Để thực hiện Luật thuế GTGT và Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp Bộ trưởng Bộ Tài chính đã quy định 2 hệ thống hĩa đơn:
+ Hệ thống hĩa đơn do Bộ Tài chính in ấn, phát hành + Hệ thống hĩa đơn tự in của các tổ chức, cá nhân
Cơ sở quan trọng để giải quyết hồ sơ xin hồn thuế GTGT đĩ là hĩa đơn GTGT. Vì vậy, cơng tác quản lý hĩa đơn của cơ quan Thuế cần chặt chẽ, khoa học và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm chế độ sử dụng hĩa đơn.
4.1. Cơng tác quản lý hĩa đơn của phịng quản lý ấn chỉ:
4.1.1. Cơng tác bán hĩa đơn cho các CSKD:
- Đối với các tổ chức, cá nhân mua hĩa đơn lần đầu: phải làm đơn xin mua hĩa đơn kèm theo các giấy tờ cần thiết theo quy định.
Phịng Quản lý ấn chỉ tiếp nhận hồ sơ xin mua hĩa đơn, sau khi kiểm tra thủ tục đầy đủ, đúng thì viết giấy hẹn cho tổ chức, cá nhân. Thời gian hẹn khơng quá 5 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ.
Trong thời gian hẹn, cán bộ phịng Quản lý ấn chỉ kiểm tra thực tế địa điểm kinh doanh, nhằm xác định chính xác là địa điểm kinh doanh đĩ cĩ thật hay khơng.
Sau khi kiểm tra thấy đủ điều kiện phịng Ấn chỉ tiến hành cấp sổ theo dõi cho tổ chức, cá nhân xin mua hĩa đơn và bán hĩa đơn theo đúng hẹn, số lượng bán hĩa đơn lần đầu khơng quá 2 quyển.
- Các lần mua hĩa đơn tiếp sau cũng phải cĩ đầy đủ giấy tờ theo quy định.
4.1.2. Cơng tác quản lý hĩa đơn:
- Hàng tháng, hàng quý các CSKD phải báo cáo tình hình sử dụng hĩa đơn cho phịng Quản lý ấn chỉ:
Báo cáo số lượng hĩa đơn đã sử dụng trong tháng; số hĩa đơn đã làm hư hỏng, mất mát. Trên cơ sở số lượng hĩa đơn đã sử dụng là căn cứ để cơ quan Thuế bán hĩa đơn cho CSKD lần tiếp theo.
- Cuối năm, CSKD phải lập báo cáo quyết tốn tình hình sử dụng hĩa đơn nộp cho phịng Quản lý ấn chỉ.
- Hàng năm phịng Quản lý ấn chỉ đi kiểm tra tình hình quản lý, sử dụng hĩa đơn tại CSKD:
Kiểm tra xem các cơ sở này cĩ sử dụng hĩa đơn và nội dung ghi trên hĩa đơn cĩ đầy đủ, đúng theo quy định hay khơng.
Nếu phát hiện cĩ gian lận CSKD sẽ bị truy cứu trách nhiệm và phạt theo từng mức độ vi phạm.
4.2. Cơng tác quản lý hĩa đơn tự in:
Tuy cơng tác quản lý hĩa đơn khá chặt chẽ nhưng cơ quan Thuế vẫn khơng thể kiểm tra hết tất cả các đối tượng sử dụng hĩa đơn nhằm phát hiện kịp thời những sai phạm. Do đĩ nhiều trường hợp gian lận trong kê khai thuế GTGT, làm tăng số thuế GTGT được khấu trừ, làm giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được hồn vẫn xuất phát chủ yếu từ hĩa đơn chung do BTC phát hành.
Vì vậy để khắc phục nhược điểm của hĩa đơn chung do BTC phát hành, ngành thuế đã khuyến khích các CSKD sử dụng hĩa đơn tự in.
Số lượng các đơn vị sử dụng hĩa đơn tự in hiện nay: Năm 2002 cả nước đã cĩ hơn 1500 đơn vị được tự in hĩa đơn để sử dụng. Riêng tỉnh An Giang trong năm 2002 cĩ 13 đơn vị sử dụng hĩa đơn tự in, sang năm 2003 đã cĩ 33 đơn vị sử dụng hĩa đơn tự in, đã tăng hơn năm 2002 đến 20 đơn vị. Điều này chứng tỏ càng ngày các CSKD đã nhận thức được ưu điểm của việc sử dụng hĩa đơn tự in trong hoạt động kinh doanh của mình.
4.2.1. Ưu điểm của việc sử dụng hĩa đơn tự in:
- Nĩ đáp ứng được nhu cầu sử dụng hĩa đơn của các doanh nghiệp trong cả nước khi áp dụng luật thuế GTGT.
- Hĩa đơn tự in của doanh nghiệp ngồi việc đảm bảo sự tín nhiệm đối với khách hàng, cịn cĩ thêm chức năng quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm của cơng ty do trên hĩa đơn cĩ logo, cĩ thể giới thiệu sản phẩm, màu sắc đẹp, đồng thời thể hiện được những đặc trưng riêng của từng doanh nghiệp…
- Việc sử dụng hĩa đơn tự in đã thúc đẩy các doanh nghiệp nêu cao tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước khách hàng về hoạt động kinh doanh của mình. - Doanh nghiệp chủ động trong việc lập kế hoạch sử dụng hĩa đơn phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
- Hĩa đơn tự in được in tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ rõ ràng, cĩ biểu tượng trên mẫu hĩa đơn… nên khi cần đối chiếu, xác minh hĩa đơn sẽ được thực hiện dễ dàng, thuận lợi hơn, hạn chế được việc mua bán hĩa đơn.
4.2.1. Những tồn tại trong việc sử dụng hĩa đơn tự in:
- Khâu đăng ký quản lý sử dụng hĩa đơn tự in tại một số nơi chưa tổ chức tốt, cịn lúng túng trong theo dõi, trong việc mở sổ sách.
- Một số tổ chức cá nhân cịn sử dụng 2 loại hình hĩa đơn là hĩa đơn tự in và hĩa đơn do BTC phát hành mà khơng báo cáo.
- Một số đơn vị in hĩa đơn khơng đúng mẫu đã được duyệt như: sai mã số, sĩt mã số…
- Một số tổ chức, cá nhân đã đăng ký sử dụng hĩa đơn với Tổng Cục thuế nhưng khơng thực hiện đăng ký sử dụng với Cục thuế. Hoặc khi khơng cĩ nhu cầu sử dụng cũng khơng thực hiện báo cáo cơ quan Thuế để hủy bỏ hiệu lực sử dụng hĩa đơn.
- Việc in hĩa đơn gây tốn kém nhiều cho các doanh nghiệp, muốn giảm chi phí phải in với số lượng lớn, vốn đầu tư phải bỏ ra nhiều. Điều này gây khĩ khăn nhiều cho các doanh nghiệp nhỏ.
- Hiện nay tại An Giang chưa cĩ cơ sở in được phép in hĩa đơn, nơi in hĩa đơn gần nhất là một số cơ sở in được phép in hĩa đơn tại thành phố Hồ Chi Minh. Vì thế các doanh nghiệp tại An Giang muốn in hĩa đơn sẽ tốn nhiều thời gian, cơng sức và tiền bạc.
Xu thế chung của các nước trên thế giới hiện nay là các CSKD sử dụng hĩa đơn tự in. Ở tỉnh ta tuy việc sử dụng hĩa đơn tự in cịn nhiều khĩ khăn nhưng đã đạt được những kết quả bước đầu, vì thế cần phải khắc phục khĩ khăn, tạo điều kiện thuận lợi để nĩ phát triển.