II. Thực trạng dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất của công ty Cổ phần dệt
2.2 Dịch vụ chuẩn bị tài chính cho mua sắm vật tư
Dịch vụ tài chính cho mua sắm vật tư là các hoạt động chuẩn bị tài chính cho mua vật tư. Nội dung chính của hoạt động này là xác định khối lượng tiền mặt cần có để mua vật tư, thời gian và các nguồn huy động vốn. Các doanh nghiệp có thể huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn tự có, nguồn vay ngân hàng, vay ngân sách nhà nước…Hoạt động chuẩn bị tài chính giúp cho doanh nghiệp chủ động trong thanh toán và thực hiện thanh toán đúng hợp đồng, giúp doanh nghiệp chủ động trong mua bán và giữ chữ tín với bạn hàng. Dịch vụ chuẩn bị tài chính cho mua sắm vật tư được thực hiện dựa vào kế hoạch mua sắm vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp. 2.3 Dịch vụ chuẩn bị kho hàng cho tiếp nhận vật tư của doanh nghiệp
Trước khi hàng hóa được vận chuyển về kho, doanh nghiệp tiến hành các hoạt động chuẩn bị kho hàng cho tiếp nhận vật tư. Chuẩn bị kho hàng trước hết cần chuẩn bị diện tích kho chứa hàng. Giải phóng diện tích kho hàng tồn, hoặc tiến hành thuê kho thuê bãi chứa hàng trong điều kiện doanh nghiệp không có đủ không gian chứa hàng. Chuẩn bị các trang thiết bị cho bảo quản vật tư dựa trên các đặc tính của nguyên vật liệu nhập về. Các trang thiết bị như các loại tủ, kệ các dụng cụ chứa đựng vật tư, các điều kiện về không gian, độ ẩm, nhiệt độ… đảm bảo điều kiện bảo quản tốt nhất cho nguyên vật liệu nhập về. Tính toán cách xắp xếp bảo quản hàng hóa trong kho. Chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết cho việc tiếp nhận vật tư về mặt số lượng và
chất lượng vật tư. Vật tư được bảo quản tại hệ thống kho của doanh nghiệp. Hệ thống kho của doanh nghiệp được phân chia thành nhiều loại kho khác nhau dựa trên những tiêu thức phân loại khác nhau như kho nguyên vật liệu, kho hóa chất, kho thành phẩm, kho các bộ phận linh kiện…Chuẩn bị kho hàng cho bảo quản vật tư cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Diện tích của kho cần đủ để dự trữ và bảo quản vật tư
+Các yếu tố trang thiết bị của kho cần đảm bảo cho bảo quản vật tư, chống hao hụt, mất mát, ẩm mốc, hư hỏng…
+ Kho phù hợp với đặc điểm kĩ thuật của vật tư, kho sạch sẽ thoáng mát, sáng sủa, tách biệt và được che trở. Kho có thể là kho kín, kho nửa kín, kho hở tùy thuộc vào đặc tính của vật tư dự trữ.
+ Vị trí của kho phải hợp lí, khoa học thuận tiện cho việc giao nhận vận chuyển. Dễ dàng trong việc nhập và xuất vật tư tiêu dùng.
Dịch vụ kho hàng tiến hành qua các bước:
+Lựa chọn kho và phân bố vật tư kỹ thuật trong kho : Mua sắm và trang bị các trang thiết bị cần thiết cho quá trình bảo quản vật tư. Phân bố vật tư bảo quản khoa học và triệt để tận dụng diện tích kho bảo quản.
+ Định vị định lượng vật tư hàng hóa trong kho : Phải thống nhất theo một quy tắc nhất định trong cả khu vực kho, từng nhà kho, gian kho, giá, ô, … tránh hiện tượng trùng lặp. Đặt ký hiệu ( Mã hóa ) cho từng loại vật tư, gắn mã hóa vào các vị trí khác nhau ở nơi dễ thấy, dễ theo dõi và tìm kiếm, nhằm đẩy nhanh tốc độ chu chuyển của vật tư, giải phóng kho một cách nhanh chóng.
+ Kê lót và chất xếp vật tư trong kho theo các phương pháp khác nhau và tùy thuộc vào thời tiết khí hậu…
Phương pháp xếp vật tư bao gồm :
+ Một chỗ cho mỗi loại vật tư ở chỗ của mình : Tức là mỗi loại vật tư chỉ có một chỗ xác định trong kho giúp tìm kiếm dễ dàng, tuy nhiên gây lãng phí kho bãi.
