Cơ khí may Gia Lâm
Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu nhập vật liệu hàng ngày kế toán thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh đợc giá trị thực của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nắm rõ đợc sự luân chuyển giá trị của từng loại vật liệu.
Vật liệu sử dụng tại công ty bao gồm nhiều loại nên đợc thu mua từ nhiều nguồn cung cấp khac nhau. Do vậy phần hành kế toán thanh toán với ngời bán chỉ mang tính độc lập tơng đối với phần hành kế toán vật liệu và yêu cầu đặt ra là phải phản ánh đúng, chính xác, đầy đủ giá thực tế của vật liệu cũng nh tình hình thanh toán với ngời bán.
Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phân loại chứng từ nhập, chứng từ xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập kho, kế toán vật liệu tiến hành kiểm tra, đối chiếu, định khoản rồi nhập dữ liệu vào máy. Sau khi nhập dữ liệu vào máy, kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho và hoá đơn tài chính cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên sổ chi tiết tài khoản331và các NKCT liên quan khấc nh NKCT số 1, số 2, số 4, số 10. Sổ này đợc mở hàng tháng. Đối với ngời bán có quan hệ thờng xuyên với công ty thì đợc mở riêng một sổ, còn những nhà cung cấp không thờng xuyên thì theo dõi qua một sổ chung của công ty. Mỗi hoá đơn đợc theo dõi một dòng trên sổ chi tiết tài khoản 331 với đầy đủ các thông tin trên hoá đơn về nhà cung cấp, số tiền phải thanh toán. Phơng thức thanh toán
của công ty là có thể trả ngay bằng tiền mặt, trả trớc, séc, trả chậm bù trừ theo hợp đồng hay bằng tiền tạm ứng nhng dù theo phơng pháp nào, kế toán vẫn tiến hành theo dõi trên sổ chi tiết tài khoản 331. Cuối tháng, kế toán khoá sổ chi tiết thanh toán với ngời bán theo từng nhà cung cấp, số liệu trên từng sổ chi tiết tài khoản 331là cơ sở để ghi vào NKCT số 5 với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp ghi một dòng trên NKCT số 5. Sau đó, kế toán khoá sổ NKCT số 5, xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ TK 152 và lấy số liệu tổng cộng này để ghi sổ cái TK 152(ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152)
Biểu số16
Công ty cơ khí may Gia Lâm Mẫu số: 02 - TT
Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11
năm 1995 của Bộ Tài chính
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
Tháng 1 năm 2002
Tên khách hàng: Công ty thơng mại Thái Sơn Mã TK: 3310110 Chứng từ Diễn giải Tài khoản
đối ứng Số phát sinh Số d Số hiệu Số hoá đơn Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số d đầu tháng 89.530.000 18/02 19987 7/1 Thép lá CT3S = 1,5 mm 1521 62.300.000 Thép lá CT3S = 2 mm 1521 13.466.000 Thuế GTGT 1331 72.360.000 98/CTM 19968 9/1 Trả tiền mua hàng 111 127.450.000 .... ... ... .... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 254.160.000 305.270.000 Số d cuối tháng 140.640.000 Ngời lập biểu Kế toán trởng Giám đốc
(Ký) (Ký) (Ký)
Trờng hợp công ty mua vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu giữa các chứng từ thu mua nh hoá đơn mua hàng, hoá đơn c- ớc phí vận chuyển, phiếu nhập kho,...và nhập số liệu vào máy, máy sẽ tự động cập số liệu vào NKCT số 1.
Biểu số 18
Nhật ký chứng từ số 1
Tháng 1 năm 2002
STT Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK Cộng Có TK ... 133 152 153 ... 1 18/1 120.437.512 ... .... ... 8 25/1 80.775.600 .... ... ... .... ... .... ... ... Cộng 302.458.245
Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu trên NKCT số 1, xác định số tổng cộng ở cột TK 152 và số liệu đó là căn cứ để ghi vào sổ cái TK 152( phần ghi Có TK111, ghi Nợ TK 152).
Tại công ty Cơ khí may Gia Lâm, công tác tạm ứng cho nhân viên mua hàng cũng xảy ra thờng xuyên. Khi tạm ứng tiền cho nhân viên đi mua hàng, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi tiền, báo cáo quĩ, kế toán nhập số liệu vào máy, máy sẽ tự động cập nhật số liệu lên NKCT số 1 và NKCT số10. Trong NKCT số 1, ghi vào cột Nợ TK 141, ghi Có TK111. Trong NKCT số 10, các đối tợng tạm ứng đợc theo dõi chung trong một trang sổ, mỗi đối tợng đợc ghi trong một dòng và phải thanh toán tạm ứng đợt trớc mới đợc tạm ứng đợt
sau. Khi thanh toán thì căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi tiền kế toán nhập số liệu vào maý và máy sẽ phản ánh vào NKCT số 10. Cuối tháng khoá sổ NKCT số 10 và số liệu phát sinh tổng cộng bên Có TK 141 đối ứng với Nợ TK 152 sẽ là cơ sở để vào sổ cái TK 152 phần ghi Có TK 141, ghi Nợ TK152.
Biểu số 19
Nhật ký chứng từ số 10
Tháng 1 năm 2002 Diễn giải đầu kỳSố d Ghi Nợ TK 141, ghi Có các TK Nợ TK Cộng
141 Ghi Có TK 141, ghi Nợ Ghi Có TK 141, ghi Nợ các TK Cộng Có TK 141 Số d cuôi kỳ Nợ Có 111 133 152 ... Nợ Có Nguyễn Đăng Dũng 0 28.534.000 2.594.000 25.940.000 0 Nguyễn văn Ngọc 0 5.500.000 500.000 5.000.000 0 Vũ thị Thuận 0 33.000.000 33.000.000 ... .... .... ... ... ... .... .... .... ... Cộng 160.512.600 8.405.067 67.536.780 45.358.650