II. Giải phỏp nhằm hoàn thiện việc ỏp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toỏn tại Ngõn hàng Cụng Thương Hoàn Kiếm.
5. Về quy trỡnh nghiệp vụ:
+ Tại ngõn hàng thành viờn đúng vai trũ là ngõn hàng A khi khỏch hàng nộp chứng từ vào, nếu ngõn hàng chấp nhận thanh toỏn phải nhập chứng từ vào mỏy với đầy đủ cỏc yếu tố quy định ở “ chế độ chứng từ kế toỏn ngõn hàng”. Cỏc yếu tố này là cơ sở để ngõn hàng B chấp nhận thanh toỏn. Cỏc chứng từ phải được kế toỏn trưởng kiểm soỏt thụng qua chứng từ gốc và chương trỡnh mỏy tớnh rồi sẽ chấp nhận cho tham gia thanh toỏn bự trừ. Đõy là bước chuyển hoỏ từ chứng từ được mó hoỏ, được gắn với một số thứ tự, thanh toỏn viờn khụng cú quyền truy cập và sửa đổi cỏc yếu tố của chứng từ.
Trờn mạng, file tin thanh toỏn bự trừ được truyền về trung tõm thanh toỏn bự trừ, cũn bảng kờ kốm toàn bộ chứng từ gốc từng phiếu tạm thời lưu lại ngõn hàng.
Trước phiờn thanh toỏn, ngõn hàng A in cỏc bảng kờ chứng từ thanh toỏn bự trừ đi phõn theo cỏc vế Nợ – Cú riờng biệt và theo từng ngõn hàng đối phương. Cỏc bảng kờ này cộng với chứng từ gốc để giao cho ngõn hàng B. Đồng thời in ra hai bảng kờ tổng
hợp thanh toỏn bự trừ bảng kờ 14, một bảng lưu lại cựng chứng từ gốc, một bảng nộp cho trung tõm thanh toỏn bự trừ.
+ Tại ngõn hàng thành viờn đúng vai trũ là ngõn hàng B
- Vào thời gian quy định trong ngày cỏc ngõn hàng thành viờn nhận được chứng từ từ trung tõm thanh toỏn bự trừ.
- File kết quả thanh toỏn bự trừ. - File tin thanh toỏn bự trừ đến.
- File tin đề nghị thanh toỏn. Ngõn hàng phải sử dụng chương trỡnh mỏy tớnh hợp lệ của cỏc file để xử lý.
- Với file kết quả thanh toỏn bự trừ. Là file số liệu xỏc nhận kết quả thanh toỏn bự trừ của thành viờn. Thể hiện số chờnh lệch phải thu phải trả được trung tõm thanh toỏn bự trừ cụng nhận. Nú bao gồm cả những chứng từ do ngõn hàng mỡnh gửi đi thanh toỏn và những chứng từ do ngõn hàng khỏc gửi đến thanh toỏn.
- Với file đề nghị thanh toỏn (Ngoại bảng) khi nhận được file từ trung tõm thanh toỏn bự trừ gửi đến, ngõn hàng phải kiểm tra toàn bộ số chứng từ quy định về việc chấp nhận thanh toỏn hay khụng. Mọi trường hợp từ chối bằng thanh toỏn được trả về nơi phỏt sinh chứng từ.
+ Tại trung tõm thanh toỏn bự trừ. Là nơi nhận tổng hợp và xử lý cỏc file số liệu do cỏc ngõn hàng thành viờn gửi đến theo từng phiếu. Cỏc file này được kiểm tra chặt chẽ về mật mó truyền tin, khoỏ bảo mật và xử lý giải mó cỏc số liệu đó được mó hoỏ từ cỏc ngõn hàng thành viờn.
- File kết quả thanh toỏn bự trừ gửi đến cỏc ngõn hàng thành viờn để xỏc nhận kết quả thanh toỏn bự trừ qua ngõn hàng Nhà nước cú thể giỳp cho cỏc ngõn hàng thành viờn thực hiện thanh toỏn cho khỏch hàng nhanh chúng hiệu quả.
Trong tỡnh hỡnh tài chớnh của đất nước và của ngành cũn nhiều khú khăn như hiện nay quỏ trỡnh xõy dựng trung tõm thanh toỏn bự trừ cần được tiến hành từng bước.
- Tiến hành xõy dựng đồng thời hai trung tõm bộ phận tại cả cỏc thành phố, tỉnh xuất phỏt từ những đặc điểm trờn tụi xin đề xuất mụ hỡnh tổ chức hệ thống thanh toỏn bự trừ ở Việt Nam trong tương lai như sau:
Diễn giải
Chuyển giao chứng từ thanh toỏn cho trung tõm thanh toỏn bự trừ Trung tõm chuyển giao chứng từ đó được thanh toỏn bự trừ để ngõn hàng thành viờn tham gia trực tiếp cho khỏch hàng
Quan hệ nội bộ của trung tõm thanh toỏn bự trừ (giữa cỏc khu vực) Ngõn h ngà th nh viờnà Ngõn h ngà th nh viờnà Ngõn h ngà th nh viờnà
Trung tõm thanh toỏn
bự trừ H Nà ội Trung tõm thanh toỏn bự trừ khu vực Đà Nẵng
Trung tõm thanh toỏn bự trừ khu vực TP.HCM Ngõn h ngà th nh à viờn Ngõn h ngà th nh viờnà Ngõn h ngà th nh viờnà