BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Xây dựng định hướng phát triển nguồn nhân lực

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Chức danh 2. Bộ phận 3. Nơi làm việc

4.Tên người đảm nhận 5. Bậc lương

6. Trực tiếp báo cáo cho - Họ tên

- Chức vụ

7. Mục đích (Tại sao vị trí này tồn tại, trong phạm vi giới hạn nào và với mục tiêu gì?

8. Phạm vi trách nhiệm 9. Mức độ 10. Tiểu chuẩn hoàn thành 11. Giám sát các hướng dẫn cho

12. Thẩm quyền

13. Điều kiện và môi trường làm việc

14. Tiêu chuẩn cần có cho người đảm nhiệm + Học vấn + Kiến thức chuyên môn

+ Kỷ năng chuyên môn + Kinh nghiệm

+ Tố chất/khả năng 15. Chữ ký người nhận việc Ngày ….../……./………

16. Chữ ký người giao việc Ngày ….../……./……… 17. Phê duyệt

Ngày ….../……./………

Trang 57

===========================================================

3. Hoàn thiện quy trình tuyển dụng tại Tropicdane

Về quy trình tuyển dụng hiện đang được áp dụng tại Tropicdane tuy đã hình thành từ lâu nhưng trên thực tế hầu như quy trình này chưa được tôn trọng và áp dụng một cách nghiêm túc và đương nhiên điều này đã ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng tuyển dụng.

Sau đây tôi xin bổ sung vài ý tưởng nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng hiện hữu tại Tropicdane:

Nhận đề nghị tuyển dụng từ các phòng ban

Phân tích bản mô tả công việc

Quyết định kênh tuyển dụng

Xử lý đơn xin việc

Phỏng vấn sơ bộ kết hợp trắc nghiệm tâm lý

Phỏng vấn sâu

Sưu tra lý lịch

Quyết định tuyển dụng

Trang 58

===========================================================

Đề đảm bảo chất lượng công tác tuyển dụng, quy trình tuyển dụng này cần phải được phổ biến rộng rãi và hướng dẫn cụ thể đến để các phòng ban hợp tác và thực thi tốt. Dưới đây là những điểm cơ bản cần lưu ý khi thực hành quy trình này.

; Theo quy trình này thì từ khi nhận đề nghị bổ sung nhân sự từ khác phòng ban khác, phòng nhân sự trong vòng từ 15 đến 30 ngày phải đáp ứng nhu cầu này tùy theo mức độ quan trọng của vị trí tuyển dụng. Khi nhận yêu cầu tuyển dụng bắt buộc trưởng bộ phận phải cung cấp đồng thời thông tin về bản mô tả chi tiết công việc cho phòng nhân sự vì đây sẽ là căn cứ giúp bộ phận tuyển dụng thực hiện hiệu quả các bước tiếp theo trong quy trình.

; Hiểu rõ về công việc và các điều kiện cần thiết để có thể hoàn thành tốt công việc là yếu tố cực kỳ quan trọng trong quy trình này do vậy bộ phận tuyển dụng cần đọc thật kỹ bản mô tả công việc và nếu như phát hiện có những điểm nào chưa được rõ ràng thì cần ngồi lại với người sẽ quản lý trực tiếp nhân viên sau này để lấy thêm đầy đủ thông tin. Một khi mà những yêu cầu của công việc đã trở nên rõ ràng, trách nhiệm cũng như là công việc của người giữ vị trí đó đã được mô tả chi tiết thì xác xuất tìm ứng viên phù hợp sẽ cao hơn rất nhiều.

; Khi đã biết nhu cầu cụ thể từ bản mô tả công việc, bộ phận tuyển dụng sẽ quyết định các kênh tuyển dụng phù hợp trên nguyên tắc đáp ứng tối đa chất lượng tuyển dụng và tiết kiệm chi phí cho công ty. Có nhiều phương pháp khác nhau, từ việc quảng cáo trên báo chí đến việc dùng các công ty săn đầu người chuyên nghiệp. Việc chọn lựa kênh tuyển dụng nên dựa vào mức độ đánh giá tầm quan trọng của từng vị trí:

Trang 59

===========================================================

™ Đối với các vị trí thông thường : phòng nhân sự sẽ tự tìm kiếm bằng cách truy cập vào các trang web tuyển dụng để tìm người, đồng thời đưa thông tin cho một số trung tâm giới thiệu việc làm nhỏ để họ cung cấp lao động miễn phí cho công ty.

™ Đối với sự vị trí tương đối quan trọng từ hàng ngũ giám sát hoặc trưởng phòng trở lên, phòng nhân sự sẽ đưa thông tin tuyển dụng ( mức lương, mô tả công việc … ) cho các công ty tuyển dụng có uy tín. Tuy phí tuyển dụng tại các công ty này cao nhưng chất lượng ứng viên rất đảm bảo bởi vì trước khi gởi ứng viên qua thì bản thân ứng viên cũng đã được các dịch vụ này phỏng vấn trước rồi.

™ Trường hợp công ty cần tuyển cùng một lúc nhiều vị trí khác nhau hoặc tuyển một vị trí với số lượng lớn thì nên chọn hình thức quảng cáo trên báo chí là tương đối hợp lý nhất vì có thể thu hút số lượng ứng viên xin việc cao, mặt khác cũng tiết kiệm được chi phí hơn so với hình thức tuyển dụng qua các công ty tuyển dụng chuyên nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo yếu tố chất lượng thì vấn đề thiết kế mẫu quảng cáo ở đây cần phải được đầu tư nhiều hơn, thông tin càng chi tiết càng tốt.

; Thiết lập hệ thống phản hồi hữu hiệu cho phép xử lý lượng lớn đơn xin việc

càng nhanh và hiệu quả càng tốt, tránh sự trì hoãn không cần thiết bằng cách đề ra những tiêu chuẩn tối thiểu để sàng lọc ứng viên. Những tiêu chuẩn này có thể bao gồm trình độ học vấn, chuyên môn, quá trình công tác, kinh nghiệm hay cũng có thể là một thời gian làm việc tối thiểu.

Mặc dù phần đông ứng viên đều rất trung thực viết ra lý lịch của mình nhưng chắc chắn cũng không thể loại trừ một số đã không cưỡng nổi ý định bỏ đi một vài sự kiện có tính cách tiêu cực và thổi phồng thành tích của mình. Phân tích, ==========================================================

Trang 60

===========================================================

đánh giá đơn xin việc và lý lịch ứng viên cẩn thận tuy có thể sẽ chiếm nhiều thời gian của nhà tuyển dụng trong giai đọan đầu, nhưng nếu phân tích kỹ thì lợi ích của nó trong công tác tuyển dụng sẽ lớn hơn nhiều vì chẳng những nó giúp công ty chọn được ứng viên phù hợp mà phòng nhân sự còn đỡ mất thời gian cho những cuộc phỏng vấn không đâu. Chính vì điều này nên bộ phận tuyển dụng cần lưu ý các điểm sau khi đánh giá lý lịch ứng viên:

Phân tích bố cục của một bản lý lịch có thể cho chúng ta biết rất nhiều về khả năng của ứng viên trong việc tổ chức và giao tiếp với hàng loạt các dữ kiện một cách hiệu quả. Một bản lý lịch viết cẩn thận, bố cục tốt thường ngắn gọn nhưng đủ ý. Thường nó bao gồm cả quá trình công tác và học tập nhưng ghi theo trình tự thời gian từ hiện tại đến quá khứ để nhấn mạnh thành tích công việc hiện tại của ứng viên, đồng thời nêu bật được những kỹ năng. Điểm quan trọng nhất là phải xem xét bản lý lịch này có trình bày các thông tin bằng các hình thức hợp logic và dễ hiểu hay không.

Một khi xem xét bố cục chung và cách trình bày của một bản lý lịch, chúng ta hãy xem xét đến những thông tin mà nó cung cấp. Chúng ta hãy đánh giá liệu năng lực và kinh nghiệm làm việc của ứng viên có phù hợp và đáp ứng được những yêu cầu cho công việc mà công ty đang tìm kiếm không? Ứng viên có những kỹ năng hữu ích nào không? Bản lý lịch có đem lại những thông tin căn bản mà qua đó chúng ta có thể hình dung được nhân cách của ứng viên hay không? có thể nhận biết đuợc về tốc độ cũng như định hướng phát triển nghề nghiệp của ứng viên không?

Cần đặt dấu chấm hỏi cho những điều thiếu nhất quán hoặc những khoảng trống trong một bản lý lịch. Sót giai đoạn trong phần trình bày quá

Trang 61

===========================================================

trình làm việc và sự thiếu nhất quán ở dữ kiện cung cấp có thể chỉ là kết quả của một sự nhầm lẫn đơn giản. Tuy vậy nếu xét dưới góc độ nào đó thì chúng ta có thể thấy ở đó những manh mối cho thấy ứng viên đã cố tình che dấu hoặc làm sai lệch đi một thông tin nào đó. Tiếp theo chúng ta phải xem xét hết sức cẩn thận việc trình bày những thành tựu trong nghề nghiệp và học vấn của ứng viên theo trình tự thời gian. Phải chắc chắn rằng tất cả những năm tháng được trình bày phải theo một thứ tự hợp lý, liệu có một khoảng thời gian trống nào đã không được đề cập đến? vì sao ứng viên có xu hướng nhảy cóc quá nhiều có nghĩa là trong một thời gian ngắn họ đã thay đổi nhiều chỗ làm … tất cả những điểm này cần phải được ghi chú lại để làm sáng tỏ trong quá trình phỏng vấn.

