8. WBS Cơ cấu phân chia công việc (Work Breakdown Structure)
8.2 Hoạt động (Activities)
Trong mỗi giai đoạn, các hoạt động được xây dựng theo từng hạng mục của dự án. Bảng sau liệt kê tất cả các hoạt động sẽ được thực hiện trong suốt vòng đời dự án.
Tiêu đề giai đoạn Tiêu đề hoạt động Mô tả hoạt động Trình tự hoạt đông. Khởi động dự án. Khảo sát dự án
Khảo sát các hoạt động có liên quan tới thư viện điện tử.
Thực hiện khảo sát, tìm hiểu thăm dò thu thập ý kiến sinh viên và giáo viên để tổng hợp lên kế hoạch thiết kế ứng dụng web thư viện điện tử.
Lập kế hoạch dự án
Phân tích hệ thống
Đánh giá tính khả thi của hệ thống Thư viện điện tử. Điều này rất quan trọng, vì nó giúp cho ban quản lý dự án đánh giá được khả năng thực hiện của hệ thống Thư viện điện tử để có thể dễ dàng lên kế hoạch thực hiện dự án.
Phân tích, đưa ra các đặc tả yêu cầu của hệ thống Thư viện điện tử cần phải có.
2
Lên kế hoạch
Lập kế hoạch chi tiết cho dự án, đưa ra nhiệm vụ cụ thể cho các bên thực hiện dự án: Kế hoạch thực hiện dự án Kế hoạch nguồn lực Kế hoạch chất lượng Kế hoạch cung ứng Kế hoạch rủi ro
Kế hoạch truyền thông
3
Xác định đặc điểm, tính năng của sản
Giao diện website gọn nhẹ dễ sử dụng, đáp ứng 90% yêu cầu của sinh viên, giảng viên đã được khảo sát.
Xây dựng hệ thống
phẩm Các nguồn tài liệu học tập phong phú bao gồm:
Ebook
Bài giảng điện tử Video clip
Hình ảnh
Đề thi trực tuyến
Link phần mềm ứng dụng
Link liên kết các trang web học tập khác
Xây dựng cơ sở dữ liệu
Xây dựng dữ liệu dựa trên tài liệu có sẵn trong Thư viện.
Xây dựng dữ liệu bằng cách thu thập tài liệu do giáo viên, sinh viên cung cấp. Xây dựng dữ liệu số thông qua liên kết các nguồn tài liệu từ các trang web khác để làm phong phú thêm dữ liệu.
5 Xây dựng cơ
sở dữ liệu cho hệ thống
Thiết kế website Thư viện điện tử với các đặc tính, yêu cầu đã đề ra trong kế hoạch. Xây dựng hệ thống bảo mật cho thư viện điện tử
Xây dựng đường truyền kĩ thuật cho Thư viện điện tử.
Cài đặt cho hệ thống.
6 Chạy thử và
sửa lỗi
Phát hành các bản chạy thử để giúp cho hệ thống khi bàn giao sẽ không trục trặc. Sửa lỗi hoàn thiện hệ thống 7 Kết thúc dự
án.
Triển khai dự án.
Triển khai hệ thống thư viện điện tử đến giáo viên và sinh viên trường ĐH Ngân Hàng.
Tổ chức tập huấn, hướng dẫn sử dụng. Phát hành tài liệu hướng dẫn sử dụng cho sinh viên, giáo viên.
Hỗ trợ trực tiếp cho sinh viên, và giáo viên để giúp cho họ có thể sử dụng hệ thống một cách tốt nhất.
Thu nhận ý kiến phản hồi
8
Bàn giao và kết thúc dự án.
Bàn giao sản phẩm cho trường Đại Học Ngân Hàng Tp.HCM. Kết thúc dự án. 9 8.3 Nhiệm vụ (Tasks) Tiêu đề hoạt động
Tiêu đề nhiệm vụ Mô tả nhiệm vụ Trình tự nhiệm vụ
Khảo sát các hoạt động có liên quan tới Thư viện điện tử.
Tìm hiểu các mô hình Thư viện điện tử tương tự đã hoạt động, từ đó đưa ra thiết kế phù hợp cho nhu cầu sử dụng.
Khảo sát mức độ thành công, ưu điểm, khuyết điểm của các hệ thống thư viện điện tử khác.
1
Thực hiện khảo sát, tìm hiểu thăm dò thu thập ý kiến sinh viên và giáo viên để tổng hợp lên kế hoạch thiết kế ứng dụng web thư viện điện tử.
Phát tờ rơi, phỏng vấn giảng viên, sinhviên những yêu cầu cần có của một Thư viện điện tử.
Tổ chức buổi hội thảo về thư viện điện tử tại trường để lấy ý kiến trực tiếp từ sinh viên và giảng viên Tiến hành hình thức khảo sát ý kiến bằng cách sử dụng các mẫu khảo sát. 2 Phân tích hệ thống
Đánh giá khả thi Sau khi đã thu thập đủ thông tin cần thiết, ban quản lý dự án sẽ tổ chức một buổi họp mặt để đánh giá lại về mức độ khả thi của hệ thống thư viện điện tử và xác định phạm vi của dự án.
Các mức độ khả thi sẽ được đánh giá theo các tiêu chí: Khả thi về mặt kĩ thuật Khả thi về mặt kinh tế Khả thi về mặt tổ chức Khả thi về mặt vận hành 3 Phân tích đặc tả yêu cầu
Các tính năng mà thư viện điện tử cần phải có
Phạm vi của hệ thống chỉ bao gồm tài liệu dành cho sinh viên giáo viên trường ĐH Ngân Hàng Yêu cầu về trình độ người sử dụng.
Các tiêu chuẩn về hiệu suất của hệ thống.
4 Lên kế hoạch thực
hiện dự án
Chi tiết các giai đoạn, hành động, nhiệm vụ cần thực hiện trong bản kế hoạch phân rã công việc (WBS).
Kế hoạch chất lượng
Lập một nhóm chuyên gia để quản lý chất lượng.
Tìm hiểu các tiêu chuẩn về chất lượng để có các tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm.
Lên kế hoạch chi tiết về quản lý đảm bảo chất lượng trong quá trình :
Thực hiện dự án. Sản phẩm bàn giao.
Kế hoạch quản lý chất lượng phải được báo cáo thường xuyên cho trưởng ban quản lý dự án.
6
Kế hoạch tài nguyên
Nhân lực:
Ghi rõ vai trò trách nhiệm của từng vị trí tham gia thực hiện dự án.
Lên bản danh sách các tiêu chí để tuyển dụng nhân lực cần thiết cho dự án.
Tính toán chi phí tiền lương để đảm bảo không vượt quá nguồn lực tài chính.
Trang thiết bị:
Lên dach sách các trang thiết bị cần mua hoặc thuê.
Tính toán chi phí mua/thuê trang thiết bị để đảm bảo không vượt quá nguồn lực tài chính.
7
Kế hoạch rủi ro
Tiến hành phân tích các rủi ro mà dự án có thể gặp phải khi tiến hành thực hiện dự án.
Lập kế hoạch chi tiết về việc đối phó các rủi ro.
Cung cấp tài liệu giải quyết tình huống khi gặp rủi ro cho ban thực hiện dự án.
Kế hoạch cung ứng Lập kế hoạch tìm nhà cung ứng thích hợp nhất cho dự án.
Lên danh sách các tiêu chí đánh giá để dễ dàng tìm được nhà cung ứng tốt nhất.
Lên danh sách các trang thiết bị, ứng dụng mà nhà cung ứng cần phải cung cấp cho dự án.
Lên kế hoạch chi phí để đảm bảo nguồn lực tài chính.
