2.1. KHÁI QUÁT TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ: PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ:
2.1.1. Quá trình thành lập và phát triển của công ty văn phòng phẩm Hồng Hà: Hồng Hà:
Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà - tiền thân là Nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà, là doanh nghiệp nhà nước duy nhất chuyên sản xuất các sản phẩm văn phòng phẩm.
Ngày 01 tháng 10 năm 1959, Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà được thành lập theo quyết định số 2006 BCN/CN ngày 21 tháng 10 năm 1959 của Bộ công nghiệp. Từ một xưởng sửa chữa ô tô của Pháp để lại, với sự giúp đỡ về kỹ thuật trang thiết bị máy móc, công nghệ của Trung Quốc trên tổng diện tích 7300 m2.
Số vốn đầu tư ban đầu là: 3.263.077 VNĐ nhà máy có nhiệm vụ sản xuất các loại sản phẩm văn phòng phẩm phục vụ cho học sinh và văn phòng của các cơ quan trong phạm vi cả nước với các mặt hàng chủ yếu là: bút máy, mực viết, các loại giấy than và một số loại sản phẩm khác như đinh gim, giấy chống ẩm, kim băng,...
Năm 1960, nhà máy chính thức đi vào hoạt động với hai phân xưởng sản xuất chính là: phân xưởng sản xuất văn phòng phẩm và phân xưởng sản xuất mực và giấy than.
Năm 1965, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc sản xuất và kinh doanh, nhà máy đã chuyển toàn bộ phân xưởng sản xuất các loại đinh ghim, cặp giấy về ngành công nghiệp Hà Nội quản lý.
Năm 1972, nhà máy chuyển toàn bộ bộ phận sản xuất bút chì cho nhà máy gỗ cầu đường sản xuất, nhà máy chỉ sản xuất các mặt hàng còn lại. Năm 1981, nhà máy sát nhập với nhà máy bút bi Kim Anh, vở Vĩnh Phúc gọi chung là nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà.
Năm 1991, đây là thời điểm chuyển sang nền kinh tế thị trường nên nhà máy thiếu vốn trầm trọng do đó phải vay vốn tín dụng nhiều, lãi suất trả hàng kỳ tương đối lớn (bình quân 15-20 triệu VNĐ/ tháng). Việc sản xuất kinh doanh độc lập phải đối chọi với điều kiện cạnh tranh gay gắt khiến nhà máy khó tránh khỏi tình trạng khó khăn. Để duy trì sự tồn tại của mình nhà máy đã mở rộng đa dạng hoá sản phẩm (sản xuất thêm các loại sản phẩm
như: Giầy dép, chai nhựa,...) nhưng do chưa nắm bắt được thị trường và việc tổ chức sản xuất kinh doanh còn chưa hợp lý nên chưa mang lại hiệu quả như mong muốn.
Ngày 28 tháng 07 năm 1995, theo quyết định số 1014/ QĐ-TCLĐ của Bộ công nghiệp nhẹ Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà đổi tên là Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.
Ngày 31 tháng 12 năm 1996, Tổng công ty giấy Việt Nam ra quyết định số 1131/QĐ-HĐQT phê chuẩn điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà là doanh nghiệp nhà nước, thành viên của Tổng công ty giấy Việt Nam, chuyên sản xuất kinh doanh các sản phẩm văn phòng phẩm và nhựa.
Tên giao dịch đối ngoại: HONG HA STATIONERY COMPANY, viết tắt là: HOSTACO.
Trụ sở Công ty: 25 Lý thường Kiệt - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội. Điện thoại: 8262571 - 9342764.
Fax: 84 - 4 - 8260359.
E - mail: ctyvphongha@hn.vnn.vn
Mặt hàng truyền thống và chủ yếu của công ty hiện nay là:
+ Sản phẩm văn phòng phẩm: bút máy, bút bi, bút dạ, vở viết, dung cụ học tập, File cặp đựng hồ so các loại,...
+ Sản phẩm từ nhựa: Chai, lọ các loại đựng nước, thực phẩm,.... + Sản phẩm từ kim loại: giá kệ, tủ, bàn ghế.. ..
Các sản phẩm của công ty đã được người tiêu dùng bình chọn là “hàng Việt nam chất lượng cao” 3 năm liền: 1999, 2000, 2001.
Sản phẩm vở ôly là 1 trong 10 sản phẩm văn phòng phẩm tiêu biểu được bình chọn là sản phẩm được người tiêu dùng ưa thích nhất.
Sản phẩm bút máy được cấp chứng nhận đạt danh hiệu “ sản phẩm ưa thích năm 2000” do người tiêu dùng bình chọn.
Trải qua hơn 40 năm tồn tại và phát triển, công ty đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả chiều rộng lẫn chiều sâu. Hiện nay, công ty đang tiếp tục triển khai nhiều biện pháp để tìm kiếm thị trường, đầu tư có hiệu quả và nâng cao uy tín của công ty với khách hàng trong và ngoài nước.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và bộ máy tổ chức của công ty văn phòng phẩm Hồng Hà:
2.1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ của công ty văn phòng phẩm Hồng Hà:
• Chức năng của công ty:
+ Tổ chức sản xuất các đồ văn phòng phẩm để phục vụ cho học sinh, sinh viên và văn phòng các cơ quan với các mặt hàng chủ yếu là: bút máy, mực viết, các loại giấy than,...
+ Tổ chức kinh doanh các mặt hàng đã đăng ký.
• Nhiệm vụ của công ty:
+ Công ty có nhiệm vụ phải bảo toàn và phát triển nguồn vốn do nhà nước giao.
+ Công ty có nhiệm vụ hoàn thành những chỉ tiêu mà công ty đã đặt ra khi trình lên nhà nước và Tổng công ty giấy Việt nam.
+ Công ty phải tiến hành kinh doanh đúng pháp luật, đúng đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, công ty có nghĩa vụ nộp ngân sách đầy đủ cho nhà nước.
+ Công ty phải xây dựng được uy tín trên thị trường, mở rộng sản xuất kinh doanh trong nước và hướng tới phát triển ra thị trường quốc tế.
2.1.2.2. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty:
Hiện nay, công ty đã bắt đầu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Quốc tế ISO 9001- 2000. Do đó, sơ đồ tổ chức của công ty hiện nay rất gọn nhẹ và khoa học. Được thể hiện ở BH 2.1.
- 40 - GIÁM ĐỐC Phó giám đốc ---- Đại diện lãnh đạo KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG THỊ TRƯỜNG PHÂN XƯỞNG BAN BẢO VỆ PHÒNG KẾ HOẠCH PHÒNG TC - HC PHÂN XƯỞNG NHỰA PHÂN XƯỞNG VPP PHÂN XƯỞNG KIM LOẠI PHÂN XƯỞNG GIẤY VỞ I Bộ phận ép nhựa Bộ phận thổi chai Bộ phận thành phẩm Bộ phận ép nhựa Bộ phận mạ điện Bộ phận đột dập PHÒNG TÀI VỤ Ghi chú Sơ đồ tổ chức công ty Sơ đồ tổ chức QLCL
BH 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.
2.1.2.3. Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban trong công ty.
* Giám đốc Công ty: là người đại diện pháp nhân cho công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động, kết quả sản xuất của công ty. Là người điều hành cao nhất, ra mọi quyết định về tất cả công việc mà
phó giám đốc và các phòng ban trình lên. Uỷ quyền cho hai phó giám đốc một số quyền hạn nhất định về các nhiệm vụ thường xuyên hoặc đột xuất trong công ty.
* Phó giám đốc Công ty: Thừa lệnh giám đốc trực tiếp điều hành và quản lý hai phòng là phòng kỹ thuật và phòng kế hoạch. Ngoài ra, còn theo dõi hoạt động sản xuất của các phân xưởng và các phòng ban khác trong công ty.
*Phòng tài vụ:
- Chức năng: là đơn vị tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong quản lý, điều hành công tác tài chính trong doanh nghiệp, phản ánh mọi hoạt động kinh tế thông qua việc tổng hợp, phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tổ chức các nghiệp vụ quản lý, thu chi tiền, đảm bảo thúc đẩy hoạt động của đồng tiền đạt hiệu quả và phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước.
- Nhiệm vụ - quyền hạn: tổ chức, hướng dẫn, theo dõi hạch toán, kế toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị và của công ty theo đúng pháp lệnh thống kê của nhà nước. Tổng hợp phân tích kết quả sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tổng hợp phục vụ cho công tác kiểm tra thực hiện kế hoạch sản xuất, ghi chép phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống diễn biến các nguồn vốn, dải ngân các loại vốn phục vụ cho việc cung cấp vật tư, nguyên vật liêu cho sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán thống kê cho nhân viên thống kê các phân xưởng.
* Phòng tổ chức hành chính:
- Chức năng: là đơn vị tham mưu giúp giám đốc trong quản lý và điều hành những công việc như: xây dựng và tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, thực hiện chế độ chính sách của nhà nước đối với cán bộ công nhân viên, công tác lao động tiền lương - nhân sự - tuyển dụng - đào tạo, thực hiện mọi hoạt động về pháp chế, văn thư lưu trữ, hành chính quản trụ, y tế, xây dựng cơ bản.
+ Bộ phận tổ chức lao dộng: căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, nghiên cứu, đề xuất mô hình, tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý của các đơn vị và bố trí nhân sự trên cơ sở gọn nhẹ có hiệu quả, phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty...
+ Bộ phận hành chính: nghiên cứu đề xuất kiến nghị với giám đốc biện pháp giúp các đơn vị thực hiện đúng các chế độ, nguyên tắc, thủ tục hành chính. Quản lý lưu trữ các văn bản, tài liệu, con dấu của công ty...
+ Bộ phận xây dựng cơ bản: quản lý toàn bộ hồ sơ nhà đất, nhà ở và các công trình công cộng tại công ty và khu tập thể, trực tiếp điều hành quản lý sửa chữa thường xuyên nhà xưởng, nhà làm việc của công ty.
+ Bộ phận y tế: theo dõi sức khoẻ và quản lý hồ sơ sức khoẻ của cán bộ công nhân, xác lập hồ sơ theo dõi ngày nghỉ ốm của cán bộ công nhân viên, khám và cấp thuốc những bệnh thông thường, theo dõi thực hiện mua BHYT cho cán bộ công nhân viên trong công ty đúng đối tượng và đúng thời hạn.
* Phòng kế hoạch:
- Chức năng: là đơn vị tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và điều hành sản xuất của công ty.
- Nhiệm vụ - quyền hạn: phối hợp với các phòng liên quan xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, năm và dài hạn. Xây dựng kế hoạch giá thành hàng năm và giá thành cho từng sản phẩm. Nghiên cứu đề xuất điều chỉnh giá bán sản phẩm phù hợp với thị trường trong từng thời điểm...
* Phòng kỹ thuật:
- Chức năng: là đơn vị tham mưu giúp việc cho giám đốc quản lý và điều hành công tác kỹ thuật và đầu tư (công nghệ, chất lượng sản phẩm, thiết bị khuôn mẫu,...).
- Nhiệm vụ - quyền hạn:
+ Kỹ thuật: thực hiện các quy phạm quản lý kỹ thuật của ngành và nhà nước, xây dựng quản lý quy trình công nghệ, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, quản lý các trang thiết bị về đo lường. Kiểm tra hướng dẫn các phân xưởng sản
xuất theo đúng tiêu chuẩn, mẫu mã, quy trình kỹ thuật của công ty hoặc hợp đồng với khách hàng, giải quyết kịp thời các phát sinh về kỹ thuật...
+ Đầu tư: thu thập, phân tích các thông tin về khoa học kỹ thuật, thị trường... Nghiên cứu đề xuất sử dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến, tư vấn giúp giám đốc trong lĩnh vực đầu tư, đổi mới công nghệ, thiết bị, liên doanh liên kết đối với các đối tượng trong và ngoài nước.
* Phòng thị trường:
- Chức năng: là đơn vị tham mưu và giúp việc cho giám đốc trong việc tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty.
- Nhiệm vụ - quyền hạn: Chịu trách nhiệm trước giám đốc đối với các chỉ tiêu, kế hoạch được giao về doanh thu bán các sản phẩm của công ty và các sản phẩm tự khai thác. Lập kế hoạch điều tra nghiên cứu thị trường, đề xuất các hình thức khuyến mại và quảng cáo... nghiên nứu tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm (đại lý, đại diện,...) và các hình thức tiếp thị, phản ánh kịp thời nhu cầu thị trường để ban giám đốc và các phòng ban chức năng điều chỉnh sản xuất cho phù hợp và hiệu quả. Giao dịch với khách hàng trong và ngoài nước, theo sự uỷ quyền của giám đốc được phép đàm phán, ký tắt các văn bản thoả thuận với khách hàng trong giao dịch kinh doanh. Thực hiện các hợp đồng tiêu thụ, được phép mở rộng kinh doanh các mặt hàng, sản phẩm sau khi có phương án trình giám đốc phê duyệt, quản lý cửa hàng dịch vụ và kho thành phẩm, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị hàng tháng, quí, năm theo quy định chung của nhà nước.
* Ban bảo vệ:
- Chức năng: là đơn vị tham mưu giúp việc cho giám đốc trong công tác bảo vệ an ninh kinh tế, nội dung kỷ luật lao dộng của công ty, công tác quân sự, phòng cháy chữa cháy...
- Nhiệm vu - quyền hạn: xây dựng nội quy bảo vệ công ty, quy định phòng chống cháy nổ, lụt bão... Thực hiện nghiêm chỉnh việc kiểm tra thực
hiện nội quy kỷ luật lao dộng và quy chế ra vào cổng đối với cán bộ công nhân viên trong công ty và khách đến làm việc tại công ty.
* Các phân xưởng: bốn phân xưởng của công ty được giao nhiệm vụ sản xuất từng mặt hàng theo đúng chức năng của sản xuất.
Các phòng ban hoạt động độc lập theo chuyên môn nhưng luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả dưới sự điều hành của giám đốc và phó giám đốc công ty.
2.1.3. Nguồn lực của công ty văn phòng phẩm Hồng Hà:
2.1.3.1. Hệ thống thông tin marketing của công ty:
Hệ thống thông tin marketing của công ty tương đối hoàn chỉnh. Nó được thể hiện ở hệ thống ghi chép nội bộ, các hoạt động tình báo marketing và nghiên cứu marketing.
Hệ thống ghi chép nội bộ chính là các báo cáo về đơn đặt hàng, doanh số, giá cả, mức tồn kho hàng tháng,...Các thông tin này được các nhân viên của công ty phản ánh rất chung thực và kịp thời. Do đó, ban lãnh đạo của công ty có thể xác định được các cơ hội và các vấn đề quan trọng.
Hệ thống tình báo tiếp thị cung cấp cho công ty các biến cố xảy ra hàng ngày trên thị trường, thông qua đó công ty có thể lường trước hành động của các đối thủ cạnh tranh, một nhu cầu của khách hàng mới, hay một vấn đề nảy sinh từ đại lý. Các thông tin này được cung cấp chính là qua lực lượng bán hàng của công ty, qua các nhà phân phối, các nhà bán lẻ, các trung gian hoặc do công ty mua từ các nhà cung cấp thông tin. Nhưng đối với công ty văn phòng phẩm Hồng Hà thì công ty sử dụng thông tin từ lực lượng bán hàng và qua trung gian của mình là chủ yếu.
Hệ thống thông tin thị trường của công ty tương đối nhanh nhạy. Các phản ứng của thị trường khi sản phẩm của công ty tung ra bán đều được phản ánh 1 cách trung thực và kịp thời. Do đó, phòng kế hoạch của công ty luôn nắm bắt thông tin rất nhanh và lên kế hoạch rất khả thi, sát thực tế.
Hoạt động nghiên cứu marketing của công ty đã được lưu ý phát triển nhưng chưa thực sự mạnh mẽ. Đến đầu năm 2003, bộ phận marketing mới được thành lập báo hiệu một triển vọng lớn cho hoạt động nghiên cứu marketing của công ty.
2.1.3.2. Nguồn lực tài chính:
Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà là 1 doanh nghiệp nhà nước đã tồn tại rất lâu trên thị trường và đang có khả năng phát triển trong tương lai. Thêm vào đó, công ty luôn quan hệ tốt với các ngân hàng và Tổng công ty Giấy Việt Nam do đó, khả năng huy động vốn có thể coi là thế mạnh của công ty mà hầu hết các doanh nghiệp khác mong muốn.
+ Năm 2002: công ty đã được Tổng công ty giấy Việt Nam hỗ trợ giảm giá