Sau khi xem xét và đánh giá lý lịch ứng viên, cần phân chia thành 3 nhóm và tiến hành xử lý tương ứng:

Nhóm A bao gồm những ứng viên tốt, đạt những tiêu chuẩn mà công ty đặt ra. Đây là những đối tượng cần lên lịch phỏng vấn sơ bộ.

Nhóm B có thể tạm gọi là nhóm triển vọng. Nhóm này bao gồm những ứng viên không phù hợp với công việc hiện tại mà chúng ta tìm kiếm nhưng chúng ta có thể dùng họ cho nhu cầu tương lai. Đối với nhóm này công ty sẽ gởi thư từ chối nhưng đồng thời cũng thông báo cho ứng viên biết công ty sẽ lưu lại hồ sơ ứng viên để có thể liên lạc lại ứng viên nếu trong tương lai có vị trí tuyển dụng khác phù hợp hơn.

Nhóm C bao gồm những ứng viên hoàn toàn không đạt yêu cầu so với tiêu chuẩn mà công việc đòi hỏi. Thư từ chối kèm với hồ sơ xin việc sẽ được hoàn trả lại cho các đối tượng này để họ tìm cơ hội khác cho mình.

Trang 62

===========================================================

; Kết hợp trắc nghiệm trong lần phỏng vấn sơ bộ

Phỏng vấn sơ bộ là trách nhiệm thuộc về bộ phận tuyển dụng. Cá tính và nhân cách của ứng viên là yếu tố chính mà bộ phận tuyển dụng cần phải khám phá và đánh giá chính xác trong cuộc phỏng vấn sơ bộ, còn yếu tố về chuyên môn sẽ dành cho khâu phỏng vấn sâu.

Tuy nhiên, để nhận định và đánh giá chính xác về một con người chỉ qua phỏng vấn sơ bộ vẫn chưa đủ độ tin cậy, đặc biệt là trong bối cảnh đội ngũ phỏng vấn viên tại Tropicdane còn nhiều giới hạn về nhân lực, còn chưa được đào tạo kỹ về chuyên môn và kinh nghiệm còn chưa tới. Thiết nghĩ, nên kết hợp các loại trắc nghiệm tâm lý để khám phá các thuộc tính tâm lý cá nhân chẳng hạn như tính khí, năng lực, sở thích nghề nghiệp … trong buổi phỏng vấn sơ bộ sẽ hạn chế được xác xuất sai lầm trong quyết định tuyển dụng, góp phần củng cố tính độ tin cậy trong công tác tuyển dụng nhân sự tại Tropicdane. Đây là điểm nhấn của quy trình tuyển dụng mới so với quy trình hiện tại đang áp dụng tại Tropicdane.

Như chúng ta đã biết, tính khí của cá nhân có ảnh hưởng quan trọng đến kết quả hoạt động và do vậy lưu ý đến các đặc điểm của nó là điều kiện tất yếu để lãnh đạo có hiệu quả. Tâm lý học xét đến các khuynh hướng kết hợp khác nhau các tính khí cá nhân với các nhu cầu khách quan của họat động.

Một trong các khuynh hướng đó là lưu ý đến các đặc điểm tính khí của con người khi tuyển chọn về mặt tâm lý và bố trí họ vào những công việc cụ thể nào đó. Các dạng hoạt động khác nhau đề ra các nhu cầu khác nhau đối với tính khí; khi so sánh các yêu cầu đó với các đặc điểm tính khí của những người được sử dụng, chúng ta có thể xác định ai là người có khả năng thực hiện công việc đó.

Trang 63

===========================================================

Ví dụ người có tính khí điềm tĩnh tác phong khoan thai, điềm tĩnh, ít bị môi trường kích động, làm việc nguyên tắc, nhận thức vấn đề tuy hơi chậm nhưng sâu sắc, chín chắn. Trong hoạt động có sự đều đặn, cân bằng và có tính kế hoạch, tính nguyên tắc và không thích mạo hiểm. Loại người này thích hợp với các công tác kế hoạch, tổ chức, nhân sự, những công việc đòi hỏi tính cẩn thận và tính nguyên tắc; không phù hợp với công việc có tính chất thay đổi và đòi hỏi sáng tạo. Người có tính khí linh hoạt thường nhận thức vấn đề nhanh nhưng hời hợt và chủ quan. Họ hoạt bát, vui vẻ, dễ tiếp xúc, giao thiệp rộng, dễ thích nghi với mọi điều kiện, giàu sáng kiến, nhiều mưu mẹo. Người có tính khí linh hoạt rất năng động và dễ thích nghi với các điều kiện thay đổi của lao động và cuộc sống cho nên họ thích hợp với các công việc có tính chất đổi mới, có nội dung hoạt động sôi nổi, linh hoạt. Những công việc kém thú vị, đơn điệu sẽ nhanh chóng trở nên nhàm chán đối với dạng người này. Họ có thể trở thành đáng tin cậy trong mọi việc ngoại trừ những công việc đơn điệu kéo dài . Trong khi đó, những người có tính khí ưu tư thường không đòi hỏi cao về chất lượng công việc của mình bởi vì họ không tin vào chính bản thân họ, do đó họ thích làm việc riêng lẽ, không thích có người khác quấy rầy. Khi xuất hiện mối nguy hiểm lớn trong công việc hoặc tình hình bị thay đổi đột ngột thì họ có thể bối rối đến mức mất tự nhiên hoàn toàn và thậm chí không có năng lực để chịu trách nhiệm. Cho nên nếu sử dụng người ưu sầu trong tình hình thay đổi nhanh sẽ có nguy cơ mạo hiểm và không có lợi. Họ thích hợp với những công việc đòi hỏi sự kiện trì, nhẫn nại, ổn định và có sự chỉ đạo cụ thể; không phù hợp với công việc có tính mạo hiểm và đòi hỏi tính sáng tạo. Còn người có tính khí nóng nảy thường tỏ ra vội vàng, hấp tấp, làm việc sôi động, phung phí sức lực. Trong mối quan hệ họ thường nóng nảy, thậm chí đôi khi tỏ ra cục cằn, thô bạo, họ dễ bị kích động, dễ cáu bẳn nhưng không để bụng lâu. Họ nhanh chóng say mê công việc nhưng

Trang 64

===========================================================

cũng chóng chán. Họ ít có khả năng làm chủ bản thân trong các trường hợp bất thường, ít có khả năng đánh giá hành động của người khác một cách khách quan. Dạng người này không phù hợp với cộng việc mang tính tổ chức, nhân sự; không phù hợp với công việc đòi hỏi tính tỷ mỉ. Tuy nhiên, họ có thể đảm nhận tốt những công việc đòi hỏi sự dũng cảm, xông xáo.

Trên đây là 4 loại tính khí cơ bản và trong thực tế ít có người nào có đơn thuần một kiểu khí chất, mà thường có sựï pha trộn những tính khí với nhau. Qua phương pháp trắc nghiệm sẽ phần nào giúp chúng ta khám phá được tính khí của ứng viên . Chúng ta cũng cần lưu ý rằng khi đánh giá khí chất của con người là căn cứ vào loại khí chất trội nhất của họ và không có loại khí chất nào tốt hoặc xấu hoàn toàn, mỗi khí chất đều có ưu, nhược điểm riêng. Vấn đề là chúng ta cần phải hiểu rõ khí chất của mỗi người, những ưu - nhược điểm của loại khí chất đó để tuyển dụng, phân công công việc hợp lý.

Kết quả khảo sát nhiều trường hợp điển hình, người ta đưa đến kết luận rằng hầu hết những nhân viên bị thất bại trong khi thực thi nghiệp vụ quản trị không phải vì họ thiếu khả năng mà cá tính của họ quá phức tạp và sai lệch. Nếu nguyên nhân thất bại bắt nguồn từ bản chất cá tính thì quả thực cực kỳ nguy hiểm bởi vì muốn cải thiện cá tính bẩm sinh không phải việc một sớm một chiều. Chính điều này càng thể hiện vai trò quan trọng của trắc nghiệm cá tính trong công tác tuyển dụng. Nếu như trước đây các công ty lớn khi tuyển dụng nhân sự thường chú trọng vào yếu tố năng khiếu và khả năng chuyên môn thì ngày nay tình hình đã trở nên đảo ngược. Người ta bắt đầu chú trọng đến cá tính của ứng viên trước hết rồi mới bất đầu tìm hiểu những khía cạnh khác của ứng