Nh− chúng ta đã biết kết quả của công tác dự thầu chịu ảnh h−ởng không nhỏ của quá trình thực hiện. Nắm bắt đ−ợc vị trí trọng yếu của công tác này đối với hoạt động tham gia đấu thầu, ban lãnh đạo công ty đã lựa chọn những các bộ có năng lực nhất về các lĩnh vực có liên quan để giao nắm trọng trách chủ yếu trong việc thực hiện công tác dự thầụ
Về trình tự tham gia thực hiện dự thầu của công ty đ−ợc thực hiện theo các b−ớc:
2.1. Tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầụ
Công việc này do bộ phận tiếp thị trực thuộc phòng kinh tế kế hoạch đảm nhiệm và đặt d−ới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công tỵ Để có đ−ợc thông tin về các công trình cần đ−ợc đầu thầu xây lắp công ty sử dụng rất nhiều nguồn thông tin và các cách tiếp cận khác nhau:
- Thu thập thông tin về các công trình cần đấu thầu trên các ph−ơng tiện thông tin đại chúng nh− đài, báo, tivị.. đồng thời cũng quan tâm đến các thông tin về những công trình dự định đầu t− trong t−ơng lai gần trên các ph−ơng tiện này, mà chủ yếu là để xác định chủ đầu t− và nguồn vốn đầu t−.
- Duy trì mối quan hệ với những chủ đầu t− (Ban quản lý dự án PMU 18 - Quốc lộ 1A; Ban quản lý dự án Thăng Long đ−ờng Láng - Hòa Lạc: Uỷ ban dân tộc miền núi, Học viện kỹ thuật quân sự) mà công ty đã từng có công trình nhận thầu thi công xây lắp và thông qua chất l−ợng của những công trình này để có đ−ợc các mối thầụ
- Tạo lập quan hệ với các cơ quan quản lý nhà n−ớc các cấp chính quyền (Quân khu 3, Bộ xây dựng) để lấy thông tin về kế hoạch đầu t− của các bộ, ngành cũng nh− Nhà n−ớc.
- Sau khi có đ−ợc thông tin về công trình cần đấu thầu, công ty mới phân tích đánh giá để có tham gia tranh thầu hay không. Nếu tham gia sẽ thực hiện các b−ớc công việc tiếp theọ
2. 2. Tiếp xúc ban đầu với bên chủ đầu t− và tham gia sơ tuyển (nếu có).
Khi có quyết định tham gia tranh thầu, công ty sẽ cử ng−ời của bộ phận tiếp thị theo dõi suốt quá trình, dự thầu công trình và tiến hành và tiếp xúc với chủ đầu t−. Bên cạnh việc tìm hiểu các thông tin nh−: Thời gian bán hồ sơ mời thầu, các yêu cầu sơ tuyển... thì công ty cũng kết hợp với việc quảng cáo gây uy tín ban đầu với chủ đầu t−, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tham gia đấu thầu sau nàỵ
Nếu công trình có nhu cầu tổ chức sơ tuyển thì thông th−ờng bộ phận tiếp thị lập các hồ sơ sơ tuyển và các bộ hồ sơ giới thiệu công ty, các thông tin về năng lực, thiết bị, kinh nghiệm thi công các công trình, các chứng nhận công trình đạt chất l−ợng caọ.. gửi trực tiếp cho bên mời thầu theo yêu cầu về địa điểm trong hồ sơ mời sơ tuyển.
2. 3 Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu
Đây là b−ớc công việc chủ yếu trong toàn bộ quá trình dự thầu của công tỵ Tr−ớc khi lập hồ sơ dự thầu công việc chuẩn bị đều đ−ợc thực hiện chu đáo với các phần việc nh−: Làm rõ các nội dung yêu cầu trong hồ sơ dự thầu, khảo sát và thăm quan hiện tr−ờng, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu cụ thể.
Về việc chuẩn bị các tài liệu thông tin chung
Các tài liệu nh−: Giấy phép hành nghề, đăng ký kinh doanh, các năng lực của công ty, quan hệ bảo hành tín dụng, năng lực mời thầu, chứng nhận chất l−ợng... sẽ đ−ợc bộ phận căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu của công trình cũng nh− yêu cầu đã nêu trong hồ sơ mời thầu để có sự chuẩn bị đáp ứng đầy đủ kịp thờị
Về việc lập biện pháp thi công
Các kỹ s−, kiến trúc s− của phòng kỹ thuật sẽ căn cứ vào thông tin từ việc khảo sát hiện tr−ờng và các yêu cầu kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu để tiến hành kiểm tra lại thiết kế kỹ thuật mà bên mời thầu cung cấp phát hiện kịp thời những bất hợp lý và đ−a ra các giải pháp kỹ thuật để điều chỉnh, nâng cao uy tín của công ty với chủ đầu t−. Bên cạnh đó, cũng có thể tiến hành thiết kế nếu nh− công ty đảm nhận việc nàỵ
Việc lập giá dự thầu
Việc lập giá dự thầu của công ty do phòng kinh tế kế hoạch kết hợp với phòng kỹ thuật bóc tách khối l−ợng công việc lập giá dự thầụ
2. 4. Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầụ
Sau khi các bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu hoàn tất nhiệm vụ của mình, bộ phận tiếp thị sẽ niêm phong hồ sơ dự thầu giao cho phòng kinh tế kế hoạch nộp cho bên mở thầụ
Căn cứ theo thời hạn và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu phòng kinh tế kế hoạch cử cán bộ trực tiếp đi tham gia mời thầụ
Trong thời gian chờ đánh giá hồ sơ dự thầu, nếu bên mời thầu có công văn yêu cầu lý giải những vấn đề trong hồ sơ dự thầu thì các bộ phận trong công ty tuỳ theo những khúc mắc bên mời thầu hỏi có nhiệm vụ giải đáp và làm rõ để giữ uy tín với chủ đầu t− và phát huy tối đa tính cạnh tranh của hồ sơ dự thầụ
2.5. Ký kết hợp đồng kinh doanh (nếu trúng thầu) và theo dõi thực hiện hợp đồng.
Ngay sau khi nhận đ−ợc kết quả trúng thầu, công ty sẽ có công văn gửi cho phía chủ đầu t− để chấp nhận việc thực hiện thi công và thoả thuận ngày, giờ, địa điểm cụ thể để thực hiện việc ký kết hợp đồng. Tiến hành chuẩn bị xin bảo lãnh hợp đồng theo yêu cầu của chủ đầu t− và đôn đốc các bộ phận có liên quan rà soát lại kế hoạch huy động các nguồn lực cho việc thi công công trình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán ký kết hợp đồng thi công.
Sau khi ký kết hợp đồng, công ty nhanh chóng triển khai thi công công trình và lúc này, các cán bộ kỹ thuật Phòng kinh tế kế hoạch đảm nhận công tác dự thầu sẽ có nhiệm vụ theo dõi về thi công và làm cầu nối giữa công tr−ờng với chủ đầu t−, đề xuất kịp thời các vấn đề liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, đặc biệt là các vấn đề ảnh h−ởng đến chất l−ợng và tiến độ thi công công trình. Đồng thời, thực hiện nhiệm vụ thanh quyết toán với chủ đầu t−.