Tài liệu do Chủ đầu tư gửi đến Kho bạc Nhà nước và chỉ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh:
Tài liệu để mở tài khoản; Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật) kèm quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có); Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật đấu thầu; Hợp đồng giữa Chủ đầu tư và nhà thầu,Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng;
Đối với dự án ODA có vốn đối ứng tham gia còn bổ sung thêm các tài liệu là bản dịch tiếng Việt có chữ ký và dấu của Chủ đầu tư: Hiệp định tín dụng, sổ tay giải ngân (nếu có). Riêng hợp đồng giữa Chủ đầu tư và nhà thầu phải là văn bản bằng tiếng Việt hoặc bản dịch bằng tiếng Việt có chữ ký và dấu của Chủ đầu tư; Bảo lãnh tạm ứng (nếu có) theo quy định cụ thể của hợp đồng.
Trường hợp dự án được thực hiện theo hình thức tự thực hiện dự án: Tài liệu do Chủ đầu tư gửi đến KBNN gồm: Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật) kèm quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có); Dự toán chi tiết được duyệt cho từng công việc, hạng mục công trình; văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện dự án (nếu có quyết định riêng) hoặc nằm trong Quyết định đầu tư dự án; văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ.
Thông tư 27/2007/TT-BTC đã hướng dẫn chi tiết tài liệu cho công tác chuẩn bị đầu tư và công việc chuẩn bị thực hiện dự án nhưng bố trí vốn trong kế hoạch thực hiện đầu tư đã giải quyết được nhiều vướng mắc trong thực tế.
Đối với công tác chuẩn bị đầu tư nhưng bố trí vốn trong kế hoạch thực hiện đầu tư: Quyết định phê duyệt dự toán kèm theo dự toán chi phí cho các công việc chuẩn bị đầu tư được duyệt hoặc dự toán cho từng công việc được duyệt.
Đối với công việc chuẩn bị thực hiện dự án nhưng bố trí vốn trong kế hoạch thực hiện đầu tư: Quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền kèm theo Dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình được duyệt; Quyết định phê duyệt dự toán kèm theo dự toán chi phí cho các công việc công tác chuẩn bị thực hiện dự án được duyệt hoặc dự toán cho từng công việc được duyệt;Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu; Hợp đồng giữa Chủ đầu tư với nhà thầu.
Tài liệu bổ sung hàng năm :
Kế hoạch vốn đầu tư hàng năm của dự án ( hay còn gọi là Kế hoạch khối lượng ) và Thông báo danh mục dự án và vốn đầu tư hàng năm của dự án Khi nhận được Tài liệu dự án, KBNN kiểm tra ngay sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của tài liệu, và trả lời Chủ đầu tư kèm theo phiếu giao nhận tài liệu; yêu cầu một lần để Chủ đầu tư bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; chuyển các tài liệu mở tài khoản sang phòng Kế toán để làm thủ tục mở tài khoản.
Ngày 13 tháng 6 năm 2007 Chính phủ ban hành nghị định 99/2007/NĐ- CP về việc quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình đã quy định các công trình phải xây dựng dự toán công trình. Dự toán xây dựng công trình (sau đây gọi là dự toán công trình) được xác định theo công trình xây dựng cụ thể và là căn cứ để Chủ đầu tư quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình. Đối với công trình quy mô nhỏ chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật thì tổng mức đầu tư đồng thời là dự toán công trình. Đối với dự án có nhiều công trình, Chủ đầu tư có thể xác định tổng dự toán của dự án để phục vụ cho việc quản lý dự án. Tổng dự toán của dự án được xác định bằng cách cộng các dự toán của các công trình thuộc dự án.
Về Hợp đồng, Thông tư số 06/2007/TT-BXD ngày 25/7/2007 của Bộ Xây dựng hướng dẫn về hợp đồng trong hoạt động xây dựng có quy định các loại hợp đồng và các hình thức của giá hợp đồng như sau:
- Tuỳ theo quy mô, tính chất của công trình, loại công việc, các mối quan hệ của các bên, hợp đồng xây dựng có thể có nhiều loại với nội dung khác nhau, cụ thể:
Hợp đồng tư vấn xây dựng: được ký kết giữa Bên giao thầu và Bên nhận thầu để thực hiện các công việc tư vấn
Hợp đồng thi công xây dựng: được ký kết giữa Bên giao thầu và Bên nhân thầu để thực hiện việc thi công xây dựng công trình, hạng mục công trình hoặc phần việc xây dựng theo thiết kế, dự toán xây dựng công trình;
Hợp đồng thi công xây dựng: được ký kết giữa Chủ đầu tư với một nhà thầu hoặc một liên danh nhà thầu ( gọi chung là tổng thầu ) để thực hiện một loại công việc, một số loại công việc hoặc toàn bộ các công việc của dự án đầu tư xây dựng công trình
Hợp đồng cung ứng vật tư, thiết bị xây dựng
Hợp đồng EPC là hợp đồng xây dựng để thực hiện toàn bộ các công việc từ thiết kế, cung ứng vật tư, thiết bị đến thi công xây dựng công trình, hạng mục công trình.
Hợp đồng chìa khóa trao tay là hợp đồng xây dựng để thực hiện trọn gói toàn bộ các công việc lập dự án, thiết kế, cung ứng vật tư, thiết bị và thi công xây dựng công trình
Khi ký hợp đồng, bên giao thầu và bên nhận thầu có thể thoả thuận về giá hợp đồng với các hình thức sau đây:Giá hợp đồng theo giá trọn gói; Giá hợp đồng theo đơn giá cố định; Giá hợp đồng theo giá điều chỉnh; Giá hợp đồng kết hợp .