M ỤC LỤC
d ạng AOA
3.2.1.2. Lập sơ đồ các hoạt động
Mặc định của chương trình là khung nhìn Gantt chart.Tuy vậy, nếu không chắc đang ta ở khung nhìn này, có thể chọn bằng cách: từ menu View→click vào Gantt Chart.
Ở khung nhìn Gantt Chart này, ta có thể nhập liệu về các hoạt động có trong dự án số 1 này: Hoạtđộng thứ nhất, kí hiệu v1, có thời gian hoàn thành là 0 ngày, nhập ô:
Task name: v1. Duration: 0d?
Tương tự ta nhập dữ liệu thô cho các hành động v2 đến v6.
Riêng v7 là hoạt động định kì: từ menu Insert→Recurring Task…→ ô taskname: gõ v7 →click ô weekly→Thursday→End after: 3→ok.
3.2.1.2.1.Nhập dữ liệu từng hoạtđộng:
*Ghi chú cho từng hoạt động:
Ta có thể lưu những ghi chú cho từng hoạt động để thuận tiện quản lý các thông tin dự án , bằng cách : double click vào hoạt động cần ghi chú→chọn mục Notes→ nhập ghi chú vào→ấn ok.
Lưu ý:
i) Ở công việc định kì v7, ghi chú bằng cách : click phải vào ô indicator(i) của v7→ Chọn TaskNotes→nhập ghi chú vào →ok.
ii) v1, v5 gọi là miletones (mốc dự án) : có khoảng thời gian thực hiện là 0.
3.2.1.2.2. Phân cấp công việc:
v2, v3, v4 đều là công việc chuẩn bị ,tức là công việc con của v1, ta thể hiện sự phân cấp đó như sau: giữ phím shift, click vào v2,v3,v4→di chuyển con trỏ đến ngay tên v2→khi đó con trỏ có hình “↔”→ rê con trỏ sang phải.
Lưu ý : dấu (-) ở ô v1 dùng để đóng , mở hiển thị các hoạtđộng con của nó. Tương tự v6, v7 là con v5, bằngthao tác như trên ,ta được:
3.2.1.2.3.Thiết lập liên hệ giữa các công việc:
Ta chọn từng cặp công việc có liên hệ với nhau:
Giữ phím Ctrl, click vào ô V2 và V3→click vào biểu tượng link tasks trên thanh công cụ , khi đó cửa sổ bên phải có mũi tên liên hê V2 với V3
→mặc định đó là liên hệ finish-star.
Chú ý : i) chương trình qui định 4 loại quan hệ:Star-Star, Finish-Star, Star-Finish, Finish-Finish. Sau khi làm các thao tác trên, nếu cần đổi mối quan hệ ,ta double click vào mũi tên giữa 2 công việc→ô type:chọn 1 trong 4 quan hệ →ok.
ii) ở cửa sổ trên, ô lag :ta nhập số âm ( chỉ số ngày 2 công việc làm cùng lúc), hoặc số dương (chỉ thời gian có thể trễ giữa 2 công việc).
Như vậy,đối với V2 và V2,ở ô lag trên ,ta gõ : -3d →ok.
Chú ý: i) muốn xóa liên kết giữa 2 việc, giữ phím Ctrl, click tên 2 việc đó, rồi chọn trên thanh công cụ unlink tasks:
ii) đối với công việc định kì v7,để đơn giản, ta có thể thao tác sau : doulbe click vào v7→ô start, gõ vào ngày kết thúc của v6: 6/27/09→ok.
click split task →di chuyển con trỏ đến V8 ở khung nhìn bên phải→click vào vị trí muốn phân chia→giữ chuột, kéo phần còn lại đến ngày muốn nó bắt đầu.
(Khi muốn ghép lại, ta chỉ việc kéo việc sau sát lại việc trước.)
3.2.1.2.4.Ràng buộc về thời gian bắt đầu, kết thúc cho từng công việc:
*Chỉnh lại ngày bắt đầu và kết thúc của công việc :
Việc V2 cần có ngày bắt đầu là 02/6/09, ta thực hiện như sau: click vào ô nằm ở cột start của V2 →gõ vào :6/02/09→enter.
