1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn chuyên sản xuất những sản phẩm có kỹ thuật phức tạp, đòi hỏi độ chính xác cao nh máy công cụ, máy nông nghiệp, các thiết bị cơ khí và các loại bao bì,... Đặc điểm của các sản phẩm này là cấu thành từ rất nhiều chi tiết khác nhau nên Công ty phải sử dụng một khối lợng chủng loại vật t, công cụ dụng cụ tơng đối lớn. Nh sắt thép các loại, đồng chì, nhôm, kẽm, vòng bi, tôn các loại, dao tiện, mũi khoan, đồng hồ, cầu chì,...
Cũng chính vì thế, chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm của Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn (70 ữ 80
BCĐ phát sinh
%). Chỉ biến động nhỏ trong nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ ảnh hởng tới giá thành sản phẩm. Do đó, công tác quản lý, hạch toán kế toán nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ đợc Công ty đánh giá là một khâu quan trọng.
Bên cạnh đó, do nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của doanh nghiệp cơ khí phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật cao của công nghệ sản xuất nên công ty rất coi trọng chất lợng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Mọi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho đều đợc tiến hành kiểm tra rất nghiêm ngặt. Do vậy chi phí thu mua của Công ty thờng là chi phí nhiên liệu, chi phí nhân công của công nhân chạy thử máy,... và nâng cao chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Có nhiều loại Công ty phải tự sản xuất, còn những nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài Công ty phải dựa trên các yếu tố hình thành nên giá thực tế là: Giá hoá đơn (Công ty tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì thuế GTGT không đợc tính vào giá thực tế của NVL) và chi phí thu mua.
Có thể khẳng định rằng, những đặc điểm cơ bản trên là điểm xuất phát cho kế toán của Công ty xác định phơng pháp tính gía cũng nh chọn hình thức hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp một cách phù hợp nhất. Thông qua đây, kế toán vật liêu, công cụ dụng cụ đẵ trở thành công cụ đắc lực cho hoạt động quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn.
1.2. Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ :
Với một lợng lớn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nh vậy Công ty không thể quản lý và phản ánh chính xác tình hình biến động liên tục của vật liệu. Công cụ dụng cụ nếu không phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hợp lý.
Trong thực tế, thông thờng các doanh nghiệp phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ theo vai trò và tác dụng của vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Phân loại theo vai trò và tác dụng của vật liệu, công cụ dụng cụ:
Do đặc điểm của dây chuyền sản xuất của Công ty, nguyên vật liệu của công ty đợc chia thành:
* Nguyên vật liệu chính: (bao gồm cả bán thành phẩm) Là đối tợng lao động chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới bao gồm: sắt thép chế tạo (phần lớn nguồn này đợc nhập từ nớc ngoài, sắt thép trong nớc không đảm bảo yêu cầu chất lợng), các động cơ lắp máy công cụ, các loại vòng bi, phụ tùng điện, các loại nhựa sản xuất bao bì... Hiện nay, nguồn nhập khẩu chủ yếu của Công ty là từ các nớc Trung Quốc, Đài Loan, Hàn Quốc,...
* Vật liệu phụ: Là đối tợng lao động không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhng vật liệu phụ có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất sản phẩm, bao gồm: nớc làm nguội, dầu mỡ, gỗ, mẫu đất, mẫu cắt, sơn,...
* Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng nó có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh nh xăng, dầu, than đá, khí hàn,...
* Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng chi tiết để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải nh: săm lốp, pit tông và các chi tiết sửa chữa tài sản cố định.
* Phế liệu thu hồi: là những vật liệu đợc loại ra trong quá trình sản xuất và thu hồi để sử dụng hoặc đem bán: sắt thép vụn, tôn vôi phoi sắt thép.
Trong khi đấy, công cụ dụng cụ của công ty chỉ bao gồm các loại công cụ dụng cụ dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh. Các loại công cụ dụng cụ khác nh đồ dùng cho thuê hay bao bì luân chuyển hi không tồn tại.
Việc phân loại theo đặc trng nay chỉ rõ vai trò của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ trong dây chuyền sản xuất và giúp nhà quản lý thấy rõ tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Để đảm bảo tranh nhầm lẫn cho việc quản lý hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt số lợng cũng nh giá trị, Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ. Hệ thống danh điểm vật t của Công ty đợc xây dựng bởi phòng kỹ thuật và phòng kế toán theo tiêu chuẩn ISO-9002. Theo tiêu chuẩn này, danh điểm nguyên vật liệu sẽ gắn liền với chủng loại, quy cách, thông số kỹ thuật của nó. Khi nhìn danh điểm vật liệu, ta có thể nêu tên cũng nh đặc điểm chính của nó.
Quy cách đánh danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty là: - Chữ cái (A, B, C, D,...)Ký hiệu nhóm vật t nh:
A là tôn các loại, B là các loại thép, C là các loại nhựa, K là các loại khoan, DB la nhóm dao bào,...
Trong đó A, B, C, E, Y là nhóm vật liệu chính; T, H, M, N là nhóm vật liệu phụ.
- chữ số ký hiệu chủng loại và kích cỡ, quy cách vật liệu, công cụ dụng cụ. Trong đó:
+ Hai chữ số (01, 02,..) là biểu tợng cho chủng loại vật t, công cụ dụng cụ nh:
A01 là tôn CT-3 A02 là tôn CT-2
K01 là mũi khoan đuôi côn K02 là mũi khoan đuôi trục
+ Ba chữ số (001, 002,...) là để chỉ kích cỡ, quy cách của loại vật liệu, công cụ dụng cụ đó:
A01- 001 tôn CT 3 dầy 1 ly A 01- 002 thép CT 3 phi 2 ly K 01- 001 là khoan đuôi trụ phi 5 K 01- 002 là khoan đuôi trụ phi 7 Ký hiệu
Nhóm Danh điểm Tên nhãn hiệu quy cách VL (CCDC) Đơn vị tính Đơn giá hạch toán A A01
A01- 002 ... A02 ... Tôn CT 3 dầy 2 ly ... Tôn CT2 Kg Kg K K 01 K 01- 001 K 01- 002 ... K02 ...
Mũi khoan đuôi côn Mũi khoan đuôi côn phi 5 Mũi khoan đuôi côn phi 7 ...
Mũi khoan đuôi trục
Cái
Cái
Cái
Cái
Nhng Công ty còn phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ theo nguồn hình thành:
Phân loại theo nguồn hình thành:
Theo đặc trng này, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty đợc hình thành từ hai nguồn chính là thu mua và tự chế biến.
*Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài: Các vật liệu, công cụ dụng cụ nhập khẩu chủ yếu là những vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi thông số kỹ thuật và chất lợng cao nh thép, nam châm kính, đồng hồ,... Các vật liệu, công cụ dụng cụ này có giá thành khá cao và thờng đợc nhập khẩu từ Hàn Quốc, Trung Quốc,...
Các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tự chế chủ yếu là các phôi, gá lắp, máy tiện, máy bào,... Phải tuỳ vào yêu cầu của khách hàng để thiết kế quy mô sản phẩm, hay những sản phẩm truyền thống của Công ty.
Phân loại theo nguồn hình thành giúp Công ty theo dõi sự biến động của từng nguồn vật liệu, công cụ dụng cụ, chúng chiếm tỷ trọng nh thế nào trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ và trong tổng gía thành sản phẩm. Điều này đặc biệt có ý nghĩa trong việc sử dụng hiệu quả vốn lu động.
1.3. Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ:
Trong công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ, tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Tính giá là phơng pháp thông tin và kiểm tra về sự hình thành và phát sinh các chi phí có liên quan đến từng loại vật t, công cụ dụng cụ. Thông qua hoạt động tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ theo dõi và phản ánh tình hình biến động vật liệu, công cụ dụng cụ một cách tổng hợp, kiểm tra đợc các đối tợng kế toán bằng thớc đo tiền tệ. Đồng thời nhờ có tính giá, kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tính toán và xác định toàn bộ chi phí nguyen vật liệu, công cụ dụng cụ đã bỏ ra trong kỳ có liên quan đến việc thu mua, sản xuất, chế tạo từng loại sản phẩm. Dựa vào qui định về tính giá thành hiện hành, đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ, đặc thù quản lý của Công ty, kế toán công ty đã lựa chọn phơng pháp tính giá thanh sau:
1.3.1- Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho:
Tuỳ vào nguồn hình thanh vật liệu, công cụ dụng cụ mà kế toán vật liệu- công cụ dụng cụ có phơng pháp tính giá riêng. Hiện nay, vật liệu, công cụ dụng cụ
của Công ty đợc cung cấp từ hai nguồn khác nhau, do đó phơng pháp tính giá thành đối với hai nguồn này là khác nhau:
* Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài:
Do Công ty tính thuế theo phơng pháp khấu trừ nên phần thuế GTGT không tính vào giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ. Giá mua ghi trên hoá đơn là giá không có thuế GTGT.
- Đối với vật liệu mua trong nớc: Trị giá thực
tế NVL- CCDC
= trên hoá Giá ghi đơn
- mua hoặc hàng Giảm giá hàng mua bị trả lại
+ trong quá trình thu muaChi phí thu mua khác
- Còn đối với nguyên vật liệu nhập ngoại, thì giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc tính theo công thức:
Giá NVL- CCDC
nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Thuế nhập khẩu + Chi phí thu mua thực tế
*Đối với nguyên vật liệu tự chế: nh các khuôn, gá lắp,...
Giá NVL- CCDC
nhập kho = Giá trị NVL- CCDC xuất chế biến + Chi phí chế biến
* Đối với nguyên vật liệu nhập lại kho do xuất thừa:
Giá nguyên vật liệu nhập lại kho xác định đúng bằng giá trị thực tế xuất kho loại vật liệu đó.
* Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của công ty: Giá thực tế đợc tính theo giá bán trên thi trờng hoặc đánh giá thực tế của phòng điều độ sản xuất.
1.3.2- Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho:
Nguyên vật liệu, cômg cụ dụng cụ đợc tính theo phơng pháp Nhập trớc - Xuất trớc. Theo phơng pháp này, NVL đợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho trớc sẽ đợc xuất dùng trớc, vì vậy lợng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó.