- Lập báo cáo điều chỉnh
QUI TRÌNH CẤP PHÁT VÀ LƯU ĐỒ CƠNG TÁC CẤP PHÁT
Khách hàng yêu cầu lập thư cấp chứng từ:
− Đơn vị bán lập thư yêu cầu cấp phát chứng từ theo mẫu qui định trong SAM và gửi trực tiếp cho nhân viên phụ trách cấp phát chứng từ của Phịng TCKT- VPKV
Nhận thư yêu cầu cấp chứng từù và các tài liệu liên quan:
− Nhân viên phụ trách cấp phát chứng từ nhận thư yêu cầu cấp phát chứng từ do đơn vị bán chuyển đến cùng dữ liệu, tài liệu cĩ liên quan.
Kiểm tra:
− Nhân viên phụ trách cấp phát chứng từ kiểm tra tính hợp lệ của thư cấp phát và các chứng từ thanh tốn cĩ liên quan gồm:
+ Thư yêu cầu cấp phát chứng từ của các đơn vị bán phải được điền đầy đủ nội dung theo mẫu quy định, cĩ chữ ký và dấu của người cĩ thẩm quyền của đơn vị bán.
+ Báo cáo thu bán và chứng từ vận tải đã bán kèm theo (nộp theo kỳ quy định).
+ Báo cáo điều chỉnh thu bán và số lượng chứng từ đã qua xử lý của tháng trước (nếu cĩ).
85
+ Chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng đã cĩ chữ ký xác nhận ngày chuyển tiền của ngân hàng bên đơn vị bán, phiếu thu đã cĩ chữ ký xác nhận đã thu tiền của thủ quỹ.
+ Hố đơn tài chính hợp lệ ( các đại lý xuất cho HKVN về khoản hoa hồng được hưởng).
+ Nếu phát hiện trường hợp bất thường về thanh tốn, tiền cọc, nộp báo cáo bán...Nhân viên phụ trách cấp phát chứng từ báo cáo lãnh đạo trực tiếp đề nghị phương án giải quyết.
Nhập liệu và In Phiếu xuất kho, in sổ
− Nhân viên phụ trách cấp phát chứng từ nhập số liệu liên quan vào chương trình quản lý cấp phát, in phiếu xuất kho chuyển cho Thủ kho
− Cuối ngày Nhân viên phụ trách cấp phát phải in các trang sổ theo dõi cấp phát cho các đại lý đã cấp phát trong ngày
Cấp chứng từ
− Thủ kho căn cứ vào số lượng và seri chứng từ trên Phiếu xuấ kho tiến hành cấp phát chứng từ cho đại ly.ù Lưu 01 liên và chuyển bản chính thư yêu cầu cấp chứng từ vá Phiếu xuất kho đến Kế tốn kho.
− Khách hàng nhận vé và giữ 01 liên thư yêu cầu cấp chứng từ và Phiếu xuất kho
Kế tốn kho theo dõi nhập xuất tồn
− Kế tốn kho chứøng từ nhận 01 bản chính thư yêu cầu cấp chứng từ và Phiếu xuất kho đã cấp, tiến hành ghi sổ kế tốn theo dõi nhập, xuất, tồn kho chứng từ.
86
Kiểm sốt:
− Cuối mỗi tuần Trưởng phịng Tài chính kế tốn hoặc người được ủy quyền kiểm tra “SỔ THEO DÕI CẤP CHỨNG TỪ” và “ THƯ YÊU CẦU CẤP CHỨNG TỪ ” và ký kiểm sốt .
Lưu hồ sơ:
− Kế tốn kho lưu hồ sơ thư yêu cầu cấp chứng từ , phiếu xuất kho(bản chính kèm với sổ kế tốn kho).
− Thủ kho lưu 01 bản sao Phiếu xuất kho .
− Nhân viên phụ trách cấp phát lưu Sổ theo dõi cấp chứng từ kèm các chứng từ thanh tốn cĩ liên quan.
− Các chứng từ trên được lưu tại nơi làm việc 1 năm, trong tháng đầu năm sau được chuyển cho kho hồ sơ lưu trữ tập trung.
87
S TT TT