Các công việc khác đã được xây dựng quan hệ với nhau,nên chương trình tự động cập nhật theo đúng trình tự. Nếu cần cài thêm các yêu cầu khác, thì người sử dụng có thể dùng lại thao tác trên hoặc các tính năng sau:
*Qui định hạn cuối cho công việc:
Công việc V6 có hạn cuối là 7/30/09, ta thao tác là: click phải vào taskname V6→chọn task information→mục advanced→ô deadline: 7/30/09→ok.
Chú ý:
Chương trình này cho phép thêm các điều kiện ràng buộc về thời gian cho mỗi việc, bằng cách:
Click phải vào việc cần xử lí → chọn task information→advanced→ ô constraint type →chọn 1 trong 8 ràng buộc cho phép (mặc định là: As Soon As Possible)→contraint date:gõ ngày của điều kiện ràng buộc→ok.
3.2.1.3.Khởi tạo tài nguyên: từ menu View→chọn Resource Sheet.
3.2.1.3.1.Danh sách tài nguyên:
Theo dự án số 1: nhân lực có 3, nguyên liệu có 1. Nhân lực thứ nhất là Hoan, ta nhập liệu như sau: Ô Resource Name: gõ Hoan
Ô Type: gõ Work.
Tương tự cho nhân lực Tuấn, Vinh. Về nguyên liệu:
Ô Resource Name: gõ Giấy. Ô Type: gõ Material.
Ô Material Label (đơn vị tính của nguyên liệu): gõ Gram. Khi đó cửa sổ có được là:
3.2.1.3.2.Thời gian làm việc cho từng tài nguyên
Mặc định của chương trình đối với nhân lực là ngày làm 8h, sáng: 8h →12h, chiều: 13h →17h. Muốn thay đổi điều này cho từng nhân lực ta làm như sau:
Chẳng hạn đối với Hoan: click phải vào Hoan→chọn resource information→ Change Working Time→sau đó thực hiện như phần 3.2.1.1.3đã trình bày ( phần thay đổi thời gian làm việc cho dự án). Chú ý :
Nếu có nhiều nhân lực cần thay đổi thời gian biểu ,ta có thể làm nhanh bằng cách sau :
Chọn menu tools→ Change Working Time→ ô For Calendar: chọn tên nhân lực cần đổi thời gian biểu→ sau đó thực hiện như phần 3.2.1.1.3đã trình bày ( phần thay đổi thời gian làm việc cho dự án)→ ô For Calendar: chọn tên nhân lực kế tiếp→lặp lại quá trình vừa làm.
Ở dự án số 1 này, ta để theo chế độ mặc định.
3.2.1.4.Phân bổ tài nguyên cho công việc:
Chọn lại khung nhìn Gantt chart : menu View→chọn Gantt Chart. Kế tiếp từ menu Tools→ chọn Assign Resources:
Ta phân bổ tài nguyên cho từng việc:
Click vào V2→click vào cửa sổ Assign Resource→click vào tài nguyên Giấy→ click vào tài nguyên Hoan→click nút Assign. Kết quả là:
Tương tự cho V3,V6, V7, V8, kết quả như sau:
Chú ý : mặc định tài nguyên làm việc toàn thời gian trong 1 ngày (100% Units),ta có thể thay đổi thành làm việc bán thời gian (chỉnh % Units<100%),hoặc thay đổi để dùng nhiều tài nguyên giống nhau (chỉnh %Units > 100%).
3.2.1.5.Khởi tạo chi phí cho tài nguyên:
Ta trở lại khung Resource Sheet: menu View→Resource Sheet.
Đối với Hoan: ô Std.Rate(phí làm giờ chính thức) : gõ 1→enter→ô Ovt.Rate ( phí làm ngoài giờ): gõ 1.5→enter.
Sau đó nhập giá của giấy : ô Std.Rate :gõ 0.5→enter.
Lưu ý: có thể thiết lập mặc định giá Std.Rate và Ovt.Rate cho các tài nguyên sau này bằng cách: menu Tools→Option→General→Default standard rate: gõ giá trị vào→Default overtime rate: gõ giá trị→set as default→ok.
Chú ý: bạn có thể thiết lập giá trần cho 1 công việc như sau: menu View→Gantt Chart →menu View→Table→chọn Cost.
Sau đó gõ giá trần vào ô Fixed Cost của từng việc.
Đến đây,ta đã lập xong dự án số 1 theo các tiêu chí về diễn tiến thời gian, tài nguyên và chi phí. Các phần tiếp theo, chúng ta nói về 2 giai đoạn quan trọng: điều hành và kiểm tra điều chỉnh dự án số 1.
3.2.2. Xử lí các chỉ tiêu về thời gian, tài nguyên, chi phí:
3.2.2.1.Xem đường găng của công việc:
Trong mặc định chương trình này, màu đỏ dùng để chỉ đường găng hay sự quá tải đối với tài nguyên. Để thuận lợi quan sát,ta thườngxem đường găng về thời gian công việc ở 1 trong 2 khung nhìn sau. *Khung nhìn Network Diagram:
Từ menu View→chọn khung nhìn Network Diagram→kết quả có được ở dạng sơ đồ mạng lưới các công việc và mối liên hệ của chúng. Dùng khung nhìn này để có một cái nhìn bao quát về tất cả công việc.
*Khung nhìn Gantt Chart:
Ganttchart Wizard →click Next → click vào Critical path →click Next (3lần)→ Format it→Exit Wizard.
*Cách thêm vào biểu đồ Earliest Start, Earliest finish,Lastest Start,Lastest finish:
Từ khung nhìn Gantt Chart: menu Format→Barstyles…→cuộn thanh cuộn(đứng) xuống 1 dòng trắng→gõ tên vào ô Name (a) →ô From: gõ Early start→ô To: gõ Late Finish →ok. Kết quả thu được ở khung nhìn bên phải có thời điểm bắt đầu sớm nhất và thời điểm kết thúc muộn nhất cho từng hoạt động.
Chú ý :
i) Ở của sổ BarStypes: trong cột From và To trên, có thể chọn thời điểm bắt đầu muộn nhất và thời điểm kết thúc sớm nhất, tùy theo nhu cầu quan sát.
ii) Do duanso1 tất cả hoạt động đều găng, nên các giá trị trên bằng không. Có thể tham khảo ví dụ 1 chương 2,đểđược mô hình sau: (đường màu sậm trong mỗi việc là khoảng thời gian từ Early Start đến Late Finish)
3.2.2.2.Xem mức độ sử dụng tài nguyên:
Trong khung nhìn: menu View→ Resource Graph, ta có thể quan sát mức độ sử dụng từng tài nguyên– nhân lực trong từng ngày công của dự án.
Ngoài ra ta có thể quan sát số liệu số giờ công của từng nhân lực ở khung nhìn Resource Usage: menu View→ Resource Usage:
3.2.2.3.Xem chi phí dự án
Chọn khung nhìn: menu View→Resource Sheet→menu View→table→cost
Ta có thể cập nhập số liệu vào kế hoạch dự án ( baseline) bằng cách : menu Tools→Tracking→ Baseline…→Set Baseline→ok.
Chú ý: Mặc định, cách tính chi phí là theo diễn tiến công việc (prorate).Ta có thể thay đổi cách tính như sau: menu View→Resource Sheet→menu View→table→Entry→ ở ô Accrue at, chọn dạng thích hợp.
3.2.2.4.Xem thống kê về dự án:
Thống kê cho thấy tổng thời gian thực hiện dự án (Duration), số giờ công(Work), tổng chi phí (Cost) của hiện tại (Current), kế hoạch dự án (Baseline), diễn tiến thực tế (Actual), tồn đọng(Remaining), cũng như phần trăm dự án đã hoàn thành về thời gian(Duration), công việc(Work).
3.2.3. Kiểm tra điều chỉnh:
3.2.3.1.Update thời gian vào dự án:
Trong bảng thống kê ở mục trên ta thấy diễn tiến thực tế là 0. Để có thể quan sát các số liệu thực tế, ta cần cập nhật thời gian vào dự án như sau:
Menu Tools→Tracking→Update Project→ ô update work as complete through: gõ ngày thực tế dự án đang diễn tiến đến(15/7/09)→ok
Ta thu được số liệu dự án đã xảy ra đến ngày vừa chọn, tùy vào cách chọn khung nhìn:
Màu đen lồng trong từng công việc chỉ số ngày thực tế cộng việc đã hoàn thành *Gantt Chart:
*Resource Sheet:
Nếu chọn menu View→table→Work:
menu View→Resource Sheet: Menu View→table→Cost
Với dạng khung nhìn khác trong Table→ More Tables,người sử dụng có thể quan sát số liệu theo nhu cầu hoặc thống kê toàn dự án (sttistics đã trình bày phần 3.2.2.d))
Khi dự án thực tế diễn tiến có sai biệt so với kế hoạch, ta có thể nhập liệu vào, từ đó, tự phân tích điều chỉnh sao cho phù hợp bằng các cách sau:
3.2.3.2.Khi biết được thời gian bắt đầu, kết thúc cho công việc khác với kế hoạch:
Menu View→ Gantt Chart→chọn việc trên ô taskname (chẳng hạn v2)→ menu Project→Tracking→Update Task→ô (actual) start→gõ ngày bắt đầu thực tế
Sau đó ta có thể quan sát các số liệu chi phí nhân công phát sinh thêm trong thực tế rồi so sánh với kế hoạch (baseline)để điều chỉnh cho phù hợp (về thời gian, chi phí, tài nguyên nhân lực …), chẳng hạn :
Variance chỉ sự sai biệt giữa kế hoạch và thực tế.
Chú ý: trong cửa sổ update task trên, có thể thay thời gian bắt đầu, kết thúc cho công việc (khác với kế hoạch) bằng các dữ liệu sau:
ii. Khi biết được khoảng thời gian công việc hoàn thành trong thực tế:
iii
ta nhập ô actual dur:
.Biết khoảng thời gian thực tế công việc còn lại:
Sau đó chọn khung nhìn cần quan sát dữ liệu rồi tự phân tích điều chỉnh.
3.2.3.3.Xét theo chi phí thực tế dự án:
Mặc định,chương trình tự động cập nhật chi phí cho dự án, ta có thể tắt chế độ này, rồi nhập chi phí thực tế vào cho từng việc.
Tools→Options→Caculation→manual→ok:
→ô act.cost: gõ chi phí thực tế của công việc →enter
Lưu ý : Chức năng này chỉ thực hiện được khi đã cập nhật tiến độ cho công việc (update task, hay update project), ở hình trên, ta cập nhật tiến độ dự án là 15/7/09 và chi phí thực tế v2 :150$.Tương tự cho xử lý các việc khác.
3.2.3.4.Phân tích tài chính bằng bảng Earned Value:
Nếu bạn muốn so sánh tiến trình thực hiện dự án mong đợi với tiến trình thực tế vào một thời điểm nào đó, bạn có thể sử dụng bảng Earned Value
Bạn có thể sử dụng bảng Earned Value để dự đoán liệu rằng với tình hình hiện tại thì công việc sẽ kết thúc với một chi phí vượt quá khả năng cho phép hay không. Ví dụ nếu một công việc đã hoàn thành hơn 50% và chi phí thực tế là 200$, bạn có thể thấy được 200$ là nhiều hơn, ít hơn hay bằng so với việc thực hiên 50% công việc này theo kế hoạch. Cột VAC dưới đây thể hiện sự khác nhau về chi phí giữa thực tế và kế hoạch.
Menu View→Gantt Chart→ menuView→table→more tables→ Earned Value Cost Indicators →click apply.
(Lưu ý : cần set baseline, update propject( hay update task) mới thực hiện được chức năng này. Ở đây, dự án chạy đến ngày 15/7/09)
*VAC = BAC – EAC: chênh lệch giữ a chi phí theo kế hoạch (Budget At Completion) với ước lượng chi phí tại thời điểm hoàn thành (Estimated At Completion).
Nếu VAC<0, ngân sách bị âm, còn nếu VAC>0, ngân sách dự án là đạt yêu cầu đến thời điểm đang phân tích. CostX - BCWP Baseline CPI Các chỉ số khác: * EAC = ACWP +
* ACWP(Actual Cost of Work Perform): chi phí thực tế công việc đến thời điểm đang phân tích. Người sử dụng tự nhập số liệu này: menu View→ Gantt Chart→menu View→Tracking→ô Act.Cost: gõ chi phí thực tế (chẳng hạn V2:180,5)
Khi đó, trở lại bảng Earned value Cost Indicators như trên ta thấy hiệu quả các số liệu này,đặc biệt chú ý chỉ số VAC:
*BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled): chi phí sử dụng cho công việc, theo kế hoạch,đến ngày giờ hiện tại.
* BCWP (Budgeted Cost of Work Preformed): chi phí công việc, theo kế hoạch,tính theo % công việc đã hoàn thành.
* CV ( Earned value Cost Variance) = BCWP – ACWP. * C% =CV.100
BCWP % .
* CPI (Cost Performance Index) = BCWP ACWP
* TCPI ( To Complete Performance Index) = BAC BCWP BAC ACWP
− −
3.2.4. Ứng dụng khác. * Macro:
Đối với các chức năng phải qua nhiều thao tác mà người sử dụng dùng thường xuyên, ta nên tạo thao tác mới là gộp của các thao đó thông qua chức năng Macro:
Menu Tools→Macro→Record New Macro→.
ô Macro Name: gõ tên Macro→ Store Macro In: chọn có tác dụng tất cả Project( Global File) hoặc chỉ có tác dụng vớiProject đang làm(This Project) →muốn Macro chọn cột: chọn absolute(phần column) nếu chọn vùng macro ảnh hưởng về sau, chọn Relative nếu không muốn vậy);muốn Macro chọn cột thì
ngược lại với cột→ok→sau đó thực hiện các thao tác cần lưu trong Macro→để hoàn tất Macro: menu Tools→Macro→ click stop recorder.
*Add in:
Là phần bổ sung các tính năng mới thông qua việc chèn vào 1 tập tin được viết bằng ngôn ngữ lập trình (C#,C++,V.B…). Người viết xem đây là phần mở rộng của đề tài này, và sẽ nghiên cứu kĩ vấn đề này trong thời gian sắp tới.
♦Kết luận:
Điều hành dự án bằng phương pháp PERT- CPMđã liên tục phát triểntrong hơn nửa thế kỉ qua và ngày càng có ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực.Đây cũng là ví dụ tiêu biểu khẳng định rằng Toán học có vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của xã hội. Sự phát triển ngày càng chuyên sâu vào các hướng khác nhau của Toán học là nền tảng cho mọi ngành nghiên cứu khác. Toán họcdù đã phát triển rất xa,nhưng không vì thế mà xa rời thực tế cuộc sống, nó luôn giữ vai trò cốt lõi của mình: cung cấp kiến thức nền tảng để giải quyết các vấn đề cho mọi lĩnh vực.
Thực tế là cho đến nay, ngoài các chỉ số về thời gian của phương pháp PERT- CPM, người ta vẫn chưa đưa ra được phương pháp tối ưu để đánh giá về các vấn đề tài nguyên, chi phí của dự án. Hi vọng rằng cùng với sự phát triển vũ bão về kĩ thuật,Toán học sẽ đưa ra được phương pháp tổng quát để đánh giá hai mục tiêu quan trọng còn lại này (tài nguyên và chi phí dự án), xa hơn, là phương pháp tối ưu cả ba mục tiêu của dự án ( thời gian, tài nguyên, chi phí).
Qua đề tài luận văn vừa trình bày,người viết cũng hiểu rõ thêm rất nhiều về ứng dụng thực tế của các lí thuyết đã được Thầy Côhướng dẫn trong suốt banăm qua.Người viết sẽ tiếp tục tự nghiên cứu thêm về đề tài này để nâng cao kiến thức và trình độ trong công việc.
PHỤ LỤC
1. Một số từ khoá thường dùng trong Microsoft Project 2007: