chênh lệch về địa lý nên sự trao đổi thông tin gặp nhiều khó khăn. Hàng năm văn phòng của Xí nghiệp phải có trách nhiệm báo cáo tiến độ sản xuất kinh doanh và báo cáo tài chính cho Công ty cấp trên để kịp triển khai nguồn vốn cho năm sau. Nhưng một yêu cầu quan trọng truyền thông là phải nhanh chóng và liên tục để đảm bảo cho việc trao đổi thông tin với các Công ty trong nước được thông suốt thì Xí nghiệp, mà cụ thể là khối văn phòng của Xí nghiệp phải áp dụng tiến bộ của Khoa học công nghệ thông tin vào hoạt động của văn phòng mình. Chính vì những lý do trên mà một trong những phương hướng là văn phòng nên nối mạng Internet.
Internet là mạng máy tính lớn nhất thế giới, được hình thành đầu tiên vào năm 1969 bởi Bộ Quốc phòng Mỹ có tên là APRANET, nó là “mạng của các loại mạng”. Qua Internet, chúng ta có thể trao đổi thông tin với nhau, mạng càng lớn thì lượng thông tin càng nhiều. Nhiều người cho rằng khi nói tới chuyện phổ biến thông tin thì Internet là một phát minh vô cùng có ý nghĩa sau báo chí, Intenet cũng có thể làm thay đổi cách nhìn của mọi người về con người và thế giới.
Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra một cách liên tục thường xuyên, Xí nghiệp luôn quan tâm đến hai vấn đề chính là nguồn nguyên liệu và sản phẩm đầu ra. Điều đó có ý nghĩa là Xí nghiệp còn có mối liên hệ mật thiết với các Công ty dịch vụ vận tải đường sông. Tất cả việc trao đổi thông tin giữa Xí nghiệp với các tổ chức này đều thông qua văn phòng. Văn phòng của Xí nghiệp chính là đầu mối tiếp nhận mội thông tin phản hồi đồng thời cũng là đầu mối giúp lãnh đạo văn phòng đưa ra cá quyết định cuối cùng sau khi đã nghiên cứu mọi thông tin mà văn phòng thu được. Vì vậy, theo em việc nối mạng Internet đối với hoạt động của văn phòng Xí ngiệp là một việc hết sức cần thiết và sẽ rất hữu hiệu cho công tác thu thập thông tin cũng như truyền đạt các thông tin đến với các cán bộ lãnh đạo của Xí nghiệp. Nếu mạng Intenet là “mạng của các loại mạng” thì Internet thu nhỏ và có giới hạn trong phạm vi của một cơ quan hay một doanh nghiệp, nhằm phục vụ cho việc chia sẻ thông tin qua việc sử dụng Internet. Mạng Internet dược bảo vệ và bị ngăn cách với Internet bởi một lúc bức tường lửa, Internet vẫn hoàn toàn có thể nối mạng Internet và ngược lại.
Sau khi có mạng Internet, điều đó đồng nghĩa với việc Xí nghiệp sẽ có trang Web riêng. Bất cứ tổ chức nào thuộc Xí nghiệp cũng có thể truy cập vào trang Web này, nhờ đó việc trao đổi thông itn, giao tiếp giữa văn phòng Xí nghiệp với các tổ chức liên quan sẽ trở lên nhanh chóng và thuận tiện hơn nhiều.
Gần đây, Xí nghiệp đã đầu tư trang bị các máy móc, trang thiết bị hiện đại cho các phòng ban do vậy việc nối mạng nội bộ LAN (Local Area Network) cũng cần thiết, vừa tiết kiệm thời gian đi lại giữa các phòng ban với nhau, vừa có thể chủ động giám sát được công việc của nhân viên trong văn phòng, không mất quá nhiều thời gian đi trực tiếp xuống hiện trường sản xuất kinh doanh như trước nữa vì tất cả các thông tin cần thiết đều được gửi lên phòng Giám đốc ngay sau khi các thông tin sẽ được cập nhật từ cơ sở. Việc này sẽ giảm nhẹ phần nào được hoạt động của bộ phận văn thư, bộ phận văn thư sẽ không phải làm các công tác chuyển tài liệu, giấy tờ liên quan đến hoạt động thu thập thông tin và xử lý thông tin của bộ phận văn thư lưu trữ.
Mặt khác, để cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra tốt thì việc liên hệ, qua lại giữa Xí nghiệp với các Công ty, phân xưởng và với các tổ chức liên quan phải liên tục, các thông tin đưa ra và các thông tin phản hồi phải nhanh chóng, chính
xác, kịp thời. Do vậy việc nối mạng diện rộng WAN (Wide Area Network) giữa văn phòng Xí nghiệp với các tổ chức cũng là một điều cần thiết. Mạng này là mạng kết nối máy tính trong nội bộ các quốc gia hay giữa các quốc gia trong cùng một châu lục. Nhờ có mạng này mà các doanh nghiệp trong nước cũng như các tổ chức quốc tế quan tâm đến chất lượng các mặt hàng thủy sản đều có thế trao đổi các thông tin cũng như các thông tin về mặt hàng kinh doanh của Xí nghiệp thông qua trang Web của Xí nghiệp trên Internet.
Tóm lại, việc áp dụng các tiến bộ của Khoa học công nghệ, của Công nghệ thông tin mà cụ thể ở đay là việc nối mạng Internet, Intranet, LAN, WAN, là phương hướng nhằm nâng cao việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Với sự tiến triển của Công nghệ thông tin như trên thì văn phòng hiện đại chắc chắn sẽ phât triển theo hướng “Văn phòng tự động hóa”, “Văn phòng điện tử hóa”. Việc thực hiện 3 chức năng: tham mưu, điều hành tổng hợp, quản trị hậu cần của bộ phận văn phòng trong điều kiện mới cũng cần được nghiên cứu, phân công trách nhiệm rõ ràng, cụ thể sao cho thích hợp với tình hình mới.