2.1. Thủ tục và chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: 2.1.1- Thủ tục và chứng từ nhập kho:
Căn cứ vào hợp đồng hay kế hoạch sản xuất, phòng kỹ thuật sẽ xác định chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cần dùng và lập bảng dự trù vật liệu, công cụ dụng cụ. Sau đó phòng kỹ thuật kết hợp với phòng kế toán xem xét lợng tồn kho, để lập kế hoạch cung cấp vật liệu, công cụ dụng cụ. Nếu là loại vật liệu doanh
nghiệp không sản xuất đợc phòng kỹ thuật sẽ cử ngời đi mua. Còn nếu là loại vật liệu doanh nghiệp tự sản xuất đợc thì lập kế hoạch sản xuất.
* Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài:
Theo quy định của công ty, tất cả vật liệu, công cụ dụng cụ khi về tới Công ty đều phải qua kiểm nghiệm rồi mới nhập kh. Việc kiểm nghiệm đợc tiến hanh bởi một ban kiểm nghiệm vật t (KCS). Ban kiểm nghiệm vật t bao gồm một đại diện của phòng kỹ thuật, nhân viên thu mua vật t và thủ kho để xác nhận chất lợng, chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ.
Sau khi kiểm nghiệm chất lợng, sản lợng và quy cách, ban KCS lập biên bản kiển nghiệm và đánh dấu của phòng KCS lên hoá đơn mua hàng.
Biểu 1:
Hoá đơn (GTGT)
Liên 2: (Giao cho khách hàng) Ngày 17 tháng 03 năm 2004
MS01 GTKT - 311 EQ/01 - B No 047321
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hải Hà Địa chỉ: 27 Trần Hng Đạo - Thái Nguyên
Số tài khoản: 715A07657 - NH công thơng Thái Nguyên Điện thoại: (0280)856053. MST 2466128360-2
Họ tên ngời mua hàng: Trần Mạnh Lực Đơn vị: Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn Địa chỉ: 47- Vũ Ngọc Phan-Láng Hạ-Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt
STT Tên dịch vụ hàng hoá
Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 2.551.434 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 127.571 Tổng cộng tiền thanh toán 2.679.005
Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu sáu trăm bay chín nghìn không trăm không năm đồng!
Ngời mua
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)Kế toán trởng (Ký đóng dấu, ghi rõ họ tên)Thủ trởng đơn vị (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)
Biểu 2:
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 17 tháng 03 năm 2004 số: 37654
Căn cứ vào Hoá đơn giá trị gia tăng Số: 047321 Ngày 17 tháng 03 năm 2004 của Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn.
Bản kiểm nghiệm gồm:
Ông (bà) Mã Phi Thái - trởng phòng kỹ thuật Ông (bà) Hoàng văn Hùng - thủ kho.
Ông (bà) Trần Mạnh Lực - Nhân viên thu mua đã kiểm nghiệm các loại:
Stt Tên nhãn hiệu của vật Đơn vị Số lợng theo
Kết quả kiểm nghiệm Ghi
chú Số lợng đúng quy cách phẩm chất Số lợng không đứng quy cách, phẩm chất 01 ống Inox ỉ 140 Kg 57 57 0
ý kiến của ban kiểm nghiệm: ... cho nhập kho
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Nhân viên thu mua
Biên bản kiểm nghiệm cùng với hóa đơn GTGT làm cơ sở cho kế toán thanh toán tiền hàng cho khách hàng.
Trong trờng hợp, vật liệu, công cụ dụng cụ thừa hoặc thiếu so với số lợng ghi trên phiếu hoặc không đúng phẩm chất, quy cách, phòng KCS phải báo cho phòng kế toán tổng hợp biết để giải quyết.
Sau khi xem xét đầy đủ hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm vật t, kế toán tổng hợp sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho lập làm 3 liên(biểu 1). Một liên lu tại phong kế toán vật t, một liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho, một liên nộp vào hoá đơn chuyển cho kế toán thanh toán. Phiếu nhập kho nguyên vật liệu ghi rõ số, ngày nhập, tên quy cách, số lợng nguyên vật liệu nhập kho, theo chứng từ Hoá đơn bán hàng, biên bản kiểm nghiệm.
Sau khi hàng nhập kho, ngời mua vật t nộp hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm lên phòng Kế toán làm thủ tục thanh toán.
Biểu 3: Phiếu nhập vật t Mã số CT Số Ngày BM0603 753/060421 17/03/2004 Tên ngời nhập anh Lực Đơn vị nhập:
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hải Hà HĐ:Số 047321 Danh điểm:B01004 Nhập tại kho: nguyên vật liệu Ghi có tài khoản: 331 ĐVT: đồng
Stt Tên hàng đơn
vị Xin Số lợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
nhập Thực nhập
01 ống Inox ỉ 140 Kg 57 57 44.762 2.551.434
Tổng cộng 2.551.434
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai triệu sáu trăm bay chín nghìn không trăm không năm đồng!
Ngời nhập Thủ kho Thủ trởng đơn vị
* Đối với vật liệu tự sản xuất:
Vật liệu tự sản xuất của Công ty chính là thành phẩm của phân xởng đúc. Sau khi ký hợp đồng sản xuất, phòng kỹ thuật dựa trên yêu cầu cấu tạo của sản phẩm thiết kế các chi tiết máy và gửi cho phân xởng đúc. Phân xởng đúc đúc các chi tiết máy và chuyển cho các phân xởng gia công cơ khí. Do đó thành phẩm của phân xởng đúc là đối tợng lao động của phân xởng cơ khí. Nói cách khác, bán thành phẩm (thành phẩm của phân xởng đúc) là một loại nguyên vật liệu chính của Công ty.
Khi sản phẩm (vật liệu, công cụ dụng cụ) hoàn thành nhập kho thì kế toán của phân xởng đó viết phiếu nhập kho sản phẩm (biểu 1). Phiếu nhập kho sản phẩm cũng đợc viết thanh 3 liên. Một liên nộp phòng kế toán tổng hợp, một liên giao cho nhân viên thu mua vật t, còn một liên giao cho thủ kho. Các bán thanh phẩm nhập kho đợc coi là thành phẩm của Công ty, hạch toán vào TK 155 (TK 155 "Thành phẩm" mới đợc bổ sung). Nghiệp vụ này hoàn toàn hợp lý vì một số bán thành phẩm nhập kho là để bán cho các công ty Cơ khí khác. Đối với nghiệp vụ này Công ty định khoản nh sau:
Nợ TK 155 Có TK 154
Đối với các bán thành phẩm chuyển thẳng cho phân xởng cơ khí, kế toán bán thành phẩm vẫn lập phiếu nhập kho thành 3 liên (bảng 1). Một liên gửi cho phòng kế toán tổng hợp, một liên gửi cho kế toán tiền lơng, một liên gửi cho kế toán vật t để phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm. Dòng "nhập tại kho" kế toán bán thành phẩm ghi tên phân xởng nhập bán thành phẩm. (phân x- ởng cơ khí).
2.1.2- Thủ tục, chứng từ xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng tháng và bản dự trù nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán vật t lập phiếu xuất kho (hai liên - biểu 4). Một liên đợc chuyển xuống phân xởng, liên còn lại lu tại phòng để quản lý. Đối với bán thành phẩm nhập kho, kế toán vật t lập phiếu xuất nh các loại vật liệu mua ngoài.
Biểu 3:
Phiếu xuất kho
Ngày 19 tháng 03 năm 2004 Số: 19
Nợ: TK 621 Có TK: 152 Họ và tên ngời nhận: Ông Khôi
Địa chỉ: Phân xởng cơ khí
Lý do xuất kho: Chế tạo cụm kết cấu cơ khí phụ trợ cho máy Cincinati Xuất tại kho: Ông Quang
S
T quy cách, phẩm Tên, nhãn hiệu, Mã số ĐVT Yêu cầuSố lợngThực xuất Đơn giá Thành tiền
1 Trục dẫn hớng Cái 01 01 800.000 800.000 2 Vành bánh tỳ Cái 05 05 100.000 100.000 3 Vành bánh tỳ mới Cái 02 02 200.000 200.0000 4 ... Cộng x x x X x 3.930.000
(Bằng chữ: Ba triệu chín trăm ba mơi ngàn đồng chẵn)
TT đơn vị KT trởng PT cung tiêu Ngời nhận Thủ kho
Nhân viên phân xởng mang Phiếu xuất kho xuống kho để lĩnh vật liệu, công cụ dụng cụ. Căn cứ vào số lợng tồn kho, thủ kho xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và ghi vào thẻ kho. Nếu trong kho không đủ, thì thủ kho điền vào dòng kho còn nợ và báo cho kế toán vật t. Theo định kỳ, kế toán vật t xuống lấy phiếu xuất vật t, ký xác nhận về số lợng vào thẻ kho, tính toán và ghi vào phiếu xuất kho, vào sổ chi tiết cả về hiện vật và giá trị.
Cuối tháng, kế toán phân loại vật t xuất dùng trong tháng cho từng sản phẩm của phân xởng và lập Bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Biểu 4:
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Tháng 03 năm 2004
Xuất vật t trực tiếp chế tạo cụm kết cấu cơ khí phụ trợ cho máy Cincinati cho phân xởng cơ khí
ĐVT: đồng STT Chứng từ TK 1521 TK chi tiếtTK 1522 TK 1523 Cộng 01 02 778.000 116.000 894.000 02 12 3.111.500 412.000 240.000 3.763.500 03 19 3.930.000 3.930.000 04 20 960.000 304.000 189.600 1.453.600 ... .. ... .. . Cộng 18.899.100 1.352.500 935.800 21.187.400
Đồng thời cuối tháng tại phân xởng nhân viên sẽ tập hợp các phiếu xuất kho và lập bảng kê nhận vật t từ kho Công ty để theo dõi chính xác số lợng nguyên vật liệu dùng cho chế tạo từng loại sản phẩm. Số tổng cộng trên bảng kê phải trùng hợp với số tổng cộng trên bảng tổng hợp chứng từ gốc do kế toán vật liệu lập.
Biểu 5:
Bảng kê nhận nguyên vật liệu từ kho Công ty
Dùng cho cụm kết cấu cơ khí phụ trợ cho máy Cincinati Tháng 03 năm 2004
ĐVT: đồng STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất VT Mã số ĐVT Số l-ợng Đơn giá Thành tiền
1 Mặt bích bánh tỳ Cái 05 30.000 150.000 2 Căn bích hớng dẫn Cái 04 8.000 32.000 3 Vành bánh tỳ Cái 05 100.000 500.000 4 ... .. ... ... ... Cộng x x x x 21.187.400 Trong đó: VLC 18.899.100 VLP 1.352.500 NL 935.800
Biểu 6:
Chứng từ ghi sổ
Số: 20
Ngày 31 tháng 03 năm 2004
ĐVT: đồng
Trích yếu Tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
Xuất vật t trực tiếp cho PXCK chế tạo cụm kết cấu cơ khí 621 1521 1522 21.187.400 18.899.100 1.352.500 1523 935.800 - Kết chuyển chi phí NVLTT cho chế tạo cụm kết cấu cơ khí 154 621 21.187.400 21.187.400 - Đối với vật liệu do phân xởng tự mua về chế tạo thẳng không qua kho và nguyên vật liệu nhận của phân xởng khác
Cuối tháng nhân viên thống kê phân xỏng tập hợp các hóa đơn mua về, giấy biên nhận để lập Bảng kê nguyên vật liệu phân xởng tự mua cho từng sản phẩm. Biểu 7:
Giấy biên nhận
Đơn vị: Phân xởng Đúc - Cty Kim Sơn
Có nhận làm một số công việc phục vụ chế tạo cụm kết cấu cơ khí sau: ĐVT: đồng
STT Tên chi tiết ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Trục hộp số Cái 01 25.000 25.000
2 Trục đỡ ổ bi Cái 02 50.000 100.000
... . .. . ...
Cộng 225.000
Ngày 25 tháng 12 năm 2003
GĐ Cty PX cơ khí Đơn vị làm
Bảng kê nguyên vật liệu PX cơ khí tự mua chế tạo
Tháng 12 năm 2003
ĐVT: đồng
STT Tên chi tiết ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 ống cao su Φ28-30 m 01 25.000 25.000 2 Đệm đồng các loại Cái 20 1.000 20.000 3 Bu lông Cái 110 200 22.000 .. .. .. .. .. .. Cộng 1.599.000 Trong đó: VLC 957.400 VLP 641.600
Từ chứng từ ghi sổ trên vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Biểu 9: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CT - GS Số tiền CT - GS Số tiền SH NT SH NT 01 1/03 1.587.538 ... ... ... ... ... ... 18 23/03 12.356.152 16 21/03 16.356.188 ... ... ... ... ... ... 20 31/03 21.187.400
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp vào Sổ cái TK 152 Biểu 10:
Sổ Cái
Tài khoản: "Nguyên vật liệu" Số hiệu : 152
ĐVT: đồng NTG
S SH NTCTGS Diễn giải ĐƯTK Nợ Số tiền Có
D cuối kỳ trớc 536.312.680 Tháng 03 10/03 16 Mua chịu NVL 331 342.000.881 15/03 17 Mua NVL 111 5.754.691 - Xuất VL dùng cho sản xuất 154 5.754.691 22/03 18 Mua NVL 111 33.517.613 - Xuất VL dùng cho sản xuất 154 33.517.613 29/03 19 Xuất VL dùng cho sản xuất 154 3.930.000 Cộng PS 381.273.185 43.202.304 Số d 874.383.561
2.2. Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
Một trong những yêu cầu quan trọng của công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn theo từng danh điểm nguyên vật liệu công cụ dụng cụ. Bất cú một loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nào thiếu cũng có thể dẫn đến ngừng sản xuất.
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty biến động liên tục và diễn ra ở nhiều chủng loại nên khối lợng hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ rất lớn vag tốn nhiều thời gian. Để thuận tiện cho quá trình hạch toán và quản lý, kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty đợc thực hiện theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
2.2.1- Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: * Tại kho:
hàng ngày, căn cứ vào số lợng tồn kho thực tế, phiếu nhập, phiếu xuất, thủ kho nhập xuất nguyên vật liệu và ghi số thực nhập, thực xuất vào phiếu nhập, xuất và váo thẻ kho. Mỗi thẻ kho đợc theo dõi một loại vật liệu. Mỗi một nghiệp vụ nhập - xuất đợc phản ánh một dòng trên thẻ kho.
Ví dụ: Đối với ống Inox ỉ 140 (Mã số 01004). Căn cứ vào phiếu nhập kho số 753 (17/03/2004) và phiếu xuất kho số 524 (29/03/2004) và phiếu xuất kho số 525 (29/03/2004), thủ kho ghi: Biểu 11: Thẻ kho Mã số CT Số Ngày BM 1526 1978 01/04/04 Tên vật t: ống Inox ỉ 140 DĐ: B 01004 Đơn vị: Kg Kho: CK
Stt Chứng từ Diễn giải Ngày Số lợng Kế
toán SH N NHập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 3 4.854 ... 5 753 17/03/04 Nhập 18/03/04 57 4.850 3 524 29/03/04 Xuất XCK 30/03/04 5 4.845 4 525 29/03/04 Xuất XCK 30/03/04 7 4.838 ... Cộng PS T3 9.439 4.635 Tồn cuối tháng 9.658
Riêng đối với nghiệp vụ xuất kho, nếu số lợng tồn thực tế trong kho không đủ, thủ kho sẽ báo cho kế toán vật t, kế toán vật t sẽ viết thêm một nhập kho đúng bằng lợng kho còn nợ và gửi xuống phân xởng . Song trờng hợp này ít xẩy ra.
Đến cuối ngày, thủ kho tính lợng tồn kho thực tế từng danh điểm nguyên vật liệu. Định kỳ 2-3 ngày, thủ kho giao toàn bộ chứng từ nhập xuất và thẻ kho để kế toán đối chiếu. Ngoài ra, theo quy định của từng loại vật liệu trên thẻ kho, thủ kho lập bảng "Báo cáo tồn kho vật liệu" .
Biểu 12:
Báo cáo tồn kho vật liệu
Kho: Inox Tên vật t đvt Mã Tồn T1 Tồn T2 Tồn T3 ... Tồn T12 ống Inox ỉ 140 Kg B 01004 4.854 9.658 ống Inox ỉ 96 Kg B 03005 152.362 90.737 ...
Báo cáo tồn kho vật liệu đợc lập theo từng kho, mỗi loại nguyên vật liệu đợc ghi trên một dòng. Số liệu trên báo cáo tồn kho đợc đối chiếu với tổng số tồn kho của từng loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển và giúp cho hoạt động kiểm kê vật liệu đợc nhanh chóng hơn.
* Tại phòng kế toán:
Định kỳ 2-3 ngày kế toán vật t xuống kho ký thẻ kho và nhận phiếu nhập, phiếu xuất kho.
- Hoạt động nhập kho:
Khi nhận phiếu nhập kho, căn cứ vào hoá đơn bán hàng hoặc thẻ tính giá thành kế toán tính đơn giá vật liệu thực tế nhập kho và lên thẻ kế toán chi tiết: Biểu 13:
Phiếu kế toán chi tiết nhập vật liệu
ĐVT:đồng
Ngày 17/03 Đơn vị nhập
Số chứng từ 753 Ngời nhập
Sổ Nguyên vật liệu
Nội dung Nhập ống Inox ỉ 140
Tài khoản 152.1 Số lợng 57
Tài khoản đối ứng 331 Đơn giá 44.762
Tiền 2.551.434
Dựa vào thẻ kế toán chi tiết lập "bảng kê nhập" Biểu 14:
Bảng kê nhập
Mã vật t: B 01004
Từ ngày 01/03/2004 Đến ngày 31/03/2004 ĐVT: đồng
Stt Ngày nhập Số hiệu
chứng từ Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
...
05 17/03 753 Kg 57 44.762 2.551.434
...
Tổng PS Nợ 9.439 422.508.518
Ngày 31 tháng 03 năm 2004
Ngời lập biểu Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Mỗi "bảng kê nhập" đợc lập cho một loại vật liệu, phản anh toàn bộ nghiệp vụ nhập vật liệu trong một tháng theo trình tự thời gian. Bảng kê nhập theo dõi vật liệu trên cả phơng diện thời gian, số lợng và giá trị. Cuối tháng, kế toán vật t tính
ra số tổng phát sinh nhập để đối chiếu với số tổng cộng phát sinh nhập trên thẻ kho