a.Lu đồ quy trình: Phụ lục III b.Tài khoản sử dụng:
Các tài khoản nhóm 12,13,14,15, tài khoản loại 2 và các tài khoản phản ánh doanh thu loại 7.
c.Điêù khoản thi hành:
Hớng dẫn này có hiệu lực từ ngày 1/1/2005 phù hợp với quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/4/2004 của Thống đốc NHNN về việc ban hành hệ thống tài khoản kế toán của TCTD.
2.2.1 Kế toán gửi tiền tại các tổ chức tín dụng:
a. Kế toán nghiệp vụ:
• Phản ánh chính xác kịp thời các nghiệp vụ phát sinh.
• Theo dõi và hạch toán dự thu hàng tháng các khoản gửi cũng nh việc thu gốc và lãi khi đến hạn hợp đồng.
• Lu trữ hợp đồng, khế ớc, phiếu tính lãi khoa học dễ tra cứu.
• Nắm đợc những điểm cơ bản nh số tiền gửi, kỳ thu lãi, lãi suất của hợp đồng.
b. Biểu mẫu chứng từ kế toán:
Bao gồm: Bảng kê tính lãi; Phiếu chi; Phiếu hạch toán.
c. Đối chiếu kiểm tra:
• Hàng ngày khi có phát sinh nghiệp vụ gửi, thu gốc và lãi kế toán cần kiểm tra các thông tin về số d tiền gửi, thu gốc và lãi về: lãi suất nhập của hợp đồng mới, ngày giá trị, ngày tất toán hợp đồng giữa số kế toán và hồ sơ trên phần mềm. Phát hiện sai sót, thông báo cho phòng nghiệp vụ bằng văn bản và xử lý ngay trong ngày phát sinh giao dịch.
•Định kỳ cuối tháng, kế toán kiểm tra số liệu trên sổ chi tiết so với bảng cân đối số phát sinh tổng hợp về: số d đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số d
cuối kỳ. Sau khi đối chiếu nếu phát hiện sai sót, xác định nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời cho khớp.
d. Lu hồ sơ:
Bộ chứng từ chuyển tiền gồm: Hợp đồng gửi tiền bản gốc, các giấy tờ liên quan.
Bộ hồ sơ lu theo khách hàng: là các bản sao hợp đồng tiền gửi. Định kỳ cuối năm, khi kết thúc hợp đồng đóng thành tập riêng theo từng khách hàng.
2.2.2 Kế toán cho vay các tổ chức tín dụng:
a.Kế toán nghiệp vụ:
•Phản ánh chính xác, kịp thời các nghiệp vụ phát sinh.
•Theo dõi và hạch toán dự thu hàng tháng các khoản cho vay cũng nh việc thu gốc và lãi vay khi đến hạn hợp đồng của từng khách hàng.
•Nắm đợc những điểm cơ bản nh số tiền cho vay, đIũu kiện cho vay, lãi suất cho vay trong hợp đồng.
b.Biểu mẫu chứng từ kế toán:
Bao gồm: Bảng kê tính lãi; Phiếu chi; Phiếu hạch toán. c.Đối chiếu kiểm tra:
• Hàng ngày khi có nghiệp vụ cho vay, thu gốc và lãi kế toán cần kiểm tra các thông tin về số d cho vay, trả gốc và lãi về: lãi suất nhập của hợp đồng mới, ngày giá trị, ngày tất toán hợp đồng giữa số kế toán và hồ sơ trên phần mềm. Phát hiện sai sót, thông báo cho phòng nghiệp vụ bằng văn bản và xử lý ngay trong ngày phát sinh giao dịch.
•Định kỳ cuối tháng, kế toán kiểm tra số liệu trên sổ chi tiết so với bảng cân đối số phát sinh tổng hợp về: số d đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số d cuối kỳ. Sau khi đối chiếu nếu phát hiện sai sót, xác định nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời cho khớp.
d.Lu hồ sơ:
•Đối với hợp đồng cho vay theo hạn mức: mỗi lần khách hàng rút vốn, hợp đồng hạn mức đợc lu vào một file riêng nhằm theo dõi trong suốt thời gian rút vốn của hợp đồng. Bộ chứng từ chuyển tiền là KƯNN(bản gốc), lệnh giải ngân, giấy báo Nợ ngân hàng, phiếu chi. Định kỳ cuối năm, khi kết thúc hợp đồng hạn mức, đóng hợp đồng hạn mức thành lập riêng cho từng khách hàng.
•Đối với hợp đồng cho vay theo món: bộ chứng từ chuyển tiền gồm: hợp đồng cho vay kiêm giấy nhận nợ bản gốc(bản sao lu vao file theo dõi từng khách hàng), KƯNN(bản gốc), lệnh giảI ngân(bản gốc), giấy báo Nợ ngân hàng. Định kỳ cuối năm, khi kết thúc hợp đồng, đóng hợp đồng(bản sao) thành lập riêng cho từng khách hàng.
2.2.3 Kế toán cho vay các tổ chức kinh tế:
a.Kế toán nghiệp vụ:
•Ghi chép, phản ánh một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời các khoản cho vay, thu nợ, thu lãi, theo dõi d nợ thuộc nghiệp vụ tín dụng của ngân hàng theo từng đối tợng vay, từng món vay và tuân thủ các quy định của chế độ tín dụng.
•Kiểm tra, giám sát một cách chặt chẽ, đảm bảo an toàn tài sản của công ty và khách hàng.
•Cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý tín dụng đạt hiệu quả cao. •Quản lý hồ sơ vay vốn của khách hàng một cách chặt chẽ, lu trữ khoa học b.Biểu mẫu chứng từ kế toán:
Bao gồm: Bảng kê tính lãi; Phiếu chi; Phiếu hạch toán. c.Đối chiếu kiểm tra:
• Hàng ngày khi có phát sinh nghiệp vụ cho vay, thu gốc và lãi. Kế toán cần kiểm tra các thông tin về số d cho vay, trả gốc và lãi về: lãi suất nhập của hợp đồng mới, ngày giá trị, ngày tất toán hợp đồng giữa số kế toán và hồ sơ trên phần mềm. Phát hiện sai sót, thông báo cho phòng nghiệp vụ bằng văn bản và xử lý ngay trong ngày phát sinh giao dịch.
•Định kỳ cuối tháng, kế toán kiểm tra số liệu trên sổ chi tiết so với bảng cân đối số phát sinh tổng hợp về: số d đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số d cuối kỳ. Sau khi đối chiếu nếu phát hiện sai sót, xác định nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời cho khớp.
d. Lu hồ sơ:
•Đối với hợp đồng cho vay theo hạn mức: mỗi lần khách hàng rút vốn, hợp đồng hạn mức đợc lu vào một file riêng nhằm theo dõi trong suốt thời gian rút vốn của hợp đồng. Bộ chứng từ chuyển tiền là KƯNN(bản gốc), lệnh giải ngân, giấy báo Nợ ngân hàng, phiếu chi. Định kỳ cuối năm, khi kết thúc hợp đồng hạn mức, đóng hợp đồng hạn mức thành lập riêng cho từng khách hàng.
•Đối với hợp đồng cho vay theo món: bộ chứng từ chuyển tiền gồm: hợp đồng cho vay kiêm giấy nhận nợ bản gốc(bản sao lu vao file theo dõi từng khách hàng), KƯNN(bản gốc), lệnh giải ngân(bản gốc), giấy báo Nợ ngân hàng. Định kỳ cuối năm, khi kết thúc hợp đồng, đóng hợp đồng(bản sao) thành lập riêng cho từng khách hàng.
2.2.4 Kế toán cho vay trả góp bằng lơng, cho vay cầm cố thế chấp đối với cá nhân:
a.Mục đích:
Quy trình này hớng dẫn công tác hạch toán nghiệp vụ cho vay trả góp bằng lơng, cầm cố, thế chấp đối với CBCNV nghành Dầu khí tại các phòng giao dịch và kiểm soát các phát sinh liên quan đến nghiệp vụ trên tại phòng kế toán công ty hoặc chi nhánh.
b.Yêu cầu kế toán:
Đối với phòng giao dịch:
−Kế toán phòng giao dịch theo dõi, phản ánh một cách chính xác, đầy đủ kịp thời các khoản cho vay theo từng đối tợng, từng món vay, từng hợp đồng tín dụng.
−Hạch toán lãi dự thu hàng tháng, theo dõi và thờng xuyên đốc thúc khách hàng trả lãi và gốc đúng hạn. Phiếu hạch toán lãi dự thu phải có bảng kê tính lãi đính kèm.
−Hạch toán ngoại bảng kịp thời và chính xác, phiếu nhập ngoại bảng phải có hợp đồng cầm cố, tài sản thế chấp đính kèm. Phiếu xuất ngoại bảng phải có biên bản giải chấp tài sản đính kèm. Đối với hồ sơ cầm cố và cho vay trả góp bằng lơng lu tại két phòng giao dịch. Hồ sơ tài sản thế chấp lu tại két Công ty phải có phiếu giữ kho trong đó phải ghi rõ bên giao(đại diện phòng giao dịch), bên nhận(thủ quỹ công ty), ngày giao nhận và nội dung giao nhận.
−Lu trữ hồ sơ cho vay(trả góp bằng lơng, cầm cố) khoa học: chứng từ gốc để hạch toán và giải ngân cho khách hàng bao gồm: khế ớc, hợp đồng tín dụng, lệnh giải ngân, phiếu chi(hoặc giấy báo Nợ hoặc phiếu hạch toán điêù chuyển vốn từ Công ty).
−Kế toán phòng giao dịch cập nhật kịp thời vào hồ sơ tín dụng các khoản vay khi có phát sinh. Yêu cầu cập nhật thông tin trên phần mềm phải chính xác: thông tin về d nợ, ngày cho vay, thời hạn cho vay, lãi suất cho vay. Trong quá trình tính lãi, thu lãi và thu nợ gốc của khách hàng cùng phải đợc cập nhật vào hồ sơ tín dụng đầy đủ, chính xác, kịp thời.
Đối với kế toán Công ty:
−Hàng ngày kế toán kiểm soát các nghiệp vụ cho vay phát sinh tại phòng giao dịch.
−Kiểm soát các khoản dự thu hàng tháng, hạch toán các khoản thu gốc và lãI tại các phòng giao dịch.
−Kiểm tra tính hợp lý của số d trên các tài khoản loại 2, sự khớp đúng giữa số liệu trên sổ kế toán và hồ sơ, kiểm tra việc hạch toán và vào hồ sơ ngoại bảng tại các phòng giao dịch.
−Hớng dẫn các phòng giao dịch xử lý các sai sót, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh kịp thời.
−Theo dõi doanh thu thực tế và chi phí nội bộ cho vay phát sinh tại các phòng giao dịch. Đối chiếu doanh thu chi phí liên quan đến nghiệp vụ cho vay vốn của các phòng giao dịch.
c.Đối chiếu kiểm tra:
• Hàng ngày khi có phát sinh nghiệp vụ cho vay, kế toán cần kiểm tra các thông tin về số d cho vay, kiểm tra giữa số kế toán và hồ sơ(từng khách hàng) trên phần mềm máy tính. Phát hiện sai sót thông báo cho phòng giao dịch để xử lý ngay trong ngày phát sinh giao dịch.
•Định kỳ cuối tháng, kế toán kiểm tra số liệu trên sổ chi tiết so với bảng cân đối số phát sinh tổng hợp về: số d đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số d cuối kỳ. Sau khi đối chiếu nếu phát hiện sai sót, xác định nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời cho khớp.
d.Lu hồ sơ:
Đối với bộ chứng từ giải ngân: khi hoàn tất việc giải ngân cho khách hàng, kế toán phòng giao dịch đóng chứng từ gồm có: hợp đồng tín dụng(bản gốc), lệnh giải ngân, khế ớc ngân hàng, phiếu hạch toán giải ngân, phiếu nhập ngoại bảng.
Đối với bộ chứng từ lu file:
−Hồ sơ cho vay cầm cố chứng từ có giá(bản gốc): khi hoàn tất việc giải ngân cho khách hàng, phòng giao dịch lu hồ sơ theo file hồ sơ cầm cố(hồ sơ đợc sắp xếp theo ngày phát sinh).
−Hồ sơ cho vay trả góp bằng lơng(bản gốc): khi hoàn tất việc giải ngân cho khách hàng, phòng giao dịch lu hồ sơ theo ngày phát sinh giao dịch. −Hồ sơ cho vay thế chấp tài sản đảm bảo: khi hoàn tất việc giải ngân cho
khách hàng, phòng giao dịch làm thủ tục nhập kho công ty, biên bản bàn giao đợc làm 2 bản(ngời nhận là thủ quỹ công ty và bên giao là ngời đại
diện phòng giao dịch), mỗi bên giữ một bản. Đồng thời phòng giao dịch photo một bộ hồ sơ để lu vào một file hồ sơ thế chấp tại phòng giao dịch.
2.2.5 Kế toán kinh doanh chứng khoán:
a.Kế toán nghiệp vụ:
Nắm đợc các nguyên tắc cơ bản hạch toán kinh doanh chứng khoán nh: • Giá trị chứng khoán phải đợc hạch toán theo giá thực tế giá mua cộng
các chi phí mua(nếu có) nh phí môi giới, phí ngân hàng, các khoản phí khác…
• Vào thời điểm cuối năm căn cứ vào giá thị trờng của các loại cổ phiếu đang nắm giữ tại công ty, kế toán phản ánh tình hình trích lập dự phòng giảm giá chứng khoán. Dự phòng giảm giá chứng khoán phải tuân thủ các quy định tài chính hiện hành.
• Sổ kế toán chi tiết phải đợc mở để theo dõi theo từng loại cổ phiếu, trái phiếu kinh doanh niêm yết trên TTCK.
• Lợi tức của các loại cổ phiếu, trái phiếu phải đợc tính hạch toán kịp thời khi nhận đợc thông báo trả cổ tức.
• Xuất bán chứng khoán dựa trên nguyên tắc áp dụng giá bình quân cho mỗi lần bán chứng khoán bằng số d giá trị chứng khoán chia cho số lợng chứng khoán nắm giữ.
Phản ánh chính xác, kịp thời các nghiệp vụ phát sinh. Khi hạch toán mua bán chứng khoán kế toán phải đồng thời phản ánh tình hình tăng giảm số lợng chứng khoán lu ký tại công ty chứng khoán. Thờng xuyên đối chiếu kiểm tra trên số d tài khoản tiền gửi, số d chứng khoán lu ký trên tài khoản tại công ty chứng khoán.
Lu trữ chứng từ khoa học, dễ tra cứu. b.Biểu mẫu chứng từ kế toán:
Bao gồm: Bảng lập dự phòng giảm giá chứng khoán và bảng chi tiết mua bán chứng khoán niêm yết.
c.Lu hồ sơ, luân chuyển chứng từ và đối chiếu số d:
•Chậm nhất sau 5 ngày kể từ ngày khớp lệnh, Ban chứng khoán phải chuyển phiếu xác nhận giao dịch chứng khoán về phòng kế toán.
•Ban chứng khoán gửi xác nhận về việc đợc hởng cổ tức, trái tức về phòng kế toán trớc ngày 30 hàng tháng để hạch toán doanh thu.
•Phiếu xác nhận giao dịch và các bằng chứng ghi nhận các khoản thu nhập: thông báo trả cổ tức, liệt kê giao dịch trong tháng, sổ chi tiết chính là các chứng từ gốc và đợc đính kèm vào các phiếu hạch toán khi có phát sinh.
•Lu sổ phụ tài khoản tiền gửi kinh doanh chứng khoán của PVFC tại BSC, đối chiếu và lấy xác nhận số d tài khoản này với BSC vào thời điểm cuối tháng, cuối năm.
2.2.6 Kế toán đầu t chứng từ có giá:
a.Kế toán nghiệp vụ:
Xuất bán CTCG theo phơng pháp giá thực tế đích danh.
Tính và hạch toán lãi dự thu CTCG hàng tháng, kế toán chỉ ghi nhận doanh thu từ đầu t CTCG cho thời gian mà PVFC thực sở hữu CTCG. Đối với CTCG lãi trả trớc, kế toán chỉ hạch toán phân bổ phần lãi trả tr-
ớc mà PVFC thực thu.
Kế toán mở sổ kế toán chi tiết đầu t CTCG theo tổ chức tín dụng phát hành CTCG. Ngoài ra, kế toán nhập và theo dõi hồ sơ CTCG đợc chi tiết theo tổ chức phát hành, mệnh giá, lãi suất, kỳ hạn CTCG, tình trạng lu giữ CTCG.
Kế toán thờng xuyên kiểm tra kỳ thu lãi và ngày đáo hạn CTCG.
Vào thời điểm cuối năm, căn cứ vào giá thị trờng của các loại CTCG đ- ợc niêm yết trên thị trờng hoặc có bằng chứng tin cậy về giá của CTCG đang nắm giữ, kế toán phản ánh tình hình trích lập dự phòng giảm giá CTCG. Dự phòng giảm giá CTCG phải tuân thủ các quy định tài chính hiện hành.
b.Biểu mẫu chứng từ kế toán:
Bao gồm: Bảng kê tính lãi; phiếu nhập xuất ngoại bảng; bảng Lập dự phòng giảm giá chứng khoán.
c.Lu hồ sơ:
Hợp đồng mua (bán) CTCG lu bản chính vào chứng từ kế toán chuyển tiền khi mua (bán) CTCG. Ngoài ra, để thuận lợi cho công tác tra cứu, kế toán photo1 bản hợp đồng mua (bán) CTCG để lu file. Lu file biên bản bàn giao CTCG.