II. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu
5. Thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào các hoạt động của Ban Nhân chính – Kế hoạch
Nhân chính – Kế hoạch
Thứ nhất: Công tác thu thập và xử lý thông tin
Ban Nhân chính – Kế hoạch với chức năng tham mưu, giúp việc nên thường xuyên thu thập thông tin và xử lý thông tin để giúp lãnh đạo cơ quan điều hành công việc một cách có hiệu quả.
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 với quy mô và phạm vi hoạt động rộng vì vậy phòng là đầu mối thu thập và xử lý các thông tin để tham mưu giúp lãnh đạo đưa ra được những quyế định quản lý tối ưu.
Công tác thu thập thông tin chưa phong phú còn hạn chế, rất thủ công và lạc hậu.Chủ yếu vẫn là hình thức thu thập qua các văn bản, điện thoại hay trực tiếp đến tận nơi để tìm kiếm thông tin. Cho nên số lượng thông tin thu thập được là ít và rất thụ động. Với các thu thập thông tin như hiện nay không đảm bảo cho hiệu quả quản lý của Xí nghiệp hiện tại và tương lai. Một những trong hình thức thu thập thông tin hiện đại ngày nay là qua mạng Internet, thông qua đây người nhân viên văn phòng có thể chủ động thu thập được nhiều thông tin nhanh nhất, chính xác nhất và tiết kiệm được thời gian và công sức do không phải đi lại mà với nhiều hình thức khác không đáp ứng được. Tại Xí nghiệp hình thức này vẫn chưa được áp dụng mặc dù có trang bị máy vi tính nhưng phần nhiều dùng thay thế cho chức năng máy chữ mà chưa khai thác hết những chức năng quan trọng khác của máy vi tính.
Tại Ban Nhân chính – Kế hoạch thông tin được thu thập gồm 2 loại:
- Thông tin có hệ thống” là những thông tin đưa đến cho đối tượng nhận theo
định kỳ, theo thời gian định trước với những thông số chung. Loại thông tin này thường là các báo cáo số lượng hàng tháng, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của quý năm, báo cáo về tình hình lao động…Loại thông tin này được chuyển trong nội bộ Xí nghiệp thông qua hoạt động của bộ phận văn thư tức là thông tin được chuyển tới bộ phận văn thư để cán bộ văn thư trực tiếp chuyên đến các phòng ban và phân xưởng trực thuộc.
- Thông tin không có hệ thống: là những thông tin đưa đến cho đối tượng không
theo định kỳ và thông báo về những sự kiện diễn ra không theo quy luật và nằm ngoài dự kiến của người nhận tin, loại thông tin này chủ yếu dưới hình thức văn bản. Đây chính là hình thức chủ yếu nhất để truyền thông tin xuống cấp dưới vì nó làm chi tiết và cụ thể được các mệnh lệnh của cấp trên chủ yếu là các loại thông tin như: Quyết định điều động, kế hoạch kinh doanh từng tháng, lịch công tác… và được chuyển xuống từng phân xưởng thành viên, từng phòng ban qua bộ phận văn thư của Xí nghiệp.
Việc thu nhận và xử lý thông tin cũng luôn được ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên chú trọng. Đây là bước quyết định tới việc sử dụng thông tin trong Xí nghiệp. Các loại thông tin đưa tới đều được phân loại, xem xét tính hợp pháp, hợp lý của thông tin mà cụ thể là văn thư đã thực hiện công việc này.
Ở Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 hiện nay, các điều kiện về trao đổi thông tin liên lạc giữa Giám đốc và nhân viên còn hạn chế, chủ yếu bằng hình thức văn bản. Do Xí nghiệp chưa nối mạng nên gặp khó khăn trong việc chia sẻ thông tin. Vì vậy khi có được các thông tin quan trọng ngoài công cụ là hệ thống văn bản, điện thoại thì Giám đốc phải trực tiếp xuống các phòng ban để theo dõi, xem xét tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Hay như mỗi khi có giao dịch với các cơ quan, tổ chức ngoài, có công văn, giấy tờ của Xí nghiệp muốn chuyển phát nhanh thì văn thư phải đi đến tận nơi gửi hoặc qua đường bưu điện.
Thực trạng những quy định của Giám đốc, của Xí nghiệp, theo yêu cầu của công việc, thời gian qua công tác thông tin đã đạt được những kết quả sau:
- Ban nhân chính – Kế hoạch rất quan tâm đến việc cùng củng cố công tác thông tin nội bộ, đặc biệt là từ cấp dưới lên các phân xưởng trực thuộc đã tổ chức công tác thông tin khá nhanh nhạy và có hiệu quả, thực hiện tương đối tốt chế độ gửi thông tin theo quy định của Xí nghiệp bao hàm đầy đủ các nội dung, trình bày rõ ràng.
- Ban Nhân chính – Kế hoạch thưc hiện truyền phát thông tin từ lãnh đạo xuống người lao động giữa Xí nghiệp với các công ty khác, giữa Xí nghiệp với các phân xưởng trực thuộc và các cơ quan liên quan. Từng bước đảm bảo thông tin hai chiều, thực hiện tốt chế độ thông tin báo cáo theo các quy định của Nhà nước, của Xí nghiệp. Tuy nhiên tất cả những công việc đó chỉ mới là dùng bằng các hình thức thủ công.
Bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn những thiếu sót, tồn tại như sau:
- Một số bộ phận và đơn vị chưa chấp hành tốt các quy định về chế độ thông tin theo quy định của Nhà nước và Xí nghiệp, thông tin gửi lên còn chậm.
- Công tác xử lý thông tin phản hồi vẫn chưa được chú ý thực hiện đồng bộ với các hoạt động khác. Có những văn bản đã ban hành khá lâu nhưng việc đôn đốc triển khai còn chậm.
- Việc xử lý thông tin còn thiếu độ nhanh nhạy nên còn gây khó khăn cho công việc.
- Việc đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin cho thu thập thông tin, nối mạng nội bộ, mạng internet chưa được chú ý làm ảnh hưởng lớn đến việc thu thập thông tin phục vụ cho các hoạt động của phòng.
Thứ hai: Công tác soạn thảo, giải quyết và quản lý văn bản
Đối với việc soạn thảo văn bản chủ yếu vẫn là hình thức đánh máy chữ hoặc viết tay. Với hình thức này đã hạn chế khả năng trình bày, trang trí và điều hành văn bản theo ý muốn. Điều này làm tốt rất nhiều công sức, thời gian…của người soạn thảo văn bản. Việc giải quyết và quản lý văn bản cũng còn mang dấu ấn ước lệ, thủ công, dập khuôn, máy móc.
a. Đối với tiếp nhận và xử lý “văn bản đến”: được tiến hành như sau:
Các văn bản đến Xí nghiệp bằng rất nhiều đường khác nhau như gửi bằng đường bưu điện, đường chuyể phát nhanh,…hoặc gửi bằng con đường trực tiếp. Dù bằng bất cứ một hình thức nào thì theo nguyên tắc mỗi một văn bản khi đến Xí nghiệp đều được chuyển đến Ban nhân chính – Kế hoạch để bộ phận văn thư để đăng ký, vào sổ và quản lý thống nhất. Các văn bản mà bộ phận văn thư đã tiếp nhận chủ yếu là văn bản như tài liệu, hóa đơn, chứng từ, các ấn phẩm, giấy giao dịch, hợp đồng kinh tế, quyết định, thông báo của Công ty cấp trên và các cơ cở sản xuất kinh doanh có liên quan…
Cán bộ văn thư tiếp nhận văn bản đến gồm các thủ tục sau: - Nhận văn bản, kiểm tra sơ bộ bì của văn bản
- Phân loại văn bản
- Bóc bì, đóng dấu đến và ghi các thông tin - Trình bày văn bản để xin ý kiến giải quyết. - Đăng ký văn bản: ghi văn bản vào sổ đến.
- Chuyển giao văn bản và theo dõi quá trình thực hiện.
Kiểm tra sơ bộ bì văn bản: người cán bộ văn thư xem lướt nhanh để nhận rõ, chính xác văn bản gửi cho cơ quan mình. Khi có văn bản gửi nhầm địa chỉ: loại văn bản không phải vào sổ đăng ký.
Phân loại văn bản: Cán bộ văn thư đã phân loại chính xác thro tiêu chí: loại văn bản phải vào số đăng ký và loại văn bản không vào số đăng ký.
- Loại văn bản vào sổ đăng ký: bao gồm các văn bản, giấy tờ để tên Xí nghiệp và những văn bản ngoài bì ghi tên chức danh cán bộ lãnh đạo Xí nghiệp. Trường hợp những văn bản ngoài bì ghi tên có đóng dấu “khẩn, hỏa tốc, thu phát nhanh” gửi đến thì cán bộ văn thư ưu tiên bóc trước để đảm bảo về mặt thời gian.
- Loại văn bản không phải vào sổ đăng ký: gồm các loại sách báo, tạp chí hàng ngày, hàng tuần, tài liệu hoặc “văn bản mật” vì các loại văn bản mật của Xí nghiệp có chế độ quản lý riêng.