muối.
Hạch toán tăng TSCĐ
Xác định TSCĐ là bộ phận cơ bản nhất của nguồn vốn kinh doanh, kế toán Công ty còn chú ý đến nguyên tắc thận trọng hạch toán, đảm bảo chính xác đối
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
tợng ghi TSCĐ. Việc quản lý và hạch toán luôn dựa trên hệ thống chứng từ gốc chứng minh cho tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. TSCĐ của Công ty tăng chủ yếu do mua sắm, ngoài ra còn có trờng hợp tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê. Mọi trờng hợp tăng TSCĐ, Công ty đều lập hồ sơ lu trữ gồm những giấy tờ liên quan đến TSCĐ đó phục vụ cho yêu cầu quản lý và sử dụng nh: đơn đề nghị của bộ phận có nhu cầu về tài sản, Quyết định của Giám đốc Công ty, hợp đồng mua TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn bán hàng... Các tài liệu này sẽ là căn cứ để lập thẻ TSCĐ và ghi chép vào sổ Cái.
Xuất phát từ nhu cầu của các bộ phận, kế hoạch đầu t đổi mới, Công ty tiến hành mua sắm TSCĐ. Mọi chi phí phát sinh đều đợc theo dõi và tập hợp đầy đủ theo hoá đơn. Khi hoàn thành, căn cứ vào chứng từ gốc có liên quan, kế toán xác định NG TSCĐ và tuỳ theo nguồn hình thành để tập hợp. Tất cả thủ tục giấy tờ trớc khi hoàn thành TSCĐ đợc kế toán tập hợp thành bộ cùng với phòng Tổng hợp làm báo cáo gửi lên Giám đốc Công ty. Sau đó chờ quyết định phê duyệt tăng TSCĐ của Giám đốc Công ty và tiến hành vào các sổ sách có liên quan.
Cụ thể, năm 2001, Công ty mua một máy vi tính nhãn hiệu COMPAQ tại Công ty FPT. Thủ tục kế toán nh sau:
Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt namã
Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc
Kính trình lãnh đạo
Để phục vụ cho công việc, phòng Tổng hợp đề nghị mua một máy vi tính mới loại COMPAQ DESKPRO với giá 11.000.000 triệu đồng (đã tính thuế VAT 10%)
Vậy kính trình lãnh đạo duyệt để phòng Tổng hợp đợc mua máy.
Sau khi có đơn trình lên Giám đốc, Giám đốc Công ty căn cứ vào tình hình thực tế để quyết định tăng TSCĐ.
Hà Nội, ngày 25 tháng 7 năm 2001.
Giám đốc Công ty xuất - nhập khẩu tổng hợp ngành muối
- Căn cứ vào Quyết định 141/1999 - QĐ, ngày 25/12/1999 của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam và điều lệ hoạt động của doanh nghiệp quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối.
-Căn cứ vào đề nghị nua máy vi tính của phòng Tổng hợp.
Quyết định
Điều 1: Phê duyệt mua máy vi tính COMPAQ của phòng Tổng hợp
Điều 2: Giá mua là 11.000.000 đồng, tài sản thuộc nguồn vốn tự bổ sung. Điều 3: Các đồng chí trởng phòng Kế toán tài vụ, Hành chính và đại diện Đại lý Công ty FPT làm các thủ tục chuyển mua máy vi tính, thanh toán và giao
Ngày 20/7/2001 Trởng phòng Tổng hợp
Nguyễn Quỳnh Nga
Bộ nông nghiệp.
Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối.
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa VN Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
máy đầy đủ, tiến hành hạch toán kế toán tài sản theo đúng chế độ quản lý tài sản hiện hành.
Công ty đã ký hợp đồng với Công ty FPT để mua máy vi tính COMPAQ, hợp đồng đợc ký kết có nội dung nh sau:
Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt namã
Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc Hợp đồng kinh tế Nơi gửi : - Nh điều 3 - Lu KTTV - Bên bán Giám đốc Nhâm Hoà
(Số:.../HĐKT)
- Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam công bố ngày 25/9/1989.
- Căn cứ Nghị định số 17/HĐBT ngày 16/1/1990 của Hội đồng Bộ trởng ban hành về chế độ hợp đồng kinh tế.
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ các bên. Hôm nay, ngày 24/7/2001
Bên A: công ty xuất- nhập khẩu tổng hợp nhành muối Địa chỉ: Số 5, Hàng Gà, Hà Nội.
