Chƣơng II I: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại TCT Sông Đà
3.1 Định hướng chung
Hiện nay, nƣớc ta ngày càng hội nhập sâu với nền kinh tế thế giới, điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết trong việc đổi mới hoạt động quản lý đặc biệt là hoạt động văn phòng. Xu hƣớng chung hiện nay đó là hiện đại hóa công tác quản lý trong doanh ngiệp đồng thời nâng cấp cơ sở vật chất, ứng dụng khoa học công nghệp vào quản lý, điều hành, đề cao vị trí văn phòng trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời phải luôn quan tâm phát triển con ngƣời trong tổ chức, đào tạo họ thành những ngƣời có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cao, năng động, cung cấp cho họ những trang thiết bị cần thiết, tạo cho họ môi trƣờng làm việc tiện nghi và hiên đại để thực thi công việc đồng thời nâng cao tinh thần học hỏi, sáng tạo, có thái độ nghiêm túc, có trách nhiệm với những nhiệm vụ đƣợc giao.
Theo xu hƣớng đó, định hƣớng chung để phát triển, nâng cao hiệu quả văn phòng đƣợc cụ thể nhƣ sau:
Một là: đầu tƣ nâng cao chất lƣợng nguồn nhân sự. Đây là cốt lõi trong sự tồn tại và phát triển của mọi công ty vì thế nâng cao chất lƣợng nguồn nhân sự là nhiệm vụ hàng đầu và rất quan trọng, đòi hỏi mỗi công ty phải thƣờng xuyên nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên và trình độ quản lý cho cán bộ của mình.
Hai là: tạo môi trƣờng làm việc tốt cho nhân viên, bố trí phòng làm việc hợp lý. Không thể phủ nhận rằng, công việc của nhân viên sẽ tiến hành tốt hơn trong môi trƣờng làm việc tốt. Cán bộ trong công ty phải luôn quan tâm tạo cho nhân viên một môi trƣờng làm việc thoải mái đồng thời xắp xếp, bố trí phòng làm viêc, máy móc trang thiết bị làm việc trong văn phòng một
cách khoa học, hợp lý sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian cho nhân viên, hiệu quả công việc của nhân viên cũng đƣợc nâng cao hơn.
Ba là: hoàn thiện các nghiệp vụ văn phòng. Các nghiệp vụ văn phòng bao gồm : nghiệp vụ thu thập xử lý thông tin; nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ; nghiệp vụ lập chƣơng trình, tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo; nghiệp vụ tổ chức cuộc họp, hội nghị; nghiệp vụ tiếp khách; công tác hậu cần. Đây chính là phƣơng thức để nhân viên văn phòng thực thi nhiệm vụ của mình. Vì vậy phải không nghừng hoàn thiện, đổi mới các nghiệp vụ văn phòng để công việc của văn phòng tiết kiệm đƣợc thời gian, chi phí nhƣng vẫn đạt hiệu quả cao nhất.
Bốn là: Đơn giản hóa thủ tục làm việc. Hiện nay, nhà nƣớc ta đã cải tiến, đổi mới những thủ tục hành chính. Yếu tố này vẫn đảm bảo thực hiện đúng quy chế, dân chủ nhƣng lại tiết kiệm thời gian, không gây phiền hà, quan liêu, trì trệ. Chính vì thế, hiện nay nhiều doanh nghiệp cũng đang từng bƣớc thay đổi, đơn giản hóa mọi thủ tục hành chính nhƣng vẫn đảm bảo tuân theo đúng pháp luật của nhà nƣớc và quy chế của công ty.
Năm là: hiện đại hóa trang thiết bị làm việc và ứng dụng CNTT trong quản lý. Khi đất nƣớc đang ngày càng hiện đại hóa trên tất cả mọi lĩnh vực của cuộc sống thì tự bản thân mỗi doanh nghiệp cũng phải tự hiện đại hóa hoạt động quản lý, điều hành sản xuất, cơ sở vật chất của mình để theo kịp với đà phát triển chung. Đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý để việc quản lý trở nên chuyên nghiệp, thuận tiện và nhanh chóng hơn.