9
Kế hoạch truyền thông
Lên kế hoạch tổ chức các buổi phỏng vấn nhà đầu tư để tiếp nhận ý kiến của họ.
Lên kế hoạch tổ chức các buổi báo cáo về tiến trình dự án.
Lên kế hoạch tổ chức các buổi hội thảo nhằm đưa dự án tiếp cận với giảng viên, sinh viên.
Lên kế hoạch truyền bá dự án thông qua báo chí, các kênh truyền thông nghe nhìn.
Xác định đặc điểm, tính năng của sản phẩm
Giao diện website
.
Ứng dụng web có khả năng tương thích hoàn toàn với các ứng dụng trình duyệt phổ biến hiện nay (Firefox, Internet Explorer, Google Chrome, Opera).
Giao diện web đơn giản, trực quan gọn nhẹ cung cấp khả năng truy cập chấp nhận được mọi phương thức kết nối Internet hiện có ở việt nam (Dial-up, ADSL, 3g, GPRS).
Xây dựng một bộ máy tìm kiếm riêng cho sản phẩm, cho phép khả năng tìm kiếm theo từ khóa (keyword).
Xây dựng hệ thống quản lý tìm kiếm và phân loại tài liệu. Cung cấp các cơ chế phân loại tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau (giảng viên, môn học …) tạo sự dễ dàng cho người sử dụng.
Tài liệu cung cấp trên website
Ebook: tài liệu tham khảo, tài liệu tra cứu, tài liệu giải trí và đặc biệt là các tài liệu chuyên ngành kinh tế, tài chính, tín dụng, ngân hàng về 2 định dạng số phổ biến hiện nay là *.prc và *.pdf.
Bài giảng điện tử: các bài giảng điện tử của các giảng viên ở từng bộ môn được chuẩn hóa về định dạng số *.ppt.
Video bài giảng các môn học được số hóa dưới dạng *.flv, cung cấp khả năng tham khảo trực tiếp trên trang web hoặc tải về máy. Mọi hình ảnh sẽ được đưa về định dạng *.jpeg.
Các đề thi trắc nghiệm trực tuyến sẽ được cung cấp trên website dưới dạng flash.
Cung cấp link download các phần mềm phục vụ cho việc học tập, giảng dạy.
Cung cấp liên kết với các trang web như các báo online nổi tiếng như vnexpress.net, dantri.com.vn, cafef.vn, vneconomy.com, … Một nguồn tài liệu bài giảng điện tử vô cùng phong phú, đa dạng thông qua sự liên kết với hệ thống thư viện bài giảng điện tử.
Xây dựng. Thiết kế website Thực hiện liên kết tới các nhà cung cấp đăng ký server.
Ký hợp đồng với Vinalink để xây dựng ứng dụng thư viện điện tử chạy trên nền web 2.0, công nghệ web mới và phổ thông nhất hiện nay, có khả năng truyền đạt dữ liệu và tương tác đa dạng với người sử dụng.
Liên kết với ban quản lý của dự án cổng thông tin để tìm giải pháp liên kết với thư viện điện tử với sản phẩm cổng thông tin.
13
Xây dựng hệ thống an toàn bảo mật
Thiết lập giải pháp an toàn bảo mật cho máy chủ hệ thống: Mua ứng dụng diệt virus
Symantec Endpoint Antivirus 11.0 Mua hệ thống bức tường lửa Microsoft ISA Server 2006 để ngăn chặn các truy cập, tấn công nguy hiểm từ cả bên ngoài lẫn bên trong máy chủ gây nguy hại cho toàn hệ thống.
14
Đường truyền kĩ thuật Thuê một Hosting server với các yêu cầu : băng thông được truyền là 25 GB/ tháng,dung lượng 2Gb, tốc độ up/download 300kbps có khả năng đáp ứng 200.000 lượt truy cập một tháng. 15 Cài đặt hệ thống Cài đặt phần cứng Cài đặt phần mềm Cài đặt hệ thống bảo mật 16 Chuẩn bị cơ sở dữ liệu cho hệ thống
Số hóa tài liệu có sẵn
trong thư viện Số hóa tất cả 6.193 đầu sách hiện có tại thư viện bao gồm các tài liệu tham khảo, tài liệu tra cứu, tài liệu giải trí và đặc biệt là các tài liệu chuyên ngành kinh tế, tài chính, tín dụng, ngân hàng về 2 định dạng số phổ biến hiện nay là *.prc và *.pdf.
Liên kết sử dụng 2 nguồn tài nguyên số sẵn có của trường là :
cơ sở dữ liệu Wilson và cơ sở dữ liệu Proquest.
Khai thác và tận dùng nguồn tài nguyên điện tử offline hiện có sẵn tại thư viện trường, nguồn tài nguyên này bao gồm các tài liệu điện tử được lưu trữ trên CD, CD- ROM, DVD…
Nguồn tài liệu cung cấp bởi giáo viên, sinh viên
Liên hệ với các giảng viên để thu thập các bài giảng điện tử của các giảng viên ở từng bộ môn.
Cử một nhóm đến tại trường để quay video các buổi học để thu thập một nguồn video clip bài giảng.
Liên hệ với các giảng viên cung cấp đề thi và số hóa nguồn đề thi này thành đề thi trực tuyến dưới dạng flash.
18
Các nguồn dữ liệu khác
Chuẩn bị cơ sở dữ liệu hình ảnh bằng cách:
Chụp ảnh trường lớp, giảng đường, các buổi học, buổi ngoại khóa, hội thảo.
Thu thập nguồn hình ảnh từ internet.
Thu thập và tập hợp các link download phần mềm phục vụ cho việc học tập , giảng dạy.
Tập hợp và lựa chọn các trang web hay về thông tin xã hội kinh tế để tổ chức các đường link liên kết.
Kết hợp làm việc với nhóm dự án bài giảng điện tử nhằm đưa ra liên kết dữ liệu. 19 Chạy thử và sửa lỗi Phát hành các bản chạy thử Phát hành bản Alpha chạy thử Phát hành bản Beta chạy thử. Phát hành bản hoàn thiện. 20 Sửa lỗi Khi phát hành từng phiên bản,
nhóm xây dựng sẽ tiến hành chạy thử và sữa lỗi.
21 Triển khai
dự án.
Tổ chức tập huấn. Tổ chức hội thảo hướng dẫn sử dụng cho toàn thể sinh viên và giảng viên của trường.
Tổ chức các buổi thực hành trực tiếp với máy tính cùng với sự hướng dẫn của các chuyên viên.
Phát hành tài liệu Phát hành các tài liệu kỹ thuật và hướng dẫn bằng giấy và điện tử cho giảng viên và sinh viên
Phổ biến tài liệu hướng dẫn (user guide) trên các kênh thông tin phổ biến của trường (
www.sinhviennganhang.com, www.buh.edu.vn )
23
Trực tiếp hỗ trợ Cử một số chuyên viên hỗ trợ cho sinh viên và giảng viên tại trường trong vòng 3 tháng.
Sẵn sàng giúp đỡ sinh viên và giảng viên trong các thắc mắc về cách sử dụng hệ thống
24
Thu nhận ý kiến phản hồi
Xây dựng hòm thư điện tử
feedback.dl@gmail.com để trả lời các thắc mắc.
25 Bàn giao Bàn giao sản phẩm Đưa bản phát hành hoàn thiện lên
server và Thư viện điện tử bắt đầu đi vào hoạt động.
Bàn giao thư viện điện tử cho trường ĐH Ngân Hàng
26 Kết thúc dự
án
Đóng dự án Hoàn thành các khâu cuối cùng của dự án.
Đóng cửa kết thúc dự án
27