Đại diện: Ông : Đình Sáng Chức vụ: Trởng phòng kế toán Bên B: Công ty FPT
Địa chỉ: 40A Lý Thờng Kiệt, Hà Nội. Đại diện: Trơng Gia Bình
Hai bên thoả thuận ký hợp đồng các điều khoản nh sau:
Điều 1 : Bên B chịu trách nhiệm cung cấp, lắp đặt cho bên A 01 máy vi tính mới hiệu COMPAQ DESKPRO theo tiêu chuẩn kỹ thuật nh sau :
- Celeron 600 Mhz ; RAM : 64MB.
- ổ đĩa cứng Seagate : 10.2GB; ổ đĩa mềm Compaq: 1,44 MB. - Monitor COMPAQ 15" +Key board + Mouse
Điều 2 : Thời hạn giao hàng:
Bên B giao cho bên A theo đúng thời hạn nh hai bên đã quy định, đảm bảo thiết bị mới 100%.
Điều 3: Trách nhiệm các bên
- Bên A có trách nhiệm thanh toán đúng giá cả đã thoả thuận và đúng thời hạn đã ký.
- Bên B có trách nhiệm : cung cấp đúng chủng loại, đảm bảo chất lợng; lắp đặt, vận hành và chạy thử miễn phí tại cơ quan bên A trớc khi bàn giao.
Điều 4: Điều kiện bảo hành.
- Bên B có trách nhiệm bảo hành tất cả các thiết bị, linh kiện miễn phí 36 tháng theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất kể từ ngày bàn giao thiết bị.
- Bên B có quyền từ chối bảo hành nếu h hỏng do rơi vỡ, cháy. hoặc những h hỏng do chủ quan gây ra.
Điều 5: Thể thức thanh toán
- Tổng giá trị hợp đồng: 11.000.000 đồng.
- Thanh toán bắng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngay sau khi hoàn tất các thủ tục giao hàng.
Điều 6: Cam kết chung.
Hai bên cam kết thực hiện theo đúng các điều khoản trên, nến còn gì vớng mắc thì phải thông báo cho nhau cùng giải quyết.
Đại diện bên A Đại diện bên B
Trên đây là những nội dung cơ bản của hợp đồng. Sau khi hợp đồng ký kết, trong thời gian hiệu lực của hợp đồng, Công ty FPT chịu trách nhiệm lắp đặt máy và kiểm tra về kỹ thuật còn Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối phải thanh toán đầy đủ giá mua theo hoá đơn. Khi công việc hoàn tất, kế toán tập hợp các chứng từ có liên quan và lu tại phòng Kế toán tài vụ bao gồm:
• Quyết định mua TSCĐ của Giám đốc Công ty.
• Báo giá của bên bán.
• Hoá đơn giá trị gia tăng.
• Giấy đề nghị chi tiền.
• Phiếu chi.
Khi nhận TSCĐ, phòng Tổng hợp lập biên bản giao nhận TSCĐ có mẫu sau:
Biểu số 4
Biên bản giao nhận tài sản cố định
Hôm nay, ngày .... tháng .... năm 2001.
Địa điểm tại : Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. Địa chỉ : Số 5, Hàng Gà, Hà Nội.
Ban giao nhận TSCĐ gồm có: 1. Bên giao : Công ty FPT.
Do Ông: Lê Thế Sơn Chức vụ: Cán bộ kỹ thuật. Làm đại diện.
2. Bên nhận : Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. Do Bà: Nguyễn Quỳnh Nga Chức vụ: Trởng phòng Tổng hợp Làm đại diện
3. Hai bên đã tiến hành giao nhận 01 bộ máy vi tính hiệu COMPAQ có các thông số kỹ thuật nh sau :
- Chip : Intel Celeron 600 Mhz ; RAM : 64MB.
- ổ đĩa cứng Seagate : 10.2GB; ổ đĩa mềm Compaq: 1,44 MB. - Monitor COMPAQ 15" +Key board + Mouse
- Nớc sản xuất : Taiwan
Toàn bộ các thiết bị đảm bảo mới 100%, đợc lắp đặt chạy thử đảm bảo hoạt động tốt.
Biên bản này đợc lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản để làm căn cứ thực hiện hợp đồng số .../HĐKT giữa Công ty FPT và Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối đã ký ngày .... tháng .... năm 2001.
Đại diện bên giao
Lê Thế Sơn
Hà Nội, ngày... tháng...năm 2001
Đại diện bên nhận
Sau khi xác định NG, kế toán tiến hành ghi thẻ TSCĐ. Thẻ TSCĐ đợc ghi theo mẫu quy định của Bộ Tài chính (mẫu số 02-TSCĐ) nh sau:
Biểu số 5:
Thẻ tài sản cố định
Ngày 3/8/2001 Kế toán trởng (ký, họ tên)
Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số... ngày... tháng.... năm 2001 Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ: máy tính COMPAQ. Số hiệu TSCĐ:... Nớc sản xuất: TAIWAN. Năm sản xuất : 1999.
Bộ phận quản lý sử dụng: phòng Tổng hợp. Năm đa vào sử dụng: 2001 Công suất (diện tích) thiết kế : Celeron 600/RAM:64/HDD:10.2GB Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày... tháng... năm ...
Lý do đình chỉ:...
Số hiệu chứng
NG TSCĐ Giá trị hao mòn
Đơn vị : Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối.
Địa chỉ: Số 5-Hàng Gà.
Mẫu số 02-TSCĐ
B/h theo Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ Tài chính
Ngày
tháng Diễn giải NG Năm
Giá trị hao mòn Cộng dồn 019270 20/7/01 Hoá đơn GTGT mua máy vi tính COMPAQ DESPRO 10.000.000
STT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính
Số l-
ợng Giá trị 1 Máy vi tính COMPAQ DESPRO Chiếc 1 10.000.000
Thẻ TSCĐ dùng để theo dõi chi tiết diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng TSCĐ. Thẻ này đợc đăng ký vào sổ TSCĐ. Sổ TSCĐ đợc lập chung cho toàn Công ty và chi tiết cho từng đơn vị sử dụng.
Sau khi vào thẻ TSCĐ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ:
Biểu số 6:
Chứng từ ghi sổ
Ngày 3/8/2001
Số : 2/8
Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có Mua máy vi tính COMPAQ DESPRO 211 133 111 111 10.000.000 1.000.000 01 chiếc Tổng cộng 11.000.000 Kèm theo 03 chứng từ gốc.
Định kỳ, hàng quý kế toán vào sổ Cái TK TSCĐ theo các chứng từ ghi sổ đã lập.
Biểu số 7:
Sổ cái tài khoản 211
Quý III/Năm 2001 N TGS CTGS Diễn giải TK đối Số tiền SH NT Nợ Có Số d đầu kỳ ... 2/7/01 6/7/01 8/7/01 3/8/01 1 2 3 6 2/7/01 5/7/01 8/7/01 3/8/01
Mua máy in EPSON Mua ổn áp Lioa
Mua điều hoà phòngkế toán .... Mua máy vi tính COMPAQ 111 111 112 111 8.445.120 20.600.000 25.091.400 10.000.000 Số d cuối kỳ .... Hạch toán giảm TSCĐ
TSCĐ của Công ty giảm chủ yếu do nguyên nhân thanh lý, nhợng bán. Xuất phát từ nhu cầu của bộ phận trực tiếp sử dụng và căn cứ vào thực trạng của TSCĐ để ra quyết định thanh lý, nhợng bán. Mọi trờng hợp giảm TSCĐ đều phải có Quyết định của Giám đốc Công ty, căn cứ vào Quyết định đó để lập các giấy tờ có liên quan tuỳ theo từng trờng hợp cụ thể.
thành lập ban thanh lý gồm lãnh đạo Công ty và đại diện các phòng ban, tổ đội có liên quan. Ban thanh lý có trách nhiệm tổ chức thực hiện thanh lý và lập biên bản thanh lý.
Cụ thể, quý III/2001, Công ty đã tiến hành thanh lý một kho để xăng của đội xe NG 15.000.000 đồng, đã khấu hao 12.500.000 đồng. Kho để xăng này đ- ợc mua sắm năm 1999 bằng nguồn vốn tự bổ sung. Quyết định thanh lý đợc Giám đốc đa ra nh sau:
Hà Nội, ngày 10 tháng 9 năm 2001.
Quyết định thanh lý tài sản cố định
-Căn cứ vào Quyết định 141/1999 - QĐ, ngày 25/12/1999 của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Namvề việc thành lập doanh nghiệp Nhà n- ớc và điều lệ hoạt động của doanh nghiệp quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối.
-Căn cứ vào đề nghị thanh lý tài sản của đội xe. Quyết định
Điều 1: Bán thanh lý kho để xăng của đội xe.
Điều 2: Giá bán là 3.000.000 đồng (ba triệu đồng chẵn). Tài sản trên thuộc nguồn vốn tự bổ sung của đơn vị, NG 15.000.000 đồng, đã khấu hao hết 12.500.000 đồng, Gcl là 2.500.000 đồng.
Điều 3: Các đồng chí trởng phòng Kế toán tài vụ, Hành chính và bên mua tài sản làm các thủ tục chuyển mua bán kho để xăng, thanh toán đầy đủ và hạch toán kế toán tài sản theo đúng chế độ quản lý tài sản hiện
Bộ nông nghiệp
Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối.
Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt namã
hành./
Căn cứ vào Quyết định thanh lý này, Công ty tiến hành lập ban thanh lý, ban thanh lý tiến hành thanh lý và lập biên bản thanh lý nh sau:
Nơi gửi: -Nh điều 3 -Lu KTTV -Bên mua. Giám đốc Nhâm Hoà
Cty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối
Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt namã
Biên bản thanh lý
Căn cứ vào Quyết định số 821 ngày 10/9/2001 của Giám đốc về việc thanh lý TSCĐ. Ban thanh lý chúng tôi gồm:
1. Ông : Nhâm Đình Hoà. - Giám đốc - Trởng ban. 1. Bà : Nguyễn Quỳnh Nga - Trởng phòng Hành chính 2. 2. Ông: Nhâm Đình Sáng - Trởng phòng Kế toán tài vụ 3. 3. Ông: Nguyễn Văn Bình - Trởng đội xe. 4. Đã tiến hành thanh lý TSCĐ:
- Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ : Kho để xăng của đội xe - Nớc sản xuất: ...
- NG : 15.000.000 đồng - Hao mòn : 12.500.000 đồng - Gcl : 2.500.000 đồng
- Chi phí thanh lý : 110.000 đồng (một trăm mời nghìn đồng chẵn) - Giá trị thu hồi : 3.300.000 đồng (ba triệu ba trăm nghìn đông chẵn)
Căn cứ vào biên bản thanh lý và hệ thống chứng từ kế toán có liên quan, kế toán định khoản:
1. Nợ TK 821: 2.500.000 Nợ TK 214: 12.500.000
Ngày 12/9/2001 Ban thanh lý
Có TK 211: 15.000.000 2. Nợ TK 821: 100.000 Nợ TK 133: 10.000 Có TK 111: 110.000 3. Nợ TK 111: 3.300.000 Có TK 721: 3.000.000 Có TK333: 300.000
Kế toán TSCĐ tiến hành rút thẻ TSCĐ của tài sản đã thanh lý ra khỏi hộp thẻ TSCĐ của Công ty và lập Chứng từ ghi sổ nh sau:
Biểu số 8:
Chứng từ ghi sổ
Ngày 12/9/2001 Số : 35
Diễn giải Số hiệu Số tiền Ghi chú Nợ Có
1.Ghi giảm TSCĐ do thanh lý 821 211 2.500.000 01 chiếc 214 211 12.500.000 2.Chi phí thanh lý TSCĐ 821 111 100.000 133 111 10.000 3.Thu từ thanh lý TSCĐ 111 721 3.000.000 111 333 300.000 Tổng cộng 18.410.000 Kèm theo 02 chứng từ gốc
Từ Chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán vào sổ Cái các TK có liên quan:
Biểu số 9:
Sổ cái tài khoản 211
QuýIII/Năm 2001 Số : 35 Ngày tháng ghi sổ CTGS Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH Ngày tháng Nợ Có Kế toán trởng
Số d đầu kỳ ... 2/7/01 1 2/7/01 Mua máy in
EPSON
111 8.445.1206/7/01 2 5/7/01 Mua ổn áp Lioa 111 20.600.000 6/7/01 2 5/7/01 Mua ổn áp Lioa 111 20.600.000 8/7/01 3 8/7/01 Mua điều hoà
phòng kế toán 112 25.091.400 3/8/01 6 3/8/01 Mua máy vi tính COMPAQ DESPRO 111 10.000.000 ... 12/9/01 35 12/9/01 Bán thanh lý kho xăng 821 214 2.500.000 2.500.000 ... Số d cuối kỳ ... Biểu số 10:
Sổ cái tài khoản 821
Năm 2001 Ngày tháng CTGS Diễn giải TK đối Số tiền SH Ngày tháng Nợ Có 10/8/01 18 10/8/01 Chi phí thanh lý máy vi tính IBM 211 111 4.698.250 50.000 ... 12/9/01 35 12/9/01 Chi phí thanh lý 211 2.500.000
kho để xăng 111 100.000 .... ...
Biểu số 11:
Sổ cái tài khoản 721
Năm 2001 Ngày tháng CTGS Diễn giải TK đối Số tiền SH NT Nợ Có
10/8/0 18 10/8/01 Thu từ thanh lý máy
vi tính IBM 111 2.745.000 ...
12/9/01 35 12/9/01 Thu từ thanh lý kho
để xăng 111 3.000.000
Có thể khái quát tình hình tăng, giảm TSCĐ qua bảng sau:
Biểu số 12:
Báo cáo tăng giảm TSCĐ
Đơn vị: đồng.