+Phương pháp phổ quát vị trí “ Bất kỳ vật gì, bất kì chỗ nào”
Vật tư vận chuyển về doanh nghiệp trước khi nhập kho cần qua khâu tiếp nhận vật tư về số lượng và chất lượng thông qua hóa đơn mua hàng. Mục đích của công tác này nhằm giải quyết ba vấn đề cơ bản. Thứ nhất, xem xét lượng hàng về có phù hợp với hợp đồng kí kết và các chứng từ, vận đơn kèm theo hay không. Thứ hai, thông qua tiếp nhận xác định lượng vật tư hao hụt mất mát trong quá trình vận chuyển về doanh nghiệp. Cuối cùng, xác định ai là người chịu trách nhiệm nếu xảy ra hiện tượng mất mát, hao hụt vật tư.
Tùy thuộc vào tính chất lý hóa học của vật tư hàng hóa, vào tình hình giao nhận giữa đơn vị giao hàng và đơn vị vận tải mà thực hiện các biện pháp kiểm tra số lượng vật tư khác nhau. Có hai phương pháp chính:
Thứ nhất, phương pháp kiểm tra toàn bộ: hàng hóa được vận chuyển về doanh nghiệp tiến hành kiểm tra toàn bộ lô hàng.
Thứ hai, kiểm tra xác suất (kiểm tra điển hình): là hình thức lựa chọn một vài lô hàng để kiểm tra, sau đó phổ biến kết quả cho toàn bộ lô hàng nhập về.
+ Hình thức tiếp nhận vật tư vê mặt số lượng: Có bốn hình thức tiếp nhận hàng hóa về mặt số lượng:
Thứ nhất: hình thức cân, đong , đo, đếm thực hiện khi giao nhận theo số lượng, trọng lượng.
Thứ hai, hình thức giao nhận theo nguyên hồng nguyên toa sử dụng dấu liêm phong cặp trì trên phương tiện vận chuyển.
Thứ ba, hình thức đếm số đầu bao, đầu kiện áp dụng theo hình thức giao nhận theo đầu bao đầu kiện.
Thứ tư, hình thức tiếp nhận theo mớn nước áp dụng cho giao nhận bằng đường thủy.
+ Hình thức tiếp nhận vật tư về mặt chất lượng:
Hình thức tiếp nhận này tùy thuộc vào đặc điểm của từng loại hàng hóa. Nếu hàng hóa là vật tư, thiết bị đòi hỏi kỹ thuật càng cao, tính chất lý hóa càng phức tạp thì đòi hỏi kiểm tra tỉ mỉ và bao giờ cũng có sự tham gia của cán bộ kỹ thuật ( OTK, KCS). Việc kiểm tra chất lượng vật tư được tiến hành từ thấp đến cao, từ ngoài vào trong.
Đầu tiên nhân viên tiếp nhận kiểm tra kích thước, tình hình của bao bì, các kí hiệu trên bao bì có phù hợp với điều kiện ghi trên hợp đồng và các vận đơn kèm theo. Sau đó kiểm tra kỹ hơn bên trong bao bì và tiến hành một số biện pháp thử nghiệm hàng hóa.
Sau khi tiến hành tiếp nhận vật tư về số lượng và chất lượng nếu phù hợp với các yêu cầu của hợp đồng đơn vị tiếp nhận sẽ tiến hành nhập kho vật tư tiêu dùng. Trong các trường hợp khác vật tư không đúng chủng loại, quy cách , phẩm chất…cần tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị cung cấp để giải quyết. Trong thực tế nếu hàng hóa phải trả lại thì doanh nghiệp sẽ tốn một khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa về nơi cung ứng, mà lượng chi phí này hoàn toàn không được thanh toán. Chính vì thế toàn bộ các hoạt động khác diễn ra trước đó phải thật chuẩn xác và thực hiện theo đúng kế hoạch đã được xây dựng.
2.5. Dịch vụ cho quản lý vật tư nội bộ
2.5.1 Quản lý dự trữ và bảo quản vật tư nội bộ
a. Quản lý kế toán dự trữ
Hoạt động quản lý dự trữ vật tư thông qua ghi chép hàng ngày và tổng hợp từng tháng, quý năm của thủ kho.
+ Nắm số lượng dự trữ thông qua phiếu kho hoặc kiểm kê trực tiếp . Nắm số lượng thông qua phiếu kho mang tính chất lý thuyết, có thể không phản ánh hết được thực trạng dự trữ, mất mát dự trữ của vật tư. Thông qua kiểm kê trực tiếp có số liệu chính xác thực tế về tình hình hư hỏng, mất mát của vật tư.
+ Theo giõi dự trữ về giá trị : theo giõi tình hình nhập xuất (mua –bán ) vật tư kỹ thuật. Thường thì hoạt động này rất phức tạp do sự khác nhau giữa giá cả mua, bán từng thời điểm khác nhau. Do đó vật tư định giá cho từng sản phẩm sản xuất là rất khó khăn.
b.. Quản lý kinh tế dự trữ :
Do sự chênh lệch giữa quá trình mua và bán, sản xuất ở nơi này nhưng tiêu thụ ở nơi khác, sản xuất ở thời điểm này nhưng bán ở thời điểm khác, mua sản phẩm nơi này nhưng sản xuất lại ở nơi khác …. cho nên mọi doanh ngiệp đều cần dự trữ. Dự trữ chính là lượng vốn của doanh nghiệp. Dự trữ nhiều gây ra ứ đọng vốn lớn, dự trữ quá ít không đáp ứng được nhu cầu sản xuất, gây ngừng trệ và gián đoạn sản xuất. Do vậy việc dụ trữ một cách hợp lý kho hàng là vô cùng quan trọng. Vì vậy mục tiêu quản lý gồm hai mục tiêu lớn :
- Mục tiêu an toàn - Mục tiêu tài chính
+ Quản lý kinh tế dự trữ nhằm mục đích giảm các khoản chi phí dự trữ đến mức thấp nhất. Các chí phí chủ yếu trong bảo quản vật tư bao gồm :
- Chi phí kho tăng : nhà kho, trang thiết bị, máy móc, nhân công lao động…. - Chi phí vốn đầu tư không sinh lời : Vốn trong dự trữ là vốn trong giai đoạn vận động, không sinh lời.
- Chi phí hao hụt hàng hóa và biến động giá hàng hóa.
- Chi phí kí kết hợp đồng gồm chi phí quản trị và chi phí kiểm tra
- Chi phí do gián đoạn dự trữ bằng tiền mất do bỏ lỡ bán hàng hóa, do hàng hóa không sản xuất ra được do thiếu vật tư.
2.5.2Dịch vụ chuẩn bị cho tiêu dùng vật tư
Tổ chức chuẩn bị cho cấp phát vật tư trong nội bộ cần phải đảm bảo được các yêu cầu sau:
+Đảm bảo cấp phát vật tư nội bộ cho các đơn vị phải đúng về số lượng, đảm bảo chất lượng, đúng về quy cách, phẩm chất và kịp thời về mặt tiến độ.
+Chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào sản xuất,bảo đảm giao vật tư thuận lợi nhất cho tiêu dùng.
+Kiểm tra giao nhận vật tư và tình hình sử dụng vật tư tại các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp.
+Lập hạn mức cấp phát vật tư cho các đơn vị tiêu dùng. +Lập các chứng từ có liên quan đến cấp phát vật tư.
Kiểm tra và quyết toán tình hình sử dụng vật tư.
Các hoạt động dịch vụ chủ yếu cho cấp phát vật tư là tiến hành xây dựng hạn mức cấp phát vật tư, chuẩn bị nguyên vật liệu cho cấp phát vật tư đúng yêu cầu, đồng bộ kịp thời và bảo đảm về mặt chất lượng cũng như số lượng vật tư cấp phát. Vận chuyển vật tư đến các đơn vị sản xuất của doanh nghiệp, giao nhận vật tư và tiến hành theo dõi quá trình sử dụng vật tư tại các xí nghiệp.
a. Xây dựng các hạn mức cấp phát vật tư: Công việc đầu tiên là tiến hành xây dựng hạn mức cấp phát vật tư. Hạn mức cấp phát vật tư được hiểu là số lượng vật tư tối thiểu cần phải có để đảm bảo cho quá trình sản xuất ở đơn vị sản xuất, được tiến hành liên tục trong một thời gian nhất định( thường là một tháng). Việc xây dựng hạn mức này có ý nghĩa vô cùng quan trọng công tác đảm bảo vật tư của doanh nghiệp:
+ Đảm bảo cho hoạt động sản xuất tại đơn vị sản xuất được diễn ra liên tục +Đảm bảo cho phòng kho vật tư có kế hoạch mua và nhập vật tư phù hợp.
+ Giúp cho việc kế hoạch hóa và sử dụng có hiệu quả các phương tiện trong nhập xuất vật tư của doanh nghiệp.
Quá trình xây dựng hạn mức cấp phát vật tư dựa vào các số liệu của các đơn vị sản xuất, lượng tồn kho cuối kì và tồn kho đầu kì. Trong hai hình thức cấp phát vật tư thì đây là hình thức được sử dụng chủ yếu do nó đảm bảo tính chủ động trong công tác đảm bảo vật tư.
Hạn mức cấp phát vật tư được xác định bằng công thức: H= M sxsp+ M dt – O đk
H: hạn mức cấp phát vật tư
M sxsp: số lượng vật tư cần cho sản xuất sản phẩm M dt: số lượng vật tư cần cho dự trữ
O đk: số lượng vật tư tồn kho đầu kì
Căn cứ vào hạn mức đã được xây dựng, vào thời điểm đầu tháng kho vật tư sẽ tiến hành chuẩn bị vật tư theo số lượng, chất lượng và thời gian giao nhận, tiến hành các hoạt động chuẩn bị cho tổ chức vận chuyển vật tư từ kho vật tư của doanh nghiệp về đến kho vật tư của đơn vị sản xuất. Các hoạt động chuẩn bị này giúp cho việc cấp
phát vật tư diễn ra nhanh chóng và đúng theo kế hoạch sử dụng, không những thế còn giúp giảm bớt những hao phí không cần thiết trong quá trình giao nhận vật tư trong nội bộ doanh nghiệp.
b. Cấp phát vật tư theo yêu cầu.
Trong quá trình sản xuất tại các đơn vị sản xuất, khi có nhu cầu đột xuất phát sinh cần có thêm vật tư để đảm bảo cho sản xuất, thì các đơn vị sản xuất sẽ lập phiếu yêu cầu vật tư. Sau đó sẽ liên hệ với kho vật tư để tiến hành cấp phát bổ sung vật tư cho đơn vị. Đây là hình thức cấp phát thứ yếu của doanh nghiệp do nó tạo ra sự bị động trong cấp phát vật tư của doanh nghiệp. Số lượng vật tư cấp phát theo yêu cầu thường nhỏ nên các đơn vị yêu cầu cấp phát vật tư sẽ tự vận chuyển vật tư từ kho của doanh nghiệp về kho của đơn vị sản xuất. Cấp phát vật tư theo yêu cầu cũng là một trong những hạn chế của công tác dịch vụ hậu cần vật tư, không xây dựng được hạn mức tối ưu và chưa dự báo được biến động của cung cầu trong tương lai.
2.6 Theo dõi sử dụng vật tư và thanh quyết toán vật tư của doanh nghiệp2.6.1 Theo dõi sử dụng vật tư 2.6.1 Theo dõi sử dụng vật tư
Trong quá trình sử dụng vật tư tại các đơn vị sản xuất để đảm bảo tính hiệu quả trong công tác đảm bảo vật tư. Theo định kì hoặc đột xuất doanh nghiệp tiến hành kiểm tra tình hình thực tế công tác quản lý và sử dụng vật tư tại các đơn vị sản xuất. Kiểm tra đột xuất sẽ mang lại kết quả cao hơn và thực tế hơn kiểm tra định kì nhưng lại gây gián đoạn trong sản xuất.
Nội dung của việc theo dõi tình hình sử dụng vật tư trong sản xuất qua trọng nhất là kiểm tra vật tư cấp phát có được sử dụng đúng mục đích hay không, có đúng qui trình công nghệ, tận dụng các nguồn vật tư phế liệu và tiết kiệm được hay không…Đặc biệt là kiểm tra độ phù hợp của vật tư với yêu cầu của sản xuất.
Thông qua các số liệu trong báo cáo và ghi chép của kế toán kho của các phân xưởng, để đánh giá tình hình sử dụng vật tư người ta tiến hành hoạt động so sánh, đối chiếu các số liệu trên với các hạn mức, báo cáo sử dụng vật tư và tình hình cấp phát vật tư.
a. Hoạt động thanh lý vật tư: sau quá trình sử dụng vật tư ở các đơn vị sản xuất thường có một số lượng vật tư dôi dư hoặc không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Khi đó doanh nghiệp sẽ tiến hành hoạt động thanh lý số vật tư này, nhằm mực đích giải phóng kho, thu hồi nguồn vốn ứ đọng, liên quan đến vấn đề này là giảm chi phí dự trữ bảo quản cho doanh nghiệp
b. Hoạt động quyết toán vật tư: đây là hoạt động cuối cùng kết thúc toàn bộ quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp. Hoạt động này được thực hiện nhằm mục đích đánh giá hiệu quả của công tác dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất của