8. Thiết kế mô hình ABC trong quản lý chi phí.
Có 4 bớc cơ bản trong việc thiết lập hệ thống ABC cho các công ty sản xuất cũng nh các tổ chức kinh doanh dịch vụ.
• Bớc 1: Xác định các hoạt động có liên quan để sản xuất ra sản lợng. • Bớc 2: Đa ra cách sử dụng của các nguồn lực đối với các hoạt động. • Bớc 3: Xác định sản lợng sản xuất.
• Bớc 4: Liên kết các chi phí cho hoạt động này tới sản lợng đầu ra, thông qua hoạt động phân bổ chi phí.
8.1. Xác định các hoạt động.
Bớc đầu tiên để phát triển hệ thống ABC, cơ cấu tổ chức chỉ ra một chuỗi các hành động đợc diễn ra trực tiếp và qua các nguồn lực khác tác động. Sau đó tiến hành phân loại hoặc mã hoá các hoạt động qua đó thông tin đợc tổng hợp. Có ba mô hình mã hoá cơ bản sau đây:
Các trung tâm hoạt động:
Các trung tâm hoạt động là tập hợp các hoạt động tạo thành quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Chúng rất hữu dụng khi các bộ phận chức năng đợc tập hợp thành một khối lợng hoạt động lớn và mục tiêu chính của hệ thống là hiểu đợc chi phí cho hoạt động kinh doanh.
Các thứ bậc hoạt động:
Các hoạt động nhằm sản xuất ra sản phẩm cuối cùng có thể đợc phân loại theo thứ bậc. Ví dụ trong các công ty sản xuất có các phân loại nh sau:
Các hoạt động sản xuất: Là các hoạt động giai đoạn có liên quan trực tiếp đến sản phẩm và dịch vụ của một đơn vị sản xuất nào đó. Các hoạt động này cũng đ ợc chia nhỏ thành các cấp độ khác nh: đơn vị phụ trợ, đợt .…
Các hoạt động phụ trợ sản xuất: là các đơn vị phụ trợ cho sản xuất của các công đoạn khác trong hoạt động sản xuất chung nhng không liên quan trực tiếp đến sản phẩm hay dịch vụ.
Cơ cấu tổ chức và các công cụ phục vụ cho hoạt động sản xuất:
Khách hàng hoặc các tiện nghi phục vụ cho các hoạt động: có một số loại chi phí khách hàng hoặc các hoạt động liên quan đến thị trờng. Đó có thể là lu lợng khách hàng, cấp độ kênh phân phối, thị trờng hoặc vị thế của doanh nghiệp.
Sản phẩm và các dòng sản phẩm có liên quan đến hoạt động: có thể đợc phân chia ra nhiều cấp động giống nh hoạt động sản xuất.
Phân loại giá trị của hoạt động
Một số hãng lựa chọn phân loại các hoạt động góp phần vào tổng sản lợng sản phẩm hoặc dịch vụ dựa theo mức độ cần thiết của hoạt động đó hoặc nó có hoạt động có hiệu quả hay không.
8.2. Phân bổ các nguồn chi phí cho các hoạt động.
Sau khi các công việc đợc xác định và mã hóa, các nguồn chi phí phải đợc sắp xếp theo mỗi hoạt động tơng ứng. Sổ cái kế toán của công ty thờng bắt đầu ghi rõ các thông tin về các nguồn chi phí đã sử dụng để tiến hành hoạt động sản xuất.
Các nguồn chi phí đợc phân bổ cho các hoạt động theo ba cách: phân bổ trực tiếp, dự tính và phân bổ trực tiếp.
Trong phân bổ trực tiếp, các nguồn lực sử dụng trên thực tế sữ đợc tính toán. Phơng pháp này tính đợc chính xác các nguồn chi sử dụng cho mỗi hoạt động nhng khá tốn kém vì đòi hỏi phải tính toán đợc chính xác mức sử dụng thực tế.
Dự tính các nguồn chi phí đợc sử dụng trong mỗi hoạt động qua các khảo sát và điều tra mà thiếu đi các cách thức đo lờng trực tiếp.
Khi mà tất các phơng thức khác không ớc tính đợc các nguồn lực sử dụng thì phân bổ trực tiếp đợc sử dụng thay thế. Tuy nhiên, phơng thức này cũng cần hạn chế vì nó không làm cải thiện tính kinh tế của các hoạt động.
8.3 Xác định sản phẩm đầu ra.
Sản phẩm đầu ra bao gồm các đối tợng chi phí qua đó hoạt động sản xuất đợc duy trì. Các sản phẩm đầu ra có thể là các sản phẩm, các dịch vụ, các khác hàng, các dự án hoặc các cơ hội kinh doanh.
Các chi phí hoạt động có thể đợc liên kết theo 3 các giống nh các nguồn chi phí và đợc phân bổ cho các hoạt động: trực tiếp, dự báo, gián tiếp.
Vì có nhiều sản phẩm đầu ra trong một quá trình sản xuất nên phân bổ chi phí gián tiếp thờng không khả thi. Các cách phân bổ trực tiếp không tốn chi phí, và dễ dàng sử dụng nhng không nêu đợc bản chất các chi phí để sản xuất hoặc đwr sinh ra sản phẩm. Vì vậy phơng pháp ớc lợng đợc dùng để liên kết các chi phí hoạt động với sản phẩm đầu ra.
8.5. Phơng pháp tính giá thành ABC trong doanh nghiệp.
Phơng pháp ABC bao gồm các giai đoạn sau:
+ Trong một trung tâm chi phí đợc chia nhỏ thành nhiều loại hoạt dộng khác nhau. Sau đó chi phí tại mỗi trung tâm sẽ đợc phân bổ cho mỗi hoạt động sao cho chi phí phân bổ có quan hệ trực tiếp với hoạt động đợc phân bổ.
+ Trong mỗi loại hoạt động, cần xác định yếu tố đo lờng sự thay đổi của mức sử dụng chi phí. Yếu tố này có thể gọi là tiêu chuẩn phân bổ chi phí cho mỗi loại sản phẩm hay gọi là đối tợng chịu chi phí.
+ Các hoạt động có cùng tiêu chuẩn phân bổ lại đợc tập hợp một lần nữa vào một “ trung tâm phân nhóm”.
+ Tuỳ theo tính chất kỹ thuật của sản phẩm hoặt từng đối tợng chịu chi phí nhất định để tiếp tục phân thành các nhóm nhỏ hoặc các sản phẩm trung gian để tính giá thành.
Khả năng sinh lợi cho mỗi sản phẩm hay một nhóm sản phẩm là vấn đề đợc tập trung. Một nhóm sản phẩm bao gồm nhiều sản phẩm tơng tự nhau.
Phơng pháp ABC đã đợc phát triển trên cơ sở nghiên cứu các hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, trong quá trình bán hàng và quản lý đối với doanh nghiệp thơng mại. Tập hợp các chi phí cho các hoạt động này và cuối cùng phân bổ cho từng loại sản phẩm căn cứ vào sản lợng hoạt động liên quan đến sản phẩm.
Những chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động th ơng mại.
Chi phí bán hàng: bao gồm toàn bộ những chi phí phát sinh cần thiết để đảm bảo thực hiện các đơn đặt hàng nh chi phí vận chuyển, chi phí lơng nhân viên bán hàng, chi phí hoa hồng bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định và các chi phí liên quan tới khâu dự trữ hàng hoá.
Chi phí quản lý doanh nghiệp: bao gồm toàn bộ những khoản chi phí cho việc tổ chức quản lý nh vật liệu, công cụ, đồ dùng quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trong toàn doanh nghiệp, chi phí dịch vụ mua ngoài nh điện, nớc, điện thoại, sửa chữa tài sản, các chi phí về văn phòng phẩm, tiếp tân, hội nghị, đào tạo .…
Các b ớc thực hiện phân bổ chi phí theo ABC
Phơng pháp tính giá thành yêu cầu việc tập hợp và phân bổ chi phí theo 5 bớc sau: Bớc 1: Nhận biết chi phí trực tiếp.
Bớc 2: Nhận biết các nhóm chi phí gián tiếp liên quan tới sản phẩm.
Bớc 3: Tiến hành chọn lựa tiêu thức phân bổ phù hợp cho từng nhóm hoạt động thông qua thực hiện các phỏng vấn với nhân viên tham gia tại từng bộ phận, quan sát, phân tích hoạt động.
Bớc 4: Tính toán tỷ lệ phân bổ hợp lý. Bớc 5: Tổng hợp các kết quả thu đợc.
9. áp dụng phơng pháp ABC trong ngành dịch vụ
Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
Hoạt động
1 Hoạt động 2 Hoạt động 3 Hoạt động … Hoạt động nTiêu chí Tiêu chí
Trong khi phơng pháp ABC dùng chủ yếu cho các doanh nghiệp sản xuất thì nhiều ngành dịch vụ hiện này cũng đạt đợc nhiều kết quả trong việc ứng dụng phơng pháp ABC trong quản lý chi phí. Trong thực tiễn, việc xây dựng hoạch định mô hình ABC là cần thiết cho mọi loại hình doanh nghiệp. Điều này không ngạc nhiên khi trong các doanh nghiệp sản xuất, hệ thống ABC đã đề cập đến từng thành phần dịch vụ của nhà máy cũng nh tổng thể của doanh nghiệp, nó đã chú trọng vào các chi phí gián tiếp cũng nh chi phí hỗ trợ của quá trình sản xuất. Những chi phí này là chí phí để đa các dịch vụ sang quá trình sản xuất nh đặt hàng, vận chuyển, lắp đặt, thiết kế, kiểm tra, đào tạo và hỗ trợ tất các các hoạt động dịch vụ.
Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ cũng có các vấn đề quản lý t- ơng tự nh các doanh nghiệp sản xuất. Họ đều cần sử dụng phơng pháp ABC để liên kết các nguồn chi phí phải bỏ ra để thu lại thu nhập qua từng sản phẩm và khách hàng đợc cung cấp các dịch vụ từ nguồn lực này. Chỉ để hiểu đợc điều này, sự tác động lẫn nhau của giá cả, sự tiêu dùng của khách hàng và quá trình cải thiện dịch vụ thì những ngời quản lý cần có các quyết định đúng đắn về: