II. Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Tên nhãn hiệu quy cách V Đvị tính Yêu cầu Số lợng hực xuất
1 Sơn cẩm thạch Kg 18 18 23.000 414.000
2 ...... ...
tình hình nhập, xuất hàng ngày của từng thứ vật liệu và thống nhất giữa số hiệu (số thứ tự) của từng thứ vật liệu trong quyển thẻ kho với số thứ tự vật liệu trong bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho (đồng thời là sổ số d). Xem biểu 02.
Ví dụ: Kế toán mở cho nhóm vật liệu chính "thép" một "quyển thẻ kho có kèm theo trang mục lục liệt kê tất cả các thứ thép khác nhau theo một thứ tự nhất định nh:
1. Thép lục giác S 19. 2. Thép gió vuông P 18. 3. Thép hợp kim ∅ 70 x 80. 4. Thép góc 25 x 25 x 4. 5. ...
Khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, sau đó đối chiếu số lợng vật liệu thực tế nhập xuất với số lợng ghi trên PNK, PXK và ghi số lợng vật liệu thực nhập, thực xuất trên chứng từ vào thẻ kho của từng thứ vật liệu.
Định kỳ (10 ngày) sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tiến hành phân loại chứng từ theo PNK, PXK và chuyển cho phòng kế toán cả thẻ kho và PNK, PXK. tại công ty, thủ kho chỉ sử dụng thẻ kho mà không sử dụng sổ số d để theo dõi NVL từng thứ về mặt số lợng mà sổ số d do phòng kế toán mở và ghi chép cả về chỉ tiêu số lợng cũng nh chỉ tiêu giá trị của từng thứ vật t.
Ví dụ: Thẻ kho xem biểu 01. 4.4 Tại phòng kế toán.
Định kỳ (10 ngày) kế toán vật liệu nhập đợc chứng từ PNK, PXK và thẻ kho do thủ kho chuyển lên. Kế toán sẽ tiến hành sắp xếp PNK, PXK theo thứ tự tăng dần trên cơ sở "sổ chứng từ" của từng loại chứng từ đó để dễ dàng cho việc đối chiếu, kiểm tra số lợng vật liệu ghi trên PNK, PXK với số lợng vật liệu ghi trên thẻ kho.
số d cuối ngày của từng thứ vật liệu ở từng thẻ kho. Kế toán ghi đơn giá hạch toán (có ở trên thẻ kho) của từng thứ vật liệu đó vào PNK, PXK và tính tiền ngay trên PNK, PXK. Ngoài ra, kế toán còn xác định ngay trên PNK, PXK để thuận lợi cho việc hạch toán sau nay. Do vật liệu liên quan tiền mặt đến các khoản tạm ứng, khoản nợ ngời cung cấp vật liệu. Để định khoản chính xác, kế toán vật liệu sử dụng cả các chứng từ khác có liên quan đến PNK vật liệu nh: Phiếu chi tiền mặt, hoá đơn mua hàng (hoá đơn GTGT, hoá đơn đỏ) hay giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng.
Cuối tháng, trên cơ sở số liệu của từng thứ công ty có ở trên thẻ kho, kế toán chuyển số liệu này vào bảng kê tổng hợp nhập xuất, tồn (đồng thời là sổ số d) xem biểu 02. (Công việc này đợc thực hiện trên máy vi tính).
Trình số liệu ở bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho của nhóm vật liệu phụ "sơn" trong tháng 1/2000 và thẻ kho của vật liệu phụ "sơn cẩm thạch" nh sau:
Thẻ kho
Ngày lập thẻ 1/1/2000 Tên kho: Kho 1( sắt, thép, sơn ). Tờ số 1
Tên nhãn hiệu quy cách vật t: Sơn cẩm thạch. Đơn vị tính : kg
Đơn giá hạch toán : 23.000 đ Mã số : Biểu 01 Số TT Chứng từ Ngày N-X Trích yếu Số lợng Số Ngày N X Tồn Số d 1/1/2000 . 6
09 18/1 18/1 Công ty hoá chất Sơn HN 135 141
246 19/1 19/1 Phân xởng lắp ráp I . 9 132 250 20/1 20/1 Phân xởng lắp ráp II . 18 114 251 21/1 21/1 Phân xởng lắp ráp II . 9 105 260 28/1 28/1 Phân xởng lắp ráp I . 27 78 Cộng phát sinh 135 63 Số d 31/1/2000 . 78