Công tác thông tin của Tổng công ty đƣợc thực hiện trình tự theo sáu bƣớc sau:
Hình 2.7 : Quy trình thu thập và xử lý thông tin ở TCT Sông Đà
Bước1 : Xác định nhu cầu thông tin
Để tiến hành thu thập và xử lý thông tin, trƣớc hết phải xác định nhu cầu thông tin xem công ty mình cần những loại thông tin nào, thông tin nào có ảnh hƣởng tốt, hoặc tác động tiêu cực đến công ty, thông tin nào gấp phải thông báo ngay cho lãnh đạo. Tuy nhiên, không phải thông tin nào cũng có giá trị nhƣ nhau, vì vậy phải biết sàng lọc, phân loại những thông tin có giá trị, loại bỏ thông tin thừa tránh gây tình trạng thông tin chồng chéo, rối loạn làm ảnh hƣởng đến công việc của nhà quản lý.
Bước 2: Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin
Thông tin trong TCT Sông Đà đƣợc phân chia rõ thành hai nguồn đó là : Thông tin nội bộ và thông tin bên ngoài công ty.
Thông tin nội bộ là nguồn thông tin thu thập đƣợc từ các cán bộ công nhân viên trong công ty, các chi nhánh, văn phòng đại diện, các công ty con, các loại hóa đơn, chứng từ… Nguồn thông tin này giúp cho bộ phận văn phòng nắm bắt rõ tình hình hoạt động thực tế của công ty, theo dõi sát sao đƣợc tiến độ làm việc, tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị trong công ty. Từ đó tham mƣu, tƣ vấn cho nhà lãnh đạo đƣa ra những quyết định hợp lý, khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong bộ máy làm việc của công ty.
Thông tin bên ngoài công ty: Thông tin này có thể thu thập bằng rất nhiều biên pháp khác nhau nhƣ từ khách hàng, đối tác, đối thủ cạnh tranh,
Lƣu trữ bảo quản TT
Xây dựng & tổ chức nguồn TT
Thu thập thông tin Xác định nhu cầu thông tin Cung cấp & phổ biến TT Phân tích và xử lý thông tin
sách báo, ti vi, các văn bản của chính quyền, địa phƣơng… đặc biệt là từ Internet. Những nguồn thông tin này cũng giúp cho văn phòng có thể thấy đƣợc những cơ hội, thách thức, nguồn đầu tƣ ở bên ngoài từ đó cập nhật cho nhà lãnh đạo tình hình, xu thế bên ngoài sẽ có tác động nhƣ thế nào đến sự phát triển của công ty.
Thông tin mà văn phòng thu thập đƣợc từ hai nguồn này rất phong phú, đa dạng. Tùy theo từng cấp độ, chủng loại mà văn phòng phải tổng hợp lại thành hệ thống, phân chia rõ ràng theo từng loại rồi mới trình lên cho cấp trên xem xét để nguồn thông tin đƣợc sử dụng nhanh và có hiệu quả nhất, không làm giảm giá trị của thông tin.
Bước 3: Thu thập thông tin
Mọi thông tin đều phải qua bộ phận văn phòng để thu thập, xử lý. Thông tin đƣợc thu thập bằng các hình thức nhƣ: văn bản, lời nói, thƣ từ… Thu thập đƣợc càng nhiều thông tin càng giúp nhà lãnh đạo đƣa ra đƣợc những quyết đinh đúng đắn. Việc tiếp nhận thông tin thích hợp đã góp phần nâng cao chất lƣợng thông tin trong Tổng công ty. Quá trình thu thập, tiếp nhận thông tin đƣợc thực hiện theo những chuẩn mực, quy tắc nhất định nhờ đó mà việc thu thập thông tin đã đƣợc nhân viên văn phòng trong Tổng công ty Sông Đà thực hiện một cách khoa học, chính xác.
Bước 4: Phân tích và xử lý thông tin
Để phân tích và xử lý đƣợc thông tin đòi hỏi nhân viên văn phòng phải là ngƣời có trình độ, chuyên môn để đánh giá giá trị của thông tin rồi mới trình cho lãnh đạo giải quyết. Công việc này cần tiến hành nhanh chóng và chính xác để việc xử lý thông tin đƣợc nhanh chóng và đạt hiệu quả cao.
Văn phòng chính là bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp ttrong việc phân tích và xử lý thông tin liên quan đến chính sách phát triển, thông tƣ , quyết định, nghị định của Nhà nƣớc và cấp trên ban hành. Còn những thông
tin liên quan đến chính sách, kế hoạch đầu tƣ xây dựng… thì sẽ đƣợc nhân viên văn phòng tập hợp và báo cáo lãnh đạo sau đó phối hợp với các phòng ban chức năng cùng giải quyết.
Bước 5: Cung cấp và phổ biến thông tin
Sau khi thông tin đã qua quá trình xử lý và đƣợc lãnh đạo phê duyệt, nhân viên văn phòng sẽ thực hiện nhiệm vụ thông báo, cung cấp nhanh chóng thông tin này cho những đối tƣợng đƣợc chỉ thị giải quyết bằng các hình thức nhƣ thông báo bằng giấy tờ, văn bản, thƣ từ, fax, email, điện thoại…
Bước 6: Lưu trữ bảo quản thông tin
Nguồn thông tin mà bộ phận văn phòng thu thập đƣợc, sau khi xử lý xong phải đƣợc lƣu lại bảo quản để sử dụng lâu dài vì những thông tin này có thể đƣợc sử dụng lại nhiều lần. Chính vì vậy công tác bảo quản lƣu trữ thông tin cũng là việc hết sức cần thiết. Thông tin có thể đƣợc lƣu lại bằng nhiều hình thức nhƣ bằng văn bản, hoặc lƣu giữ lại trên các file hoặc đĩa mềm…
Đánh giá chung
Trong công tác thu thập và xử lý thông tin, bộ phận văn phòng đã hết sức lỗ lực để hoàn thành nhiệm vụ của mình và đạt đƣợc những kết quả sau: Đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời tới lãnh đạo và các phòng ban chức năng và giúp cho ban lãnh đạo củng cố công tác thông tin giữa các phòng ban, đơn vị trong toàn Tổng công ty. Không chỉ thế, văn phòng đã tiến hành truyền thông tin đến đúng các đối tƣợng tiếp nhận trong thời gian nhanh nhất, việc lƣu trữ thông tin tƣơng đối đầy đủ và có hệ thống và đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thông tin để đảm bảo thông tin đƣợc cập nhật nhanh chóng, đơn giản hóa việc chuyển thông tin cho các đối tƣợng tiếp nhận ở xa, và góp phần làm cho công tác lƣu trữ trở
nên gọn nhẹ, bảo mật nhƣng vẫn dễ dàng khi cần tìm kiếm.
Bên cạnh những kết quả đã đạt đƣợc ở trên, công tác thông tin tại Tổng công ty vẫn còn tồn tại một số thiếu sót, đó là: Các nguồn thông tin cung cấp nhiều khi còn chƣa cụ thể, rõ ràng, vẫn còn tình trạng cung cấp những thông tin chung chung, mơ hồ, thông tin gửi lên cho cấp trên có lúc còn chậm, chƣa kịp thời. Mặc dù văn phòng đã đƣợc trang bị máy vi tính nối mạng internet nhƣng đôi khi máy tính bị hỏng, hoặc virut làm mất thông tin. Thông tin thu thập đƣợc thỉnh thoảng chƣa phân loại kỹ nên dẫn đến tình trạng bị trùng lặp. Nguyên nhân của tình trạng trên là do ban lãnh đạo chƣa thƣờng xuyên đôn đốc, hƣớng dẫn nhân viên thực hiện tốt công tác bảo đảm thông tin, trình độ tin học, ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên còn hạn chế. Hiên nay khối lƣợng công việc văn phòng ngày càng nhiều trong khi số lƣợng nhân viên còn chƣa đủ…
Nhìn chung, bộ phận văn phòng của Tổng công ty Sông Đà đã hết sức cố gắng làm tốt công tác thu thập và xử lý thông tin để đảm bảo cho nguồn thông tin trong toàn công ty luôn thông suốt, nhanh chóng và chính xác. Mặc dù vẫn còn những thiếu sót nhỏ, nhƣng vẫn không làm ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động của công ty.
2.3.2 nghiệp vụ văn thư – lưu trữ