4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy
Mơ hình cơ cấu tổ chức bộ máy của cơng ty
Chức năng của các đơn vị phịng ban
a. Ban giám đốc
- Điều hành chính mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của cơng ty. - Đại diện cho tồn thể cơng nhân viên tồn cơng ty.
b. Phịng nhân sự
Thực hiện cơng tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu của cơng ty.
Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự tồn cơng ty. Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định, chỉ thị của Ban Giám Đốc. GIÁM ĐỐC CƠNG TY PHĨ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KINH DOANH PHĨ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH SẢN XUẤT Phịng Nhân Sự Phịng Tài Chính Kế Tốn Phịng Kinh Doanh Phịng Kỹ Thuật Sản Xuất Ban Thi Cơng Cơng Trình Phịng Hành Chánh Quản Trị Phịng Y Tế
Tham mưu đề xuất cho Ban Giám Đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức – Hành chánh – Nhân sự.
Phịng nhân sự chuyên nghiên cứu, vận dụng và hồn thiện cơng tác tổ chức, quản lý xí nghiệp, nghiên cứu vận dụng và tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đã ban hành với cán bộ, cơng nhân viên trong cơng ty. Đảm bảo thực hiện quản lý lao động, quản lý tổ chức biên chế theo yêu cầu nhiệm vụ sản xuất từng thời kỳ một cách hợp lý nhất, tăng năng suất lao động.
Và chuyên nghiên cứu, xây dựng phương thức trả lương hợp lý, bồi dưỡng đào tạo dạy nghề cho cơng nhân và thực hiện chế độ bảo hộ lao động trong tồn nhà máy.
c. Phịng Tài Chính Kế Tốn
Quản lý nguồn tài chính của cơng ty về vốn, hệ thống tài sản, các khoản thu chi và cơng nợ.
Thực hiện cơng tác tài chính kế tốn, Hạch tốn kế tốn theo đúng điều lệ tổ chức kế tốn, pháp lệnh kế tốn thống kê của nhà nước và những quy định cụ thể của cơng ty về cơng tác tài chính.
d. Phịng kinh doanh
Cĩ chức năng tham mưu giúp giám đốc cơng ty trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh, triển khai cơng tác marketing, bán hàng và đấu thầu các cơng trình xây dựng trong lĩnh vực thi cơng, lắp đặt hệ thống cơ - điện.
e. Phịng kỹ thuật sản xuất
Phụ trách tồn bộ lĩnh vực kỹ thuật sản xuất sản phẩm và cơng tác bảo hành sản phẩm đến người tiêu dùng. Chia thành ba bộ phận theo ba dịng sản phẩm cơng ty sản xuất:
• Phân xưởng sản xuất tủ ATS
• Phân xưởng sản xuất vỏ giảm âm máy phát điện. • Phân xưởng sản xuất tủ bảng điện cơng nghiệp.
Phụ trách lĩnh vực thi cơng các cơng trình mà cơng ty đã đấu thầu theo đúng hợp đồng.
g. Phịng Hành chính Quản Trị
Phịng Hành chính Quản Trị chia thành nhiều bộ phận theo từng cơng việc cụ thể. Thực hiện các cơng tác hành chính văn phịng, văn thư lưu trữ, cơng tác hậu cần, bảo hộ lao động, bộ phận kho vận và cơng tác bảo vệ, tạp vụ, điện nước.
h. Phịng Y Tế
Phụ trách lĩnh vực y tế, an tồn cho người lao động.
2.1.4 Một vài đặc điểm của cơng ty Quang Long
* Định hướng phát triển sản xuất kinh doanh
Là cơng ty trách nhiệm hữu hạn vừa thực hiện sản xuất sản phẩm vừa thực hiện thương mại, dịch vụ. Trong đĩ sản xuất cơng nghiệp giữ vai trị chủ đạo.
Sản phẩm của cơng ty cĩ ba mặt hàng: Tủ ATS là sản phẩm chủ yếu, đứng thứ hai là sản phẩm vỏ giảm âm máy phát điện và cuối cùng là sản phẩm tủ bảng điện cơng nghiệp.
Sản phẩm của cơng ty được sản xuất theo cơng nghệ tiên tiến của Nhật Bản, các mặt hàng được kiểm nghiệm chặt chẽ về tiêu chuẩn chất lượng, nên cơng ty đã từng bước xây dựng được thương hiệu sản phẩm trong lịng khách hàng. Chỉ trong thời gian bốn năm hơn mà cơng ty đã cĩ một nguồn khách hàng ổn định. Việc tìm kiếm đầu ra cho sản phẩm khơng phải là vấn đề khĩ khăn như một số doanh nghiệp mới thành lập.
Lĩnh vực xây dựng, cơng ty mới bắt đầu triển khai từ năm 2008. Trong định hướng phát triển, cơng ty vẫn tiếp tục nhận đấu thầu các cơng trình xây dựng dân dụng trong lĩnh vực lắp ráp, thiết kế hệ thống cơ điện.
* Đặc điểm cơ sở vật chất
Văn phịng nhà xưởng:
Cơng ty cĩ trụ sở giao dịch tách rời với khu vực xưởng sản xuất. Hệ thống văn phịng, nhà xưởng của cơng ty đều xây dựng mới và đưa vào sử dụng năm 2006.
- Trụ sở giao dịch: 102B (A2) Chung cư K300, P.12, Tân Bình, Tp.HCM. 58/46 Nguyễn Minh Hồng, P.12, Tân Bình, Tp.HCM.
- Xưởng sản xuất đặt tại: F1/18C Vĩnh Lộc, Ấp 6 Vĩnh Lộc A, quận Bình Chánh – Tp.HCM.
Hệ thống máy mĩc thiết bị phục vụ sản xuất:
Các hệ thống dây chuyền sản xuất của cơng ty được đầu tư theo cơng nghệ tiên tiến của Nhật Bản. Máy mĩc trang thiết bị phần lớn được đầu tư mua mới, cĩ một số máy mĩc thiết bị cơng ty mua cũ nhưng cĩ qua nâng cấp, sửa chữa theo cơng nghệ mới đáp ứng việc sản xuất sản phẩm theo đúng yêu cầu kỹ thuật.
Bảng 2.1: Tình hình trang thiết bị máy mĩc phục vụ sản xuất S
T
T Tên thiết bị lượngSố
Tình trạng sử dụng Cấp chính xác Đang sử dụng Khơng sử dụng 1 2 3 4 5 1 Máy tiện 6 6 0 3 2 1 2 Máy phay Phay vạn năng 4 4 0 1 2 1
Phay cơn xoắn 2 2 1 1
Phay lăn 4 4 2 2 3 Máy mài Mài phẳng 3 3 1 1 1 Mài lỗ 3 3 1 1 1 4 Máy khoan 5 4 1 2 2 1 5 Máy doa 3 3 1 1 1 6 Máy bào 3 2 1 1 1 1 7 Máy hàn 4 4 2 1 1 8 Máy búa 4 4 1 2 1
9 Dập+ép ma sát 4 3 1 1 1 1 1 10 Lị tần số 1 1 1 11 Hệ mạ 1 1 1 12 Các thiết bị # 10 7 3 3 3 1 3 Tổng số 57 51 6 0 19 22 10 6 Tỉ lệ (%) 100 89.47 10,53 0 33.33 38.59 17.54 10.53
(Nguồn: Phịng kỹ thuật sản xuất – Cơng ty TNHH SX_TM Quang Long)
Giải thích: Cấp 1: Máy nhập mới chưa sử dụng.
Cấp 2: Máy mới sử dụng 20% cịn 80% so với nguyên giá. Cấp 3: Máy sử dụng 40% cịn 60% so với nguyên giá. Cấp 4: Máyđã sử dụng 60% cịn 40% so với nguyên giá. Cấp 5: Máy chuyển đại tu, thanh lý.
Qua bảng 2.1 về tình hình máy mĩc thiết bị của cơng ty cho thấy, hiện nay cơng ty chiếm đa số là máy cấp độ 3 (tỷ lệ 38,59%) và cấp độ 2 (chiếm tỷ lệ 33,33%), cơng suất bình quân của thiết bị đạt 70% cơng suất thiết kế. Tuy các thiết bị hiện nay phần lớn đạt tiêu chuẩn để sản xuất, nhưng chúng cũng đã cĩ sự hư hỏng cần sữa chữa, bảo trì, nâng cấp cho phù hợp với nhu cầu của thị trường.
2.2 Thực trạng về cơng tác quản trị nguồn nhân lực tại cơng ty Quang Long
2.2.1 Hiện trạng lao động của cơng ty
2.2.1.1 Biến động về nguồn nhân lực của cơng ty.
Từ khi thành lập đến nay căn cứ vào tình hình nhiệm vụ đề ra cũng như thực tế hoạt động kinh doanh của cơng ty số lượng nguồn nhân lực của cơng ty cĩ biến đổi đáng kể (tăng gấp đơi so với khi thành lập).
Số lượng (người)
300 280 250 240 200 150 154 100 50 0 năm 2006 2007 2008 2009 2010
Biểu đồ 2.1: Nguồn nhân lực tại cơng tyTNHH SX_TM Quang Long
Bảng 2.2: Tình hình biến động về nguồn nhân lực của cơng ty.
Năm Số lượng (người)
Lượng biến động giữa các năm
Tuyệt đối (người) Tương đối (%)
2006 154 - -
2007 240 86 55,8
2008 280 40 16,67
2009 295 15 5,36
2010 317 22 7,45
Từ bảng 2.2 về tình hình biến động nguồn nhân lực của cơng ty cho thấy nguồn nhân lực của cơng ty tương đối ổn định trong năm 2006 nguyên nhân do trong thời gian này cơng ty mới thành lập với qui mơ nhỏ chỉ cĩ hai xưởng sản xuất tủ ATS và vỏ giảm âm máy phát điện. Nhưng từ năm 2007 trở lại đây, cơng ty đã đẩy mạnh hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, thi cơng các cơng trình dân dụng và xây dựng thêm một phân xưởng
sản xuất tủ bảng điện cơng nghiệp vì vậy lực lượng lao động từ năm 2007 tăng lên đáng kể. Năm 2007 nguồn nhân lực tăng 55,8% so với năm 2006 vì cơng ty mở rộng thêm một phân xưởng sản xuất tủ bảng điện cơng nghiệp xong sau đĩ tốc độ
tăng chậm lại, điều này được thể hiện năm 2008 chỉ tăng cĩ 16,67% so với năm 2007, 5,36% năm 2009 so với năm 2008 và 7.46 năm 2010 so với năm 2009 nguyên nhân do năm 2008 cơng ty bước thêm vào lĩnh vực xây dựng nhưng với qui mơ khơng lớn lắm, cịn năm 2009 và năm 2010 cơng ty chỉ bổ sung cơng nhân viên cho ngành xây dựng và các bộ phận nên sự biến động khơng lớn lắm.
2.2.1.2 Cơ cấu nguồn nhân lực của cơng ty.
Theo độ tuổi
Căn cứ số liệu thống kê năm 2010 cơ cấu nguồn nhân lực tại cơng ty theo độ tuổi như sau:
Bảng 2.3: Cơ cấu nguồn nhân lực theo độ tuổi năm 2010 tại cơng ty Quang Long
Độ tuổi Số lượng (người) % so với tổng số >50 8 2,52 41-50 42 13,25 31-40 100 31,55 <30 167 52,68 Tổng cộng 317 100
(Nguồn: Phịng Nhân Sự - Cơng Ty TNHH SX-TM Quang Long)
Nguồn nhân lực của cơng ty cĩ tuổi đời khá trẻ. Với nhu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh cho nên tới năm 2010 độ tuổi từ 18-40 là chiếm đa số (84,23%) trong cơng ty, phù hợp với những yêu cầu của cơng việc cụ thể, mà phần lớn lực lượng lao động này rơi vào cơng nhân sản xuất, cơng nhân kiểm tra chất lượng, cơng nhân kỹ thuật của các bộ phận. Cơ cấu này ảnh hưởng khá lớn tới hiệu quả nguồn nhân lực của cơng ty, Cơng ty cĩ đội ngũ nhân viên trẻ, khỏe sáng tạo.
Tính đến thời điểm cuối quý III 2010 thì tồn cơng ty cĩ 317 cơng nhân viên trong đĩ cĩ 22 nữ chiếm tỉ trọng 6,94%.
Bảng 2.4: Cơ cấu Nguồn nhân lực theo giới tính năm 2010 của cơng ty Quang Long
Bộ phận Tổng số (người) Nữ (người) % nữ so với tổng số
Quản lý 44 18 40,9
Sản xuất trực tiếp 273 4 1,47
Tổng 317 22 6,94
(Nguồn:Phịng Nhân Sự - Cơng Ty TNHH SX-TM Quang Long)
Cơ cấu lao động theo giới tính của cơng ty khơng đồng đều giữa nam và nữ. Cơng ty thiên về sản xuất nên những nhân viên nữ được làm việc ở các bộ phận văn phịng.
Theo trình độ chuyên mơn đào tạo:
Bảng 2.5: Cơ cấu Nguồn nhân lực của cơng ty Quang Long theo trình độ năm 2010
S T T Phịng ban Tổng NV (người) Trên ĐH Đại Học Cao Đẳng Trung Cấp CN Kỹ Thuật LĐ Phổ Thơng Nghiệp Vụ khác 1 Ban Giám Đốc 3 3 2 Phịng Nhân Sự 5 1 1 3 3 Phịng TC_KT 4 1 3 4 Phịng Kinh Doanh 22 2 5 12 3 5 Phịng KT_SX 205 1 3 201
6 Ban Thi Cơng 43 2 1 2 11 27
7 Phịng HC_QT 33 2 4 2 12 13
8 Phịng Y Tế 2 2
Tổng (người) 317 0 10 12 26 214 42 13
Tỉ lệ (%) 100 0 3,15 3,79 8,2 67,51 13,25 4,1
(Nguồn: Phịng Nhân Sự - Cơng Ty TNHH SX-TM Quang Long)
Nhìn chung, cơ cấu nguồn nhân lực tại cơng ty Quang Long năm 2010 rất đa dạng về trình độ. Từ bảng 2.5 cho ta thấy Nhân viên cĩ trình độ từ LĐPT – CNKT chiếm tỉ lệ tương đối cao 80,76% điều này hồn tồn phù hợp với đặc trưng của cơng
ty là sản xuất, kinh doanh dịch vụ cơ khí kỹ thuật cơng nghiệp và định hướng phát triển cơng ty lấy sản xuất cơng nghiệp làm nhiệm vụ trọng tâm.
2.2.2 Cơng tác hoạch định nguồn nhân lực của cơng ty.
Cơng tác hoạch định nguồn nhân lực ở cơng ty Quang Long rất được coi trọng. Bởi vì, nĩ khơng chỉ là một phần của chiến lược kinh doanh mà cơng ty cịn cĩ kế hoạch phát triển con người, vì sự nghiệp con người, vì sự ấm no hạnh phúc của họ. Cơng tác này quyết định sự thành bại của cơng ty trong việc sản xuất kinh doanh, nĩ liên quan đến tất cả các bộ phận, nĩ cĩ thể làm suy yếu hoặc mạnh lên cả một hệ thống các bộ phận chức năng trong cơng ty. Vì vậy, cơng tác này được xây dựng dưới sự chỉ đạo của giám đốc kết hợp với phịng quản lý nhân sự của cơng ty. Phịng nhân sự chịu trách nhiệm trực tiếp trước cơng ty về cơng tác kế hoạch hĩa nguồn nhân lực về mỗi thời điểm bắt đầu và kết thúc mỗi giai đoạn, mỗi chu kỳ kinh doanh.
Cụ thể vào ngày 30/12/2010, các phịng ban đề xuất và gửi yêu cầu tới phịng nhân sự của cơng ty tình hình lao động và nhu cầu nhân viên cho các phịng ban trong năm tới. Sau khi ban giám đốc xem xét và ký duyệt, phịng nhân sự tập hợp số lượng nhân sự cần tuyển và cĩ kế hoạch cụ thể trong năm.
Thực trạng nhu cầu: STT Trình độ chuyên mơn Nhu cầu Hiện cĩ
Thừa Thiếu Nguyên nhân 1 Kỹ sư xây
dựng (Ban thi cơng cơng trình)
5 2 3 Những dự án cơng ty đang nhận sản xuất thi cơng đang mở rộng. Nếu khơng đủ nguồn nhân lực sẽ ảnh hưởng tới tiến độ hồn thành cơng trình, vì hiện nay 3 kỹ sư hiện tại đang làm việc quá sức.
tốn (Phịng Kế tốn hành chính)
pháp cắt giảm những nhân viên khối văn phịng và cắt giảm những chi phí khơng cần thiết. Chỉ cần hai nhân viên kế tốn cĩ thể đảm trách cơng việc hiện tại. Như vậy cần thuyên chuyển cơng tác hai nhân viên trong bộ phận này
3 Thợ xây dựng (Ban thi cơng cơng trình)
32 27 15 Cơng trình cơng ty đang trên tiến độ thi cơng, nhân lực cần phải đủ để đáp ứng cho cơng việc hồn thành đúng thời gian. Hiện đầu năm nên cĩ một số cơng nhân nghĩ tết về quê vẫn chưa vào hoặc khơng vào nữa, nếu khơng cĩ kế hoạch tuyển dụng kịp thời thì sẽ khơng kịp tiến độ đã được đề ra.
4 Cơng nhân kỹ thuật
217 201 16 -Tình hình lao động của bộ phận này biến động rất lớn. Số nhân viên cĩ kỹ thuật đã nghĩ việc.
- Dự án cơng ty đang rất nhiều, cần tập trung nhân viên cĩ tay nghề.
(Nguồn: Phịng Nhân Sự - Cơng Ty TNHH SX-TM Quang Long)
Từng bộ phận đã gửi số liệu cụ thể và lý do cần thêm cho bộ phận nhân sự. Thơng thường số lượng nhân viên cĩ biến động vào cuối năm do những nguyên nhân
khách quan và chủ quan. Nhưng số lượng nhân viên năm nay biến động ở mức tương đối. Nhưng nhìn chung sự biến động đĩ tập trung ở 2 nguyên nhân chính: do lao động nghĩ việc và do nhu cầu kịp tiến độ sản xuất vào đầu năm. Bộ phận nhân sự tập hợp tất cả các thơng tin về nhu cầu nhân sự của các phịng ban qua bảng nhu cầu mà các phịng ban đã gửi như sau:
Đề ra nhu cầu:
Phịng ban Số lượng
(người) Lý do Nhu cầu
Kỹ thuật sản
xuất 16
Lắp đặt dây chuyền sản xuất
mới Tuyển thêm nhân viên
Ban thi cơng
cơng trình 15
Bổ sung thêm người để hồn
thành cơng trình đúng tiến độ Tuyển thêm nhân viên 3 Cần kỹ sư xây dựng để thiết kế
cơng trình mới Tuyển nhân viên mới Phịng TC - KT 2 Nhân viên kế tốn thừa
Thuyên chuyển cơng tác sang bộ phận thủ quỹ và
thủ kho. (Nguồn: Phịng Nhân Sự - Cơng Ty TNHH SX-TM Quang Long)
Với bảng nhu cầu này, bộ phận nhân sự tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng cụ thể. Mỗi vị trí cần tuyển dụng, phịng nhân sự đều lập bảng mơ tả cơng việc và phân tích cơng việc rõ ràng, vì cĩ như vậy việc tuyển dụng sẽ dễ dàng hơn và tuyển đúng người đúng việc hơn. Theo nguồn từ phịng nhân sự cơng ty cho biết: cơng ty đã lập kế hoạch rất cụ thể nhưng vẫn trình ban giám đốc xét duyệt xem cĩ đồng ý với số lượng các phịng ban đã đưa ra và đủ kinh phí cho cơng việc tuyển dụng và đào tạo của cơng ty khơng. Các bước mà phịng nhân sự lập kế hoạch như sau:
- Tập hợp nhu cầu và gửi tới Ban Giám Đốc.
- Xin ngân sách. Do cuối năm 2009 tình hình kinh doanh của cơng ty ổn định và cơng ty muốn nguồn nhân lực mới tuyển vào phục vụ tốt cơng việc, nên đã dành một