QUÁ TRÌNH THU BÁN SẢN PHẨM VẬN TẢI HÀNG KHƠNG TẠI TCT HKVN 3.1.HỒN THIỆN BỘ MÁY TỔ CHỨC
Các văn phịng chi nhánh tại các khu vực, đặc biệt là ở ngồi nước do chưa được phân cấp trách nhiệm quản lý một cách đầy đủ đã dẫn tới TCT khơng kiểm sốt được quá trình quản lý thu bán của từng thị trường.
Chỉ cĩ những văn phịng chi nhánh mới cĩ thể nắm bắt kịp thời tình hình diễn biến của thị trường, khả năng tài chính và thanh tốn của các đại lý, từ đĩ mới cĩ sự quản lý vừa thơng thống nhưng lại vừa chặt chẽ. Sự phân cấp trong lĩnh vực này cĩ những tác dụng rất lớn như:
- Tạo điều kiện cho các văn phịng chi nhánh xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình trong cơng tác quản lý thu bán vé
- Cĩ các biện pháp quản lý phù hợp và hiệu quả hơn. Ví dụ: Do được phân cấp đầy đủ, cán bộ nghiệp vụ của các văn phịng cĩ thể nhanh chĩng phát hiện những đại lý trong khu vực mình quản lý cĩ dấu hiệu bất ổn về tài chính, từ đĩ cĩ những quyết định điều chỉnh như hạn chế lượng vé cấp, hạn chế khả năng đặt giữ chỗ của đại lý hoặc nâng cao mức đặt cọc; tăng tần suất thanh tốn,...
Tuy nhiên sự phân cấp ở đây khơng cĩ nghĩa là sự khốn trắng cho các đơn vị cấp dưới mà các cơ quan quản lý cấp trên vẫn phải tăng cường sự quản lý nhưng ở những mức độ khác. Việc phân cấp cũng phải thực hiện thận trọng từng bước, phù hợp với điều kiện cụ thể và khả năng thực hiện của các văn phịng chi
nhánh. Cần vạch ra những bước đi cụ thể trong từng giai đoạn, cho từng thị trường trong việc phân cấp quản lý.
Bộ phận kiểm tra, kiểm sốt báo cáo và vé tại Trung tâm TKâ & THHK hiện nay phải tổ chức thành một đơn vị riêng để nâng cao tính chuyên nghiệp, hoạt động độc lập với bộ phận quản lý thanh tốn nhưng phải hoạt động dưới sự chỉ đạo nghiệp vụ trực tiếp của kế tốn trưởng và Ban Tài chính Kế tốn.
Cơng tác tổ chức nên xây dựng theo xu hướng tăng thêm quyền hạn và trách nhiệm cho đơn vị trực tiếp cấp dưới để tăng tính chủ động, quyết đốn trong cơng tác quản lý.
Tĩm lại, giải pháp hồn thiện bộ máy tổ chức sẽ gĩp phần khắc phục được tình trạng kiểm sốt chồng chéo, tăng cường tiến độ và tính chính xác của cơng tác kiểm sốt, đồng thời gắn chặt quyền hạn và trách nhiệm của cá nhân tham gia vào qui trình quản lý thu bán, giảm thiểu cách thức giải quyết cơng việc một cách tùy tiện trong khâu cấp phát và quản lý chứng từ.