1.Hình thức của chuyến du lịch
Hình thức của chuyến du lịch tác động lớn tới hoạt động hướng dẫn du lịch. Có 2 hình thức chủ yếu là: hướng dẫn đoàn khách và hướng dẫn khách đi lẻ.
Với khách đi đoàn, hoạt động hướng dẫn du lịch thông thường được tổ chức theo hợp đồng đã ký. Theo chương trình du lịch được vạch trước, đã mua. Hình thức tổ chức của chuyến du lịch này khiến cho hoạt động hướng dẫn nói chung, hoạt động của hướng dẫn viên nói riêng khá thuận lợi. Khách du lịch được tham quan, nghỉ dưỡng, vui chơi giải trí….. Hướng dẫn viên du lịch có thể chủ động hơn trong quá trình phục vụ theo nghiệp vụ của mình. Hầu hết các khâu và các thành phần dịch vụ du lịch đều được huy động nên nội dung hoạt động hướng dẫn sẽ đầy đủ hơn. Hình thức tỗ chức khách hàng theo đoàn hiện nay vẫn khá phổ biến trong các chuyến du lịch. Nó cũng đảm bảo sự ổn định về giá cả ( thường là giá trọn gói ) nên tránh cho khách và hướng dẫn viên những phiền phức trong thanh toán, trong các dịch vụ định sẵn.
Với các khách du lịch đi lẻ, nói chung hoạt động hướng dẫn du lịch thường có những khâu được rút gọn lại, không hoàn toàn như hình thức tổ chức theo đoàn. Hướng dẫn viên du lịch có thể giảm bớt một số hoạt động do việc hợp đồng với khách lẻ, thường là những chuyến du lịch ngắn ( vài tiếng đồng hồ hay một vài ngày ) và khách cũng ít có nhu cầu trọn gói hơn so với khách đoàn. Tuy vậy, cần chú ý đến những phát sinh trong quá trình hướng dẫn do khách có những yêu cầu đột xuất ngoài thoả thuận ban đầu. Chính điều này cũng tác động không nhỏ với hoạt động hướng dẫn du lịch.
2. Thời gian của chuyến du lịch.
Độ dài thời gian của chuyến du lịch cũng tác động tới hoạt động hướng dẫn du lịch ở các mức độ khác nhau. du lịch ở các mức độ khác nhau.
Với những chuyến du lịch dài ngày của đoàn khách, hoạt động hướng dẫn du lịch luôn luôn được thực hiện theo lịch trình một cách đầy đủ, đa dạng. Hầu lịch luôn luôn được thực hiện theo lịch trình một cách đầy đủ, đa dạng. Hầu hết các bộ phận liên quan đều được huy động về việc đảm bảo cho chuyến du lịch được thực hiện trọn vẹn, kể cả các lĩnh vực thông tin quảng cáo môi giới trung gian…..Hướng dẫn viên du lịch có thể không trự tiếp tham gia phục vụ một số lĩnh vực nhưng cần phải có sự phối hợp đồng bộ trên cơ sở nắm những thông tin cần thiết cho hoạt động hướng dẫn của mình. Cũng trong chuyến du lịch vài ngày, hướng dẫn viên sẽ bộc lộ khả năng nghiệp vụ và kiến thức nhiều mặt một cách rõ ràng hơn. Do đó sự tự thân vận động cũng cao hơn, và nó tác động trở lại trong hoạt động hướng dẫn du lịch. Với những chuyến du lịch ngắn ngày, sự tác động của yếu tố thời gian đến hoạt động hướng dẫn du lịch. Trong trường hợp này, hoạt động hướng dẫn du lịch chủ yếu tập trung vào việc chỉ dẫn và giới thiệu cho khách những đối
tượng tham quan, các cơ sở nghỉ dưỡng, giải trí. Hướng dẫn viên du lịch có thể bỏ qua một số khâu do khách không có nhu cầu và không có đủ thời thể bỏ qua một số khâu do khách không có nhu cầu và không có đủ thời gian, vật chất cần thiết. Song, việc thông tin, tuyên truyền, quảng cáo thường không thể bỏ qua.