Do đặc điểm của ngành khảo sát thiết kế và do nhu cầu về việc quản lý nên tổ chức bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến tham mu. Nghĩa là giám đốc là ngời trực tiếp chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý, các phó giám đốc cùng các phòng ban, các trung tâm tham mu cho giám đốc theo chức năng, nhiệm vụ của mình, giúp giám đốc ra những quyết định, chỉ thị đúng đắn.
Đứng đầu công ty là Giám đốc công ty, đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm tổ chức điều hành toàn diện mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trớc pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh. Giúp việc cho giám đốc còn có hai Phó giám đốc: một phó giám đốc chỉ đạo kinh doanh, một phó giám đốc chỉ đạo kỹ thuật.
Cơ cấu tổ chức của Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất đợc chia làm nhiều phòng ban và các bộ phận khác dới sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc.
Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất đợc thể hiện qua sơ đồ 9: (trang sau)
Sơ đồ 9: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý Công ty
Giám đốc
hội đồng khoa học kỹ thuật
phó giám đốc kinh doanh
văn phòng
phó giám đốc kỹ thuật
trung tâm kỹ thuật môi trường phòng kỹ thuật
và quản lý đề án
trung tâm tư
vấn đầu tư văn phòng đại
diện và chi nhánh công ty tại tp Hồ chí minh phòng kế hoạch nghiệp vụ phòng kế hoạch kinh doanh phòng công
nghệ lắp đặt trung tâm thực nghiệm và phát triển
phòng thiết kế tổng hợp phòng kế toán
tài chính
phòng điện đo
lường trung tâm chống ăn mòn và kiểm định chất lượng công trình phòng tổ chức lao động phòng thiết bị phòng xây dựng phòng cấp thoát nước phòng xuất bản
Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban nh sau:
_Giám đốc: Quản lý chung toàn công ty.
_Hội đồng khoa học kỹ thuật: T vấn về kỹ thuật cho Giám đốc.
_Phó giám đốc kinh doanh: Giúp việc Giám đốc, phụ trách về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
_Phó giám đốc kỹ thuật: Giúp việc Giám đốc, chỉ đạo và chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật của công ty.
_Văn phòng: Thực hiện các chức năng quản lý về hành chính các phòng nghiệp vụ, quản lý toàn bộ mọi công tác trong khu vực làm việc, tổ chức công tác phục vụ Ban giám đốc làm việc đợc thuận lợi và có hiệu quả.
_Phòng kỹ thuật và quản lý đề án: Quản lý,tổ chức, hớng dẫn nghiệp vụ chủ nhiệm đề án cho các chuyên ngànhvà giúp giám đốc theo dõi, quản lý nghiệp vụ các chủ nhiệm đề án công trình của công ty. Quản lý, tổ chức lập dự toán các đề án. Quản lý, tổ chức thẩm tra các đề án kỹ thuật của nớc ngoài lập khi đợc phân công, tổ chức lựa chọn tiếp nhận công nghệ mới khi đợc yêu cầu. Đề xuất các biện pháp kỹ thuật, tham mu về công tác kỹ thuật cho công ty, theo dõi các vấn đề kỹ thuật trong công tác thiết kế.Tham gia cùng các đơn vị khác trong công tác tiếp thị và trong xúc tiến với khách hàng, tạo việc tạo công việc và hợp đồng cho công ty.
_Phòng Kế hoạch- kinh doanh: Tìm hiểu thị trờng trong và ngoài nớc, xác định phơng hớng sản xuất kinh doanh của công ty.Quan hệ với khách hàng và thị trờng, dự thảo các hợp đồng kinh tế đối với cơ quan nớc ngoài và theo dõi quá trình thực hiện các hợp đồng đó cho đến khi hết hiệu lực.Tổng hợp và cân đối toàn công ty và bảo vệ các kế hoạch của công ty trớc cấp trên.Điều độ kế hoạch, viết, in xuất bản các thông tin quảng cáo, chào hàng. Lập báo cáo địn kỳ và cả năm về thực hiện kế hoạch toàn công ty.
_Phòng Tài chính- kế toán: Đảm bảo thực hiện đầy đủ, chính xácthống kê, kế toán và hạch toán toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh,nghiên cứu khoa học và dịch vụ kỹ thuật của công ty và các tổ chức trực thuộc công ty. Hớng dẫn nghiệp vụ và giám sát việc thực hiện kế toán tài chính của các đơn vịthành viên. Lập kế hoạch thu chi tài chính, bảo đảm đúng chế độ Nhà nớc
và công ty quy định. Thực hiện đầy đủ, nghiêm túc, kịp thời đối với các nguồn thu của công ty.kịp thời và chủ động việc đóng góp đầy đủ các loại thuế và nghĩa vụ với Nhà nớc. Tổ chức phâ tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đề xuất phơng hớng, biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất, tăng doanh thu, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. Tham gia kiẻm kê định kỳ hàng năm hoặc đột xuất khi có yêu cầu. Định kỳ lập báo cáo về hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty và các tổ chức trực thuộc công ty.
_Phòng Tổ chức- lao động: Chức năng chủ yếu là nghiên cứu xác lập cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc công ty, xếp chức danh toàn công ty trình Giám đốc. Lập các văn bản quyết định về công tác tổ chức cán bộ theo sự phân cấp quản lý. Quản lý hồ sơ lý lịch của cán bộ công nhân viên, theo dõi tình hình biến động về nhân sự, nghiên cứu, đề xuất kịp thời lên Giám đốc những biện pháp giải quyết. Thực hiện công tác tuyển dụng ngời vào cơ quan. Thực hiện các chế độ chích sách của Nhà nớc. Chịu trách nhiệm về công tác bảo vệ, các thủ tục đối ngoại nh thủ tục nhập cảnh cho chuyên gia nớc ngoài vào cơ quan công tác.
_Phòng Công nghệ- lắp đặt: Tính toán và lựa chọn công nghệ, thiết bị, lập dây chuyền công nghệ sản xuất, lập các dự án quy hoạch tổng thể của nhà máy, tham gia lập các dự án đầu t...Biên soạn các quy trình vận hành,quy trình chạy thử, quy trình an toàn.Đào tạo, bồi dỡng về chuyên môn, hỡng dẫn thiết kế cho các kỹ s mới và sinh viên thực tập khi có yêu cầu.
_Phòng Điện đo lờng: Thiết kế cung cấp điện động lực và chiếu sáng cho các công trình sản xuất, công trình phụ trợ và phúc lợi xí nghiệp. Giám sát thi công, nghiệm thu chạy thử và lập bản vẽ hoàn công các phần thuộc thiết kế của phòng. Lập dự toán các phần thuộc trách nhiệm của phòng.
_Phòng Thiết bị: Thiết kế, gia công chế tạo, cung ứng thiết bị và phụ tùng để phục vụ công nghiệp hoá chất và liên quan. Nghiên cứu cải tiến ứng dụng tiến bộ khoa học kx thuật sử dụng vật liệu mới trong thiết kế, gia công thiết bị và phụ tùng. Tính toán, lựa chọn kết cấu thích hợp và thiết kế các thiết bị công nghệ hoá học, các loại lò công nghiệp, các loại máy sấy. buồng đốt...Nghiên cứu xử lý chống ăn mòn hoá chất cho máy và thiết bị.
_Phòng xây dựng: Thiết kế kiến trúc và kết cấu các công trình. Thiết kế tổng mặt bằng và kỹ thuật hạ tầng toàn nhà máy. Giám sát thi công phần xây
dựng, xử lý, điều chỉnh thiết kế tại hiện trờng cho phù hợp với tình hình thi công, lập bản vẽ hoàn công các phần thuộc thiết kế của phòng. Biên soạn tài liệu kỹ thuật, tiêu chuẩn, thiết kế mẫu phục vụ cho công tác thiết kế. Lập dự toán các phần thuộc trách nhiệm thiết kế của phòng. Chủ trì lập hồ sơ thiết kế các công trình dân dụng.
_Trung tâm kỹ thuật môi trờng: Là đơn vị nghiên cứu thực nghiệm khoa học, t vấn và triển khai kỹ thuật bảo vệ môi trờng và công nghiệp hoá chất. Nhiệm vụ của trung tâm là nghiên cứu, t vấn, ứng dụng kỹ thuật và biện pháp bảo vệ môi trờng, thực hiện đánh giá tác động môi trờng cho các nhà máy đang hoạt động và và các công trình sẽ xây dựng thuộc ngành công nghiệp hoá chất.
_Trung tâm chống ăn mòn và kiểm định chất lợng công trình: Khảo sát và thiết kế chất lợng công trình hoặc hạng mục công trình làm việc trong môi trờng hoá chất. Khảo sát và thiết kế xử lý chống ăn mòn và gia cố công trình hoặc hạng mục công trình đang bị xuống cấp do tác động của môi trờng hoá chất và có thể nhận thầu thi công các công trình đó. Đánh giá tình trạng chất lợng công trình hoạt động trong môi trờng hoá chất giúp cho công tác giám sát giá trị và thanh lý công trình.
_Văn phòng đại diện và chi nhánh công ty tại thành phố Hồ Chí Minh: Đại diện cho công ty để giám sát tại thi công và thiết kế bổ sung hoặc thiết kế sửa đổi những hạng mục công trình do công ty thiết kế ở các tỉnh phía Nam. Khảo sát, thu thập tài liệu, lấy kiểu thiết bị để phục vụ việc làm phơng án kinh tế kỹ thuật, thiết kế sơ bộ , thiết kế thi công cho công ty. Tham gia các đề án kinh tế kkỹ thuật các công trình do công ty thiết kế. Sản xuất thử và sản xuất với số lợng nhỏ các sản phẩm công nghiệp hoá chất và liên quan theo nhu cầu thị trờng.
Đặc điểm hoạt động và sản phẩm kinh doanh của Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất:
Sản phẩm của Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất là các đề án thiết kế, nó chỉ đợc nhà đầu t chấp nhận khi có tính khả thi. Do vậy khi hoàn thành hợp đồng bàn giao cho bên A, sản phẩm sẽ phải kiểm duyệt ở rất nhiều công đoạn. Điều này dẫn đến trờng hợp có những công trình đã hoàn thành khảo
sát thiết kế nhng vẫn không ký đợc hợp đồng với bên A hoặc chỉ ký đợc hợp đồng ở từng phần của công trình.
Mặt khác, do sản phẩm đơn chiếc, thời gian thực hiện kéo dài nên thành tích kinh doanh của đơn vị ở thời kỳ này lại đợc phản ánh ở kỳ sau và ngợc lại. Do đó, kết quả sản xuất kinh doanh đợc xác định trên cơ sở quyết toán chỉ là ớc tính.
Đặc điểm của sản phẩm khảo sát thiết kế cũng quy định tính chất trong việc thanh quyết toán các công trình. Việc thanh toán với bên A thờng chậm do phải kiểm nghiệm hồ sơ dẫn đến việc bất lợi cho công ty trong việc quay vòng vốn. Điều này khiến cho Công ty phải xúc tiến việc thanh toán để đảm bảo cho nhu cầu vốn của đơn vị.
Những vấn đề nêu ở trên đã và đang trực tiếp ảnh hởng đến công tác quản lý và hạch toán của Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất. Với sự thay đổi của nền kinh tế trong và ngoài nớc, Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất đang ngày càng nỗ lực đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao lĩnh vực hoạt động của Công ty.
Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất của Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất:
đặc thù của Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất là doanh nghiệp khảo sát thiết kế chuyên khảo sát thiết kế các công trình hoá học phục vụ công nghiệp, nên sản phẩm có tính đơn chiếc, giá trị hợp đồng lớn, thời gian sử dụng tơng đối dài...
Căn cứ vào nhiệm vụ do Tổng công ty Hoá chất giao (đối với các công trình do Nhà nớc cấp vốn và giao chỉ tiêu pháp lệnh) hoặc căn cứ vào nguồn nhu cầu thị trờng (đối với các công trình mà công ty đấu thầu đợc), công ty lập đề cơng sơ bộ về nội dung, khối lợng công việc cần thực hiện cùng dự toán chi phí sơ lợc để thảo luận và ký kết hợp đồng kinh tế với cơ quan chủ đầu t. Sau khi hợp đồng kinh tế đợc ký kết, Công ty phải xây dựng đề cơng chi tiết về yêu cầu, nội dung, khối lợng, tiến độ các công việc cần thực hiện và các chi phí tơng ứng để trình chủ đầu t (Bên A) phê duyệt làm cơ sở lập kế
hoạch triển khai công việc và thanh toán sau khi đã thực hiện xong các công việc.
Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau: (trang bên)
Sơ đồ 10: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty