III. Thực trạng việc ỏp dụng tin học trong xử lý chứngtừ kế toỏn tại Ngõn hàng cụng thương hoàn kiếm.
1.2.Tổ chức luõn chuyển chứngtừ kế toỏn:
Là quỏ trỡnh vận động của chứng từ kể từ lỳc ngõn hàng nhận được từ khỏch hàng hoặc từ lỳc ngõn hàng lập qua cỏc khõu xử lý, hạch toỏn, kiểm soỏt đối chiếu cho đến khi đúng thành lập đưa vào lưu trữ.
a. Chứng từ trong thanh toỏn giữa cỏc ngõn hàng ( thanh toỏn liờn ngõn hàng điện tử)
Hoạt động dịch vụ của Ngõn hàng ngày càng mở rộng sự phỏt triển Kinh tế kỹ thuật ngày càng mạnh. Tất yếu quan hệ thanh toỏn giữa cỏc đơn vị Kinh tế ngày càng nhiều. Cỏc quan này bú hẹp trong phạm vi giữa khỏch hàng cú tài khoản cựng mọt chi nhỏnh khỏc nhau ngày cangf nhioờự. Thực hiện việc thanh toỏn dẫn đến Ngõn Hàng phải giải quyết việc thanh toỏn vốn với nhau. Bắt đầu từ ngày 1/7/1996 Hệ thống Ngõn Hàng đó ỏp dụng thanh toỏn liờn hàng bằng điện tử theo quyết định số 966 ngày 25/6/1995 của tổng giỏm đốc Ngõn Hàng Cụng Thương Việt nam. Quyết định rằng: Mọi khỏch hàng giao dịch với ngõn hàng cụng thương được tham gia hệ thống thanh toỏn qua ngõn hàng ban hành theo quyết định số 22/ QĐ - NH của Thống đốc Ngõn hàng Việt Nam. Khỏch hàng cú nhu cầu thanh toỏn điện tử trong hệ thống ngõn hàng cụng thương phải lập chứng từ vào chi nhỏnh ngõn hàng cụng thương nơi phục vụ mỡnh theo đỳng quy định và cỏc nghiệp vụ phỏt sinh trong thanh toỏn điện tử sẽ được hoàn tất trong một ngày làm việc. Trường hợp nếu yờu cầu nơi phục vụ chuyển nhanh thỡ khỏch hàng phải chịu thờm phớ dịch vụ theo quy định là hai lần phớ.
Cỏc tài khoản dựng trong thanh toỏn điện tử tk 519101999 đều chuyển vốn.
Ngày nay phương thức thanh toỏn liờn hàng từng bước được ỏp dụg Cụng nghệ thanh toỏn hiện đại bằng việc ỏp dụng vi tớnh khai thỏc khả năng truyền số liệu của mạng modem đó tăng cường phải tiến quỏ trỡnh thanh toỏn giữa cỏc đơn vị Kinh tế được nhanh và chớnh xỏc hơn. Qua việc thanh toỏn của NHCT đó thực hiện qua mạng truyền từ MODEM, thực chất phương thức này là việc thụng qua tài khoản tiền gửi Ngõn hàng Cụng Thương Việt Nam. Vỡ vậy việc luõn chuyển chứng từ được rỳt gọn lại trong thời gian ngắn, thậm chớ cú khoản chỉ vài giờ. Cụng nghệ thanh toỏn đó giảm bớt được khõu lập giõy bỏo, mỏy tự động lập điện bỏo nợ khi thanh toỏn viờn vào đầy đủ cỏc thụng tin.
Toàn bộ quỏ trỡnh thanh toỏn điện tử cú thể minh hoạ bằng sơ đồ tổng quỏt sau đõy:
(*)Diễn giải
1. Quan hệ Kinh tế giữa cỏc đơn vị Kinh tế (cỏc khỏch hàng) 2. Quan hệ phục vụ giao dịch giữa ngõn hàng và khỏch hàng 3. Quan hệ bỏo cỏo thụng tin giữa cỏc NHA và TTTT
4. Quan hệ liờn hàng giữa cỏc TTTT và NHB
5. Quan hệ đối chiếu giữa cỏc NHA và TTTT, NHB và TTTT và ngược lại
Nghiệp vụ thanh toỏn liờn hàng được phỏt sinh từ Ngõn hàng A, Ngõn hàng A căn cứ vào chứng từ số do kế toỏn lập để chuyển hoỏ thành chứng từ thanh toỏn điện tử gửi về trung tõm thanh toỏn qua mạng MODEN.
Kiểm soỏt và kế toỏn vào tài khoản đều chuyển cho Ngõn hàng A, Ngõn hàng B rồi chuyển tiếp.
Ngõn hàng B nhận được liờn hàng đến từ trung tõm thanh toỏn sẽ kiểm tra, kiểm soỏt sau đú hạch toỏn vào tài khoản đối ứng với tài
TTTT
Trung tâm thanh toán
Ngân hàng B Liên hàng đến - Đối chiếu
Đơn vị kinh tế Đơn vị kinh tế Ngân hàng A 1 2 5 3 5 2 4
khoản thớch hợp với số tiền ghi trờn giấy bỏo liờn hàng. Khi đối chiếu nếu cú sai lầm Ngõn hàng B phải lập thư tra soỏt gửi về Ngõn hàng A.
Trong phương thức chuyển tiền này đó cú một bước tiến quan trọng về chứng từ. Đú là tốc độ luõn chuyển chứng từ trong thành toỏn được nhanh hơn. Chứng từ giấy được thay thế chứng từ điện thụng qua mạng truyền tin MODEM mà khụng cú sự luõn chuyển chứng từ giấy. Mọi chứng từ gốc được lưu trữ tại ngõn hang A là phỏt sinh nghiệp vụ ngõn hàng B thực hiện việc thanh toỏn trờn cơ sở của chứng từ thanh toỏn điện từ, ngõn hàng B tiến hành tiếp nhận và kiểm tra ký hiệu mật, khụi phục và in 2 Liờn điện bỏo làm cơ sở phỏp lý. Cụ thể luõn chuyển chứng từ tại Ngõn Hàng A, Ngõn Hàng B và TTTT sau.
*. Tại Ngõn hàng Khởi tạo Ngõn hàng A.
+ Khỏch hàng cú nhu cầu thanh toỏn thỡ phải lập và nộp chứng từ vào Ngõn Hàng cho thanh toỏn viờn giữ tài khoản. + Thanh toỏn viờn giữ tài khoản nhập chứng tà cảu khỏch
hàng nộp, tiến hành kiểm soỏt chứng từ trờn mỏy thanh toỏn viờn phải vào đầy đủ cỏc thụng tin như ký hiệu thống kờ, số liệu Ngõn hàng B, số liệu thống kờ, số liệu Nhõn hàng B , số liệu tài khoản, số tiền , nội dung thanh toỏn... Thanh toỏn viờn kiểm tra rồi chuyển cho kiểm soỏt viờn rồi đưa đến thanh toỏn viờn điệntử nhập lệnh vào mỏy múc với cỏc yếu tố đó định sẵn sau đú chứng từ gốc và chứng từ điẹen tử được chuyển lại cho kiểm soỏt viờn. Kiểm soỏt viờn căn cứ vào chứng từ gốc sẽ kiểm tra sự khớp đỳng, giữa cỏc chứng từ gốc, và chứng từ mỏy tớnh kỹ hiệu mật trờn mỏy rồi chuyển chụ thanh toỏn viờn điện tử. Sau đú thanh toỏn viờn điện tử sẽ thụng qua chứng từ chuyển về trung tõm thanh toỏn qua mạngmỏy vi tớnh. Đồng thời chứng từ được hạch toỏn.
Với điện bỏo cú:
Nợ TK 4311 Tiền gửi của khỏch hàng Cú TK 519101999 Điều chuyển vốn Với điện bỏo nợ:
Nợ TK 519101999 Điều chuyển vốn Cú TK 4311 Tiền gửi của khỏch hàng. Tại trung tõm thanh toỏn ( TTTT )
TTTT thực hiện chức năng quản lý và thanh toỏn vốn tập trung của toàn bộ hệ thống Ngõn Hàng Cụng Thương Việt nam coinghiệp vụ phỏt sớnh từ Ngõn hàng A.
- Ngõn Hàng khởi tạo và kết thỳc tại Ngõn Hàng B
- Ngõn hàng nhận đều được hạch toỏn tập trung tại TTTT mỏy tớnh của TTTT sẽ truyền tiếp nguyờn bản bức điện của Ngõn Hàng A thụng qua mạng Modem sẽ truyền tiếp nguyờn bản bức điện của Ngõn hàng A đến Ngõn hàng B. Nhưng trước khi truyền tại TTTT khi được nhận từ Ngõn hàng A sẽ kiểm soỏt tự động phõn loại cỏc chuyển tiền như sau:
+ Cỏc chuyển nhanh được hạch toỏnvà chuyển đi tức thời cho cỏc Ngõn hàng tiếp nhận, cỏc chuyển tiền bỡnh thường được chuyển đi theo chu kỳ 2-3 lần trong ngày.
+ Cỏc chuyển tiền của doanh nghiệp được ưu tiờn hơn của cỏ nhõn và được chuyển đi ngay. Đối với chuyển tiền nợ, TTTT Kiểm soỏt theo quy chế nếu khụng đỳng sẽ được chuyển trả lại.
+ Cỏc chuyển tiền cú số lượng lớn được kiếm soỏt chặt chẽ hơn khi chuyển đi Ngõn hàng nhận. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc thanh toỏn với cỏc khoản chuyển tiền nhận qua TTTT như sau:
* Nếu là điện bỏo cú:
+ Nợ TK: Điều chuyền vốn trong KH chi nhỏnh Ngõn hàng A. + Cú TK: Điều chuyền vốn trong KH chi nhỏnh Ngõn hàng B. * Nếu là điện bỏo nợ:
+ Nợ TK: Điều chuyền vốn trong KH chi nhỏnh Ngõn hàng B. + Cú TK: Điều chuyền vốn trong KH chi nhỏnh Ngõn hàng A.
b/ Đối với chuyển tiền thanh toỏn ra ngoài hệ thống bằng VNĐ.
Cuối ngày tại TTTT phải lập sổ hạch toỏn chi tiết cỏc tài khoản trờn, sổ đú đồng thời là sổ đối chiếu thanh toỏn.
Ở Ngõn hàng khởi tạo chỉ nhận chuyển tiền đi đến 14h30 sau đú đối chiếu tập chuyển đi trong ngày với TTTT.
Ở Ngõn hàng nhận bảng thống kờ cuối cựng vào lỳc 16h. Ngõn hàng B thực hiện ngay việc đối chiếu nhanh với TTTT tập tin nhận đến trong ngày.
Tại TTTT cuối mỗi ngày sau khi đối chiếu với cỏc chi nhỏnh Ngõn hàng số liệu đú được chuyển hoỏ như sau:
Doanh số chuyển đi trong ngày giữa Ngõn hàng khởi tạo và TTTT phải hoàn toàn khớp nhau. Doanh số nhận độn trong ngày giữa Ngõn hàng B và TTTT thỡ cũng phải khớp hoàn toàn với nhau.
Tổng doanh số đến trong ngày với tổng doanh số nhận đến trong ngày của toàn hệ thống phải bằng nhau. Toàn bộ cỏc số liệu này được đối chiếu trờn mỏy TTTT, và Ngõn hàng khưỏi tạo, Ngõn Hàng truyền nhận cỏc tập File đi đến đối chiếu.
Sơ đồ luõn chuyển chứng từ xử lý tại Ngõn hàng nhận.
* Diễn giải:
TTTT truyền toàn bộ bức điện với đầy đủ nội dung của Ngõn Hàng A về cho Ngõn hàng B. Lỳc đú TTV điện tử nhận và xử lý cỏc bức điện nếu khụng phải của Ngõn hàng mỡnh . TTV điện tử thực hiện khụi phục và in 2 liờn điện bỏo bổ sung.
Sau đú thanh toỏn viờn điện tử chuyển toàn bộ chứng từ sang cho kiểm soỏt viờn kiểm tra, kiểm soỏt ký hiệu và ký hiệu chứng từ.
Sau khi ký chuyển xong, thỡ chứng từ in ra được kiểm soỏt viờn trả lại cho thanh toỏn viờn điện tử. Thanh toỏn viờn điện tử sẽ xử lý chứng từ như sau:
+ Một liờn dựng làm giấy bỏo cho đơn vị cú liờn quan ( Nừu là điện bỏo cú thỡ làm giấy bỏo cú, nếu là điện bỏo nợ thỡ làm giấy bỏo nợ). + 1 liờn cựng với bức điện làm cơ sở hạch toỏn và được lưu vào nhật ký chứngtừ. Lỳc này thanh toỏn viờn sẽ hạch toỏn nhưu sau:
• Nếu là chứng từ nợ: - Nợ TK : 519101999. - Cú TK : 4311 • Nếu là chứng từ cú: TTTT TTV Điện tử TTV giữ t i à khoản Kiểm soỏt viờn Mở file v à in Giấy bỏo ĐT
- Nợ TK : 4311
- Cú TK : 519101999
Kết thỳc quỏ trỡnh hạch toỏn thanh toỏn viờn điện tử chuyển 1 liờn cho thanh toỏn viờn giữ tài khoản để gửi cho khỏch.
Thanh toỏn bằng điện tử thực hiện kiểm soỏt tập trung. Khỏch với thanh toỏn liờn hàng, kiểm soỏt tập trung, đối chiếu phõn tỏn. Trong thanh toỏn liờn hàng, sổ đối chiếu đến sau hạch toỏn giẵ cỏc Ngõn hàng nờn việc phỏt hiện trong thanh toỏn liờn hàng chậm, vỡ vậy nếu cú sơ suất sẽ gõy thiệt hại cho khỏch hàng và Ngõn Hàng. Thanh toỏn điện tử được đối chiếu ngay trong ngày, do đú khi chứng từ cũn sai sút gỡ trong ngày thỡ quỏ trỡnh thanh toỏn điện tử liền chấm dưt, toàn hàng lưu trữ của ngày đú chuyển sang hạch định ngày hụm sau. Cuối cựng lập file thanh toỏn điện tử đưa sang hoà nhập với hệ thống điện tử siba để làm cõn đối cuối ngày. Việc thực hiện thanh toỏn điện tử sẽ giỳp cho ngõn hàng giảm bớt việc đối chiếu giữa số đối chiếu giữa số đối chiếu với Ngõn hàng trung ương với số lưu giấy bỏo chờ đối chiếu, trỏnh trường hợp chậm chễ gõy thiệt hại cho khỏch hàng và ngõn hàng gõy mất tài sản. Đõy chớnh là yếu tố quan trọng mà ngõn hàng cần nõng cao uy tớn của mỡnh đối với khỏch hàng, an toàn mà vẫn đảm bảo nhanh chúng kịp thời. Đú là toàn bộ trỡnh tự, cụng việc tiến hành trong hệ thống ngõn hàng nhằm thực hiện thanh toỏn giữa ngõn hàng qua TTTT.
Ta cú thể hiểu rừ cụng tỏc thanh toỏn điện tử qua vớ dụ sau: -Thanh toỏn trong hệ thống:
Thỏng 01/2002 Ngõn hàng Cụng Thương Hoàn Kiếm nhận được một uỷ nhiệm chi của cụng ty lắp mỏy Việt Nam, số tài khoản 710A-00720 mở tại Ngõn hàng Cụng Thương Hoàn Kiếm, trả cho đơn vị nhận tiền là cụng ty lắp mỏy và xõy dựng 45- 3 cú tài khoản tại Ngõn hàng Cụng Thương Phỳ Yờn, số TK 710A- 00227 với số tiền là một tỷ đồng.
Thanh toỏn viờn kiểm tra tớnh hợp phỏp, hợp lệ, kiểm tra số dư trờn mỏy, mẫu dấu chữ ký chuyển sang cho thanh toỏn viờn điện tử. Thanh toỏn viờn nhập lệnh vào mỏy.
Ngõn hàng khởi tạo hạch toỏn.
TK nợ: Tiền gửi của khỏch hàng - 4311.01710A- 0072:1 tỷ TK cú: Điều chuyển vốn - 519101999: 1tỷ
Sau đú chuyển sang cho kế toỏn trưởng (hoặc người được uỷ quyền) giải mó tớnh ký hiệu mật và truyền về TTTT. Tại TTTT sẽ truyền về Ngõn hàng Cụng Thương Phỳ Yờn.
Tại Ngõn hàng Cụng Thương Phỳ Yờn sẽ hạch toỏn: Nợ: Điều chuyển cú 519101999: 1tỷ
Cú: Tiền gửi của khỏch hàng 4311.0170A- 00227:1 tỷ Chứng từ sẽ được in 2 liờn: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
01 liờn làm chứng từ bỏo cỏo khỏch hàng
01 liờn là chứng từ ghi nợ cho TK 5199 liờn hàng
2. Tổ chức luõn chuyển chứng từ kế toỏn:
Quỏ trỡnh vận động của chứng từ kể từ lỳc ngõn hàng nhận được từ khỏch hàng hoặc từ lỳc ngõn hàng lập qua cỏc khi đúng thành lập đưa vào lưu trữ.
Luõn chuyển nhanh nhất đồng thời vẫn đảm bảo yờu cầu kiểm soỏt, xử lý hạch toỏn của ngõn hàng và phục vụ khỏch hàng.
- Cỏc chứng từ về thanh toỏn chuyển khoản phải đảm bảo ghi nợ trước ghi cú sau. Đối với những chứng từ thu tiền mặt phải ghi trước chi sau. Đối với những chứng từ thu tiền mặt phải thu trước chi sau.
- Dự là luõn chuyển như thế nào nhưng luụn đảm bảo an toàn tài sản của khỏch hàng và ngõn hàng.
VD: Quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ chỉ tiền mặt ( sộc lĩnh tiền mặt )
Khi cú nhu cầu rỳt tiền mặt, khỏch hàng sẽ lập tờ sộc lĩnh tiền mặt nộp vào bộ phận kế toỏn của ngõn hàng, người tiếp nhận là thanh toỏn viờn giữ tài khoản, thanh toỏn viờn giữ tài khoản sẽ thực hiện cụng việc của kiểm soỏt trước và ghi nợ tài khoản tiền gửi của khỏch hàng, sau đú chuyển tờ sộc lĩnh tiền mặt đú cho bộ phận kiểm soỏt sau. Nếu chấp nhận chứng từ đú thỡ chuyển sang cho bộ phận thủ quỹ và ra lệnh cho họ chi tiền mặt cho khỏch hàng, thủ quỹ kiểm tra lại nếu đó chấp nhận thỡ tiến hành chi tiền mặt cho khỏch hàng và vào sổ nhật ký quỹ sau đú chuyển lại tờ sộc này cho bộ phận kiểm soỏt tiền mặt, bộ phận này sẽ tiến hành kiểm tra sau, sau đú chuyển cho bộ phận nhật ký chứng từ, tại đõy sẽ lập nhật ký chứng từ tiến hành đối chiếu hạch toỏn phõn tớch và hạch toỏn tổng hợp sau đú đưa vào bộ phận lưu trữ.